香格里拉酒店集团 采购部操作手册

PURCHASING OPERATION MANUAL 采购部操作手册

目录

组织图表

申请及购货文件概览

文件及处理流程概览

1.目标

2.标准/指引

2.1. 酒店政策及程序

2.2. 原始文件

2.3. Fidelio IMS的使用权

2.4. 食品安全管理系统(FSMS)规定

2.5采购规定

2.5.1.餐饮项目

2.5.2.印刷物品

2.5.

3.非技术性维修保养合约

2.5.4.技术性维修保养合约

2.5.5.机票

2.5.6.Fidelio IMS系统的采购规格

2.6.供货商报价 – 3个报价守则

2.7.采用供应网络收集报价

2.7.1 .视察供货商的工场

2.7.2 供货商牌照

2.7.

3. 酒店的送货规定

2.7.4. 符合道德守则

2.7.5. 批核供货商

IMS系统之认可供货商名单

2.7.6. Fidelio

a.在Fidelio IMS建立供货商主记录：

b. 复核供货商主名单

2.8. 监管获标供货商之价格

2.8.1. 市场调查 – 市场购货单项目

2.8.2. Fidelio IMS过往的报价记录

a.在 Fidelio IMS输入报价

b.Fidelio IMS的过往记录

2.8.

3. Fidelio IMS的价格差异报告

2.8.4. 价格及其它数据保密

2.9. 每月采购会议

3.招标程序

3.1. 邀请投标

3.1.1.邀请招标频率

3.1.2.获邀投标之供货商

3.1.3.投标条款及细则

3.2.递交报价

3.2.1.密封式报价

3.2.2.报价单正本

3.2.3.采购部收集的传真/电话报价

3.2.

4.使用部门接收的传真/电话报价

3.3.投标处理/程序

3.3.1.报价记录

3.3.2.报价评估

a.价格评估

b.品质评估

c.其它因素

3.3.3.与供货商谈判

3.3.

4.选择最后价格

3.4.通过最后价格

3.5.批出标书

3.6.取消/拒绝/暂停采购要求

3.7.复修标书

3.8.豁免 – 投标程序

3.8.1.集团/区域采购合约

3.8.2.非中国国内酒店 – 寄卖品

3.8.3.中国国内酒店 – 海产寄卖

3.8.

4.低价值采购

3.9.投标程序 – 处理/出让固定资产

5.订单处理程序

3.1.使用部门提出采购要求

3.2.在 Fidelio IMS处理采购订单

3.2.1.采购订单 – 主要的监控

3.2.2.市场购货单订货

a.处理频率

b.分配订单

3.2.3.仓库订单

a.处理频率

b.分配订单

3.2.

4.直接采购订单

a.采购要求的处理程序

3.2.5.预先付帐

3.2.6.资本性开支

3.2.7.分批/分期送货

3.3.采购订单的批准

3.4.没有采购订单的项目/送货

3.4.1.赶急采购 – 市场购货单项目

3.4.2.紧急采购 – 直接采购

a.已接收货品

b.未接收货品

3.4.3.零用现金采购

a.零用现金银头

b.零用现金传票

c.例外 – 以采购订单进行零用现金购货

3.4.4.第三者的货品

3.5.送货与订单之偏差

3.5.1.价格

3.5.2.数量

a.交货不足

b.多送的货品

3.5.3.品质

a.使用部门的接受

b.使用部门的拒收

c.入口项目的拒收

3.5.

4.预期送货日

a.预期送货日前送货

b.预期送货日没有送货

c.预期送货日后没有送货

3.5.5.记录所采取行动

3.5.6.监察供货商表现

3.5.7.清除Fidelio IMS内的采购记录

3.5.8.保留采购文件

6.区域/中央采购部

7.采购监控的慨要

8.职务范围

9.附件

源自Fidelio IMS编制的文件

标准文件

组织结构图

采购要求和采购文件的综览

程序采购文件采购文件因由采购项目的种类源自

市场购货单每日要求采购新鲜食物及饮品供厨部生产(由人手或Fidelio IMS发出要求)。

赶急市场购货单订单采购部办公时间以外赶急购货(由人手

提出要求)；订货后，将赶急市场购货单

交给采购部及收货部。

肉类、家禽、蔬果、奶类

产品等

行政总厨

采购要求(PR) 在有需要时，要求采购非食品、非仓库项目。

后补采购

要求

使用部门紧急直接订货；

订货后，将后补采购要求交给采购部及

收货部。货品如酒店及顾客消耗品、营运设备、工程零件等

资本性开支采购要求(CER) 根据附连存已通过的年度财务计划之资

本性开支预算，要求动用。PRs和POs

的提出是基于已批签的CER。

固定资产及维修开支

相关部门主管

采购要求的

程序

Fidelio IMS采购要求订单以Fidelio IMS编制的采购要求来补充存

货至标准水平。

食物、饮品及非食品项目仓务员

投标文件收集供货商竞争报价之程序。所有货品(集团合约除

外). 相关部门主管及采购董事/经理

投标程序

投标文件(维修) 收集承包商、顾问或供货商竞争报价之

程序。

顾问及合约服务、货品. 相关部门主管、

项目经理、工

料测量师

采购订单(PO) 基于已协议之价钱、数量、品质及信贷

条件，以Fidelio IMS编制正式订单，向

供货商订货。

所有货品

采购订金基于已协议之条款及细则，在送货或提

供服务前向供货商预先付帐；发出采购

订单以便应付账进行/处理付账。

海外供货商、维修合约

零用现金

傅票

赶急购货或采购指定最低价值之项目。杂项

授权书根据标书之指定条款及细则，同意购货。市场购货单项目、仓库项

目、直接采购、维修项目

采购董事/经理

供货商合约根据标书之指定条款及细则，同意提供

货品或服务。

一般来说，大量购货包括

与酒店合作之推广活动、

寄卖项目等

供货商

订购程序

集团/区域采购合约由集团/区域办事处商谈的合约，以获取

大量购货之优惠(即经济效益)。

杂项 SLIM/区域购

货

提货单/送货单运往酒店的货品说明、价格及数量。所有货品

送货程序

供货商发票根据送货项目，向酒店发单。一些送货

单/订单可用作发票(送货文件泛指送货

单/订单/发票)。

所有货品

供货商

附件：采购文件式样