采购发票与入库单核销及应付系统处理详解
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采购发票与入库单核销及应付系统处理详解
1、采购发票到达时,需要与相应的入库单据核销(表明这张发票是针对这些入库单的),然后再进行核算,把运费税金计入材料成本,然后生成凭证,整个过程就结束了。
2、在发票到达时,先大致检查一下,如果需要对入库单进行拆单(指发票数量与入库单数量不符的情况),则先进行拆单,然后根据拆出的单据进行采购发票生成工作。请注意拆单的规则,拆出的子单编号一般会带有ABC字样,这样给我们选单造成方便。如果还有不需要拆单的单据,把单据号记在纸上,以便于选择。最好是一次只录入一张发票,而不要多张发票录入后再进行处理。
3、录入采购发票。进入采购系统的“结算”,选择“采购发票录入”,首先选择好供应商,这
样可以限定单据的范围(在查看时只会出现该供应商的单据),然后,在“采购入库单”处选择“查看”,在打开的界面中,进行单据的选择,请注意刚刚提到过方便选单的技巧,就是编号中含有A或B或C的单据,还有记在纸上的未拆单单据。按住shift键可以进行连续选择,按住ctrl键可以进行不连续选择,选择完所需单据后点按“返回”按纽,系统会将所选单据带回采购发票中,这里注意,在“选项”中有一项“入库单选单物料合并”,如果选中此项,那么所选择的单据中如果有物料相同的情况,系统会给予汇总,不选的话则不会。下面进行金额的调整,在选项中还有一项是“调整金额后倒算单价”,选中这一项后,当对金额进行调整时,单价会自动回填,建议选中,这样,就只需要改变金额和税额就可以了。调整完毕后,填写其他必录项,保存发票,保存后会出现“审核”,然后点按“审核”按纽。如果采购发票与对应入库
单是钩稽关系,而且在采购系统选项(在系统设置——系统设置——采购管理——系统设置)中选择了“与入库单相钩稽的采购发票审核时自动核销”,则不会调出选单界面,直接提示成功。如果没有选中,或者采购发票与对应入库单是关联关系即数量、金额等有改变,就会调出审核界面。在开始的时候,为了明白整个过程,建议还是调出审核界面来,虽然麻烦一点,
但是对掌握系统有帮助。
4、进入审核界面后,上面是采购发票,下面是单据,再进行一次单据的选择,选择的单据前面会出现对号,如果不选的话,点击一下把对号取消就可以,核对无误后,点按上面的“审核”按纽,会出现成功界面。这样,采购发票与入库单就成功核销掉了。
5、在存货核算系统中,进行采购发票的核算工作。这一步一定不可忽略,即使是没有运费等费用。方法是进入后,会出现待核算的采购发票,点击工具栏上的“分配”,系统会自动进行费用分配,然后提示“费用分配结束”,按确定就可以了。然后按“核算”按纽,系统会进行入库单单价的核算,自动把单价反写回相关的入库单。到这里,核算过程就结束了。
6、生成凭证。进入存货核算的凭证管理,进行生成凭证工作,类型选择“外购入库”,如果已经设置好了凭证模板,那么可以直接选择“按单”生成,如果没有设置,可先到模板设置中进行设置,如果生成凭证过程不成功,也检查一下凭证模板的设置有没有问题。生成凭证成功后,可以在凭证查询中看到,请注意如果凭证与实际不符,不要在凭证查询中直接修改,而应该进物流系统反查原因,以保持物流与总账的一致。这些凭证同时会传递入总账,不要在总账中进行重复录入。
外购入库的分录一般是:
借:原材料
应交增值税-进项税
贷:应付账款
其他应付款(运费)
【模板编号】:自定义输入,录入不重复的模板编号,可以是数字或字母。
【模板名称】:一般按业务内容输入。比如:外购入库模板
【凭证字】:按凭证的实际形式选择。记或者转等。
【科目来源】:系统设置了多种科目来源,科目来源共有六种。
1.凭证模板,是唯一从系统基础资料中会计科目取数的形式。
2.取自单据上物料的存货科目、销售收入科目、销售成本科目,这三种科目在
设置物料代码时已设置在物料中了。如果物料的存货科目设定为原材料科目
1211,那么上面的模板中虽然不会显示,但是凭证制作出来后就会有1211原
材料的名称。
3.单据上部门的核算科目,科目设置在部门资料中。
【科目】:只有科目来源选择【凭证模板】时要选择会计科目,其他都不必输入。
【借贷方向】:借或贷。
【金额来源】:1.外购入库单实际成本,指除去增值税后实价加上分摊的采购费用。
2.采购发票税额,取自采购发票上录入的税额。
3采购发票价税合计,采购发票中物料实价加上增值税税额,不含采购费用
4.采购费用,指采购此物料或分摊的可以进物料成本核算的采购费用。
【摘要】:按具体情况输入。
【核算项目】:当所取的会计科目有下挂核算项目的,可以在此定义核算项目。
7、以上是指有采购发票的情况,如果到月末还没有来发票,就需要做暂估入库。进入存货核算系统,选择“入库核算”中的“暂估入库”,进入,在入库单中录入单价(可向采购部门要),然后保存就可以了。然后进入凭证管理,点击“生成凭证”,选择“暂估入库”,系统将生
成一张暂估凭证。
暂估凭证的分录一般是:
借:原材料
贷:应付款
模板设置和上面类似,不再细说。
8、刚刚我们录入并且审核成功的那张采购发票,现在已经传入了应付系统。我们可以在应付款管理系统中看到这张发票。
9、接下去,假设我们要付给供应商款,那么首先需要在“付款”中录入一张付款单。
请注意:这个图象,是指打开左边的应
付单类型左边的小按纽后,进入选单界
面,选择的相应采购发票。
在付款单结算金额中,录入结算金额就好了,比如针对这张付款单,我们要付给供应商1万元,那么直接输入10000就可以了,然后保存,审核这张付款单。
10、然后,进入“结算”——“应付款核销-付款结算”——进入核销界面,选择付款结算---“应付单号”,刚才的发票和付款单都会出现在下面:
核销按纽!
点按核销按纽,进行核销就可以了。
11、现在,核销完成,如果我们想要看到这家供应商的款项变化,可以进入“帐表”中进行查看: