办公室公务接待礼仪规范及流程标准提纲资料

※会议
会议座次安排——奇数时
客方 主方
无论奇数或者偶数，2号始终在1号的左手。
B5 B3 B1
B2 B4 B6
A4 A2 A1 A3
门
合影与会议座次相同
探讨提纲
一、公务接待礼仪规范 二、公务接待操作实务
Ø办公室牵头组织的公务接待 Ø机关部门负责组织的公务接待 Ø基层单位配合公司做好公务接待
的相关要求
（一）办公室牵头组织的公务接待
三个阶段：活动准备、活动运行、后续工作。 1. 活动准备阶段的具体任务
接受接待任务→编制、报批接待方案→召 开协调会、安排布置任务（包括编ຫໍສະໝຸດ Baidu工作手册 和活动指南、食宿行准备、现场踏勘、会场布 置、安全保卫落实等）
活动准备阶段的有关要求：
活动准备务必充分，检查务必到位。件件 工作有方案，落实责任人，指定检查人，规定 完成时间，发现问题及时督促整改。要勤思 考，细谋划；抓细节，求完美。
六项具体业务工作流程：
u接站工作流程 u住宿安排工作流程 u宴会工作流程 u会务组织工作流程 u现场参观考察工作流程 u送站工作流程
u接站工作流程：
1．确定来宾到站时间和地点。 2．拟定接站方案，确定接站人员、乘 车安排，经领导审核后组织实施。 3．安排车辆。 4．通知接站人员出发时间、乘车地点。 5．前往接站地点。 6．站口等候迎接，并及时与来宾保持 联系。 7．返回，途中通知负责接待的领导和 部门，准备迎接事宜。 8. 安排来宾的食宿。具体流程参照宴 请工作流程、住宿安排流程图。
备注
1 预定和确认会议室
2 落实并通知参会人员
3 通知记者
4 确定会标内容、尺寸、位置
5 会场布置及检查，包括投影 系统/音箱/话筒/激光笔等
提前检查
6 携带录音笔/电池
7 桌签/签到处
8 会中服务
每20分钟续水一次
9 会议结束后资料清理
10 其他
会议日期：
会议地点：
会务负责人：
u现场参观考察工作流程：
探讨提纲
一、公务接待礼仪规范 二、公务接待操作实务
（一）公务接待工作的含义与重要性
公务接待是指办公室人员对来自上级、 平级和其他相关组织的宾客进行接洽和招 待。这是一种有着公共关系职能的实 务工作。
公务接待是企业整体工作的重要组成 部分，是一项复杂的系统性工作，是办公 室系统的重要工作内容。
接待也是生产力！
u送站工作流程：
1．确定来宾离开时间和地点。 2．初拟送行人员名单（包括送飞机场、火车站人 员名单），经领导审核后执行。 3．预定飞机票或火车票。 4．安排车辆，联系飞机场、火车站贵宾通道。 5．通知来宾、陪同人员送站的出发时间和地点。 6．前往送站地点。 7．返回。
2. 活动运行阶段的具体任务
迎接（接站）→住宿→宴会→会议→视察 →参观→送行（送站）
活动运行阶段的有关要求：
一是各项活动协调有力，衔接紧密，环环 相扣。二是严格方案实施，加强联系协调，确保 无遗漏、无偏差，如果活动发生变化，及时调整 相关安排。三是实施消项管理，避免活动出 现疏忽和遗漏。
3. 后续工作阶段的具体任务
u会务组织工作流程：
1．征集议题。 2．拟订会议议程，提交会议主持人审定。 3．会议通知。 4．会议准备。提前完成会场布置工作，协 同保卫部、消防支队等单位做好会场应急预案。 5．会场签到。 6．会议记录，按要求起草会议纪要。 7．总结会议组织经验，持续改进工作。
会务组织流程消项单
序号
内容
是 否 数量
1．确定宾客来访目的和行程安排。 2．初拟参观考察的时间和地点、行车 路线、陪同人员，经领导审核同意后执行。 3．通知被参观单位，确定1名联系人。 4．通知陪同参观人员。 5．安排车辆，通知记者，准备劳保防 护用具。根据领导要求提前踏勘参观路线。 6．出发。根据实际参观考察行程，提 前30分钟通知被参观单位。每到一个考察点 后，及时通知下一个考察点。 7．返回。
多桌时， 每桌一般都有 一位主桌主人 的代表在座， 位置一般面向 主桌主人。
特殊情况：如果宴请的领导级别高于主 人，或者与主人有特殊关系，比如长辈、师 傅等，为表示尊重，可以安排主宾在主人位 子上，主人则坐在主宾的位子上。
安排座次时，交叉排列，可以有意识的 把业务对口部门放到一起，便于主宾双方沟 通交流。
公务接待是服务发展的重要抓手，是 展示形象的窗口，是连接内外的纽带，是 增进合作的平台。
公务接待工作的好坏，直接反映出一 个单位的工作作风和外在形象，也直接体 现了办公室人员本身的素质、能力、水平 和形象。
（二）公务接待的主要内容及礼仪规范
五个部分：食、宿、行、观、事 ※宴请。
规 格：宴请、招待餐、工作餐。 桌 型：长条桌和圆桌。 排序原则：以远为上，面门为上，
（1）处理来宾遗留物品，办理来宾交办 的工作；
（2）整理领导讲话，收集有关材料，编 报相关信息；
（3）做好宣传报道，整理影像资料，制 作光盘、相册；
（4）开展活动总结，查找不足，分析原 因，积累经验。
后续工作阶段的有关要求：
有始有终，尽善尽美，不留尾巴。 为尽量减少接待工作中的失误，要按流程 操作，实施清单消项制。
接站工作流程消项单
序号
内容
是否
1 最后落实到站人员
2 来宾联系人/电话
3 查看接站车辆准备 情况
4 通知接站人员乘车 时间及地点
5 安排贵宾通道 6 乘车座次表 7 住宿安排表 8 通知等候迎接人员
9 其他 接站时间：
接站地点：
数量
备注
份 份
接站出发后、到达前15 分钟各联系一次
接站负责人：
u住宿安排工作流程：
1．确定住宿人员名单、时间和地点。 2．通知住宿服务单位，住宿标准、房 间配置参照《吐哈油田公司公务接待管理办 法》执行。 3．通知来宾。 4．组织迎接。 5．引导来宾入住。 6．组织欢送。
u宴会工作流程：
1．确定宴会人员名单、时间和地点。 2．初拟宴会座次表送领导审核。 3．通知餐饮服务单位。 4. 通知参加宴请人员。 5．审查宴会菜单、酒水清单、桌签、祝酒 词等，在宴会开始前1小时逐一核实参加人员。 6．重大宴请活动中准备话筒、摄影。 7．迎接参加宴会人员。 8．用餐。 9．欢送参加宴会人员。
以右为上，以中为上， 观景为上，靠墙为上。
长条桌：当一面为奇数时
10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11
长条桌：当一面为偶数时
A
A
A
B2
B1
B3
3
1
2
门
A代表主方，B代表客方。
还有一种摆法，我们很少用。
A
B1
B2
1
门
A
B4
B3
2
圆桌：单桌的情况
办公室 主任
圆桌：多桌的情况
圆桌：多桌的情况——以四桌为例