销售业务控制管理办法

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销售业务控制管理办法

一、定义

销售是关于公司出售产品并获得经济利益流入的过程。

二、目的

为加强企业销售、生产、经营管理流程,控制企业经营风险,提高企业整体业务管理水平,实现统一按订单生产、订单

核算、订单管理,特制定本办法。

三、适用范围

公司所有销售部接进的订单业务,包括所有的出版社业务和社

会客户业务。

四、业务管理流程

(一)、销售

1、销售合同

a)销售合同在签订(加盖公司印章)前须经过确认,总经办凭《销

售合同确认单》加盖印章,加盖印章按照公司《印章使用管理

规定》。

b)合同确认内容:客户单位、产品、数量、价格、收款条件、出货时间、包装以及特殊要求等内容进行评审确认;

c)合同确认流程:营销部制作并确认,生产计划部确认技术工艺、出货时间可行,品质部确认品质可控,财务部确认合同格式合

法性、价格合理性和收款风险以及客户资信程度满足公司要求等,具体内容为:一是审核合同文本是否为格式文本,如非格

式文本需由律师审定;二是审核合同价格的合理性,如果经测

算合同价格高于成本价格则准予合同执行,如经测算合同价格

明显低于成本价格,出现毛利亏损则应提出疑义并向总经理室

提出复审或重新定价的建议;三是审核收款程序,对于首次合

作的客户,应明确提出预收部分货款的要求,对于海外业务则

必须要求客户预先支付一定金额的预收款或开具信用证,非首

次合作的可视客户情形确定帐期,一般情况下应收帐款的帐期

为60天,最多不超过90天,超过应收帐款帐期的客户,财务

部应及时向营销部发出催款书,以督促销售业务员催款。

d)销售合同的签订:经确认后的《销售合同》严格按《合同管理办法》签订,签订日期必填,并于签订之日起3天内及时提交

财务部、综合办公室部备案,同时在ERP系统中登记《销售订

单》进入生产环节,并在委印单号或备注栏注明合同编号。

2、销售业务

原则上每笔销售业务都以销售合同或者销售订单书面确认,如遇变更的应及时办理变更登记,变更管理流程与订立管

理流程一致,并及时在ERP系统中办理相应的变更。(二)、生产计划

生产计划部根据ERP系统中已录入完成的销售订单按产品生产工艺及包装等要求进行工艺制作、排产等生成《施工

单》,如遇生产无法满足工艺要求或其他需要外发的执行《委

外加工管理控制程序》。

(三)、采购

1、采购

所有采购业务均按集团统一招标指定的合格供应商名录进行采购作业,如客户有特殊需求不在集团指定供应商名录范围内的,需由客户出具书面说明并加盖指定供应商经集团同意后方可执行采购作业。

主要原材料需完全根据销售订单的材料需求安排采购。采购员根据ERP系统中单笔销售订单材料需求遵照《采购控制程序》之相关管理规定执行采购作业;消耗性生产用料采购遵照《采购控制程序》管理规定执行采购作业。

2、来料检验

入库所有来料均需检验合格才能办理入库,检验不合格物资,由品质部负责不

合格品的处理,同时开具《不合格品处理单》填明检验情况及处理意见后交采购部处理,如需要退货,由采购供应部负责物资退回,所有入库、退货流程均严格遵照《仓库控制程序》第4.2.1条之《入库管理》规定执行。

3、结算

1)取得的发票提交财务部时间的确定

经办人员取得各类发票时,包括增值税专用发票、普通发票,应严格审核其真伪、内容是否与实际经济业务相符,并按

规定的结算流程及时送交财务部门入账。

取得的发票应在发票开具当月的25日前全部提交财务部入帐(除特殊原因外),最晚不得超过次月20日;如果超过该

期限,需由经办人出具情况说明并经分管领导签字确认后方可

接收,否则财务部有权拒收。若出现发票滞后入帐,使增值税

进项税不能抵扣的,应追究有关当事人由此而造成的损失所承

担的经济责任。财务部门以收到发票入帐之日起计算应付帐款

帐期。

2)提交发票应附下列结算资料,如不符合要求将予以退回:

1)、《增值税专用发票》等有效发票原件,如是《增值税专用

发票》必须记帐联和抵扣联两联同时提交,不得提前将抵

扣联交财务部抵扣,特殊情况必经领导同意方可进行,并

于1个月内提交记帐联;

2)、《材料/纸张发票登记》原件;

3)、《采购订单》原件,必须双方单位签字盖章;

4)、《材料/纸张验收入库单》原件;

5)、发票结算总金额、数量必须与上述所列《采购订单》、《材

料/纸张发票登记》所结算材料/纸张金额、数量一致;如果是分次结算的请在《采购订单》、《材料/纸张验收入库单》复印件上签字确认。

3)财务部材料会计逐笔审核采购发票及其附件内容,对符合要求

的进行帐务处理,同时确认材料成本和应付帐款的增加。月末,已入库但发票未到的材料采购,财务部根据采购供应部提供的

清单进行材料暂估入库,待财务部收到发票后再按规定进行帐

务处理。

4、付款

1)支付原则:在有利资金营运,规避物料品质风险前提下确立

付款原则,留足质量保证金前提下,根据《采购合同》协定的付款方式支付,特殊情况可在质量保证的前提下安排特别付款,所有货款原则上经公司帐户转帐支付,如《采购合同》未在签订时及时提交财务部备案的,财务部可延缓支付或拒付。

2)支付流程:按照《采购合同》的协定或者需要特别支付的货

款,由采购供应部编制《付款申请表》,按照《关于重申和完善费用的支付签字权限及审核流程的管理办法》执行。

(四)、生产

1、排产

由生产计划部排产,自行加工的进入生产领料流程,如需

外发加工的遵照《委外加工管理控制程序》管理规定执行。

2)领料

所有领料必须按规定及时操作,保证仓库存货领、退料记录及时在ERP系统中记帐,以确保及当月各批订单实

际发生成本归集的准确性,以及实时反映仓库存货库存结

余状态,确保仓库存货物资帐实相符。

由生产部各领料班组进行领料,各订单批次产品均按需领用,所有生产用领料及非生产用领料审批权限及领料

流程严格遵照《仓储控制程序》之第4.2.2领、退料管理规

定执行,纸张领用还需按照《生产用纸领用、结算、考核

文案》之4.2领用管理规定执行,未用完余料退库必须遵

循《仓库控制程序》之4.2.3退库管理。