公司销售业务内部控制制度

公司销售业务内部控制制度

第一章总则

第一条为加强公司对销售业务的内部控制，规范销售行为，防范销售过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。

第二条本制度所称销售，主要是指公司销售商品并取得货款的行为。公司提供服务并收取价款，可以参照本制度的规定执行。

第二章岗位分工与授权批准

第三条不相容岗位分离。

（1）销售部门的销售业务与发货操作分离。

（2）销售、发货与会计分离。

（3）发运操作与仓库保管分离。

（4）销售政策和信用政策的制定与执行分离，信用管理岗位与销售收款岗位分离。

（5）销售业务与发票开具分离。

（6）公司不由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。

第四条业务归口办理。

（1）销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。

（2）发货部门主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。

（3）财务部门主要负责销售款项的结算和记录，监督管理货款回收。

（4）销售收据和发票由财务部门指定专人开具。

（5）严禁未经授权的部门和人员经办销售业务。

第五条岗位定期轮换。

办理销售业务的人员定期进行岗位轮换。

第六条经办销售业务人员的素质要求。

（1）具备良好的职业道德和业务素质。

（2）熟悉公司产品的生产工艺和流程。

（3）熟悉国家有关法律法规、国际惯例以及对外贸易知识。

（4）符合公司规定的岗位规范要求。

第七条授权批准。

（1）授权方式。

①销售业务除公司另有规定、需经股东大会或董事会批准的销售事项外，由公司总经理审批。

②总经理对各级人员的销售业务授权，每年年初以文件的形式明确。

（2）审批权限。

（3）审批方式。

①销售政策和信用政策、销售价目和折扣权限控制表等政策性事项，由总经理召开总经理办公会议决定，并以文件或其他形式下达执行人员。

②销售业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。

（4）批准和越权批准处理。

①审批人根据公司对销售业务授权批准制度的规定，在授权范围内审批，不得超越审批权限。

②对于审批人超越授权范围审批的销售业务，经办人有权拒绝，并应及时向审批人的上一级授权部门报告。

第三章销售和发货控制

第八条政策控制。

（1）公司对销售业务制定明确的销售目标，列人年度预算，建立销售管理责任制。

（2）公司对销售进行定价控制，由公司制定产品销售价目表、折扣政策、付款政策等，并督促执行人员严格执行。

（3）公司对客户进行信用控制，在选择客户时，由销售部门的信用管理人员对客户进行信用评估，充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等情况，以降低货款坏账风险。

第九条客户信用管理和赊销控制。

（1）客户信用管理。

①销售部门负责开展客户信用调查，填写“客户调查表”，建立客户信用档案，

根据客户信用确定客户信用额度、信用期限、折扣期限与现金折扣比率。

②销售部门确定的客户信用额度，经公司授权审批人批准后方可执行。

③对客户信用进行动态管理，每年至少对其复查一次，出现大的变动时要及时调整，调整结果须经公司授权审批人批准。

④对于超过信用额度的发货，必须按公司授权进行审批。

（2）赊销业务控制。

①销售人员应严格遵循公司规定的销售政策和信用政策。

②对符合赊销条件的客户，按公司授权，经审批人批准方可办理赊销业务。

③超过销售政策和信用政策规定的赊销业务，按公司权限集体决策审批。

第十条接单和签约控制。

（1）接单和销售谈判。

①销售业务员负责客户订单的管理，每收到一份购货订单都必须在“购货订货登记簿”上登记。

②订立销售合同前，由销售业务员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户谈判。

③重大合同的谈判至少应有两个以上谈判人员参与。

④销售谈判的全过程应有完整的书面记录。

（2）合同订立。

①合同订立前，信用额度由信用管理人员经信用评估后确定。

②超过信用额度的合同，必须按公司授权事前审批。未经审批不得签订合同。

③销售合同由经授权的相关人员与客户签订。金额较大的销售合同的订立，应当征询法律顾问或专家的意见。

④合同条款应符合《中华人民共和国合同法》的具体规定。

（3）合同审批。

①销售部门内勤人员应当对合同进行审核，主要审核销售价格、信用政策、发货及收款方式等项目是否违反公司规定。

②销售合同按公司授权进行审批，未经审批程序的合同不得交给客户。

第十一条发货控制。

（1）发货期的确定。

销售业务员接受订货、签订合同时，要根据产品库存情况和公司生产周期确定交货期限。

①库存充足的客户订货，按客户要求确定交货期。

②库存不足的订货，根据产品生产周期和生产能力与客户协商确定交货期。

（2）产品生产和开发

①库存不足的订单，由销售部门内勤人员与生产部门协调并发出“生产任务单”，由生产部门组织生产。

②销售业务员接到用户提出的新产品开发意向后，要向用户全面收集产品使用的条件及有关技术参数，填写“新产品开发建议书”，经公司有关部门会签后交技术中心组织开发。

（3）发货通知。

①“发货通知单”（一式六联）由销售部门内勤人员根据客户订单或合同填写。

②发运组负责办理发货和运输事宜。

（4）发货控制。

①仓储部门根据“发货通知单”组织备货、发货，仓储部门发货后，要如实填写实发数并盖章注明“已发货”字样，以免重复发货。