企业内部交流QQ群管理规定

企业内部交流群管理规定

一、目的

为了加强内部信息流通，提高办公效率，行政部、市场部、采购部、计划部、仓库等多个部门，分别建立了专门的工作交流群，如：XY公共交流群、XY管理群、物流信息交流群、宿舍人员交流群、XY车友会等等，也有临时建立的讨论组，这些交流群和讨论组的建立极大的提高了沟通的效率和质量，但同时，也带来了极大的泄密风险。鉴于此，公司作制订本规定。

二、范围

本规定适用于XY及成员企业的内部交流群，包括QQ群和QQ讨论组。

三、职责：

行政部负责督促各部门按本规定实施，有效防范泄密风险。

四、管理细则

1、QQ群管理

1）建立内部交流群，必须经部门经理审核有其必要性，且内部暂无可替代或交流群，报行政部批准并备案。备案时应注明：群名称、建群目的、建立日期、群主、群管理员、群成员范围等信息。

注：群名称中出现“XY”或成员企业名称关键字的，必须报行政部批准。

2）群主所在部门主管或经理至少有一人应担任管理员，以对群的日常管理及业务交流起到指导和监督作用，并预防泄密发生。

3）群成员的加入条件：与该群日常主要交流业务相关的人员，无关人员不得加入，且原则上要求是转正以后的员工，特殊情况下，经群主所在部门领导同意，可提前加入。且加入时必须要求实名认证，确保申请者身份可靠。

4）群名片格式应规范统一，使用实名制，名字片中须含有：部门+姓名。

5）群成员清理条件及时机：

A、员工离职，三天内清理出群；

B、员工岗位变动，工作移交完成后清理出群。

2、QQ讨论组

讨论组是为了解决某一问题或讨论某一方案而临时建立的沟通平台。一旦问题得到解决或方案确定，讨论组的使命结束。讨论组的管理应遵循以下原则：

1）尽量少用讨论组交流。如非用不可，则成员的选择应有很强的针对性，讨论组的发起人不得邀请或同意公司外的人员加入。

2）经常使用的讨论组，应升级成QQ群，以便于规范管理。

3）使用中的讨论组的管理按QQ群的管理方式进行管理。

3、罚则

行政部每月至少一次不定时对各工作交流群的管理情况进行抽查，发现违反上述规定的，视情节轻重予以处罚：

1）私自建立工作交流群，不备案的，罚群主50元。

2）发现群名片不规范罚或转岗人员未及时清理的，罚10元/人。

3）发现离职人员未及时清理的，罚20元/人，群主及管理员一并处罚。

4）经常使用的讨论组不升级的成QQ群的，罚讨论组发起人20元。

5）其他情形视情况按公司制度处罚。

以上规定，自2016年2月1日起正式实施。