合同保管及归档制度
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
纸质合同管理归档制度范本
纸质合同管理归档制度范本一、总则为了加强纸质合同的管理，确保合同的安全、完整和有效利用，提高合同管理的效率，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有纸质合同的管理，包括但不限于采购、销售、租赁、服务等经济活动所签订的合同。
三、管理职责3.1 合同管理部门负责纸质合同的签订、审核、审批、归档等工作。
3.2 档案管理部门负责纸质合同的保管、查询、借阅等工作。
四、合同签订4.1 合同签订前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合法性、合规性和合理性。
4.2 合同签订时，应由合同签订人、审核人和审批人共同参与，确保合同内容的准确性和完整性。
4.3 合同签订后，应进行合同的复印、扫描和归档工作。
五、合同归档5.1 各部门应指定专人负责合同的归档工作，确保合同的及时、准确归档。
5.2 归档的合同应按照合同类型、签订时间等分类进行整理，并编写归档目录。
5.3 归档的合同应放置在安全、干燥、通风的环境中，确保合同的完好无损。
六、合同借阅6.1 合同借阅应经过合同管理部门的批准，并填写借阅申请表。
6.2 借阅人在借阅期间应妥善保管合同，不得涂改、损坏或遗失。
6.3 借阅期满后，应及时将合同归还档案管理部门。
七、合同销毁7.1 合同销毁应经过合同管理部门的审核，并报公司领导批准。
7.2 销毁合同应按照相关法律法规的规定，采用适当的方式进行，确保合同内容不被泄露。
八、合同管理制度的监督与检查8.1 合同管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。
8.2 公司审计部门应对合同管理制度的执行情况进行定期审计，确保合同管理工作的规范运行。
九、违约责任9.1 违反本制度的规定，造成合同丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的法律责任。
9.2 对违反本制度的行为，公司有权采取相应的纪律处分措施。
十、附则10.1 本制度自发布之日起实施。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度。
1. 目的。
本合同保管及归档制度的目的在于规范和管理公司的合同文件，确保合同文件的安全保存和方便查阅，以保障公司的合法权益。
2. 适用范围。
本合同保管及归档制度适用于公司所有的合同文件，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。
3. 文件管理。
3.1 所有合同文件均应在签订后立即归入合同管理系统，并按照合同编号进行分类和归档。
3.2 合同文件的存储应当采取防火防水防盗的有效措施，确保文件的安全性。
3.3 确保合同文件的完整性和准确性，禁止私自篡改或销毁合同文件。
4. 查阅权限。
4.1 公司内部设立合同管理部门，负责合同文件的归档和管理。
4.2 公司员工如需查阅合同文件，应当提出书面申请，并经过合同管理部门的批准方可查阅。
5. 归档期限。
5.1 合同文件的归档期限应当根据法律法规和合同约定进行规定，并严格执行。
5.2 合同文件到期后，应当按照文件管理规定进行归档转移或销毁处理。
6. 法律合规。
6.1 公司应当遵守国家相关法律法规，对合同文件的保管和归档进行合法合规管理。
6.2 对于涉及商业机密和个人隐私的合同文件，应当进行特殊保密处理，确保信息安全。
7. 其他。
7.1 对于特殊类型的合同文件，应当根据具体情况制定相应的管理办法，并纳入本合同保管及归档制度的管理范围。
7.2 公司应当定期对合同保管及归档制度进行评估和调整，确保其适应公司发展的需要。
本合同保管及归档制度自发布之日起生效，如有任何修订或补充，应当经公司相关部门审批并重新发布。
合同文件的保管和归档
合同文件的保管和归档合同文件的保管和归档协议书甲方：[甲方名称]地址：[甲方地址]联系人：[甲方联系人]联系电话：[甲方联系电话]身份证/统一社会信用代码：[甲方身份证/统一社会信用代码]乙方：[乙方名称]地址：[乙方地址]联系人：[乙方联系人]联系电话：[乙方联系电话]身份证/统一社会信用代码：[乙方身份证/统一社会信用代码]鉴于甲方与乙方之间自愿签订合同并履行相关义务，双方就合同文件的保管和归档事宜达成以下协议：第一条：合同文件的保管责任1.甲方负责对合同文件的保管和管理，并确保合同文件及相关资料的安全性和机密性。
2.甲方应制定相应的合同文件保管制度，明确合同文件的保存周期、管理流程和责任人，并向乙方提供相应的保管措施。
3.甲方负责合同文件的保管环境，确保合同文件不受损、丢失或被盗。
第二条：合同文件的归档要求1.甲方应按照相关法律法规和合同约定，将合同文件进行归档，保存备查。
2.甲方应对合同文件进行正确的分类、编号和标注，便于查阅和管理。
3.甲方应制定相应的合同文件归档制度，并向乙方提供归档要求和规范。
第三条：合同文件的备份和传输1.甲方应对合同文件进行定期备份，并妥善保管备份文件。
2.甲方应提供乙方访问合同文件的便利条件，如提供电子版合同文件的浏览或打印权限。
第四条：合同文件的保存期限1.合同文件的保存期限应根据相关法律法规和合同约定进行确定，并在合同中明确注明保存期限。
2.甲方应在合同文件保存期满后，及时通知乙方进行合同文件的处理，包括延期保管、移交他方或合法销毁等。
第五条：合同文件的争议解决1.双方应积极采取对话、协商等友好方式解决合同文件的保管和归档争议。
2.如协商不成，双方可根据合同约定或有关法律法规选择争议解决方式。
第六条：协议的生效和变更1.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为合同有效期。
2.本协议如需修改或补充，应经双方协商一致，并以书面形式进行变更。
第七条：协议的终止1.本协议在以下情况下终止：a) 合同文件达到保存期限并按照约定进行处理；b) 双方协商一致解除本协议；c) 法律法规或合同约定终止本协议。
合同存档制度范本
合同存档制度范本第一条总则为了规范公司合同的存档管理，确保合同文件的安全、完整和可追溯性，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司所有合同文件的归档、保管、查询、使用和销毁等管理工作。
第三条管理职责3.1 合同管理部是合同存档管理的责任部门，负责合同文件的收集、整理、归档、保管和查询等工作。
3.2 各部门负责本部门签订的合同文件的收集、整理和提交给合同管理部归档。
3.3 审计监察部门负责对合同存档管理的监督和检查。
第四条合同归档要求4.1 归档文件要求归档的合同文件应当是正式签署的原始文件，包括纸质文件和电子文件。
如有附件，应当一并归档。
4.2 归档时间要求合同文件签署后，各部门应当及时将合同文件提交给合同管理部归档。
合同管理部应当在收到合同文件后5个工作日内完成归档工作。
4.3 归档方式要求合同文件应当按照合同类型、签订时间等分类归档，并进行编号。
电子文件应当存储在安全的电子档案系统中，并采取加密、备份等措施保障信息安全。
第五条合同查询和使用5.1 合同查询合同管理部应当建立合同档案查询系统，方便各部门查询合同文件。
查询时，需提交查询申请，经审批后方可进行。
5.2 合同使用合同文件的使用应当符合法律法规和公司内部控制要求，不得泄露合同内容，不得用于非法目的。
第六条合同销毁6.1 合同销毁申请合同文件如需销毁，应当提交销毁申请，说明销毁理由和依据。
6.2 合同销毁审批销毁申请需经合同管理部审核，总经理审批。
审批通过后，由合同管理部组织销毁工作。
6.3 合同销毁记录销毁合同文件时，应当制作销毁记录，记录销毁文件的数量、类型、销毁时间等信息。
第七条违规处理违反本制度规定，造成合同文件遗失、损坏、泄露等后果的，依法承担相应责任。
第八条附则本制度由公司董事会负责解释，并根据实际情况适时修订。
本制度自发布之日起实施。
合同保管及归档制度的要求是什么(2024)
合同保管及归档制度的要求是什么在现代商业活动中，合同是企业和个人之间常见的法律文件，它记录了双方的权益和义务。
出于合法性和追溯性的考虑，合同的保存和归档非常重要。
因此，企业需要制定合同保管及归档制度，以确保合同的安全、可靠和便于检索。
下面将介绍合同保管及归档制度的基本要求。
合同保管及归档制度需要明确确定责任人和职责。
一个专门负责合同保管和归档的责任人应该被指定出来。
这个责任人应该了解合同保管的重要性，并具备相应的专业知识和技能。
他/她需要负责确保每份合同都正确地加以分类、整理和归档，并保证合同的保密性和完整性。
合同保管及归档制度应该规定合适的媒介和设备用于合同保存。
传统的方式是使用纸质合同，并将其存放在安全的柜子或档案室中。
随着科技的发展，电子合同也越来越普及。
因此，合同保管制度还应覆盖电子合同的保存和归档，确保电子合同的安全性和稳定性。
无论使用纸质合同还是电子合同，都应使用合适的存储设备和媒介，如保险柜、云存储等。
第三，合同保管及归档制度需要建立详细的记录和审计机制。
每份合同都应该有明确的标识和编号，以便追踪和检索。
一份合同的记录应该包括合同的起始日期、终止日期、当事人信息、合同主题等重要信息。
合同的变更和终止也应该在记录中得到体现。
同时，制度还应规定定期的合同审计，以确保合同的准确性和合规性。
第四，合同保管及归档制度应制定合适的保密措施。
合同文件中包含了企业和个人的敏感信息，因此保密是非常重要的。
制度应规定谁可以访问合同文件和信息，并确保在未经授权的情况下，没有人能够获取或使用这些文件和信息。
对于电子合同，制度还应规定数据加密和网络安全措施，以确保信息的安全传输和存储。
合同保管及归档制度应该规定合适的保留期限。
合同的保留期限取决于法律和商业要求。
一般来说，合同应该保留至其生效终止，并在合同终止后一定的时间内保留备份。
根据不同合同的性质和重要性，保留期限可能会有所不同。
制度应清楚规定每种合同的保留期限，以便及时处理过期或不再需要的合同。
合同保管及归档方法
合同保管及归档的方法主要包括以下步骤：
1. 合同签订与审批：合同签订前，确保所有必要的审批流程已经完成，包括相关部门或人员的签字或盖章。
2. 合同分类与归档：将合同按照不同的业务类型、时间段等进行分类，并按照适当的归档方法进行归档。
例如，可以将合同按照其业务类型分为采购合同、销售合同、人力资源合同等。
3. 合同备份与存储：对于每个合同，都需要备份一份电子版和纸质版，并确保它们存储在安全的地方，避免丢失或被未经授权的人员获取。
4. 合同更新与变更：如果合同内容有任何变更或更新，需要确保所有相关方都得到了通知，并将变更的内容及时记录在合同存档中。
5. 定期审查与更新：定期对合同进行审查，确保所有内容都是准确、完整的，并及时更新存档。
6. 合同终止与归档：当合同到期或终止时，需要将合同进行归档，并确保所有相关的文档和记录也一并归档。
7. 合规性审查：根据公司的合规性要求，可能需要定期对合同进行合规性审查，以确保所有内容都符合公司政策、行业规定等相关法律法规。
此外，可以使用电子化管理系统来帮助管理合同文档，如合同管理软件等工具，以提高效率和管理效果。
同时，建立完善的合同管理
制度和流程也是保证合同保管及归档工作顺利进行的重要保障。
工程合同保管规定
工程合同保管规定一、总则1. 本规定旨在规范工程合同的保管工作，确保合同文件的安全、完整和有效利用。
2. 工程合同包括但不限于施工合同、采购合同、设计合同、监理合同等相关协议及其附件、补充协议等。
3. 工程合同保管工作应遵循合法性、安全性、及时性和保密性的原则。
二、合同归档1. 所有工程合同必须在签订后三个工作日内由项目负责人提交至公司档案管理部门进行归档。
2. 归档的合同文件应包括正本和所有副本，并附带电子文档备份。
3. 合同归档时，应由档案管理人员核对合同内容无误，并登记合同编号、名称、签订日期、合同金额、相关方信息等关键数据。
三、合同保管1. 合同原件应存放在专门的防火、防潮、防盗的保险柜或专用房间内。
2. 合同保管地点应有严格的出入管理制度，非授权人员不得随意查阅或带出合同文件。
3. 电子版合同文档应加密保存在公司服务器或云端，设置访问权限，并定期备份。
四、合同借阅1. 借阅合同原件必须经过项目负责人和档案管理部门负责人的书面批准。
2. 借阅人须填写借阅登记表，注明借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息。
3. 借阅期间，借阅人应对合同文件的完整性和安全性负责。
4. 借阅结束后，借阅人应及时归还合同，并由档案管理人员检查合同状态，确认无异常后方可完成归还手续。
五、合同变更与补充1. 合同发生变更或需要补充时，应及时更新合同文件，并按照归档程序重新归档。
2. 变更或补充部分应在合同原件上标注清晰，并在电子文档中同步更新。
3. 变更或补充的内容应由项目负责人和法务部门共同审核确认。
六、合同作废与销毁1. 作废的合同应立即停止使用，并在所有相关方中公告作废信息。
2. 作废合同的原件应加盖“作废”章，并在档案管理系统中标注作废状态。
3. 定期对作废的合同文件进行清理，经公司高层批准后，按照国家相关法律法规进行销毁处理。
七、监督与审计1. 公司内部审计部门应定期对合同保管情况进行检查，确保规定的执行。
合同档案归档管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。
第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。
第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。
第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。
第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。
第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。
合同资料管理及归档流程
合同资料管理及归档流程
1. 合同收集，组织内部需要建立统一的合同收集渠道，确保所
有合同都能够被及时收集到，包括电子合同和纸质合同。
2. 合同分类，收集到的合同需要按照类型、部门、时间等进行
分类，以便后续的管理和检索。
3. 合同登记，对每份合同进行登记，包括合同编号、签订日期、合同主体、有效期限等信息的录入，建立合同档案。
4. 合同存储，对电子合同，应建立电子存储系统，确保数据安
全和可访问性；对纸质合同，应建立合同档案室或区域进行存放。
5. 合同管理，建立合同管理制度，包括合同的变更、续签、审
批流程等，确保合同的执行和管理规范。
6. 合同归档，合同在存储一定时间后，需要进行归档处理，包
括整理、封存和标注归档信息。
7. 合同销毁，对于已经到期或失效的合同，需要按照组织的文
件销毁规定进行销毁处理，确保信息安全和合规性。
在进行合同资料管理及归档流程时，需要注意以下事项：
合同管理的规范性，建立合同管理制度，明确合同管理的责任部门和流程，确保合同管理的规范性和透明度。
合同保密性，对于涉及机密信息的合同，需要建立严格的保密措施，确保合同信息的安全性。
合同存储的安全性，对于电子合同，需要建立完善的数据备份和安全控制措施；对于纸质合同，需要建立合适的存储环境和安全控制措施。
合同归档和销毁的合规性，合同的归档和销毁需要符合相关的法律法规和组织内部的文件管理规定，确保合同归档和销毁的合规性。
综上所述，合同资料管理及归档流程需要建立完善的管理制度和流程，确保合同信息的安全、规范和便捷管理。
同时，需要注重合同管理的保密性和合规性，以及合同存储和归档的安全性和合规性。
合同归档规定
合同归档规定第一条总则为了规范合同归档工作，提高合同管理水平，保证合同的安全性和完整性，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，制定本规定。
第二条归档管理的范围合同归档管理范围包括公司内外签订的各类合同、协议、协议书、协议令、协议书令、协议合同，以及其他具有合同性质的文件。
第三条归档管理的责任1. 各部门、各单位应当对自己的合同进行登记、整理、归档工作，并保证归档文件的安全、完整。
2. 归档管理工作由公司的相关部门负责，公司将设立专门的合同归档管理部门，负责公司合同的登记、整理、存档、检索和销毁工作。
第四条归档管理的流程1. 合同签订完成后，由相关部门或单位向合同归档管理部门进行登记报备，提供合同的相关信息和文件。
2. 合同归档管理部门收到相关部门或单位的登记报备后，进行归档整理并编制合同编号，将合同文件存档并进行电子档案备份。
3. 归档管理部门将合同的存档信息录入电子系统中，以便进行检索和查询。
4. 归档管理部门负责对存档合同进行定期检查和维护工作，保证存档文件的安全、准确和完整。
5. 归档管理部门按照相关法律法规和公司规定对存档合同进行销毁处理。
第五条归档查询的流程1. 各部门、各单位需要查询某个合同时，应当向合同归档管理部门提出申请，并提供相关的申请材料和信息。
2. 合同归档管理部门收到查询申请后，将根据申请人提供的合同编号和相关信息进行查询，并将查找到的合同文件提供给申请人。
3. 合同归档管理部门对查询申请进行登记和备案，并定期对查询申请进行审核认定。
第六条归档管理的安全保密1. 合同归档管理部门对存档合同文件实行严格的安全保密措施，确保合同文件不被泄露、损坏或遗失。
2. 归档查询时，申请人必须进行身份证明，并严格遵循合同文件的安全和保密规定。
3. 合同归档管理部门对合同文件的存储设备和存储环境进行定期维护和检查，确保存档文件的安全。
第七条归档管理的延伸应用1. 合同归档管理部门可以根据工作需要，将归档管理流程中的部分步骤进行延伸应用。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度篇一:合同发放与保管制度合同发放与保管制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、xx合同: 解释说明二、xx合同: 解释说明第三章合同管理的责任分配一、合同管理的归口部门为xx部。
xx部合同管理专员负责所有文件编号归档;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章合同归档要求1一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
1( 年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2( 分类号:分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3( 顺序号:顺序号4位，用阿拉伯数字表示:0001、0002 …… ，表示公司当年某一类合同的序号。
4( 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称;二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续;经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
2五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
三、档案销毁1(任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度一、合同的保管合同的保管是指对企业签订的合同文件进行妥善保管，确保合同的完整性、真实性和安全性。
具体做法有以下几点：1.合同存放位置的设定：根据合同的类型和重要性，合理设定存放位置，例如可以建立专门的合同档案室，确保合同的安全和易于查阅。
2.合同登记台账的建立：对每份合同进行登记，并编制台账，包括合同编号、签订时间、合同主体、合同金额等信息，以方便查询和管理。
3.合同的分类归档：根据合同的类别和性质进行分类归档，例如可以按照客户、合同期限、金额等进行分类，方便查找和管理。
4.合同保密措施的制定：对于涉及商业秘密或其他敏感信息的合同，要加强保密措施，在保证合同安全的前提下，尽量限制合同的查阅权限。
二、合同的归档流程合同的归档流程是指将合同进行整理、分类、归档的一系列操作，为合同的查找和管理提供便利。
具体流程如下：1.合同的整理：对已签订的合同进行整理，确保合同文件的完整性和准确性，包括补充、修订等相关文件。
2.合同的分类：按照事先设定的分类标准，对合同进行分类，例如可以按照客户、合同期限、金额等进行分类。
3.文件编号：为每份归档的合同进行编号，以便于查找和管理。
4.整理归档文件：根据分类和编号，将合同整理好后，放入相应的文件夹或档案袋中，标注清楚相关信息。
5.归档记录：将归档的合同记录在归档台账中，包括合同名称、编号、归档时间等信息，以便于跟踪和管理。
三、合同保管及归档制度执行的重要性1.维护企业合法权益：合同是企业与外部合作伙伴之间的法律依据，合同的保管及归档制度能保障合同的完整性和真实性，确保企业在合作中的合法权益。
2.规范内部管理：合同保管及归档制度能规范企业的内部管理流程，建立健全的合同管理制度，有利于提高工作效率、降低管理风险。
3.便于查阅和管理：合同保管及归档制度能够使合同的查阅和管理更加方便快捷，提高工作效率，减少资源的浪费。
4.强化风险管理：合同保管及归档制度能够为企业的风险管理提供有效的支持，当出现纠纷或风险时，能够及时找到合同文件作为证据，保护企业的合法权益。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度。
1. 目的。
本合同保管及归档制度的目的在于规范公司对合同文件的管理和保管，确保合同的合法性和有效性，以及方便查阅和管理。
2. 适用范围。
本合同保管及归档制度适用于公司所有的合同文件管理和保管工作。
3. 文件分类。
根据合同的性质和类型，合同文件应当按照不同的分类进行管理，并建立相应的档案归档系统。
4. 文件保管。
合同文件应当妥善保管，存放在专门的文件柜或电子档案系统中，确保文件的完整性和安全性。
5. 文件归档。
合同文件的归档应当按照公司规定的流程进行，包括文件整理、编号、归档和备份等工作。
6. 查阅权限。
对于合同文件的查阅权限应当进行严格管理，确保只有经过授权的人员才能查阅相关文件。
7. 保密责任。
所有查阅合同文件的人员都应当严格遵守公司的保密规定，确保合同内容不被泄露。
8. 文件销毁。
对于已经到期或无效的合同文件，应当按照公司规定的文件销毁流程进行处理，确保文件的安全销毁和处理。
9. 监督检查。
公司应当建立合同文件管理的监督检查制度，定期对文件管理和保管工作进行检查和评估。
10. 法律遵从。
公司在合同文件管理和保管过程中，应当遵守相关法律法规的规定，确保合同的合法性和有效性。
11. 其他规定。
其他与合同文件管理和保管相关的规定，应当根据实际情况进行补充和完善。
本合同保管及归档制度自颁布之日起生效，如有修订，须经公司相关部门批准并公告后执行。
______________________（公司名称）。
日期，______________。
签署人，______________ 签署人，______________。
以上为合同保管及归档制度的范本，如有需要，可根据实际情况进行调整和修改。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度第一章总则第一条目的本制度旨在规范合同的保管和归档工作，确保合同文件的安全、完整和可追溯。
第二条适用范围本制度适用于公司与外部单位签订的所有合同文件，包括纸质文件和电子文件。
第三条职责分工合同管理部门：负责合同的统一保管和归档。
业务部门：负责合同的收集、核对和移交。
第二章保管第一条保管方式纸质文件：按照合同类型分类保管于档案柜或指定场所。
电子文件：存储于公司指定的电子文档管理系统或安全云存储平台。
第二条保管期限合同保管期限自合同执行完毕后起算，具体期限如下：- 主合同、补充协议：永久保管- 合同附件、单据：自合同执行完毕后保留5年第三条保管要求- 保管场所应安全、干燥、通风良好、避免阳光直射。
- 纸质文件应定期除尘、防潮、防蛀。
- 电子文件应定期备份并保持数据完整性。
第三章归档第一条归档范围合同归档范围包括：- 合同正本- 合同副本- 合同相关附件- 合同执行过程中的重要文件第二条归档时间合同应在执行完毕后及时归档，不得超过30个工作日。
第三条归档流程1. 业务部门收集和核对合同文件。
2. 业务部门将合同文件移交合同管理部门。
3. 合同管理部门对合同文件进行整理、分类和编号。
4. 合同管理部门将合同文件归档至指定场所。
第四条归档要求- 合同文件应齐全、完好。
- 合同文件应按照类别、编号排列。
- 合同文件应定期进行整理、核对和更新。
第四章查阅和利用第一条查阅范围公司内部人员经授权方可查阅合同文件。
第二条查阅方式纸质文件查阅：前往合同保管场所，向合同管理部门提出书面申请。
电子文件查阅：通过电子文档管理系统或云存储平台进行查阅。
第三条查阅记录合同查阅应登记查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅目的等信息。
第五章安全保密第一条安全措施- 保管场所应采取必要的安全措施，防止非授权人员进入。
- 电子文件应采取加密、访问控制等安全技术措施。
第二条保密义务合同管理部门和所有查阅合同的人员均负有保密义务，未经授权不得泄露合同内容。
合同保管期限及归档
合同保管期限及归档合同保管期限及归档甲方（以下简称“甲方”）：地址：联系人：电话：乙方（以下简称“乙方”）：地址：联系人：电话：根据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规规定，甲乙双方经协商一致，就以下事项达成合意并签订本合同：第一条合同形式本合同为书面合同，自双方签字盖章之日起生效。
第二条甲乙双方基本信息甲方为：乙方为：第三条合同的目的根据甲乙双方之间的意愿，本合同的目的是为了确保双方合同的安全保管及归档，以保证合同内容的完整性和真实性。
第四条合同保管1. 甲方将本合同在签署之日起严格保管，并负责将合同所属文件归档。
2. 合同电子文档应经双方确认后建档，由甲方予以存储，以确保合同内容的真实性和完整性。
第五条保管期限1. 本合同保管期限为________年，到期后由甲方把原版合同归还乙方。
2. 甲方收到乙方书面通知并核对后，应在________个工作日内将本合同归还乙方原件或其副本。
第六条合同的变更1. 除非经甲乙双方书面协商一致，否则本合同不得任意更改或修改。
2. 本合同的变更，必须由双方签署书面协议，并办理相应的法律程序，方可生效。
第七条违约责任1. 甲方未按照本合同规定的保管期限归还本合同的，应当承担相关法律责任，并赔偿乙方的损失。
2. 若乙方未按照本合同规定的要求办理合同归还手续，甲方有权采取法律措施维护自己的利益，并要求赔偿拖延造成的相关经济损失。
第八条法律效力和可执行性1. 本合同所涉及的条款是符合中国有关法律法规规定的。
2. 若因本合同引起的任何纠纷，双方应当诚信协商，如协商不成，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。
3. 本合同一经签字，即行具有法律效力，双方均应认真履行合同规定的义务。
第九条其他1. 本合同如有未尽事宜，可与双方协商，由双方达成书面补充协议。
2. 本合同的户头费用由甲方负担。
3. 凡本合同双方使用的专有名词或解释性词汇，在没有特别说明和上下文不明的情况下，与该专有名词或解释性词汇相应的普通用语含义相同。
合同归档管理的文件保管与交接办法
合同归档管理的文件保管与交接办法一、文件保管的重要性合同作为一种法律文件，是商业活动中极其重要的一环。
在合同签署后，合同文件的保管至关重要，这有助于保护各方的权益，维护合同的合法性和有效性。
合同文件还可以作为证据，在纠纷解决和法律诉讼中起到重要的作用。
因此，合同文件的保管需遵守一定的规范和流程，以确保合同文件的安全性和可查性。
二、合同归档管理的基本原则2.1 保密性原则任何合同文件都应该被视为保密信息，只允许授权人员访问和使用。
在文件保管的过程中，应加强安全措施，包括使用密码保护、限制文件访问权限等，以确保合同文件不会被未授权人员获取。
2.2 完整性原则合同文件应当保持完整，不得随意更改和删除。
任何对合同文件的修改和更新都应有记录，并且要确保合同文件的版本一致性。
2.3 可查性原则合同文件应当能够方便地被查找和检索。
为了实现这一点，可以采取文件分类、标签管理等方法，将合同文件进行归档和索引，以便需要时能够快速找到相关的合同文件。
2.4 定期备份和存档原则为了防止因意外情况或技术故障而导致合同文件丢失或损坏，应定期进行文件备份和存档。
备份和存档的文件应保存在安全可靠的地方，以防止丢失或被未授权访问。
三、文件保管与交接的流程3.1 合同文件归档在合同签署完成后，应将合同文件进行归档。
归档的方式可以是电子化的或纸质化的，根据公司的实际情况和需求进行选择。
电子化归档的步骤如下：在文件归档系统中创建相应的文件夹或目录，将合同文件归类并存放在相应的文件夹中。
为每个合同文件添加相应的属性标签，例如合同类型、签署人等，以便于后续的检索和查找。
纸质化归档的步骤如下：在文件保管室或档案室中为合同文件设立存档位置。
将合同文件打印出来并整理好，放入合适的文件夹或文件盒中。
为每个文件夹或文件盒添加相应的标签，包括合同类型、签署人、存档位置等信息。
无论采用哪种方式进行归档，都需要在文件归档系统中建立相应的索引或记录，以便于日后的管理和使用。
合同保管及归档制度的要求是什么(两份)
合同保管及归档制度的要求是什么合同保管及归档制度的要求一、合同保管及归档的重要性合同保管及归档是合同管理的重要组成部分，对维护合同双方的合法权益、提高合同履约效率、防范合同风险具有重要意义。
为加强合同保管及归档工作，确保合同信息安全、完整、准确，特制定本制度。
二、合同保管及归档的基本原则1. 合法性原则：合同保管及归档工作应遵循国家法律法规、政策和公司规章制度。
2. 完整性原则：合同保管及归档的文件应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的相关资料。
3. 准确性原则：合同保管及归档的文件应真实、准确地反映合同双方的意愿和合同执行情况。
4. 及时性原则：合同保管及归档工作应及时进行，确保合同文件的时效性。
5. 安全性原则：合同保管及归档工作应确保合同文件的安全，防止丢失、损坏、泄露等风险。
三、合同保管及归档的具体要求1. 合同签订后，合同承办人应将合同正本、副本及合同附件等资料及时送交合同管理部门进行保管。
2. 合同管理部门应对收到的合同文件进行审核，确认无误后，按照合同类型、签订时间等分类进行归档。
3. 合同保管及归档的文件应包括合同、合同附件、合同签订审批表、合同履行记录、合同变更协议、合同解除协议等。
4. 合同保管及归档的文件应采用统一格式，字迹清晰、内容完整、无涂改。
5. 合同保管及归档的文件应定期进行检查，确保文件的安全、完整、准确。
6. 合同保管及归档的文件应按照国家档案管理的相关规定进行保存，保存期限不得少于合同履行期限。
7. 合同保管及归档的文件应建立索引，便于查询和利用。
8. 合同保管及归档的文件在借阅、复制、销毁时，应办理相关手续，并经合同管理部门负责人审批。
9. 合同保管及归档的文件在合同履行完毕后，应进行归档，对合同执行情况进行评估。
10. 合同保管及归档的文件在合同纠纷处理、审计、监督检查等工作中，应提供及时、准确、完整的合同资料。
四、责任与考核1. 合同承办人应对合同文件的完整性、准确性、及时性负责。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度。
一、目的与范围。
1.1 本制度的目的是规范公司合同的保管及归档工作，确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以便及时有效地管理和利用合同文件。
1.2 本制度适用于公司内所有合同文件的保管及归档工作，包括但不限于与客户、供应商、合作伙伴、员工等签订的各类合同。
二、保管责任。
2.1 合同保管责任人应当定期对公司合同文件进行清点、整理和保管，并确保合同文件的完整性和安全性。
2.2 合同保管责任人应当建立并维护合同档案，确保合同文件的分类、编号、归档和检索工作得以有效进行。
2.3 合同保管责任人应当妥善处理合同文件的借阅、复印和传真等工作，确保合同文件的使用符合公司规定。
三、归档程序。
3.1 合同文件应当按照合同类型、签订时间、有效期限等进行分类，并建立相应的档案编号和档案目录。
3.2 合同文件应当在签订后的五个工作日内完成归档，并按照规定存放在指定的档案柜或档案库中。
3.3 合同文件的归档应当记录归档人、归档时间、档案编号等相关信息，并进行电子备份和纸质备份。
四、保管期限。
4.1 合同文件的保管期限应当根据法律法规和公司规定进行管理，到期后应当及时进行销毁或归档转移。
4.2 合同文件的保管期限届满后，应当由合同保管责任人提出处理意见，并经相关部门审批后进行相应的处理。
五、保密保护。
5.1 合同文件的保密级别应当根据公司规定进行划分，并采取相应的保密措施，确保合同文件的机密性和安全性。
5.2 合同保管责任人应当严格遵守公司的保密规定，不得私自泄露、复制或篡改合同文件，确保公司利益不受损害。
六、附则。
6.1 对于特殊类型的合同文件，应当根据实际情况制定相应的保管及归档办法，并报相关部门备案。
6.2 对于合同文件的归档转移、销毁等工作，应当按照公司的相关流程和程序进行，确保操作规范、合法合规。
以上为合同保管及归档制度范本，具体操作时应根据公司实际情况进行调整和完善，并经相关部门审批后正式执行。
合同管理文件归档制度范本
合同管理文件归档制度范本第一条总则为规范公司合同管理，确保合同文件的准确、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司所有合同的管理和归档工作，包括销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同、服务合同等各类建立民事权利义务关系的合同、协议等。
第三条归档职责1. 合同归档工作由公司法务部（或专人）负责，对合同文件的收集、整理、归档工作进行统一管理。
2. 各部门负责将本部门签订的合同及相关文件提交给法务部进行归档。
3. 法务部应确保合同文件的完整性、真实性和准确性，及时对合同进行归档，并确保归档文件的保密性和安全性。
第四条归档流程1. 合同签订后，各部门应将合同原件、复印件及相关附件提交给法务部。
2. 法务部对提交的合同文件进行审核，确保文件的完整性、有效性和合法性。
3. 法务部对审核通过的合同文件进行分类、编号，并按照档案管理要求进行整理、装订、归档。
4. 归档后的合同文件应放置在安全、干燥、通风的档案室，并设立目录，便于查询。
5. 法务部应定期对归档的合同文件进行审查，确保文件的准确性和完整性。
第五条归档要求1. 归档的合同文件应包括原件、复印件、附件等，要求字迹清晰、内容完整。
2. 归档文件应按照合同的类型、签订时间、对方当事人等分类进行整理。
3. 归档文件应标明合同名称、编号、签订时间、对方当事人等信息，便于查询。
4. 归档文件应使用耐用、整洁的装订材料，确保文件的安全和持久性。
5. 归档文件应保持原貌，不得随意涂改、抽取、损坏。
第六条查询与借阅1. 归档合同文件原则上不得外借，如确有需要，应经过法务部负责人审批，并办理借阅手续。
2. 借阅人应妥善保管借阅的合同文件，不得泄露、损坏或用于不正当用途。
3. 借阅合同文件应在规定时间内归还，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前向法务部申请。
4. 归档合同文件如有遗失、损坏等情况，借阅人应承担相应的责任。
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合同保管及归档制度篇一：合同发放与保管制度合同发放与保管制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、XX合同：解释说明二、XX合同：解释说明第三章合同管理的责任分配一、合同管理的归口部门为XX 部。
XX 部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章合同归档要求、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3．顺序号：顺序号 4 位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……，表示公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
三、档案销毁1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各合同管理人员应定期对合同进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
第六章合同借阅发放一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。
三、合同发放借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1 周仍不归还者，由合同管理员催还。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款xx 元，并予以批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款xx-xx 元，并予以批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx 元；四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚xx 元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第八章附则一、本制度由xx 部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件附件1 《合同借阅单》附件2 《合同登记本》附件1：附件2：合同登记本篇二：合同档案管理规定（定稿）合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理（一）合同资料提交管理：1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。
（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书 3 份，修改协议申请表1 份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
（二）、合同资料移交管理：1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：（1）合同资料的移交：2、移交流程：（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA 电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。
五、合同资料归档管理1、合同档案编号及排列归定（1）合同号编制：归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如11000（转载于: 小龙文档网:合同保管及归档制度）1、110666 合同。
（2）柜编号：合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：A、B...AA 、AB 柜等。
（3）盒编号：按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20 等，每个文件柜一般存放40 个文件盒。
（4）合同档案排序：按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30 个合同。
（5）合同的整理单位：归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
（6）一份完整的合同的装订顺序：电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/ 调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行（1）编制目的：电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。
（2）期望效果：可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。
（3）更新时间：每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。
（4）相关信息：入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。
3、保管事项1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。
3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。
每天下班前要检查门窗是否锁好。
4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。
六、合同档案借阅规定本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：1、内部查阅：即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。
需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。
2、外借使用：即借阅人将合同资料原件带出公司使用（1）由借阅人员在OA 系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期；（2）借阅人员科室领导审批；（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限一般为7 天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）。
（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。
七、合同档案保密规定1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。
2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。
八、生效情况本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。
合同管理科2011 年5 月10 日附表：1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用2、合同资料归档登记表（一级子表）详细情况登记3、合同资料流转登记表（一级子表）详细情况登记4、合同资料借阅登记表（一级子表）详细情况登记5、欠缺资料登记表（二级子表）----- 即资料欠补详细情况6、合同提交登记表（二级子表）----- 即资料收取详细情况7、合同修改登记表（二级子表）----- 即合同修改资料情况8、合同移交登记表（二级子表）----- 即资料移交详细情况9、合同借阅记录薄（二级子表）----- 即资料借阅详细情况10、合同内附记录（综合三级子表）单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况篇三：合同档案管理制度合同档案管理制度一、合同档案管理原则本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。