专项维修资金使用操作流程

专项维修资金使用操作流程

关于旺园小区号楼单元电梯钢丝绳更换使用房屋维修资金情况说明如下:

一、维修资金申请程序

二、操作步骤:

(一)前期准备工作

1、提前做好业主的缴纳信息同政府网上信息的核对工作,提前将错误信息进行更正,避免影响结算时的分摊进展,对未缴纳维修资金业主的情况要了解原因,做好催缴方案,避免影响公司的经济利益。

2、提前准备本次使用维修资金涉及到分摊楼体的。

3、对维修部位进行原始状况拍照存档。

(二)制定维修资金使用计划,向业委会提出物业维修申请报告

1、定项(确定维修内容)

2、对需维修工程进行充分论证,避免公司风险(必须已过质保期,且分析业主对此项工程认可程度),向公司管理层提报通过。

3、对维修项目进行工程造价的预算,由房屋维修资金管理中心指定工程造价单位维修,召开业委会时要明确提出并声明,费用统一进行分摊。

4、如有资金缺口(由业主未缴纳或账户余额不足)的,项目应提前与管理层明确就是否进行先行垫付施工,后续由业主大会授权物业公司进行催缴。

(三)以书面调查问卷的形式召开业主大会

1、调查前应该对业主进行公示告知,公示至少包括维修申请报告、业主委托授权书、住宅共用部位共用设施设备维修与更新改造方案,公示时间不能低于10天。(需要对公示进行拍照存档)

2、调查问卷要按统一格式填写并经过品质部专业岗进行审核。

3、调查工作要合理有序,过程中须让每户业主先仔细阅读‘住宅共用部位共用设施设备维修与更新、改造方案’后,再进行签字确认,否则可视为无效。

4、将问卷做好存档工作,并建立电子档案,汇总形成业主意见调查汇总表,每份问卷都需要业委会签字盖章确认。

5、将调查结果形成业主大会决议进行公示(需要对公示进行拍照存档),公示时间不能低于5天。

(四)区小区办初审批

1、将申请资料准备齐全,一式5份报区小区办进行初审(至少一份原件)。

2、如无须补充要件,区小区办派人到现场进行核实(单元为单位,按10%比例。超过1000户的可按5%比例抽查)。

3、如须补充材料,区小区办会下达‘申办资料补全告知单’,或要求申办人作出说明并建立相关的备忘档案,此时服务中心应按小区办意见及时补充相关资料。

4、审核、抽查都没有问题时区小区办在‘商品住宅专项维修资金使用申报审核表’上签字盖章。

(六)市小区办最终审批

1、市小区办对区小区办初审上报的材料进行审核。

2、如存在问题,市小区办向申办人下达‘申办资料补全告知单’,责令整改完善。

3、资料无问题并完成审核后,市小区办在‘商品住宅专项维修资金使用申报审核表’上签字盖章。

4、服务中心将全部审核资料存档并告知业主审核结果,同时确认操作下一步工作。

(七)对工程进行招标选择施工单位

1、由房屋维修资金管理中心指定工程造价单位施工,同时在园区进行公示,公示时间不能低于5天(拍照存档)。

(八)签订合同、施工

1、签订招标委托合同、监理合同、施工合同。

2、签订开工报告。

3、制定合理施工计划,并按照计划严格执行。

4、开工前要将施工计划及可能带来的影响对业主进行告知公示(3-5天)。

5、涉及业主的施工,要提前通知业主并告知业主注意事项。

6、对于施工单位的管理要渗透到每个施工人员,让执行规定的人了解规定内容。

7、做好物料进场检验记录及每个节点的验收记录(质量检验评定表)。

8、施工过程中要进行拍照存档。

(九)公司及业主委员会验收

1、服务中心统筹组织公司内部验收,应至少由分管管理层、项目负责人、工程监理、项目现场负责人、工程部专业岗(涉及品质部专业岗的也应该参加)以及施工单位现场负责人参加初次验收。

2、由施工单位对存在问题进行整改,合格后由服务中心邀请业委会进行现场验收,验收合格后业委会在竣工报

告上签字。

3、在施工过程中与业主委员会保持沟通,了解业主委员会验收重点,达到验收合格。

(十)结算分摊、区小区办验收

1、网上进行费用分摊,打印分摊表。

2、邀请区小区办进行现场验收。

(十一)小区办审核结算资料及分摊情况

将结算资料整理详尽,报区小区办进行初审核合格后报市小区办审核结算。

(十二)结算回款

与市、区小区办保持良好的沟通关系,跟踪审核回款的进展,付款前需要向小区办提供施工单位给物业公司开具的发票复印件,加盖公司财务章,物业公司给房产局开具收款三联据,盖公司财务章,向房产局提供公司账号,以便划款。