第四章 总账管理

3.期初数据
双击期初余额
点击往来明细
录入期初往来明细 支持从应收、 付引入期初 往来明细。
期初往来明细汇总

提醒：

为了保证账表对账相平，往来类的科目录入期初余额时请务必通过往来明细录入，而后进 行数据汇总。

辅助期初余额支持增行，是为了兼容以前版本升级数据。
期初数据
试算结果平衡
期初对账相平

提醒：

本月还有未记账凭 证时，则本月不能 结账。

已结账月份不能再 填制凭证。
结账成功

若总账与明细账对 账不符，则不能结 账。

取消月末结账
取消结账

②凭证控制
管理流程设置：若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择"出纳 凭证必须经由出纳签字"；如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择"凭证必须经主管 签字"。如要求出纳签字、审核后才可对凭证执行领导签字，则选择"主管签字以后不可取消审核 和出纳签字"。 现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输 入现金流量项目及金额。 自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自 动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号，与原编号规则一 致。 凭证录入时结算方式及票据号是否必录。 同步删除外部系统凭证：选中此项后，外部系统删除凭证时相应的将总账的凭证同步删除。否 则，将总账凭证作废，不予删除。 批量审核凭证进行合法性校验：批量审核凭证时针对凭证进行二次审核，提高凭证输入的正确 率，合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同。
1.设置总账参数
（1）凭证
①制单控制
制单序时控制：此项和"系统编号"选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，10月25日 编制25号凭证，则10月26日只能开始编制26号凭证，即制单序时，如果有特殊需要可以将其改 为不序时制单。 支票控制：若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进 行登记，如果录入支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提 供登记支票登记簿的功能。 赤字控制：若选择了此项，在制单时，当"资金及往来科目"或"全部科目"的最新余额出现负数 时，系统将予以提示。提供了提示、严格两种方式，可根据您的需要进行选择。 可以使用应收受控科目：若科目为应收款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应 收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统 中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。注意：总账和其它业务系统使用了受控科目会 引起应收系统与总账对账不平。 可以使用应付受控科目：若科目为应付款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应 付系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统 中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。 注意：总账和其它业务系统使用了受控科目会引起应付系统与总账对账不平。 可以使用存货受控科目：若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货 核算系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系 统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。 注意：总账和其它业务系统使用了受控科目会引起存货系统与总账对账不平。

（3）权限
（4）会计日历
在会计日历标签中，可以查看各会计期间的 起始日期与结束日期以及启用会计年度和启用日 期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请 到系统管理中进行。
（5）其他
数量、单价小数位设置：决定在制单或查账时 系统对于数量、单价小位的显示形式。 部门/个人/项目排序方式：决定在查询相关账 目时，是按编码排序还是按名称排序。
期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证。 若存在已记账凭证，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能，期初余额的状 态显示为【浏览只读】。
4.设置高效率的内容
（1）设置常用凭证 对于经常发生的业务，可以设置常用凭证模版。预先把凭 证类别、摘要、科目等要素存储起来。待业务发生时，直接调 用常用凭证模版，补充输入其他内容如金额等，从而提高业务 处理的规范性和业务处理效率。
第四章 总账管理
总账管理系统是财务及企业管理 软件的核心系统，适合于各行各业 进行账务核算及管理工作。总账系 统既可独立运行，也可同其他系统 协同运行。
能力目标
1.总账初始设置 2.总账日常业务处理 3.总账出纳管理 4.总账期末业务处理
一、功能概述
1.初始设置 主要包括：设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额录入、凭 证类别及结算方式的定义、各类辅助核算项目的定义。 2.凭证管理 凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证 定义。 3.出纳管理 4.账簿管理 5.辅助核算管理 （1）个人往来核算（2）部门核算（3）项目管理（4）往来管理 （5）数量核算 6.月末处理 自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期 间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。

③凭证编号方式
系统在"填制凭证"功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即"系统编号"；但有的企业 需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即"手工编号"。
④现金流量参照科目
用来设置现金流量录入界面的参照内容和方式。"现金流量科目"选项选中时，系统只参照凭证 中的现金流量科目；"对方科目"选项选中时，系统只显示凭证中的非现金流量科目。"自动显示" 选项选中时，系统依据前两个选项将现金流量科目或对方科目自动显示在指定现金流量项目界 面中，否则需要手工参照选择。
3.审核凭证
审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规
定，对制单人填制的凭证进行合法合规性检查。审 核无误的凭证可以进入下一处理过程——记账；审 核中如果发现错误，可以利用系统提供的“标错” 功能为凭证标注有错标记，便于制单人快速查询和 更正，待修正后再重新审核。根据会计制度规定， 审核与制单不能为同一人。 系统提供了两种审核方式：单张审核和成批审核。 对审核后的凭证，系统提供取消审核的功能。

（1）数据权限分配
2.权限分配
使用前提：在"数据权限控制设置"中选择控制至少一个记录级业务对象。 操作流程：选择分配对象 —— 选择角色和用户 —— 授权 —— 保存设置
（2）金额权限分配
本功能用于设置用户可使用的金额级别，对业务 对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核额度、 科目的制单金额额度。 在设置这两个金额权限之前必 须先设定对应的金额级别。 对如下业务对象提供金额级权限设置：采购订单 的金额审核额度、科目的制单金额额度。 在设置这两 个金额权限之前必须先设定对应的金额级别。
二、业务流程
启动总账系统 设置总账选项 明细权限？ Y 设置明细权限 输入期初余额 填制凭证 每 月 重 复 查询日记账 审核凭证 记账 查询总账、明细 账 银行对账 自动转账 对账 结账 会计档案备份 打印账簿 查询辅助账 出纳签字 N 初始设置
日常处理
下 月 业 务
期末处理
三、总账初始化
1.设置总账参数 2.权限分配 3.录入期初数据
（2）修改凭证
修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭 证，直接修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助 项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。 注意 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只 能在生成该凭证的系统中进行修改。 修改辅助核算信息时，需要将光标定位在凭证中带辅助 核算信息的科目上，移动鼠标到凭证上的辅助核算区，待 鼠标变形为笔形时双击，出现辅助核算对话框，按要求修 改。
（3）作废、恢复及整理凭证
如果出现凭证重复录入或凭证上出现不便修改的错误时，
可以利用系统提供的“作废/恢复”功能将错误凭证作废。 作废凭证仍保留原有凭证内容及凭证号，作废凭证不能修改、 审核，但要参加记账，否则月末无法结账。 若当前凭证已作废，可以执行“制单”|“作废/恢复”命令， 取消作废标志，将当前凭证恢复为有效凭证。 如果无需保留作废凭证，可通过系统提供的“整理”功能 将标注有“作废”字样的凭证彻底删除，并对未记账凭证进 行重新编号，以保证凭证编号的连续性。
（2）账簿
打印位数宽度：定义正式账簿打印时摘要、金额、外币、 数量、汇率、单价各栏目的宽度。 明细账查询权限控制到科目：有些时候，希望对查询和打 印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目 明细账而不能查询或打印其他科目的明细时，则应选择此选 项，然后再到系统菜单“设置”|“明细账权限”中去设置明 细账科目查询权限。 凭证、账簿套打：打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸 进行打印。套打纸是指用友公司为总账系统专门印制的带格 线的各种凭证、账簿。选择套打纸打印，无需打印表格线， 打印速度快且美观。
凭证查询条件
5.记账

取消记账 提醒： — 已结账的月份，不能恢复记账前状态。
— 只有账套主管才能恢复到月初的记账前状态。

6.账簿管理

余额表辅助项科目余额表辅助项科目明细账

余额表明细账总账
五、期末业务处理
1.对账
2.结账

上月未结账，则本 月不能记账，但可 填制、复核凭证。
4.查询凭证
总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的 输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。在凭 证界面中可有些信息是可直接看到的，如科目、摘 要、金额等；有些信息是通过某些操作间接获得的， 如各分录的辅助信息、当前分录行号、当前科目最 新余额、外部系统制单信息等。 （1）灵活运用查询条件 （2）查看当前科目的最新余额 用鼠标单击【余额】按钮，屏幕显示当前光标 所在科目的最新余额。 （3）查看外部系统制单信息 （4）联查明细账、辅助明细及原始单据