归档文件整理培训

昭通市档案干部短期业务培训教材

归档文件整

理

方法步骤

昭通市档案局编印

2007年2月修订

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22 一

2000

《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。

《规则》从我国机关档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定。《规则》的实施，是我国机关档案工作的一次改革。《规则》以“简化整理、深化检索” 为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作，降低了劳动强度。《规则》兼顾了计算机和手工两种管理方式，兼顾了机关档案室和档案馆的管理需要，为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础，也将有力地促进机关文档一体化管理。

2002 年,为配合《规则》的贯彻实施，在全市推行实施新的归档文件整理规则，市

档案局组织业务人员对《规则》进行了学习，通过考察、参观，借鉴了许多地方的先进

经验和成功做法，结合昭通实际，编写了本教材。该教材阐述了《规则》的主要原则和

精神，概述了归档文件整理的操作步骤和具体方法，是各级档案部门、广大档案工作者

研究、教学、学习、推广、实施《规则》的重要参考材料和培训教材。

2006 年12 月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），1987 年颁布的《国家档案局关于机关档

案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档的范围》同时废止。《规定》

的发布施行，标志着我国档案法制化建设取得了新的成果，对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保档案资料的齐全、

完整将起到积极的推动作用。

为做好《规定》的推行实施和业务培训工作，市档案局业务骨干对教材进行了修订和完善，以适应广大档案干部学习《规定》的需要。

编写：昭通市档案局

修订组成员：易正春陈光德杨应焦

审定：朱兰

易正春

统稿：杨应焦朱兰

执笔：杨应焦朱兰

修订时间：2007 年2 月修订

目录

1.第一讲归档文件的收集 (1)

2.第二讲归档文件的价值鉴定 (1)

3.第三讲归档文件的装订 (4)

4.第四讲归档文件的分类 (4)

5.第五讲归档文件的排列 (8)

6.第六讲归档文件的编号 (10)

7.第七讲归档文件的编目 (11)

8.第八讲归档文件装盒 (13)

9.第九讲《规则》与计算机档案管理 (15)

10.归档文件整理流程图 (18)

11.附件1: 归档文件目录的式样及填写 (19)

12. .............................................................................................. 附件2: 盒内备考表式样及填写 (20)

13. .............................................................................................. 附件3: 档案盒盒脊式样 (21)

14. .............................................................................................. 附件4: 归档文件目录封面式样及填写 (22)

15.附件5：文书档案保管期限表

第一讲归档文件的收集

一、收集概述

归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及

个人从事公务活动所形成的各种方字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。

收集工作是档案整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提条件，是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径，是衡量档案室工作的重要标尺。

二、收集文件

收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特

别要注意对单位会议记录的收集。收集方法上要注意两点：

一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；平时注意将单位领导或同志外出开会、出差、商定事项所带回的文件、材料收集起来；平时注意将报刊杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑收集起来。二是注意年终收集，即年终要把本单位

收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；年终还要注意把那些虽没

作收发文登记，但仍属本单位形成的文件、材料、图表、声像、实物全部收集起来；年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的收集。

第二讲归档文件的价值鉴定

归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括

两个方面。

第一，凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件，作勿需归档处理，按规定手续予以销毁，防止有文必档现象发生。按照2006 年国家档案局发布的第8 号令《机关文件材料归档范围和文书档