办公用品管理

五、办公用品的发放
（1）指定专人发放 （2）按照公司规定的发放时间发放 （3）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放 （4）必须填写物品申请表，并由领导签字批准 （5）物品申请表重的申请表编号、申请部门、物品名称、 数量、发放人签字、领取人签字、领导签字、日期等要 填写清楚 （6）清点核实所发放的办公用品 （7）提醒使用人注意节约，杜绝浪费
物品申领表
六、办公用品的库存控制
最大库存量。这是一项物品应存储的最大数量，这个数字的确 定是由存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。 最小库存量。当库存余额达到最小库存量时，就必须采取紧急 行动检查是否已经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交 货时间。 再定货量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间 长短来确定的，当库存余额与再定货量接近时，就意味着必须 订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量，以保证业务的 正常运行。
发票号 供应商 数 申请号 量
原材料库存月报表
年 月 日
库存物品分类记录表
Leabharlann Baidu编号： 编号：
类别； 类别；办公文具
第23页 23页
九、办公设备建档
1.对日常用品、办公用品、办公家具、各类设备的数量、 现状和使用情况调查的清清楚楚，然后进行分类建档。 包括名称、制造商、购买时间、放置地点等 2.设备的操作、保修和维护信息 3.设备的故障排除和零部件更换信息，发生故障的日期， 情况，报告人等 4.设备的使用情况登记。
库存控制的优点 (1)大量的资金不被不必要的库存占用。 (2)空间不被用来存储不必要的货物。 (3)能监督个人和部门对物品的使用。 (4)避免物品被破坏或因过期而作废。 (5)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消 除由库存短缺而引起的工作迟延。 (6)可利用准确的库存进行估价。
七、办公用品的库存监督
八、建立库存目录 (1)库存目录系列序号。 (2)财产描述。 (3)财产消耗。 (4)供应商名称。 (5)接收日期。 (6)存放位置。
要学会填写库存记录卡
库存记录卡 库存参考号 B4 纸最大库存量 100令 项目A4白文件纸 最小库存量 15令 单位数量令（1令=500页） 再定货量 25令 日 期 数量 接 收 发 放 个人 余额 部门
采购人员对供应商进行比较筛选
提供的价格和费用 质量和交货 售后服务 安全可靠性
四、办公用品的保管
（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。 （2）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到 物品 （3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保 证物品不会因过期而不得不销毁 （4）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从架子上取物时 发生事故危险的可能 （5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面， 以防止被较大的物品挡住，不易见到和领取 （6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。 （7）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到
二、办公用品的购买或租用
获得的方 法 购买
会计程序 购买的钱属于“投资费” 。设备的价值经过多年逐 渐折旧。税费可能不计算 在最初的购买中，但只计 算到折旧中 租用费用计算为运营成本 ，为纳税目的可计算为支 出
优点 设备归购入组织。 通常在一段时间内 较便宜，例如 2—3 年。
缺点 维护和修理是附加的 费用。设备可能很快 过时。最初费用昂贵
采购过程中的各类函件与表格
采购过程中的各类函件与表格
采购过程中的各类函件与表格
办公设备和易耗品的订购方式
(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。 (2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名 称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。 (3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传 真给供应商，供应商根据要求送货上门。 (4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、 电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。
办公用品管理
一、办公用品的种类
（1）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白 纸，带单位抬头的用纸 （2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种 尺子、修正液 （3）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机 （4）归档用品：文件夹，档案袋 办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘 办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类：办公桌椅、计算 机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照 相机、空调、电扇等
检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物 品的情况，其目的是防止物品的过度使用，这种库存监督可能每2 个月1次。 定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量 和再定货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的 情况下是否需要重新调整这些量；也通过监督处理那些过期的和 多余的物品。这种监督通常1年检查2次 检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额 相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗；准确计算库 存价值；剔除那些从未使用的物品；发现和纠正库存记录的不正 确填写。这种监督通常有规定的时间间隔，例如1年4次。
租用
较低的最初费用。 费用能被不断获得 的利润补偿。租用 协议通常包括维护 和修理。新的设备 出现在市场上时， 能更换和升级。
租期几年将显得更加 昂贵。租用协议把公 司锁定在昂贵的租期 合同上。
一、办公用品的购买程序
（1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需 要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。 （2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估 价单，经过采购人员比较、筛选。 （3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供 应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一 份给会计部门，表示开始购货，准备付款。 （4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查 货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计 部门 （5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字 表示货物进库 （6）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当 相符，经财会主管签字批准，支付款额。