董事会办公室部门职责

董事会办公室岗位职责

部门职能

一、在董事会和董事长领导下，根据《平遥县九成文化旅游投资有限公司董事会议事规则》负责处理董事会日常工作。

二、负责股东会、董事会的筹备、召开等有关组织活动，起草并审核以董事会名义发出的文件信函。

三、负责规范董事会的议事程序，为董事会决策提供意见或建议，协助董事会在行使职权内遵守国家法律法规、公司章程和其他相关规章制度。

四、制订董事会办公室年度工作计划，做好年终总结工作。

五、负责董事会对政府机关部门和行业管理部门的年度总结和其他报告。

六、负责与董事单位保持日常工作联系及有关材料的寄送工作;认真保管好董事会的文件，并及时做好文件的归档工作。

七、密切联络各董事，汇报工作进度及成效，听取董事们对公司发展的意见和建议。

八、做好董事会的对外联络工作，负责公司工商营业执照、法人代码证、法定代表人证书的年度检验工作，及时办理公司工商登记变更的有关事宜。

九、统一管理本单位法定代表人授权委托手续和公司法人印鉴。

十、依法负责公司对外重大信息的披露事务，确保信息披露的及时性、真实性、完整性和规范性，与媒体保持良性互动。

十一、为公司的重大决策、重要经济活动提供法律支持服务，完善企业内部法律资源共享；负责对重要合同文件的合法性进行审查，并依法提出法律意见；负责指导下属单位的法律事务工作。

十二、承办董事会和董事长交办的其他工作。

岗位职责

一、董事会办公室主任（兼）

1、负责董事会办公室的全面工作，根据公司总体要求，制定本部门工作计划和措施，组织实施和运作；

2、负责指导本部门成员按法定程序筹备董事会和股东大会，做好会议记录工作；

3、负责传达董事会及股东大会决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况；

4、负责起草董事会工作报告及相关文件，办理董事会、股东大会的各项法律文书；

5、负责依法准备和递交有关部门所要求董事会会议、股东大会出具的报告及文件；

6、负责董事、监事及高级管理人员的联络与日常管理工作，督促本部门成员建立健全董事、监事管理及高级管理人员阅历档案；

7、负责督促本部门成员建立董事会、股东大会会议和会议记录管理档案，督促本部门成员妥善保管并建立公司股东名册、董事名册、控股股东及董事、监事、高级管理人员持有公司股票的资料等相关档案；

8、负责办理董事会、股东大会闭会期间的日常事务，负责协助董事长掌握企业状况，向董事长提供信息和工作建议；

9、积极协助董事、监事和高级管理人员了解相关法律、法规、规章、公司章程及其他规定；积极协助董事会专门委员会、独立董事和其他董事开展各项工作；

10、负责对董事会提出的问题进行调查、协调，并根据董事会或董事长提出的处理意见具体办理；

11、负责公司投融资上市工作；

12、积极与公司人力资源部配合，做好公司高级管理人员的业绩考核工作；

13、负责加强与公司相关部门的联系及工作协调，督查审计相关部门的工作；负责股东的联络工作。

14、负责完成董事会、董事长交办的其他工作。

二、证券事务代表

1、积极协助董事、监事和高级管理人员了解相关法律、法规、规章、公司章程及其他规定；积极协助董事会专门委员会、独立董事和其他董事开展各项工作；

2、协助主任对董事会提出的问题进行调查、协调，并

根据董事会或董事长提出的处理意见具体办理；

3、熟悉《公司法》及上市公司相关法律法规，掌握《公司章程》及公司治理层面的基本制度规章，解答公司董事、监事、高级管理人员提出的相关问题；

4、具体负责筹办董事会和股东大会，协助主任草拟和准备董事会和股东大会文件，协助主任做好会议记录；

5、协助主任负责公司投融资上市工作；

6、负责公司证券事务的管理工作；

7、负责公司上市期间的对外新闻审查工作；

8、负责公司的股权管理工作（包括子公司的股权管理）

9、负责完成主任交办的其他各项工作。

三、法律事务

1、协助主任根据公司总体要求，制定法律事务工作计划和措施；

2、协助主任指导本部门成员按法定程序筹备董事会和股东大会，做好会议记录工作；

3、协助主任依法准备和递交有关部门所要求董事会会议、股东大会出具的报告及文件；

4、协助主任积极协助董事、监事和高级管理人员了解相关法律、法规、规章、公司章程及其他规定，积极协助董事会专门委员会、独立董事和其他董事开展各项工作；

5、协助主任对董事会提出的问题进行调查、协调，并根据董事会或董事长提出的处理意见具体办理；

6、熟悉《公司法》及上市公司相关法律法规，掌握《公司章程》及公司治理层面的基本制度规章，解答公司董事、监事、高级管理人员提出的相关问题；

7、协助主任负责公司投融资上市工作。

8、负责公司内部法律制度的草拟、各类合同的审核及外部法律事务的处理。

9、负责完成主任交办的其他各项工作。

四、文员

1、具体办理董事会、股东大会各部门提案资料及其他有关数据的收集和整理；

2、具体承担董事会、股东大会等会议组织和准备工作，在授权情况下，根据会议时间、地点、与会人员和会议日程，按照《公司章程》规定时间发出会议通知及相关议案，进行

董事会、股东大会会议记录，办理会议记录、会议决议的签署，保管会议记录、决议及全套文件资料；

3、每次董事会、股东大会后两个工作日内，根据会议记录整理会议纪要，由部门主管审核后发相关部门并督促执行，按期向部门主管反馈进展直至完成；

4、具体负责本部门档案涉及事项的日常管理，按照部门主管要求，建立本部门档案管理的书面和电子档案，对重要资料进行归集和管理，及时更新整理《部门文件档案资料清单》；

主要档案包括：1）董事会、股东大会会议文件和会议记录全套资料的专项管理档案；2）股东名册、董事名册、控股股东及董事、监事、高级管理人员持有公司股票资料专项管理档案；3）对外投资单位产权事务及运营监控专项管理档案；4）董事会、股东大会决议督办及专项工作管理档案；股东分红资料专项管理档案；5）本部门日常其他事项管理档案，负责拟定上述各部门档案的具体管理、借阅、查阅、审批等工作细则，制作相关管理报表等报主管部门领导批准后严格执行；

5、做好与公司相关部门的工作协调，按照部门主管要求传达董事会及股东大会决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况；

6、按照部门主管要求向公司有关部门催办董事会、股东大会限期完成的工作任务；

7、负责管理公司的印章；

8、协助主任负责董事会、股东会会场后勤保障及本部门日常的接待事务。

9、按期完成部门主管交办的其他各项工作。