1、公文管理制度(ok)

公文管理制度（试行）

第一章总则

第一条为了提升公司文件收发管理制度化、程序化、规范化提高公文处理效率，完整保存公司的发展历程，清楚、准确的记录公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。

第二条本制度适用于指导和规范公司收发文件管理工作。

第二章收发文及文件管理办法

第三条公司文件产生的途径：

(一)因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）；

(二)因外部合作与交流产生的法律文件；

(三)因政府管理而产生的报告和审批文件。

第四条行政及办公文件管理的职能部门为公司综合部，承担收发文和归档的工作。文件发布后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年或根据行业主管部门的相关规定，业绩性和资质类文件长期保存。

第五条收文办理

是指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等过程。

第六条接收文件必须履行签收、登记手续。登记内容应包括收文日期、发文单位、文号、标题、密级、份数、承办单位、缓急程序及办理时限等。

第七条综合部负责文件（含电文）的签收、启封、审核、登记（包括传阅文件登记、机要文件交换登记)、分送、拟办、催办、注办等工作。

第八条收到下级单位上报的文件，综合部应当进行审核，审核的重点是：是否符合行文规则，文种的使用、文件标题、主送单位、发文字号、发文单位的标识等文件格式是否符合规范。

经审核，对符合各项规范的文件，应当及时送分管领导审核后呈总经理批示给主办部门；根据领导批示办理，办理结果应填写在处理结果栏目，文件交由综合部

存档。对不符合有关规定和规范的文件，经领导批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第九条承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得拖延、推诿。紧急文件应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门业务和职权范围或者不宜由本部门办理的，应经该项业务的分管领导签署意见后，及时退回综合部并说明理由。

第十条分发文件应当做到准确、及时、主次分明、手续严密。无时限的文件，应当在收文的当日分送。特急文件应当随到随分，不得拖延、积压。

第十一条主办部门应当及时了解掌握文件的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急文件或者重要文件应当由专人负责催办。

第十二条发文管理

发文审批流程：发文部门→综合部发起审批流程→总工程师/主管副总审核→总经理审批→董事长审批→综合部发布、归档并备案。

第十三条文件的密级管理及受控方式：

(一)文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；

(二)文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

注：不便由综合部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须综合部提交归档文件的清单作为备案。

(三)发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档（PDF格式）形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式

受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子版本（PDF），如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。

第十四条公司文件采用编号管理的方式，在公司综合部建立方便的查询系统；

(一)文件编号原则：

首位：公司名称的缩写GZXN；第二位：标示年度，如本年度为2018年，简写为“18”；第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，各部门汉语拼音字头包括：财务部(CW)、综合部（ZH），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司综合部备案，以保证发文的规范化；第四位：文件号码，按照该发文单位的文件先后排序，统一从“001”排起。文件名称：录入全称。

(二)主题词：能够反映文件重点内容的关键词语。

(三)概要：将文件内容和提纲高度概括总结出来。

(四)发文单位：发文单位全称。

(五)文件密级：依照密级制度填写。

(六)发布日期：文件发布的日期。

(七)保存形式：公司归档保存的文件必须保证有一份书面原始文件和至少一份复印件，同时可以以磁盘、光盘、胶片等其他介质保存；涉及公司绝密和机密级的文件，应尽量减少保留在电脑硬盘中，应当单独留存。

第十五条发文、传阅文件

(一)发文：由综合部将所发文件的文号、名称、份数、时间进行登记，由文件领取部门在《文件签收单》签字领取保管。

(二)传阅：由综合部将传阅文件的文号、名称、文件传出时间登记在《文件传阅单》上，由传阅人在该传阅单上签字后传阅。阅毕，传阅人将文件交回综合部，由收件人在《文件传阅单》上签字并注明文件传回时间。

(三)在文件的传阅过程中，应严格遵守保密制度，妥善保管好所传阅的文件。

第三章附则

第十六条本制度由公司综合部负责制订解释和修订。

第十七条本制度自2019年1月1日起执行。