易信达系统使用规则

易信达软件使用说明
货品进出仓库必须坚持的原则：出或进必须经过易信达系统，并做到准确及时.
一．商品编码的制作：（采购部系统维护人员）
1．业务流程-系统维护-系统设置-编码基本信息-商品对照表制作：
首先要找到正确的商品类别，目前我司系统中共有以下12个类别
说明：01 镜片：包含所有的近视/远视/渐进等镜片
02 隐形眼镜：包含所有的隐形眼镜
03 镜架：所有的光学镜架
04 太阳镜：所有的太阳眼镜
05 花镜：所有的老视镜
06 眼镜附属产品：镜盒/鼻托/眼镜相关产品的附属产品等
07 隐形眼镜附属产品：隐形药水/隐形镜盒等隐形眼镜的附属产品
08 其他商品：公司为促销准备的一切不另做销售的赠品类（现系统分类不明确，板材鼻贴应属眼镜附属产品；万宝龙应属11万宝龙系列，现无法移动此两项，以后禁止使用该两处）
09 维修货品（废除，不使用）
10 泳镜：包含所有的游泳镜
11 万宝龙系列：除万宝龙眼镜以外的所有万宝龙品牌的产品，比如：皮具/笔等
12 仪器设备：所有验光/配镜的仪器
不允许再增加类别.
2.编码维护共分为四层，参照下表：
类别
层次一层次二层次三层次四完整商品
代码名称代码名称代码名称代码名称完整代码完整名称
镜片nk 尼康 1.60fqm
1.60非球
面
nk1.60fqm 尼康1.60非球面
镜dior dior hjjj 合金镜架1214t 1214t 1031 1031 diorhjjj1214t1031 dior合金镜架1214t1031
架
层次一：品牌，知名度高的优先考虑使用英文，一般品牌使用中文名称.
层次二：材质，我公司一般采用合金和板材两大项，如有K金和钛的再分出第三项第四项：K金，钛.注意：本层次如新加品牌必须在材质的后面加下镜架或者太阳镜.
层次三：产品的型号，必须严格按照镜腿上的印刷录入（不得照搬供应商的出货单）.
层次四：产品的色号，必须严格按照镜腿上的印刷录入（不得照搬供应商的出货单）.
注意事项：
a.编码中不能含有“+”“-”及空格等符号，否则产生的编码可能无效;
b.编码中的计量单位必须注意：镜片以“片“为单位；隐形眼镜有片，瓶，副，以实际的
最小包装为单位；
c.代码必须以小写的英文为标准；
d.已经使用过的编码，不允许删除，否则会引起混乱.
e.第四次录入完毕方可在后面打√，然后保存，并生成编码.
二.价格拟定
在编码完成之后的第二步就是进行价格的维护了，业务流程-系统维护-系统设置-编码基本信息-价格拟定.（采购部的系统维护人员在完成编码后把价格拟定转给财务人员定价）
三.进货入库及退货（采购部）
进货：采购进货→入库单据填写→填写外部单号→供应商→入库库位→增加→输入商品代码、数量、入库价格→保存→核查无误后→入库单据审核,注意：选择正确的入库仓位.
退货：适用于来货不良/需要维修/正常退货
来货不良：采购进货-采购退货填写-采购退货审核，注意：必须在说明一栏注明退货的运输单号及退货原因
维修退货：在收到各店退入总仓的调货单后选择入库位置：维修仓进行审核，然后：采购退货填写-采购退货审核（退货库位选择：维修仓）注意：必须在说明一栏注明退货的运输单号及对方公司的受理号码
四.零售管理（销售部）
a.配镜订单
按照各门店所驻商场开具销售小票→销售人员进入“易信达”选择个人账户、当值班次→“零售管理→配镜订单”填写详细信息直至收银完成.注意：在输入过程中如库存位置显示0或负数，请再次检查产品型号/色号，否则会导致后期盘点不符；配镜订单中必须详细填写客户资料及由验光师提供的详细视力资料.
b.配镜订单作废
如发现“配镜订单”中信息输入有误，可在此项中作废，然后重新制作正确的“配镜订单”.
c. 顾客退货/换货
如遇产品质量问题导致客人退货，在完成商场手续后需在“零售管理→顾客退货填写→顾客退货审核”中处理.如换货，也先做退货，另再做一份配镜订单.注意选择对应的销售员减业绩.
d.赠送
1.如赠送产品为我司主产品（眼镜、镜片类）经上级授权，先开具商场小票，要求被赠予人在小票上签名（或授权人签名），然后再“零售管理→配镜订单”中添加详细信息，金额维护为0.注意：赠送如需扣顾客积分注意填写.
2.如遇公司促销活动，赠送额外礼物，需客人在《礼品赠予记录》中签名，后再“零售管理→配镜订单”中添加详细信息，金额维护为0.注意：赠送如需扣顾客积分注意填写.
五.仓库管理
a.调出单据
采购部调配货品的人员发出通知---店长或指定人组织货品—在“仓库管理→调出单据填写→填写调出部门→调入公司→增加→输入商品代码、数量→保存→无误后→调出单据审核”(需注明运输方式及相应单号)，货品与单据必须一致，需在货发当日填写并审核完成.随货放入清单.货物的包装必须与填单人一致，在清单发货人处签上本人的名字.并在QQ群上发布发货数量和快递信息发至收货方。

b.商品调入
1 .每日店长查询“商品调入审核”的信息，并根据“制单日期”判断是否应该抵达，如发现异常及时与发货门店联系，由发货方向运输单位查询，并将结果知会收货方.如因以上流程如未能严格执行，造成货品丢失等重大问题，由违反人承担所造成的全部损失。

2.如货物抵达，收货人必须在快递公司人员未离开情况下检查外包装、产品数量，核对总数是否相符，如总数不符可拒绝签收，并由“调出单据填写”及“调出单据审核”责任人承担来往运输费用.如相符，需在一日内进行““商品调入审核”. 如因以上流程如未能严格执行，造成货品丢失等重大问题，由违反人承担所造成的全部损失。

d.商品维修
1.库存商品：门店向采购部申请售服，得到受理单号后制作“调出单据填写”—店长“调出单据审核”至总仓库，注明原因及受理单号.
2．如是已售产品或客人自带产品的维修，不需经过系统，直接书面填写维修单至采购部.
e.商品盘点
每周一由早班人员盘点（周日晚班销售完毕数据为准），核实实物与系统内库存是否一致，如有异，及时通知禄岛办公室，并协助办公室追查原因，视具体原因另行对策.
易信达库存盘点：仓库管理-库存查询-库存商品列表显示（点击“显示库位”选择所在仓库，并根据盘点的重点选择√以下版块：“显示负值的商品”“过滤数量为0的商品”）
f.库存报损/装配报损
库存报损
《仓库报损申请单》（店长填制）--销售部主管人员意见及签字--技术部主管意见及签字—总经理审批—交财务部留档，同时店长在易信达“仓库管理--库存报损”中按要求填制. 更新：退总仓库
装配报损
《装配报废申请单》（技术操作员填制）--技术部主管人员意见及签字—总经理审批—交财务部留档，同时技术操作员在易信达“零售管理-装配报损”中按要求填制.
g.库存查询
零售管理-库存查询—显示库位，即可查询你想要查询的品牌库存信息，并根据需要设置“过滤0”或者“显示负值的商品”.
六易信达账号设置
新员工一正式入职，即由店长报告给办公室系统维护人员开设账号，信息如下：姓名，性别由人事专员维护该员工的详细人事资料.
批准：审核：拟制：。