关于收集各部门档案管理的通知

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关于做好2017年度档案归档工作的通知

为规范公司档案管理,保障企业健康运营。根据公司《档案管理规定》要求,各部门需将本部门档案按时间顺序分类整理后交至总经办进行归类存档。

一、归档范围:

1、重要的会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等;

3、公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书;

4、公司的请示与上级机关的批复;

5、公司反映主要职能活动的报告、总结;

6、公司的信访工作材料;

7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;

8、公司人事任免的文件、材料以及关于员工奖励、处分的文件、材料;

9、公司员工劳动、工资及福利方面的文件材料;

10、公司的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的简报、照片、录音、录像等。

二、归档要求:

1、坚持以部门收集、管理的文件管理制度。各部门均应指定专(兼)

职文书,负责管理本部门的文件、材料,并应保持人员相对稳定,如有变动应及时通知办公室档案管理人员;

2、各部门档案文书需了解本部门的工作业务,掌握本部门文件、材料的归档范围,收集管理本部门的文件、材料;

3、对本部门承办的文件、材料做到及时收集、整理、立卷,于每年一月份前,将上年的文件、材料归档完毕,并向档案室办好交接手续,年度电子档案由办公室统一刻盘管理;

4、各部门需标记清楚档案存档年限及存档密级;

5、档案归档格式需为PDF版本。

三、归档时间:

请各部门负责此项工作的人员认真整理并填写归档文件登记表(附件1),于2018年1月5日前将文件材料移交总经办档案室。

总经办

2017年12月6日

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