关于收集各部门档案管理的通知

文件材料收集归档的通知

潞蒲常煤总企字〔2012〕70号关于下发XX煤业文件材料收集归档的通知公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档案专篇验收。

根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。

一、工作职责及内容1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。

2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件资料的收集、整理及归档工作。

移交时，要基本完成移交资料的分类、编目等整理工作。

3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。

4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。

二、收集整理范围（一）、整合矿井资料及关闭资料矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等)。

（二）、基建矿井归档资料1、党群工作类：（1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等；（2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映；（3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；（4）、党务干部任免，考查，奖罚，落实政策等方面的决议，决定，通知；党员入党，转正延期，退党，取消预备期等决议，决定，通知及新党员名单等；（5）、工会会员代表大会及有关会议人员名单，会议记录，报告，决议等；职代会有关会议材料；（6）、本单位出席各种劳模大会的先进个人，集体事迹材料，纪念册等。

通知公司重要文件归档整理通知

通知公司重要文件归档整理通知尊敬的各位同事：
为了更好地管理和保护公司的重要文件，确保信息安全和工作效率，现对公司文件归档整理工作做出以下通知：
一、背景
随着公司业务的不断扩大和发展，各类文件资料不断增加，文件管理工作显得尤为重要。

合理、规范的文件归档整理工作不仅可以提高工作效率，还能有效防止文件遗失、泄露等问题的发生。

二、目的
通过本次文件归档整理工作，旨在建立健全的文件管理制度，规范文件存储和归档流程，确保文件信息的完整性、保密性和易查性。

三、具体要求
分类整理：根据文件内容和属性，将文件进行分类整理，建立清晰的档案目录结构。

标准命名：统一规范文件命名方式，包括日期、部门、文件名等要素，便于快速查找和识别。

数字化处理：对于可以数字化处理的文件，尽量采用电子化存储方式，并建立相应的备份机制。

权限控制：对于涉密或重要文件，严格控制访问权限，确保信息安全。

定期清理：定期对文件进行清理和归档，删除过期、无效或重复的文件，保持档案库的整洁和高效。

备份存储：建立完善的文件备份存储机制，确保关键信息不会因意外事件而丢失。

四、时间安排
本次文件归档整理工作将于下周一正式启动，各部门请配合相关人员完成各项整理工作，并在规定时间内完成归档任务。

五、总结
希望各位同事能够充分重视文件管理工作，积极配合完成本次整理任务。

只有做好了基础的文件管理工作，才能更好地支撑公司业务发展和运营需求。

谢谢大家的合作！
此致
敬礼！。

档案收集归档的通知

关于档案收集、归档的通知各部门：为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知：一、文件材料归档范围：（一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。

二、文件材料的分类（一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。

（二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段（三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻（四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。

关于收集员工个人信息档案工作的通知 +员工个人信息档案登记表模板

XXXXX关于
收集员工个人信息档案工作的通知
各部门：
为加强我室对人力基础数据的有效管理和掌握，使得在员工结构、培训、职业规划等人力资源管理模块再上一个台阶，决定在全公司范围内开展个人信息档案收集工作。

现就有关事项通知如下。

一、个人信息档案收集明细
员工档案登记表（见附件 1）、身份证复印件、毕业证复印件（包括学信网验证报告）、个人各类荣誉证书、职称/执业资格证书、照片 4 张（1 寸或 2 寸，红、蓝底均可）、户口本复印件一份（户主页和本人在一张 A4 纸上）。

二、工作要求
1.本次收集以部门为单位，填写时请务必保证信息与资料的真实性和完整性；
2.个人信息档案收集有电子版和纸质版之分，皆需提报。

需签字处，纸质版请签字并盖印；
3.为了方便后续使用，本次收集资料尽量规整，特别是个人身份证最好采用打印机扫描的方式整理。

4.请各部门将本部人员资料于 2XXX 年X月 X 日前提交至综合办公室。

夯实基础，才能高屋建瓴。

公司人力资源管理能力还需各位员工的亲力配合，新的一年让我们同舟共济再创**新高峰！
附件：《员工档案登记表》
XXX公司XX办公室
2XXXX 年X 月 5 日
员工档案登记表。

档案收集归档的通知

关于档案收集、归档的通知各部门：为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知：一、文件材料归档范围：（一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。

二、文件材料的分类（一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。

（二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段（三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻（四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。

收集档案工作的通知

收集档案工作的通知收集档案工作的通知范文（精选11篇）在社会发展不断提速的今天，很多地方都会使用到通知，各种类型的通知各有不同的写法。

在写之前，可以先参考范文，下面是本店铺为大家收集的收集档案工作的通知范文，希望对大家有所帮助。

收集档案工作的通知 1尊敬的各位员工：为了加强公司档案管理工作，保证公司资料安全及有序，现对档案收集工作作出通知如下：一、时间安排：20XX年9月20日至10月20日，共计1个月时间进行档案收集工作。

二、工作内容：1、所有员工需收集个人档案及涉及工作的相关资料；2、档案包括但不限于身份证、学历、工作证明、奖励证书、考评表等；3、所有涉及到公司业务和对外合作的文件、协议、合同等资料也需要收集，并整理归档。

三、收集方式：1、纸质资料请直接提交至行政部门；2、电子资料请上传至公司服务器；3、对于大量的电子资料，如需实体备份，请向行政部门申请相关设备。

四、注意事项：1、请所有员工城市档案清晰、完整、准确，以保证档案真实性和完整性；2、收集时请特别注意涉及个人隐私和公司业务秘密的资料，需要严格保密，不得外泄；3、对于档案的确切归属和复制品的使用，需经过所在部门的批准才可以进行。

请各位员工认真按照时间要求和收集标准进行档案的收集工作，确保公司资料的安全与整洁，为公司业务的发展和日后的使用提供保障。

谢谢！XX20XX年X月XX日收集档案工作的通知 2尊敬的领导：您好！根据公司的安排，现需开展收集档案工作，并特此通知，请通知各相关部门配合。

为了能够更好地收集档案，我们将采用以下的流程：（一）材料准备1、准备收集档案所需的设备和工具，包括电脑、扫描仪、复印机、文件柜等。

2、对收集档案的范围和要求进行明确，并进行相关的说明和提示。

3、加强对工作人员的培训，确保操作无误。

（二）资料收集1、各部门根据任务列表进行收集档案，如文件、合同、协议等。

2、将所有资料进行分类整理，并对重要资料进行备份。

（三）档案归档1、对收集到的档案进行分类整理和归档，建立档案目录。

关于进一步规范全市档案收集整理归档工作的通知

关于进一步规范全市档案收集整理归档工作的通知各乡（镇）、市直党政机关及群团组织：根据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》的规定，为保护档案、资料的齐全和完整，便于档案的安全保管，防止档案资料的遗失与损毁，为进一步规范全市档案的收集、整理、归档工作，现将档案收集工作、档案整理规则及档案管理制度予以印发，请准照执行。

卫辉市档案局2018年8月10日档案收集工作收集工作就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续把散存在机关内各部门和个人手中的文件材料加以清交、聚集的工作。

一、收集工作的法律依据《中华人民共和国档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

二、收集工作的基本原则齐全完整是收集工作的基本原则。

齐全是对整体而言,把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来,谓之齐全。

完整是对个体而言,把一份文件的正件与附件、印件与底稿等,不缺件、不少一页地都收集起来,谓之完整。

齐全完整要始终贯穿整个收集工作以至整个立卷归档工作全过程。

为保证这一原则的贯彻落实,必须注意抓好以下几项工作。

1.全面收集收集文件要有整体意识,即不论是本机关制发的,还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的;不管是单位保存的,还是单位领导或各部门以及个人存放的;不管是文字材料,还是图纸、报表、声像材料;不管是现实的,还是以往的,只要是在机关工作活动中形成和使用的文件材料,都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。

2.重点收集在全面收集的同时,还要注意重点收集。

从机构方面讲,本机关的机要收发部门、各内部机构等是收集的重点。

从个人方面讲,单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。

从文件内容讲,记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料是收集的重点。

档案归档的通知

档案归档的通知关于档案归档的通知公司各部门及负责人：为了保障企业健康运营、规范公司档案管理工作，根据公司《档案管理规定》要求，各部门将本部门2011年度档案按时间顺序分类整理后，于5月20日前交至企管办公室进行归类存档。

存档范围：集团文件、各系统部门制度文件、集团要求集中管理的文件、外部政府管理部门文件、签订的各类合同协议等；还包括各部门日常工作备案文档等。

如生产管理制度文案、计划，各期生产纪要、记录、生管跟踪记录与生产反馈记录、生产会议纪要等；品质管控文案、各期分订单产品品质管控纪要、记录等；工艺管理制度文案、图纸、分件资料、物控核算原始数据等；采购供应商管理制度文案、价格管理文档、原材申购、入库、交接凭证等；业务管理制度文案、订单备案、出货原始数据资料、国外清关数据备案、订单运行跟踪备案等。

财务部管理制度文案、重要财务资料数据的备案。

工务部门的物品领用记录、日常设备维护保养记录。

仓储组物品申领记录，出入库登记等。

此外，各部门负责人结合本部门日常管理实际情况，提报未涉及的类相关管理文案及数据留档保存。

各部门上交档案中涉及后续使用的有重要文件、报表、业务记录等资料请在本部门同时进行留档备份。

以上涉及档案将根据情况不同分别予以三年、五年、永久保存。

企管部2012年5月4日档案归档的通知 [篇2]机关各部门：为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整，使档案工作能更好地为机关各项工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：一、档案整理、归档范围根据《机关档案工作条例》规定，在我委机关内设机构实施档案收集归档整理工作。

时间范围为：2017年两区管理机构分设至2017年底形成的档案，2017、2011年全年形成的档案业务范围为：文书档案：反映我委机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的'具有查考价值的文件材料等；机关财务档案：原始凭证、账簿、决算报表等财务相关文件；企业档案（内外资）：企业入区审批、外商投资企业审批、外商投资企业变更文件等。

公司文件整理与归档通知

公司文件整理与归档通知
尊敬的各位同事：
为了更好地管理公司文件，提高工作效率，现对公司文件整理与
归档工作做出以下通知：
一、整理文件
分类归档：根据文件内容和重要性进行分类，如财务文件、人事
文件、合同文件等，确保每份文件都有清晰的标签和编号。

清理废旧文件：及时清理和销毁过期、无效的文件，避免占用空
间和混淆视听。

建立档案目录：制作详细的档案目录，方便查找和管理文件，确
保每份文件都有明确的存放位置。

二、归档流程
制定归档标准：明确文件归档的标准和流程，包括归档人员、时
间节点、归档方式等。

电子化归档：将重要文件进行电子化处理，并建立电子文档库，
方便查阅和备份。

备份与保密：定期对电子文档进行备份，同时加强信息安全意识，确保文件内容不外泄。

三、归档管理
定期检查：定期对文件进行检查和整理，及时更新档案目录，确保文件信息的完整性和准确性。

权限控制：对不同级别的文件设置不同的访问权限，保护公司机密信息不被泄露。

培训与督导：加强员工培训，提高他们对文件管理的重视程度，并加强对文件管理工作的督导和检查。

四、奖惩机制
表扬激励：对在文件整理与归档工作中表现突出的员工给予表扬和奖励，激励其继续努力。

违规处罚：对故意疏忽、不按规定操作或造成严重后果的行为进行严肃处理，以示警戒。

希望全体员工能够认真执行公司文件整理与归档通知，共同维护公司信息资料的安全和完整性。

谢谢大家的配合！
祝工作顺利！
此致
敬礼
公司管理部时间：XXXX年XX月XX日。

档案收集与管理工作通知

档案收集与管理工作通知尊敬的各位领导、同事：为加强公司档案管理，提高档案的完整性和安全性，现通知关于档案收集与管理工作相关情况。

一、档案收集工作我公司将于近日开始进行档案收集工作，希望各部门积极配合，按时按要求完成收集工作。

1、档案种类：本次收集工作主要针对公司文件、合同、协议、报告等各类文件资料。

所有收集档案均需有明确的档案编号，且必须完整、准确、真实。

2、档案组成：原件、复印件、验收单三部分组成。

原件存放在总公司档案库，复印件由各部门自行保管，验收单交总公司档案室。

3、档案验收时间：各部门需在2021年6月30日前将收集工作完成，档案室将于2021年7月1日至7月7日进行档案验收工作。

二、档案管理工作档案收集完成后，将进入档案管理阶段。

为确保档案的安全、完整、可查等问题，公司要求各部门领导密切关注和积极开展档案管理工作。

1、档案保管：各部门应建立档案保管制度，定期对档案进行清点、统计、装订、移交等工作，确保档案的完整性、安全性。

在档案存放过程中，禁止私自移动、拆卸、涂改等行为，对于不当操作将会进行严肃处理。

2、档案借阅：各部门对于档案借阅有明确的审批流程，必须经过审批后方可进行借阅。

在档案借阅过程中，需要对被借阅档案进行登记备案，借阅时限不超过半个月。

超时未还者，将影响相关人员的考核结果。

3、档案销毁：随着时间的推移，部分档案已经失去了使用价值，需要进行销毁。

各部门应当认真梳理档案，并根据相关法规和文件规定规范档案销毁工作。

三、档案室管理工作档案室是公司档案管理的核心机构，一切与档案有关的工作将在档案室管理下进行。

1、档案室人员：档案室工作人员由公司直接聘用，确保操作人员具备相应的专业知识和能力。

2、档案管理系统：公司档案管理系统是本次工作的核心，通过建立系统，实现档案管理自动化，方便操作人员信息的管理和检索。

各部门应当积极配合工作，提供相应的档案信息，完善公司档案管理系统。

3、档案库管理：公司档案库管理是档案管理的重要环节，所有档案均需存放在公司档案库内，按照需求规划展开，严格按照存储规范进行存储。

公司员工人事档案整理通知

公司员工人事档案整理通知尊敬的各位员工：为了更好地管理和保护公司员工的人事档案，提高档案管理效率，现对公司员工人事档案整理工作做出如下通知：一、整理目的公司员工人事档案是公司重要的管理资料，包含员工个人信息、合同协议、培训记录、考核评定等内容。

通过对员工人事档案的整理，可以确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为公司日常管理和决策提供有力支持。

二、整理范围本次人事档案整理范围涵盖全体在职员工和离职员工的档案资料。

每位员工需对个人档案进行逐项核对，确保档案内容真实可靠。

三、整理内容个人信息：包括姓名、性别、身份证号、联系方式等基本信息。

合同协议：包括劳动合同、保密协议等签订文件。

培训记录：包括参加过的内部培训、外部培训证明等。

考核评定：包括年度考核结果、奖惩记录等。

四、整理要求认真核对：每位员工需认真核对个人档案内容，如发现错误或遗漏，请及时向人力资源部门反馈。

保密原则：员工个人信息属于隐私范畴，在整理过程中请严格遵守保密原则，防止泄露。

规范归档：按照规定的分类标准和归档要求整理档案，确保文件清晰可查。

时限要求：请各部门务必按时完成档案整理工作，并在规定时间内提交给人力资源部门。

五、整理流程自查阶段：各部门员工自行核对个人档案，并进行初步整理。

部门汇总：各部门负责人对员工档案进行汇总和审核。

归档存储：人力资源部门负责最终归档和存储，建立完善的电子和纸质档案管理系统。

六、注意事项请各部门严格按照通知要求和流程执行，确保整理工作的顺利进行。

如有任何疑问或困难，请及时与人力资源部门联系沟通解决。

希望全体员工能够积极配合，共同完成本次人事档案整理工作。

感谢大家的支持与配合！特此通知。

公司人力资源部日期：XXXX年XX月XX日。

通知员工人事档案整理通知

通知员工人事档案整理通知
尊敬的各位员工：
为了更好地管理和保护公司的人事档案，提高工作效率，现对员
工人事档案整理工作做出如下通知：
一、整理目的
公司将对所有员工的人事档案进行全面整理，以确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司的管理决策提供可靠依据。

二、整理内容
个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码等；
学历及培训情况：包括毕业院校、专业、学历证书、培训证书等；
工作经历：包括入职时间、岗位变动情况、离职时间等；
奖惩记录：包括获奖情况、处罚记录等；
健康体检报告：包括体检时间、体检项目及结果等。

三、整理要求
认真核对：员工应认真核对个人档案信息，如发现错误应及时向
人力资源部门反馈；
保密原则：员工个人信息属于隐私，不得擅自查阅他人档案；
配合工作：员工应积极配合人事部门进行档案整理工作，如实提供相关资料；
按时完成：员工需在规定时间内完成档案整理工作，逾期者将受到相应处罚。

四、整理流程
领取资料：人事部门将提供员工个人档案整理所需资料；
核对信息：员工核对个人信息，如有异议及时沟通修改；
归档资料：按要求归档个人档案资料，并交回人事部门。

五、注意事项
请各部门主管重视此项工作，督促员工按时完成档案整理；
档案整理过程中如有疑问，请及时向人事部门咨询。

希望各位员工能够认真对待此次人事档案整理工作，共同维护公司的管理秩序和正常运转。

感谢大家的配合与支持！
特此通知。

HR部门
日期：XXXX年XX月XX日。

公司员工档案整理通知

公司员工档案整理通知尊敬的各位员工：为了更好地管理和保护公司员工的档案信息，提高档案管理效率，现对公司员工档案整理工作做出如下通知：一、整理目的公司员工档案是公司重要的管理资料，包含员工个人信息、合同协议、培训记录、考核评定等内容。

通过对员工档案的整理，可以确保档案信息的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持。

二、整理范围本次员工档案整理范围涵盖全体在职员工和离职员工的档案信息。

具体包括但不限于个人基本信息、入职资料、薪酬福利、绩效考核、奖惩记录等内容。

三、整理要求信息核实：各部门负责人需核实员工档案信息的准确性和完整性，如发现错误或遗漏应及时更正。

分类归档：按照规定的档案分类标准，将员工档案进行分类整理，并建立清晰的归档目录结构。

保密存储：严格遵守公司保密制度，确保员工档案信息不外泄，采取有效措施加强信息安全管理。

电子化备份：将员工档案信息进行电子化备份，建立完善的电子档案管理系统，确保数据安全可靠。

四、整理流程准备阶段：各部门收集并清点所属员工档案，做好前期准备工作。

分类整理：按照规定的分类标准对员工档案进行分类整理，建立详细的档案目录。

核实审核：各部门负责人对整理后的员工档案进行核实审核，确保信息准确无误。

归档存储：将整理好的员工档案按照规定存放至指定位置，并建立相应的存档记录。

五、整理时限本次员工档案整理计划于（具体时间）开始，预计完成时间为（具体时间）。

请各部门务必按时配合完成相关整理工作，并做好相关记录和备份。

希望各位员工能够充分重视此次档案整理工作，认真执行相关要求，确保公司员工档案管理工作顺利进行。

谢谢大家的配合！祝工作顺利！公司人力资源部日期：（具体日期）以上为公司员工档案整理通知，请各位员工知悉。

规范档案管理制度通知

各科室、各部门：为加强我单位档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，现就规范档案管理制度通知如下：一、加强组织领导成立档案管理领导小组，负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。

领导小组下设档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作。

二、明确档案管理职责1. 档案室负责档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，确保档案的完整、准确和真实。

2. 各科室、各部门负责人为本部门档案工作的第一责任人，负责组织、协调和督促本部门档案工作的开展。

3. 档案员负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

三、完善档案管理制度1. 制定《档案收集制度》，明确档案收集的范围、标准、程序和要求。

2. 制定《档案整理制度》，规范档案的整理、立卷、归档和编目等工作。

3. 制定《档案保管制度》，确保档案的完整、安全和保密。

4. 制定《档案利用制度》，规范档案的查阅、复制和借阅等工作。

5. 制定《档案鉴定销毁制度》，明确档案的鉴定标准、程序和销毁方法。

四、加强档案信息化建设1. 推进档案数字化，实现档案的电子化管理和利用。

2. 建立档案信息数据库，实现档案信息的检索和共享。

3. 加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。

五、加强档案工作人员培训1. 定期组织档案工作人员参加业务培训，提高档案工作人员的业务水平。

2. 鼓励档案工作人员参加档案专业考试，取得相关资格证书。

六、强化监督检查1. 档案管理领导小组定期对档案工作进行监督检查，发现问题及时整改。

2. 对违反档案管理制度的单位和个人，依法依规追究责任。

请各科室、各部门认真贯彻落实本通知精神，切实加强档案管理工作，为推动我单位各项工作顺利开展提供有力保障。

特此通知。

[单位名称][发布日期]。

某公司人事档案管理的通知

某公司人事档案管理的通知亲爱的员工们：大家好！在过去的一段时间里，公司人事部门一直在努力改进和完善人事档案管理工作，以提高档案管理的效率和质量。

为了加强公司人事档案管理工作的规范性和科学性，提高档案管理的便捷性和安全性，现将相关事项通知如下：一、人事档案归档要求1. 档案材料的归档必须按照员工的个人资料和工作资料进行分类和整理，并标明姓名、工号、部门、职位、入职时间等信息。

2. 所有档案必须经过归档员审核后盖章，并妥善保存于专门的柜子中，禁止私自携带档案资料离开办公区。

3. 档案资料的整理必须定期进行，每月最后一个工作日为档案整理日，各部门请配合人事部门工作人员的整理工作。

4. 离职员工的档案必须按照规定的时限进行整理，并交由人事部门保存和管理，离职员工不得擅自查看或取走档案资料。

二、档案查询和使用规定1. 为了提高档案查询和使用的效率和准确性，员工可以在公司内部使用终端机进行查询和打印档案，但不得将资料外借或拷贝。

2. 部门主管或经理有权查阅和使用本部门员工的档案资料，但必须经过合法程序，并保证档案资料的机密性。

3. 公司高层管理人员可以向人事部门申请查阅或使用员工档案资料，但必须出具正当理由，并承诺保密。

三、档案保密和安全1. 严禁将隐私内容或敏感信息存储在档案文件中，如个人的身份证号码、家庭住址、银行账号等。

2. 人事部门负责制定档案保密和安全标准，并监督执行，档案管理员要具备保密意识和法律法规的知识。

3. 档案库房应设立防火、防水、防潮等设备，并定期进行检查和维护，以确保档案安全。

四、档案销毁和报废1. 档案的保存期限根据国家法律法规和公司规定进行，到期后由人事部门组织销毁，严禁私自销毁档案。

2. 档案报废必须经过人事部门的审核，并按照相关程序进行，报废的档案必须完全破坏，防止被他人恶意利用。

五、档案管理培训为了提高员工对档案管理的意识和能力，人事部门将组织相关的培训活动，邀请专业的培训机构进行培训，帮助员工掌握档案管理的基本知识和技巧。

档案管理制度下发通知

各相关部门、单位：为加强我单位档案管理工作，规范档案收集、整理、归档、保管和利用，确保档案资料的安全、完整和高效利用，现根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定《档案管理制度》。

现将有关事项通知如下：一、制度目的1. 提高我单位档案管理水平，确保档案资料的真实性、完整性和连续性。

2. 规范档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供有力保障。

3. 保护国家、集体和个人的合法权益，维护我单位形象。

二、制度范围本制度适用于我单位各部门、单位内部档案管理工作。

三、制度内容1. 档案收集与整理（1）各部门、单位应按照档案管理要求，及时、准确、完整地收集各类档案资料。

（2）档案收集应遵循真实性、完整性、连续性原则，确保档案资料的真实性和可靠性。

（3）档案整理应按照档案分类标准，进行分类、编目、编号、装订等工作。

2. 档案归档与保管（1）档案归档应按照档案分类标准，将整理好的档案资料归档。

（2）档案保管应按照档案保管要求，做好防潮、防虫、防尘、防火、防盗等工作。

（3）档案库房应定期进行安全检查，确保档案安全。

3. 档案利用与查阅（1）档案利用应遵循公开、合法、合理原则，确保档案资料的有效利用。

（2）档案查阅应按照档案查阅规定，办理相关手续，确保档案资料的安全。

（3）档案利用人员应妥善保管档案资料，不得擅自复制、泄露或损毁。

4. 档案鉴定与销毁（1）档案鉴定应按照档案鉴定规定，对档案资料进行鉴定。

（2）鉴定合格的档案资料，可进行销毁；鉴定不合格的档案资料，应继续保管。

（3）档案销毁应严格按照档案销毁规定，办理相关手续，确保档案资料的安全。

四、组织实施1. 各部门、单位应按照本制度要求，建立健全档案管理工作机制，落实档案管理工作责任。

2. 各部门、单位应定期对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理人员的业务水平。

3. 单位领导应加强对档案管理工作的领导，定期检查档案管理工作情况，确保档案管理工作落到实处。

关于规范档案管理的通知

关于规范档案管理的通知各公司、各部门：为进一步规范各公司、各部门档案管理，实现档案的完整性、系统性，以及更好地提供档案查阅，提高档案利用价值和工作效率，避免业务资料零乱不齐、保管不善，对重大事件缺乏记载或记载不详，出现资料遗失的现象，现将档案收集、整理、归档、移交相关要求通知如下，望遵照执行。

一、上报阶段（12月4日-12月8日）各部门上报本部门相关存档资料（纸质、电子版）目录（详见附件1），上报时需指定与总经办档案对接员一名。

电子版文件发送至任红秒邮箱370343660@qq,com。

二、整理阶段（12月9日-12月25日）各部门应对各业务资料进行收集、分类、整理、归档，同时建立电子档案并进行编号制作档案目录。

三、上报移交阶段（12月26日-30日）各部门应对部门内档案建立情况附文字说明及电子目录上报总经办。

属公司统一存档的资料应由部门指定员工与总经办办理档案移交手续，交接必须清楚，部门负责人应当在移交清单上签字方能完成移交事宜。

四、检查整改阶段（2015年1月1日-1月15日）公司将对各部门的档案整理建立落实情况进行跟踪检查，对未建立档案或建立档案不全面或需移交而未移交的情况将给予通报批评。

请各部门积极配合规范公司档案管理工作，确保各类档案的完整齐全。

河北闾里文化传播有限公司2014年12月4日附件：序号范围类别资料名称版本1 证照类营业执照、组织机构代码、税务登记证、开户许可证、机构信用代码证、演出许可证、餐饮服务许可证、卫生许可证、特种行业许可证原件、扫描电子版2 内部文件经营、活动中产生的图片、影像录音资料、会议文件、计划性文件、总结性文件、批示性文件等书面、电子3 外部文件对外申报批复性文件、题赠性资料（书画、工艺制作等）、荣誉证书、汇报性文字资料、申报文字资料、法规性文件等书面、电子4 工程立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、开工审批文件、招投标文件、工程质量监督手续、工程财务文件、工程竣工验收文件、竣工图等书面、电子5 会计有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书、会计凭证、会计帐薄、会计报表、验资文件等书面、电子6 人事考勤明细及汇总、养老保险、医疗保险、生育保险、工伤保险、意外伤害险、人员信息资料、人员花名册、进、出、内部调动调令书面、电子。

档案管理制度告知

档案管理制度告知各部门、全体员工：为了加强公司档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

现将有关事项告知如下：一、档案管理范围1. 公司各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等，包括但不限于：（1）公司章程、规章制度、劳动合同、员工手册等规范性文件；（2）项目合同、招投标文件、设计文件、施工图、验收报告等业务文件；（3）财务报表、会计凭证、税务申报表等财务文件；（4）会议记录、培训资料、宣传材料等行政文件；（5）其他具有保存价值的资料。

2. 公司内部各部门、子公司、分支机构形成的各类档案。

二、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 各部门、子公司、分支机构应指定专人负责本部门、本单位的档案管理工作。

3. 公司全体员工应积极配合档案管理工作，遵守档案管理制度。

三、档案收集与整理1. 档案收集：（1）各部门、子公司、分支机构应按照档案管理范围，及时收集和整理各类档案资料；（2）档案收集应确保齐全、完整、准确，不得遗漏、伪造、篡改；（3）档案收集应按照档案分类标准进行分类。

2. 档案整理：（1）档案整理应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目；（2）档案整理应确保档案资料的系统性和连续性；（3）档案整理应保证档案资料的真实性、完整性和可读性。

四、档案保管与利用1. 档案保管：（1）档案保管应确保档案资料的安全、完整、准确；（2）档案保管应按照档案保管期限进行分类存放，定期检查、维护；（3）档案保管应严格执行保密制度，防止档案资料泄露。

2. 档案利用：（1）档案利用应遵循“先查后借、先复制后销毁”的原则；（2）档案利用应按照档案利用规定，办理借阅手续；（3）档案利用应确保档案资料的安全，不得擅自复制、传播、转让。

五、档案销毁1. 档案销毁应按照档案保管期限和相关规定执行；2. 档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值；3. 档案销毁应采取安全、环保的方式，确保档案资料的安全。