公司文件与档案管理表(6.0)

软件需求分析说明书实例

软件需求分析说明书实例需求分析说明书实例1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。

此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。

本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。

1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。

而且近年来，由于竞争的激烈程度不断的加深，档案的管理不当会严重到导致公司的面临着亏损甚至破产的局面。

于是人们不断地在探索希望能找到解决的方法。

为了解决以上的问题，让企事业单位能够有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理的信息化、规范化和集成化，本人多方听取意见、追加和完善大量实用功能，进而了解文件管理的流程，同时结合各部门、各行业与企业文件管理的方法，开发出一套适合于档案多而复杂的管理系统。

1.3定义、缩写词和符号需求:用户解决问题或达到目标所需的条件或功能;系统或系统部件要满足合同、标准，规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。

1.4参考资料鲁荣江、王立丰:《Visual Basic 项目案例导航》，科学出版社，2002年6月版陈明:《软件工程》，中央广播电视大学出版社，2002年6月版段兴:《Visual Basic 6.0 控件实用程序设计100例》，人民邮电出版社，2002年12月杜春雷、孙会莲:《如何使用Visual basic 6.0中文版》，机械出版社，2000年1月张曜、张青、李丁:《Visual Basic 函数实用手册》，治金工业出版社，2002年12月范国平、陈晓鹏:《Access 2000 数据库系统开发实例导航》，人民邮电出版社，2002年12月版闪四清:《SQL Server 实用简明教程》，清华大学出版社，2003年1月版2.任务概述2.1目标2.1.1开发目标在当今世界电脑普及的时刻，人们已经习惯用电脑办公，结果自然会产生大量的电子文件，这些文件有宝贵的历史价值，但我们如果将更多的时间花费在寻找这些文件上，即费时又费力。

集团公文管理规范

5.2.1登记：行政部门签收外来公文，将收文信息录入外来公文一览表，公文原稿存档。
5.2.2建议
5.2.2.1填写呈批阅表中的文件名、发文单位和收文日期。
5.2.2.2与公文复印件一同送部门负责人，由其在建议栏填写合理的处置建议。
关系到集团/子公司全局的，应建议集团总裁/子公司总经理签批。
仅关系到某职能部门的，应建议职能部门主管领导或负责人签批。
一、目的
规范集团的公文格式，促进公文接收、制定、发放、落实及存档工作的规范化。
二、适用范围
1.0适用于集团总部及子公司的公文编制和管理。
2.0集团总部及子公司应根据本规范制定本单位的公文管理细则。
三、工作规范
1.0管理职能
1.1集团行政管理中心办公室为集团公文的归口管理部门，负责接收和处理集团总部外来文件及下属公司的请示、报告，处理以集团名义上报、下发的公文。
4.2.4批准：公文必须由集团总裁或子公司负责人（或授权代表）批准；其中，会议纪要由会议主持人批准签发。文件一经批准即生效，已批准的文稿，未经批准人同意，不得修订。
4.2.5发文
公文用纸一般采用标准A4型，左侧装订。
集团总部与子公司的公文应由其行政部门按年度统一顺序编号。
发文部门在发文时，应抄送关联部门，以便协办或查考。
3.7公文标题：应准确简要地概括公文主要内容，标明公文种类。
3.8行文部分包括正文、附件、落款、发文时间等。
3.8.1正文：公文内容应与国家法律法规及集团制度一致，文字精练，文笔流畅，逻辑合理，要求和措施明确，切实可行。
3.8.2附件：在正文之后，成文时间之前；多个附件应注明附件序号，序号对齐。
3.8.3成文时间：以签发或盖章日期为准，年份应标全称，月、日不编虚位。

会计档案管理制度

会计档案管理制度1.0目的为加强XXXX物业管理（深圳）有限公司（以下简称公司）会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作。

根据财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

2.0适用范围本制度在XXXX物业全公司范围内实施，归属XXXX物业管理的各子公司、分支机构参照本制度执行。

3.0职责：3.1 主管责任人：总部财务部负责人3.2 执行部门3.2.1 区域财务部为会计档案管理工作的主要执行部门，负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等工作，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

3.2.2 区域行政部、物业部负责提供会计档案保管专用场地，配合区域财务部会计档案管理工作。

3.2.3 总部财务部负责监督区域公司对本制度的执行，并根据实际情况适时调整相关操作指引和流程。

3.2.4各区域公司财务负责人应定期对财务档案保管状况进行抽查。

4.0会计档案归档的范围4.1 会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；4.2 会计账簿：包括总账、明细账、银行存款日记账、固定资产卡片、各种辅助登记薄等;4.3财务报告：包括《企业会计准则》规定和主管部门通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度财务报告，会计报表、附表、附注及财务报告文字说明。

上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告；4.4其它会计核算资料：与会计核算紧密相关的、由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

主要指银行对账单、银行存款余额调节表、纳税证明、询证函件及会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

5.0会计档案的整理5.1 会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

员工人事档案管理制度(含表格)

员工人事档案管理制度（ISO9001-2015）1.0目的规定人事档案的编号、归档、保管、借阅、作废、销毁等管理要求，为规范人事档案管理。

2.0范围适用于公司所有员工人事档案的管理。

3.0定义无4.0职责公司企管部人事组负责所有员工人事档案管理。

5.0工作程序5.1人事档案包括：5.1.1员工入职资料：应聘人员登记表、面试记录表、入职承诺书、体检报告、原单位解除合同证明原件、毕业（学位）证书复印件、二代身份证复印件2张、工资卡复印件、一寸彩照6张、暂住证复印件（外地员工）、就业登记证原件等5.1.2员工月度跟踪表、员工转正（岗）考核表、续签考核、员工录用表、月度年度绩效评估记录；5.1.3劳动合同原件、保密协议、员工薪资确认单；5.1.4员工培训协议、奖惩记录、各类事故处理记录等；5.1.5 管理干部任命书复印件等；5.2人事档案的归档和查找5.2.1企管部人事档案管理员对每次形成的人事档案，负责整理立卷，每人建立一张《员工档案卡》，根据员工档案编号把涉及的相关资料放入档案，并建立电子台帐，由企管部人事组直接保管。

5.2.2人事档案根据员工档案编号进行管理和查找。

5.3人事档案的查阅5.3.1人事档案属于保密档案，一般人员不准查阅。

5.3.2人事档案的查阅必须填写查阅申请单，由查阅人直接领导审核，总经理批准方可查阅。

5.3.3 没有特别注明和理由，查阅档案仅限于员工基本人事资料、简历情况，原则上不得复印。

5.3.4 没有特别注明和理由，档案仅在企管部查阅。

如需将人事档案借出，必须列明档案清单并应在规定期限内归还。

属于绝密的人事档案一律不准借出。

5.3.5借出的档案，需妥善保管，不得损坏、涂改、抽页、复印和转借，归还时检查清点，如有损坏，必须追究责任。

5.4 涉外人事档案的处理5.4.1公司原则上要求在科室类管理和技术人员入职时，在其入职一个月内将个人的人事档案转移到公司所在地的区级人事档案托管部门（人才市场）。

档案管理系统-需求规格说明书

《档案管理系统》需求规格说明书更改履历状态：新建、增加、修改、删除。

目录目录 (I)1. 引言 (1)1.1 编写目的 (1)1.2 1.2项目背景 (1)1.3 定义、缩写词和符号 (1)1.4 1.4参考资料 (2)2. 任务概述 (2)2.1 目标 (2)2.1.1 开发目标 (2)2.1.2 应用目标 (2)2.2 运行环境 (3)2.2.1 硬件环境 (3)2.2.2 软件环境 (3)2.3 条件与限制 (3)3. 数据描述 (3)3.1 静态数据 (3)3.2 动态数据 (5)3.3 数据库描述 (5)3.4 数据流图 (5)3.4.1 登录数据流图 (6)3.4.2 档案管理 (6)3.4.3 档案查询 (6)3.4.4 系统配置 (6)3.4.5 系统维护 (7)3.4.6 打印报表 (7)3.5 数据字典 (8)4. 功能要求 (8)4.1 功能划分 (8)4.2 功能描述 (8)5. 性能需求 (10)5.1 数据精确度 (10)5.2 时间特性 (10)5.3 适应性 (10)6. 6. 运行需求 (10)6.1 用户界面 (10)6.2 硬件接口 (11)6.3 软件接口 (11)6.4 故障处理 (11)7. 其它要求 (12)1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。

此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。

本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。

1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。

人事档案管理系统

人事档案管理系统分析时间行进到21世纪，以计算机技术为主体的高新技术群体已经将触角深入到国发经济的方方面面。

在市场经济的大环境下，越来越多的人士逐渐认识到用计算机技术进行名类管理，交流的便捷。

基中最实出的是要算在厂矿企事业单位的人事档案的计算机管理了。

人事档案数据库管理系统是一个为适应当前各个行业对人事信息管理的迫志需求而设计开发的软件系统。

该系统的前台采用的是VB6.0软件开发系统，后台数据库采用的是Access2000数据库。

整个系统有数据库文件和数据库管理系统两大部他构成。

后台的Access 2000数据库文件是集中存储并管理分类人事档案信息的大本营，而前台的数据库管理系统是用来为数据库中的各种资料进行各种基本操作和管理。

一、总体结构和主要功能人事档案管理系统主要包含职工个人自然情况，工作情况，简历，政治情况等各方面信息，内容比较庞大复杂。

同时还综合考虑档案管理工作的性质，总结归纳出所需实现的功能。

主要是为人事档案进行服务，对人事的变动、人事资料、以及人事资料的查询，统计等功能。

总体上说具有编辑，查询，用户管理，图表统计等功能。

一、灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。

并将查询方式有机溶入编辑界面，可以实现对某项记录定位，再进行编辑，修改，更新。

二、多个数据库表的任意组合条件的查询。

便于在实际档案管理操作中呆对保种情况，多种条件下的人员情况进行统计查看。

三、具备分级用户权限管理设置，以确保档案的保密性和安全性。

四、具有分类统计，使用图表显示的功能，该统计图表可根据数据库中记录情况的变化而变化。

五、具有比较友好的人机界面，各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。

六、具有辅助表管理功能，主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。

人事档案管理系统模型如下：1为不同的职工分配不同的功能，使其具有不同的权限，完成其权限所对应的功能，从而很好地管理好整个系统。

RBA6.0审核清单及对应文件

RBA-SA-COP-012惩戒性措施管理控制程序
《违规通知书》书面警告员工工资表缴税清单 RBA-SA-COP-019处理疑虑和采取纠正措施管理控制程序 RRBBAA--SSAA--CCOOPP--002139员处工理代疑表虑员和工采申取诉纠和正处措理施程管理控制程序 RBA-SA-COP-023员工代表员工申诉和处理程序 RBA-SA-COP-012惩戒性措施管理控制程序
N/A无劳务派遣人员
13
不扣起员工的身份证明文件和个人数据原件的政策/程序 (除非员工要求)
14 安全保管工人的身份证、护照或工作证的程序
SA-002《强迫性劳工管理控制程序》
保安人员上岗证 RBA-WI-HR-031C 招聘管理制度
15 不限制工人行动自由的政策/程
SA-002《强迫性劳工管理控制程序》
《员工手册）SA-014《薪酬管理控制程序》
5 受审核方雇用规定 (禁止使用强迫、抵押和契约束缚劳工) SA-002 《强迫性劳工管理控制程序》
6
劳务公司/ 分包商雇用规定: 禁止使用强迫、抵押和契约束缚劳工不扣起员工的身份证明文件和个人数据原件
SA-002 《强迫性劳工管理控制程序》
7 员工辞职\离职记录
SA-001《童工与青少年管理控制程序》
25 未成年工雇用计划
SA-001《童工与青少年管理控制程序》
26 未成年工雇用健康检查记录
SA-001《童工与青少年管理控制程序》
MS SEA Document Checklist
No.
LHR: 劳工
文件清单
File name (number/version/issue date)
16

01、文件和资料控制程序

6.4.4文控中心依《文件修改申请表》将文件作相应变更,并及时处理旧版文件。
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。

6s管理手册

序言每一位员工都是有理想的。

企业内员工的理想，莫过于有良好的工作环境，和谐融洽的管理气氛。

6S籍造就安全、舒适、明亮的工作环境，提升员工的品质于一体，帮我们塑造企业良好的形象，实现共同的梦想。

为配合工厂广泛开展6S运动，特编写了《6S推行手册》，手册中较为详实地介绍了6S的定义、目的、效用，推行要领及其意义，具有一定指导性。

为此，热忱希望广大员工对该手册要勤学习，要领会，常行为，并循序渐进、持之以恒，不断规范自己的日常工作，促使6S活动向"形式化——行事化——习惯化"演变，为工厂的稳步发展打下坚实的基础。

1.0何谓“6S”1.1何谓“6S”6S就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SAFETY）六个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称6S。

没有实施6S的工厂，触目可及地就可感受到职场的脏乱，例如地板粘着垃圾、油渍或切屑等，日久就形成污黑的一层，工件与箱子乱摆放。

再如，好不容易导进的最新式设备、制造完成的模具也未加维护，经过数月之后，也变得运行不良，要使用的工夹具、计（测）量仪器也不知道放在何处等等，显现了脏污与凌乱的景象。

员工在作业中显得松松夸夸，规定的事项，也只有起初几天遵守而已，改变这样工厂的面貌，实施6S活动最为重要。

1.26S的定义与目的1S-整理定义：区分要与不要的东西，职场除了要用的东西以外，一切都不放置目的：将"空间"腾出来活用2S-整顿定义：要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示目的：不浪费"时间"找东西3S-清扫定义：清除职场内的脏污，并防止污染的发生1.36S的效应1.3.1 6S是最佳推销员（Sales）被顾客称赞为干净整洁的工厂、对这样的工厂有信心，乐于下订单于口碑相传，会有很多人来工厂参观学习整洁明朗的环境，会使大家希望到这样的厂工作1.3.2 6S是节约家（Saving ）降低很多不必要的材料以及工具的浪费减少"寻找"的浪费，节省很多宝贵的时间能降低工时，提高效率目的：消除"脏污"，保持职场干干净净、明明亮亮4S-清洁定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果目的：通过制度化来维持成果5S-素养定义：培养文明礼貌习惯，按规定行事，养成良好的工作习惯目的：提升"人的品质"，成为对任何工作都讲究认真的人6S-安全定义：随时保持安全防护意识，及时改善安全隐患，杜绝事故发生目的：保障企业安全生产，确保企业员工人身安全1.3.3、6S对安全有保障（Safety）宽广明亮，视野开阔的职场，流物一目了然，遵守堆积限制，危险处一目了然走道明确，不会造成杂乱情形而影响工作的顺畅。

紫光档案管理系统TH-AMS V6.0

紫光档案管理系统TH-AMS V6.0产品简介北京紫光慧图信息技术有限公司紫光软件电子档案事业部目录1.系统概述 (2)2.体系结构 (2)3.系统功能介绍 (2)4.相关技术的集成 (5)5.系统特点 (5)1.系统概述紫光档案管理系统THAMS V6.0主要面对各行业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理问题。

紫光档案管理系统THAMS V6.0可以实现多全宗管理。

针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要，可对集团内部或行业内部的多级单位进行统一的档案管理。

满足各单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。

2.体系结构紫光档案管理系统THAMS V6.0可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。

Ø信息采集部分：主要完成各种渠道的数据采集工作。

Ø档案管理部分：主要完成日常的档案管理工作。

Ø开发利用部分：主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。

Ø系统维护部分：主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。

紫光档案管理系统THAMS V6.0采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。

以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。

同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。

3.系统功能介绍软件总体功能设计如下图所示：23系统功能如上图所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和系统维护部分。

另外，可以提供与OA 系统或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。

下表为系统所有功能模块及子功能简介：序号功能模块子功能功能简介C/S 端功能模块1 文件管理文件收集按部门进行文件资料的收集，可定期转入收集整编库进行整理归档。

2 收集整编收集整编散文件收集、移交、接收、整理和归档工作。

ZKTime 6.0上市指南

2.3考勤排班管理 2.3考勤排班管理：根据员工各种工种，上班时间的不同，分别给员工指派不同的班次，还考勤排班管理可以使用灵活多变的临时排班。指定班次：将已设置好的班次指定到某一个或多个员工。适用于上班的时间以周为单位循环，并且上下班时间固定的员工。临时排班：在指定班次或者设置倒班之后，员工的上班时间临时发生变动，对某些日期的班次进行调整，就可以使用临时排班。
薪资报表： 3.2 薪资报表：生成并打印系统预设的薪资报表，可以分发给员工查看自己当月的薪资情况。月份薪资汇总表：它将每位员工的工资明细情况，包括加项工资、减项工资等明细，按月份生成报表，以供审核及备档。部门薪资汇总表：它将各个部门所有人员的工资汇总，以方便财务部门对公司各部门的人力成本进行分析。
ZKTime6.0上市指南上市指南
ZKTime 6.0 帮您: 帮您
经营一个品牌，经营一个品牌，耕耘一种文化，耕耘一种文化，成就一番事业… … 成就一番事业
一、背景
做为全球著名的时间管理和安全设备及解决方案提供商，20 年来中控科技一直为中国劳动效率提升而努力，在中国将近30万家中国企业超过4500万终端客户每天使用我们的射频/指纹考勤管理软件。在“新劳动法”大背景下中控科技宣布中国第一个基于中控全部硬件考勤设备的专业版考勤/人事/薪资企业管理系统的 ZKTime6.0正式发布，它将为中国用户提供完善的商业智能和人力成本决策支持。以中国市场多元化的管理模式为样本，ZKTime6.0将与您一起成长、共同体验效率提升、管理改善的乐趣、中控科技同您绽放管理之彩。
二、系统功能
• 包含人事、考勤、薪资三大子系统，功能强大，能够满足客户在人力成本上的所有管理需求。能帮助客户规范管理制度、杜绝管理漏洞。十年的考勤系统设计、管理、实践经验铸就了完善而精准的考勤算法，能适合所有考勤管理模式，给出准确的考勤结果，为客户减少在人力上的浪费。准确及时的报表系统，能为客户提供在人力上的强有力的决策依据。并具备报表自定义功能。完全支持自定义薪资计算公式的薪资管理子系统，能满足所有客户计新的需求。

同济大学档案管理系统

图9
件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上传各
换接口，可以非常容易地和各种办公自动化系统进行连接。
同济大学档案馆
-3-
档案网络管理系统 6.0
第二章档案管理
由于该系统是浏览器、服务器结构的系统，客户端的计算机只要通过浏览器就可以登录档案管理系统。在同济大学校园网计算机的浏览器的地址栏中输入http://192.168.250.32或者 http://192.168.250.32/login.asp ，即可打开档案管理系统登录页面,输入用户名和密码即可进入档案管理系统的应用。
2．鼠标左键点击
“打开”超链
接，系统进入
“编辑档案信
息主页面”。如
图 2 所示：
该页面显
示当前打开档
案表中的所有
案卷或文件记录，并以类目结
图2
构显示，左边显示的是类目结构，右边是相应类目下的案卷、文件记录。图 2 中存在一个
档案表“档案馆（教学 JX）”，它的下面有个“教学综合 JX11”的类目。
2. 全文管理与全文检索
本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对档全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。
3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理
系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播。
同济大学档案馆
-7-
档案网络管理系统 6.0
图8
11．用户在编辑页面下，可以对所选的案卷或文件的基本信息
进行修改，修改完成后需用鼠标左键点击页面最下方的“保

档案管理规定办法2010年

档案管理规定1.0目的2.0适用范围各部门档案管理3.0内容：3.1管理部门3.1.1．文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。

如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。

3.1.2．各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。

3.2文件材料的归档要求及文件点收3.2.1文件材料的归档要求：3.2.1.1公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.2.1.2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3.2.1.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

3.2.1.4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

3.2.1.5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

3.2.1.6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.2.1.7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

3.2.1.8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

3.2.1.9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

3.2.1.10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

3.2.1.11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。

书写工整、图像、字迹清晰3.2.2文件结案移送归档时，根据如下原则点收：3.2.2.1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

有限责任公司的档案管理制度

9.5外单位借阅档案，经主管领导批准后方可借阅，且不得带离档案室，其摘抄内容需经主管领导同意且审核后方能带出。
9.6声像档案原版一般不得借出档案室之外，如有特殊需要，经主管领导批准，备份后方可办理。
9.7档案管理部门应主动向各部门及员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、工程信息等。
9.2案卷一般仅供在档案室看，立卷的文件、资料可外借，外借的须办理登记审批手续，填写《档案借阅登记登记表》。
9.3借阅时间不得超过一个星期，到期需归还；如需再借，应办理续借手续。
9.4借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁，借阅档案交还时当面查看清楚，如发现遗失或损坏应及时报告主管领导。
c.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，具体有会计报表、附表、附注及文字说明、财务预算报告、审计报告、验资报告等其他财务报告。
d.合同、章程类：包括并不限于购销合同，建筑，设计咨询合同，以及经营管理和投资者权益有关的其它重要文件。
e.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案销毁清册。
10.0文书与声像档案的销毁
10.1 对已失效的档案，要经过认真鉴定，方决定是否销毁，同时编制《档案销毁清单》，并永久保存。
10.2办理销毁手续征得归档部门和主管领导及总经理批准后方能销毁。
10.3销毁时要有二人以上监销，并在《档案销毁清单》上签字。
11.0档案密级
11.1 绝密档案（包括合同；业主档案；公司重大经营、管理、决策形成的档案；财务类档案和其它属绝密的档案）
5.1.4业主档案
5.1.4.1经业主签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》。

T6-企业管理软件(All-in-One)安装说明

人力资源管理硬件环境推荐配置不区分数据服务器与应用服务器cpu20g主频以上的处理器内存1g以上内存硬盘空间40g以上光驱dvdrom显示器vga显示器网卡100m网卡56k以上调制解调器外置或内置均可客户端配置cpu17g主频以上的处理器内存512m以上内存硬盘空间10g以上网卡100m网卡光驱dvdrom显示器vga显示器注意cpu17g主频以上的处理器安装最低需要内存512mb建议安装1g以上的内存硬盘至少有10gb以上的自由空间软件环境操作系统角色操作系统服务器windowsxpsp2windows2000serversp4windows2000professionalsp4windows2003servert6企业管理软件allinonev60安装说明畅捷通软件有限公司vistasp1sql2005客户端windowsxpsp2windows2000serversp4windows2000professionalsp4windows2003servervistasql2005单机模式windowsxpsp2windows2000serversp4windows2000professionalsp4windows2003servervistasp1sql2005数据库msde2000relasqlserver2000数据库sp4和sql2005
1.2. 供应链
供应链的主要模块包括：采购管理销售管理委外管理库存管理存货核算
T6-企业管理软件(All-in-One) V6.0 产品安装说明
T6-企业管理软件(All-in-One) V6.0 安装说明
目录
T6-企业管理软件(All-in-One) V6.0 产品安装说明 .................................................................1 1. 系统主要功能模块介绍............................................................................................................3

URS管理规程

1.0PURPOSE目的1.1本规程为公司内公用系统、设施、工艺设备、实验室检测仪器及计算机化系统的用户需求的编写提供依据，规范URS文件的管理。

为客户和供应商之间在完成产品目标方面建立一个共同协议的基础，避免和减少供需双方的遗漏、错误、不理解和不一致性，同时为产品的确认和验证提供一个基准。

2.0SCOPE 范围2.1本文件适用于公司内公用系统、设施、工艺设备、实验室检测仪器及计算机化系统的用户需求（URS）的编写。

3.0BACKGROUND/DEFINITIONS 基础/定义3.1定义：3.1.1URS：即用户需求说明，是指使用方对设备、厂房、硬件设施等系统提出自己的期望使用需求说明，这个需求综合根据自己的使用目的、环境、用途等提出自己的具体方案，设备供应商依据客户提供的URS方案进行设备设计及制造。

3.1.2公用系统：指制药生产线中所需要的水、冷、气/汽、电、空压、真空等系统设施的统称，包括空调系统、压缩空气系统、特气系统、制水系统、给排水系统、蒸汽系统、供电系统、制冷系统等。

3.1.3设施：指制药生产线中与生产、校验、仓储、工程等相关的辅助车间实验室等功能房间的统称。

3.1.4工艺设备：与生产工艺相关，生产药品的相关设备，可以是单机，也可以是联动线。

3.1.5实验室检测仪器：质量检验相关的仪器设备。

3.1.6计算机化系统：用于报告或自动控制的集成系统，包括数据输入、电子处理和信息输出，如实验室信息化管理系统，仓储信息化管理系统等。

4.0RESPONSIBILITIES 责任人4.1公用系统、设施的URS由工程设备部相关负责人负责编写，设备管理部、QA等相关负责人辅助编写。

4.2工艺设备的URS由生产车间相关负责人主导编写，设备管理部、QA等相关负责人辅助编写。

4.3实验室检测仪器得人URS由QC相关负责人主导编写，设备管理部、QA等相关负责人辅助编写。

4.4计算机化系统的URS由使用部门和IT相关负责人负责编写，设备管理部、QA等相关负责人辅助编写。

公文文书管理规定

文书管理制度1.0 目的为提高办文速度和发文质量，规范公司文件管理，确保公司文件管理的协调性、有效性和持续性，结合公司的实际情况，特制订本规定。

2.0 范围文书管理内容主要包括：外部来文（法律法规、上级来文、同级来文），公司发放的管理类发文、通知、纪要等。

3.0 管理要求3.1 外部来文由总经办统一签收、呈阅。

其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。

总经理根据来文情况确定具体处理人员。

需要向总经理反馈处理结果的，由具体负责部门直接向总经理汇报直至完成。

来文处理完毕后由总经办建立目录，分类备案。

3.2领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交总经办立卷归档。

3.3公司的各类文件由相关部门负责起草；分公司、管理处的文件由各分公司、管理处负责起草，归口主管领导审核，总经理签发。

审批后的文件，由基础管理部复核文件编号后，通过KOA公布，并由总经办发放、存档。

3.4加强公文检查催办工作。

总经办对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办、以防积压或漏办。

各部门对上级发来的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

3.5办公室根据会议重要程度决定是否编制会议纪要，会议纪要由会议记录人负责撰写，报参加会议职级最高领导批准签发，由总经办负责发放、存档。

3.6公文处理完毕后，对有保存价值的纸面文件材料，要按照档案管理的有关规定，由总经办立卷、归档，按照文件的重要程度确定保存年限。

3.7公司各种文件的电子文书由总经办统一存档，永久保存。

3.8防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件加盖作废标识。

4.0 公司管理类文件编号规则4. 1 为便于文件和资料的查找、追溯和管理，公司管理类文件采用如下编码规则：Q/TD·XX——XX-XX——XXXX（——XX）分公司、管理处名称代码年代号文件分类及顺序号管理层次企业标准代号4.2企业标准代号由标准级别代号汉语拼音字母“Q”和企业名称代号汉语拼音字母“TD”组成，代表XX物业管理有限公司企业标准。