企业内容管理(ECM)介绍

企业价值信息越积越多
形式种类繁多
电子文档
价值信息零散、分散
人事 生产 财务 行政
重复存储、浪费宝贵IT资源
我需要的 资料在什么 地方？
价值信息难以共享
查找困难、利用率低
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客户面临的信息管理问题
需管理的数据的爆炸性增长 如何改进效率、降低成本 快速地制定精准的决策 严格的审计、合规方面的要求 随时随地的内容访问、调阅 如何发掘所需信息 Discovery & Search 数据中心整合规划 ……

IBM是ECM领域的领导者
– IBM 24.1% EMC 14.3% OPENTEXT 17.5% DS8000、DS6000、DS4000、NAS、 Tap、DR550

IBM拥有25年存储与ECM的发展历史
–

丰富的ECM产品和优秀的存储产品
–
–
CM 、IM、WCM、BPM、TCM、 RM… DS8000 、 DS4000、 NAS、 Tap、 SAN
OLTP, BI (narrow scope)
Application Types
Compliance, Competitive Intelligence (wide scope)
Source: Gartner
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问题与挑战——内容信息
………… Xxx管理规定 Xxx管理规定 xxx岗位描述 员工手册
IBM DS4000
IBM N-series
IBM Tape
IBM DR550
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广泛的平台支持

操作系统 – Windows, Sun, IBM, HP, Linux 数据库 – SQL, Oracle,DB2 应用服务器 – BEA, IBM, JBoss 目录服务 – Active Directory, Sun One, Novell，IBM 企业门户(Portals) – BEA, IBM, SAP, SharePoint HA和集群产品 – VERITAS, BEA, IBM, Microsoft 存储 – 磁盘阵列, SAN/NAS – DR550, “WORM Disk” – 磁带库、光盘库…
Records Manager Records Crawler Email Manager
产品
Content Manager SharePoint Integration
Image Manager AE Capture
Web Content Manage Document Publisher
Forms Manager Business Process Framework

…需要一个企业内容管理解决方案 5
什么是ECM？
企业内容管理是在企业中用于获取、管理、存储、保留以及运用内容的技 术、工具以及方法。最基本的ECM工具和策略允许组织对非结构化信息 进行管理，不论这些信息存在何处
来源： www.aiim.com
成本
提高效率
客户
提高客户服务质量
风险
法规遵从
降低成本
增强企业竞争力
数据保持和归档
提高效益和生产力
快速决策
降低风险
管理内容的生命周期
确保业务的连续性
Key Business Drivers
Source: AIIM Global Survey, March 2007, 1200+ respondents
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议程
一、企业内容管理概述
二、IBM FileNet ECM解决方案
Any NAS/SAN IBM DR550
(CE 3.5x only currently)
DS NAS Tap
FCP = Fixed Content Provider CFS = Content Federated Services (Federation/Integration software)
IBM Domino Repositories FileNet Repositories SharePoint Repositories Other Repositories
Security
Manage
服务
内容库 存储产品
IBM CM Repositories
IBM DS8000
IBM DS6000
议程
一、企业内容管理概述
二、IBM FileNet ECM解决方案
三、IBM FileNet ECM解决方案优势
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什么是非结构化内容?
非结构化内容
网页 创造/获取
表格
电子文档
销毁/删除
索引/识别
打印输出设备
安全/保护 纸质文档及文件
搜索
照片，图形， 录影
存储/保存 电子邮件
分享/合作
企业单据 (发票，结算表等)
从文档创建、存储到销毁 从软件到存储 从操作系统到业务应用
“IBM IS THE HANDS-DOWN, ALL-AROUND LEADER FOR DOCUMENT-INTENSIVE BPM ”
- Forrester

完整的企业内容管理解决方案
– –

广泛的平台支持
–
面向企业级的扩展能力和灵活性
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管理

元数据的管理

文档生命周期管理 – 事件驱动
文档版本管理 – Check out/Check in /Cancel Checkout – 2级版本管理
Version 1 Ron Version 2 David

Version 3 Ron
Version 4 Ron
Version 3.1 Fabio
Acquire
Manage
Discover
Deploy
Optimize
Integrate
Operate
14
管理二 文档生命周期管理
– 定制文档周期状态:
• 例如:创建,修改,审批,发布,失效…
– 文档每一阶段都可以触发相应的工作流
• Lifecycle Actions
Loan Request
Loan Preparation V 1.0 V 1.1 V 2.0
Review
Approval
Publish
Expiry
Promote or Demote
Loan Approval Workflow Publishing Workflow
Loan Package Generation Workflow
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管理三 存储的管理
IBM FileNet P8 Content Engine (Content Manager)
8
IBM FileNet ECM 体系架构
用户
Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop Applications
来自百度文库
Content
Process
Team Collaboration Manager Business Process Manager
Compliance
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IBM 是 ECM 的市场领导者，市场占有率全球第一
Microsoft
Oracle Vignette
Interwoven
Competitors
24.1%
14.3%
IBM
17.5%
Source: Gartner Inc.; Market Share: Enterprise Content Management Software, Worldwide, 2004-2006; May 11, 2007; Tom Eid
管理四 安全管理
– 用户管理 LDAP – 权限管理 (文档权限、 预定 义”安全策略”） – Web 访问安全 JAAS SSL
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内容检索

目录浏览 搜索
基于内容和属性
– 关键字, 全文检索, 相关度 – 跨库搜索
Acquire
Manage
Discover
Deploy
Optimize
Integrate
Fixed File Stores (software connectors licensed by the TB) DR550 FCP SSAM API File Stores CIFS NFS Database (blob) Object Stores
IS FCP
CFS/IS
TSM
Image Services
三、IBM FileNet ECM解决方案优势 四、总结
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企业内容管理

动态地将关键性业务内容在合适的时间提交与合适的人员 在安全和高度灵活的环境下管理、共享和快速地存取任意 种类的文档 满足复杂的文档管理要求 将现有地桌面系统,办公软件和业务应用系统有 机地结合在一起 全面业务文档生命周期的 管理：从产生、更改,审批,发布和存档
传真
即时通讯
数据库
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非结构化数据正成为大型公司的最主要的数据来源.
Percent of corporate information value managed in traditional databases Data Demand
100%
Unstructured Data
15%
Structured Data
Operating System Database Application Server LDAP Directory Portal Server High Availability Storage Desktop Apps.
10
完整的企业内容管理
Acquire
Manage
Discover
Deploy


集中式管理 – Enterprise Manager 多个Domain的维护支持 国际化和本地化支持
审计和监控


Acquire
Manage
Discover
Deploy
Optimize
Integrate
Operate
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IBM FileNet ECM是内容、流程 、连通性的完美结合
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IBM ECM解决方案的优势
Optimize
Integrate
Operate
采集
管理
检索
部署
优化
集成
维护
……从信息的获取、管理、存储到销毁的全生命周期的解决方案
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采集
批量采集: – IBM FileNET Capture – XML 文档导入 个人采集 – Microsoft 办公软件集成 • Office,Outlook – Workplace方式 – Workplace XT方式 客户化采集
优化 模拟仿真
分析
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集成

无缝集成P8 其他模块(BPM,WCM,TM,RM…)


企业应用集成(EAI)
XML/Java ECM SOAP API 双平台支持: .Net/J2EE
Acquire
Manage
Discover
Deploy
Optimize
Integrate
Operate
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维护


FileNet Workplace XT

Acquire
Manage
Discover
Deploy
Optimize
Integrate
Operate
12
采集
FileNet Workplace XT

June 2007 – As a deployment option for basic CM use cases
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Web Site Manager
Business Activity Monitor
FileNet P8 Platform
Integration Develop Application Services Content, Process & Compliance Services Content Federation Services
Operate
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文档内容查看
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优化

利用业务流程管理(BPM)优化现有业务处理 – 建模 Process Designer、Vision – 分析 Process Analyzer – 模拟仿真 Process Simulator – 跟踪 Process Track – 监控 Business Activity Monitoring