管理文件编写规定

1 目的

规范公司管理标准编写的格式和要求，确保形成格式统一的管理体系文件。

2 范围

本标准对管理标准编号、标准的名称/结构及内容编写要求、页面设置及编辑要求等内容做出规定。适用于所有管理标准的编写。

3 职责

3.1 各部门负责人负责组织本部门的文件起草和修定。

3.2质量手册、程序文件、管理制度和技术文件由总经理组织各相关负责人评审；

3.3所有文件由总经理批准后才能正式投入实施；

4 管理文件编写的总要求

管理文件编写时应符合管理“三化”的总要求，即按标准化、程序化、格式化地进行公司各项管理活动文件化，并形成文件化的管理体系。

4.1标准化：即是将公司的各项管理活动进行归纳和提炼，形成若干中心管理过程，并对这些过程进行定性的描述，规定其若干控制环节和总要求。“标准”即是指“过程”应达到的“水平”。

4.2程序化：是对标准化后产生的各项过程按照5W1H的原则通过规定一定的程序和规范实现其要求，从而使公司的各项管理作业有章可循的过程。

程序化的过程也是实现规范化、格式化的过程。规范化即要求对某一具体控制环节的工作必须规定如何去做，对一些关键重要步骤，必须制订详细的作业指导书，使具体的工作规范化。

4.3格式化：是指流程图化和表格化。流程图化是指将各控制程序尽量以流程图的形式说明控制过程及要求；表格化即对各种工作记录与流程尽量以表格的形式来规定和表达。

“格式”是“程序”的一种体现，格式化即指管理作业按流程图控制、按表格流动。

5 文件编号办法

5.1文件采用以下方式进行分类编号：

a a /

b b

c c--

d d d d

说明：a a ----- GB：质量手册； GP：管理程序；GZ：管理制度；GJ:技术规范

b b ----- 管理职能块代码，见表1；

c c ----- 文件顺序号：管理程序为01-99号；管理制度和技术规范为001－999号;

dddd--- 文件编制年份。

例如： GZ/QM001-2006：指公司2006年发布的质量管理制度第001号。

表1：管理职能代码

编制: 时间: 批准: 时间:

6 文件的名称、结构及内容编写要求

6．1管理标准

各管理标准均以相应管理过程名称来命名。文件内容及编写要求应符合《附录A 管理标准编写格式和要求》。

6．2 程序文件

6．2．1程序文件以“××××控制程序”、“××××管理程序”、“××××程序”等方式来命名，其中“××××”代表相应的控制或管理内容/活动。

6．2．2 程序文件按《附录B 程序文件编写规定》执行。

6．3 支持性文件

6．3．1支持性文件一般以“××××管理制度”、“××××规定”、“××××实施细则”等方式来命名。

6．3．2技术规范和工艺操作等其它支持性文件参照《附录B 程序文件编写规定》执行。

6．4 工作记录表

6．4．1工作记录是管理体系文件的一部分，并以样表的形式附在文件后，以便随该标准同时受控。表头设计一般应包括“长沙XX有限公司”标识及表格名称。

6．4．2各部门如需使用有关表格时，应严格按样表规定的格式和内容要求填写，但不拘泥于表格及其各单元格具体大小。

6．6．3表格一般采用A4纸设计，页面设置为：上边界：20mm、下边界：20mm、左边界：20mm、右边界：20mm（竖）。

7 正文的层次、编辑要求及页面设置

7．1 正文编辑时层次划分按表2规定。

表2

7．2 正文采用宋体，字体大小一般采用五号（必要时可采用更小号）。

7．3 正文的段落格式：1.5倍行距，段前段后均为0磅；正文页面分一栏:栏宽46字符，间距2字符。

7．4正文中图/表的编排

7．4．1当文中附图表时，应在正文中明确说明何处引用，图表的编号从阿拉伯数字1开始，与正文章节号无关，只有一幅图也应标明。例如：“图1 采购控制流程”。

编制: 时间: 2006-9-21 批准: 时间:

7．4．2图/表的标题应放在图/表的左上角。

7．5页眉设置

所有管理标准均应设置页眉，页眉的设置按表3，文件未尾书写编制人、时间，审批人、时间，批准人、时间。

7．6 页面设置

7.6.1张贴文件正文页面设置一般为上边界：20mm，下边界：20mm，左边界：20mm，右边界：20mm，并按A4纸页面横排。

7.6.2装订文件正文页面设置一般为上边界：20mm，下边界：20mm，左边界：25mm，右边界：15mm，并按A4纸页面横排。

8 附加说明

本标准由质量部起草，并负责解释和归口管理。

表3

说明：

页眉两边竖靠左、右页面边界；“文件名称”为二~三号宋体并加粗；页眉其余文字为五号宋体；编制: 时间: 批准: 时间:

附录A管理标准编写格式和要求

1 目的

[描述该管理过程控制的目的。]

2 范围

[描述该管理过程的主要控制环节、内容及该过程控制所适用的场合。]

3职责

[描述控制该过程所涉及的各部门/岗位的职责。]

4 原则

[描述该管理过程控制的整体指导思想和要求。（注：必要时才予以描述）]

5 要求

[对该管理过程所应控制的中心环节及所应达到的状态进行描述。]

6 相关文件

[该过程所涉及的外来文件、内部管理程序文件、管理制度等的清单。]

[备注：当管理标准中同时包括流程或操作细则描述时，其格式应同时满足附件B的相关要求。]