商务接待管理办法及流程

海南博美环境保护水电工程有限公司

商务接待管理办法

（试运行）

编写人：唐思琴

2014年03月24日

一、目的

为树立集团品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则。

二、范围

本标准适用于集团各种接待工作。

三、职责

行政部为集团商务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，并做好后续重要信息的传递及存档工作；集团各部门在接到客户来访预约后，应提前1到2天告知，应填写《接待申请单》及时把信息传递到行政部，并协助其拟定接待计划，由行政部统筹协调，无填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。

四、计划与准备

1、行政部在接到集团领导通知或相关部门接待联系单时，应充分与申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。

2、行政部根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及

场所。

3、行政部根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。

4、行政部根据情况计划安排客户用餐酒店、娱乐项目。

5、如有会议，需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备，大型会议需准备领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。

6、根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政部接待人员协调安排，统一调度。

7、如有需要行政部应根据情况提前为客户购买车票或机票。

五、接待标准

一级接待标准

1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，遵守介绍时的先后次序。要先介绍主人，后介绍客人。在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次介绍。来访时主人

先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。初次见面时，时间一般控制在3秒内。

2、座谈：确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

会谈结束，董事长及各与会人员陪同对方参观我集团办公环境，并由专员负责讲解介绍。参观完毕，我方全体人员配合送客，董事长送至电梯口，其他人员陪同对方送至停车场。

3、用餐标准：行政部根据集团标准预定饭店，一般为大型高级饭店（本地特色也可）。

4、下榻宾馆标准：行政管理中心根据集团标准预定酒店，一般为准五星/五星级酒店，商务套间。

5、根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观我集团参建项目及游览路线。

6、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。

二级标准：

细则参考一级接待标准。

3、用餐标准：行政管理中心根据集团标准预定饭店，一般为大型较高级饭店。（本地特色也可）。

4、下榻宾馆标准：行政管理中心根据集团标准预定酒店，一般为准五星酒店，商务大床房。

5、根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观我集团参建项目及游览路线。

6、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。

三级标准：

细则参考一级接待标准。

3、用餐标准：行政管理中心根据集团标准预定饭店，一般为较高级饭店（本地特色也可）。

4、下榻宾馆标准：行政管理中心根据集团标准预定酒店，一般为四星级/准五星级酒店，大床房/标准单人间。

5、根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观我集团参建项目及游览路线。

6、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。

六、接待礼仪：

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接客户时：要注意把握迎候时间，提前等候与集团门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。客人行至处，办公人员应微笑示意。

8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、送客时：根据身份确定规格，若送至集团门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

七、保密事项

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍集团情况，又要内外有别，严守本集团商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

八、重要信息反馈

接待人员应及时记录来访客户信息，并将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对集团有价值的信息传递有关部门负责人并由行政部存档。九、相关文件

附1 商务接待流程图

附2 接待申请单

附3 商务接待审核表附1 ：商务接待流程图

附2：接待申请单

提交部门：负责人：

附3：

1、客人信息：

2、接待时间：年月日至年月日共日

3、接待事由：

4、洽谈参加人员：

5、陪同人员：

6、招待项目：

□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：

7、接待标准：□一级标准□二级标准□三级标准

8、赠送礼品：□需要（名称数量）□不需要

9、其它要求：

申请部门：___________ 负责人：

领导意见：