物业管理档案分类编制方案(参考模板)

3．有关计划统计工作的请示、报告及相关批复、意见
短期
4．关于计划统计工作的年度计划、总结
长期
5．公司对有关计划工作的签报、批示
短期
6．编制的中长期报表、分析报告
长期
7．计划完成情况统计报表、分析报告
长期
8．各种合同协议书
长期
9．其它
物
资
管
理
03
1．关于物资管理的规定、制度
长期
2．关于物资的采购计划
短期
保
卫
、
保
安
管
理
05
1．保安管理制度
长期
2．保安培训考核记录
长期
3．突发时件处理报告
长期
4．停车场管理制度
长期
5．其它
物
业
管
理
类
1
消
防
、
安
全
管
理
06
1．消防管理制度
长期
2．消防演习
长期
3．火灾应急方案
长期
4．其它
清
洁
、
绿
化
管
理
07
1．清洁、绿化管理制度
长期
2．清洁、绿化服务标准
长期
3．绿Байду номын сангаас总平面图
长期
类号
类目名称
1
物
业
管
理
类
01
物业管理文件
物业管理部
02
业主自治管理
物业管理部
03
物业管理服务
物业管理部
04
投诉和处理
物业管理部
05
保卫、保安管理
保安部
06
消防、安全管理
保安部
07
清洁、绿化管理
物业管理部
08
社区文化管理
物业管理部
物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
第一段：为卷宗码
第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。
第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。
第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。
第五段：为案卷流水码。
物业管理档案编号结构：
X
·
X
·
XX
·
XXXX
—
XXX
卷宗码
一
级
类
目
代
码
二
级
类
目
代
码
年
度
码
卷
宗
流
水
码
例
1
1
01
2000
—
001
第一号卷宗
3．关于物资管理台帐
长期
4．其它
财
务
管
理
04
1．财务工作制度、规定、实施办法
长期
2．财务工作计划、总结、报表
长期
3．各项财务收支计划、经费的请示和批复
长期
4．关于外汇管理、贷款、集团购买、经费等规定、办法、通知等
长期
5．验资评估、咨询证明
长期
6．年、季、月财务分析、总结
长期
7．管理处关于财务工作请示、报告与公司批复、意见
4．清洁、绿化整改文件材料
短期
5．其它
社
区
文
化
管
理
08
1．社区文化活动
长期
2．会所管理制度
长期
3．其它
(二）经营管理档案类目代号表
一级类目
二级类目
文件形成部门
类号
类目名称
类号
类目名称
2
经
营
管
理
类
01
经营决策
办公室及有关部门
02
计划统计
办公室及有关部门
03
物资管理
行政人事
04
财务管理
财务部
（二）经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表
2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置
3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。
3、标识符号：
1）本方案采用阿拉伯数字编号制
2）上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“—”隔开。
4、编号结构形式：
编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“—”隔开
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保管
期限
类名
类号
类名
类号
经
营
管
理
类
2
经
营
决
策
01
1．关于经营决策性文件
永久
2．关于经营管理的计划、总结、报告
长期
3．关于经营管理的统计报告
长期
4．履行经营管理合同的检查报告
短期
5．其它
计
划
统
计
02
1．关于计划统计工作的规定、通知
长期
2．召开的计划、统计会议文件
短期
物业管理档案分类编制方案
为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案
1、术语
类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述
类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。
2、类目设置“
1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。
长期
9．房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表
长期
10．物业管理费用申请、请示、批复
长期
11．物业租赁情况报告、市场调查材料
短期
12．其它
业
主
自
治
管
理
02
1．业主代表大会形成的文件
长期
2．业主委员会章程、公约、合同
长期
3．业主委员会的决定
长期
4．历届业主委员会名单
长期
5．物业维修基金使用管理情况
长期
8．财务年报
长期
9．各类经济合同
长期
10．其它
（三）物业接管档案类目代号表
一级类目
二级类目
文件形成部门
类号
类目名称
类号
类目名称
3
物
业
接
管
档
案
01
基本建设竣工档案
建设单位
02
接管验收档案
物业管理单位
（三）物业接管档案类文件材料归档范围及保管期限表
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保管
期限
类名
类号
长期
6．业主的意见、建议及处理情况
短期
7．其它
物
业
管
理
服
务
03
1．物业设备运行服务产生的文件材料
长期
2．保洁服务产生的文件材料
短期
3．保安服务产生的文件材料
长期
4．物业维修、更新费用、财务管理形成的文件
长期
5．有偿服务收费标准
短期
6．其它
投
诉
和
处
理
04
1．投诉处理程序
长期
2．投诉处理意见
短期
3．其它
物业管理类
物
业
管
理
文
件
2
0
0
0
年
第
一
份
卷
宗
5、保管期限
短期：15年
长期：50年
永久：地籍产权终止日
物业管理档案一级类目分类编号表
一级类目
编号
备注
物业管理类
1
经营管理类
2
物业接管类
3
户主入住类
4
设备、设施类
5
维修、维护类
6
声像类
7
会计类
8
（一）物业管理档案类目代号表
一级类目
二级类目
文件形成部门
类号
类目名称
3．用地批准文件
永久
4．建筑执照
永久
5．房屋产权证
永久
6．房屋土地固定资产清单
长期
7．物业变更注销通知单
长期
8．接管变更注销物业回报单
长期
9．房屋查勘记录
永久
10．转让协议、合同
永久
11．房屋勘丈平面图
永久
12．组合计算表、计算公式
永久
13．房屋情况统计表
长期
14．房屋设备设施清单
长期
15．接管验收合格凭证
长期
16．接管验收检查中发现的问题和整改方案、整改结果
类名
类号
物
业
接
管
档
案
3
基
本
建
设
竣
工
档
案
01
1．土建基础主体部分
长期
2．土建打桩部分
长期
3．土建钢结构部分
长期
4．土建水、卫安装部分
长期
5．土建电力安装部分
短期
6．土建通风与空调安装部分
长期
7．土建电梯部分
短期
8．外墙部分
短期
9．竣工图
长期
接
管
验
收
档
案
02
1．物业全面接管通知单
长期
2．项目批准文件
永久
保管
期限
类名
类号
类名
类号
物
业
管
理
类
1
物
业
管
理
文
件
01
1．物业管理单位营业执照、税务登记证明
长期
2．物业管理单位资质证书
长期
3．物业管理费收费许可证
长期
4．物业管理的法规、法例
长期
5．物业管理委托、服务合同
长期
6．物业管理单位年度计划
长期
7．物业管理单位有关规定
长期
8．物业管理单位用房、租房的请示、批示