集团公司文件建档管理办法

集团公司文件材料归档管理办法

第一章总则

第一条为规范集团公司文件材料的归档工作，完整、系统保存集团公司档案，根据《集团公司档案工作管理条例》，制定本办法。

第二条归档的文件材料是指集团公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。

第三条集团公司各部门兼职档案员负责对已形成的文件材料进行收集、整理，并及时向集团公司档案室归档。

第二章归档范围

第四条集团公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围（详见《集团有限责任公司文件材料归档范围》）。

第五条归档文件材料的来源：

（一）上级或外单位与集团公司工作相关的文件材料；

（二）集团公司内部形成的文件材料；

（三）集团控股及控股以上公司和派出机构（包括境外机构）报集团的文件材料；

（四）集团投资的参股企业相关的文件材料；

（五）集团参与的合作项目相关的文件材料；

（六）集团公司执行、办理的外来文件材料；

（七）以集团公司名义签订的合同、协议等文件材料。

第三章归档时间

第六条归档、收集时间

（一）各类重要、重大（机要）文件资料（如：具有历史查考和保存价值的合同、合作备忘、决议、纪要、报告等资料），随办随交；

（二）重大（重要）项目资料较多、实施时间相对较长的，应分阶段进行移交，至项目结束时全部文件资料全部完成移交；部分项目结束后材料需要整理移交的，原则上不得超过项目结束后的二个月；

（三）一般项目完成后，资料经整合后随时移交；原则上资料整理时间不得超过一个月；

（四）一般管理性文件资料，应在办理完毕后的第二年五月底前移交归档。

（五）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。

（六）集团公司各类荣誉、资质、成果证书等文件资料，

获得时由经办部门直接移交档案室；

第四章归档文件整理的方法和质量要求

第七条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并区分不同价值，以便于保管和利用。

第八条集团公司档案采用年度—问题—保管期限分类法。各职能部门形成的文件，区分年度、问题集中排放在一起。

第九条归档文件应准确判断保管期限。集团公司档案保管期限为永久、长期和短期，长期为十六年至五十年，短期十五年以下。各职能部门应准确判断每份文件的保管期限，并将保管期限用铅笔写在文件左上方。

凡是反映集团公司主要职能活动和基本历史面貌，对历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；在较长时间内对工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；在较短时间内有参考利用价值的文件材料列为短期保管。

第十条归档的文件材料一般一式两份。重要的、利用频繁的和有专门需要的适当增加份数，集团公司重点项目应建立专题档案。

第十一条加盖档号章。归档文件应结合事由顺序排列，并在文件首页上端的空白位置加盖蓝色印油归档章。

第十二条装订。凡永久保存的文件材料，应去掉文件材料原装订金属物。在文件的左上角采用三孔一线的方法装订。长期保存的文件，也应采用耐久性较强的装订形式。

第十三条归档的文件材料应为原件。因故无原件的可同时归档具有凭证作用的文件材料。

第十四条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

第十五条归档文件材料要符合质量标准。文件应齐全完整；对破损文件进行裱糊；文件材料如有字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写等情况，应当进行复制；不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，以便于档案的利用和保管。

第五章归档移交手续

第十六条各部门的兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时由归档人员编写归档说明。

档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。

第十七条交接双方应认真核对移交清单，确认无误后履行签字手续，移交清单各留一份，以备查考。

第十八条本办法自印发之日起施行。