图书馆文献资产管理的思考

图书馆文献资产管理的思考

摘要:当前以E-first、E-only采购模式引进电子资源已经逐步成为各图书馆引进资源的主流,对这些虚拟资产进行管理是图书馆不可推卸的责任。对虚拟资源的管理需要创建新型管理模式,需要我们采用新的视角来重新诠释图书馆文献资产。

关键词:文献资产资产管理

图书馆文献资产的管理是图书馆固定资产管理的重要组成部分。实现图书馆资产管理的合理性、规范性、整体性是图书馆管理十分重要的工作内容,是对党、国家、人民负责的重要体现。分析图书馆文献资产管理中存在的问题,找出有效的解决方法从而提升管理能力与力度,十分必要。

随着国家创新战略的实施,国家对图书馆文献资源的投入大幅增加,文献类型、品种、数量、质量都有了很大的丰富和提高,资源结构呈现出多样性。新的变化,新的形势对图书馆文献资产管理提出了新的挑战。在网络环境下,信息技术和现代化设备大量应用,文献资源共享能力极大提升,如何认真贯彻落实党的可科学发展观,执行国家对国有资产管理的一些列指示,加强图书馆文献资产管理能力是当前亟待解决的问题。

1 传统文献资产管理

笔者所在图书馆成立于新中国建国初年。从建馆到上世纪末本世纪初,收藏的文献基本上以纸质印刷品文献为主,这些文献在资产管理方面有着严格的管理制度和工作规范。几十年来,无论是人员更替,还是工作内容发生变化,甚至十年动乱,这种管理和规范从未受到影响,使得直到今天都可以通过这些规范的资产档案资料一目了然地了解到几十年来图书馆所收藏文献从品种到价格的全貌。

(1) 图书。由专门人员将每一本订购并确认已经到馆的图书登记。登记的内容包括书名、出版机构、价格、入馆编码、登记日期、经手人等信息。每一年度将登记记录汇总,按照规范要求注明所列图书所属文种、类别、年代、入馆编码范围,之后装订成册移交档案室保管。

(2) 期刊。以订购卡和登到卡片共同成为资源凭证,按照期刊语言种类建立顺序排列体系。订购卡片由期刊刊名、出版机构、出版地、国际标准刊号以及订购日期、出版年代、价格等信息组成;登到卡片忠实记录着每本期刊到货情况。由于期刊连续出版的特点,定期将卡片移至档案室比较困难,所以记载着期刊资产的这些卡片至今仍保留在图书馆的采编部门。

(3)上个世纪八十年代初,缩微胶片开始为我国各图书馆使用,这一缩微技术对节省图书馆物理空间、保存重要的文献内容起到了重要的作用,图书馆也建立了独立的保管体系,开辟了独立的空间用以保存这些文献资产。随着图书馆自动化系统的进步和发展,文献数字化水平的提高,缩微技术被淘汰,缩微胶片也逐渐淡出,而作为文献资产,这些胶片一直保存在图书馆的某一角落。

2 文献资产管理的现状

进入二十一世纪以来,文献资源的购入(或引进)无论从方式上、手段上、还是模式上都发生了巨大的变化。从以购买印本文献为主导地位的方式快速转变为E-first、E-only形式;从买断文献实体转变为按年度购买文献使用权;从实体资产转变为虚拟资源。在这种情况下,资产管理基本上采用财务帐代替资产帐的方式,也就是图书馆将订购的电子资源(数据库)以整库为单位计算使用权的价格,财物人员凭据电子资源的采购发票联同图书馆内部相关业务部门购买申请文件和领导的审批文件启动费用支付程序,保留在财务部门的这些发票、单据、文件构成了这些电子资源的“财产+资产”帐。

3 存在的问题及分析

随着社会的飞速发展,图书馆作为社会进步的支撑力量也呈现出快速发展的态势。而在这快速发展的进程中涌现出以往数十年不曾出现的新情况、新问题。这些问题笔者认为集中表现在重建设轻管理方面,片面追求显性发展而忽视具有可持续健康发展保障的隐性管理。作为科技支撑,图书馆每年都在制定与科研环境和社会发展相适应的事业发展战略规划,为科研活动保驾护航。经过近十年的努力,无论是文献收集品种、类型,资源建设模式和规模,还是服务机制都有了创新性发展,开拓性进步。在发展目标战略规划中,“新增能力建设”已经成为热度很高的用语。所谓“新增能力”就是在现已引进的文献数据库之外,需要引进的新的电子资源,用以增强对科研一线的文献保障能力。新增能力的建设成了衡量资源建设的创新表征和绩效考核指标,这种导向无疑使人们将工作安排全部倾向到对进行文献资源的前期调研、渠道探寻等资源引进方面,既没有给后期管理安排责任人也没有岗位职能设计,使得后期管理工作“无暇”又“无利”,从而使资源资产管理处于几乎无人问津的状态了。理性地说,这种情况出现在几年前应该说属于正常现象。上个世纪后期,国际上各种大型文献数据库相继推向市场,这些文献数据库收录了大量各个学术领域的国际一流期刊文献,如果能够通过网络环境获取这些文献,那将对我国科技人员的科研事业将起到大力推动作用,为此,全国各大公共图书馆、高校图书馆、专业图书馆相继开始的引进工作,引进的速度也相当迅速。各图书馆将电子文献资源引进后的主要精力集中在服务前端和继续引进拓展上。而作为国有单位,除了保持发展外,还必须承担对国有资产有效管理的责任,特别是在这种全新的模式下,如何做到服务管理两手硬,显得更尤为重要。短时间内集

中精力办好引进大事和积累经验无可厚非,但长此以往地继续下去就会出现发展不均衡,对文献的前后关系管理不清晰,对国有资产心中无数、表述不清等问题。这种重开发轻管理的不均衡发展状况直接反映出一种态度,一种追逐显性工作成效的态度,而改变这种态度需要忍力、耐力和定力。忍力就是要忍耐不出名不得利,踏踏实实做好资产管理的能力。耐力就是要有持之以恒仔仔细细记录好每一笔国有资产的能力。定力就是要以创新思想开拓精神坚守管理好文献资产恒心的能力。

4 对策与措施

图书馆已经踏上了以引进电子资源的模式作为文献信息聚集、服务的重要手段的道路,图书馆购买电子资源的文献经费比例占图书馆购置文献经费的比例越来越高。对用大量经费购进的这些虚拟资产进行管理是图书馆的任务,也是图书馆不可推卸的责任。而用传统的“固定”资产概念来管理这些虚拟资源显然是不合适也不合理的,需要创建适应新形势、新环境的新型管理模式,需要我们采用新的视角来重新诠释图书馆文献资产。

首先应从思想上给予充分的认识,以科学发展理念作指导,将文献资产管理纳入到图书馆建设的全流程管理。其二要制定行之有效的规章制度,实行依规章制度管理,创建有章必依,违章必纠的工作秩序。电子资源的特性注定了需要更高的管理智慧和管理能力。如何对电子资源进行资产管理,无章可循,没有现成的管理方法和版本可以借鉴,而它自身独有的复杂的变性、暧昧的黏性、虚中有实、实中有虚的特性需要我们在制定电子资源资产管理规章制度时充分予以考虑。其三要实行过程管理。电子资源引进过程环节多,复杂程度高,对每一个环节的记录与管理都对电子资源品种内涵的说明和费用的产生具有客观佐证意义,而且这一佐证是环环相扣的,所以全貌审视一个电子资源资与产,需要全程管理。其四要给予人员、岗位保障。工作都需要人来完成,人要完成的工作是岗位职责所赋予的,岗位保障是实现文献资产管理的必要条件。