妇幼卫生档案管理暂行办法

**县妇幼保健院

妇幼卫生档案管理暂行办法

妇幼卫生档案是本单位和个人在妇幼保健业务活动中形成的保健专业科技资料，它是当时基本历史的真实写照，具有较高的利用价值。为加强妇幼卫生档案管理，全面、完整、系统、准确搜集与整理这些资料，有效地保护和利用档案，为我县妇幼卫生事业发展服务，现结合本院实际情况，特制订本暂行办法：

一、归档范围与内容

凡是反映本单位形成的文字、图表、声像资料或有利用查考价值的文件资料均属归档范。主要包括本单位形成的会议材料、制发的文件材料、代上级机关拟草并采用的文件、专题与调研材料、总结、计划、简报、统计材料、人事纪检材料、上级领导检查、督察材料、请示与批复以及本单位经办的各种业务资料和财务与会计资料、图书资料等。

1、会议材料：包括研究工作的会议记录和本单位召开的会议材料以及个人代表单位出席的各类专题会议、讲座、研讨、交流活动中形成的各种业务资料。

2、本单位和各科室的工作计划、方案、总结、汇报材料。

3、专题与调研材料：指各科室的业务资料以及调研、科技、宣教资料。

①各种调查与分析资料：包括妇女病查治、两个漏报调查、死亡调查与评审报告、各类监测与分析资料以及开展妇幼保健业务有保存价值的原始记录、基层检查督导记录。

②妇女儿童保健以及医疗护理、医政、药政有关资料。

③婚前医学检查资料以及出生医学证明管理的相关资料。

④检验资料：包括检验方法、规程、记录等。

⑤健康教育资料：包括职工教育培训资料、宣传材料、声像资料

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以及发表的新闻稿件及图片和各类工作简报、图书资料。

⑥科技类资料：业务科室为本所或上级业务主管部门进行科研课而形成的科研材料以及医务人员撰写的科研论文、稿件等副本资料、基础设施资料等。

4、本单位制发的文件材料以及代上级机关拟草并采用的文件资料。

5、统计材料：包括本所和各科室的保健与医疗临床业务工作统计、统计分析以及人事统计等。

6、人事纪检材料：包括干部职工登记表、人事调动与任免、劳动工资、群众来信来访等材料。

7、上级领导检查、督察材料：包括领导讲话材料、督查记录以及相关图片。

8、请示与批复材料。

9、财务与会计资料：包括原始凭证、帐簿、报表以及财务与分析资料。

10、荣誉资料：包括奖旗、奖牌、奖状及证书。

11、图书资料：包括各类书籍、报纸、杂志、刊物、通讯等有保存价值的资料。

二、管理要求与程序

凡属上述所规定的11条归档范围内的妇幼卫生专业材料均应归档，并由文件资料收发员收集，统一归档案室保管。

1、归档时间：临时性或单项业务工作在全面完成后的半个月内归档；科室的计划、总结、安排等文件在当年所领导开展工作考评结束后一星期内归档；凡需要跨年度的业务工作以次年完成后一个月内归档。

2、归档程序：本所各业务科室的资料归档均按下列程序进行：

（1）收集、整理、装订成册。各科室先收集好本科资料送档案室收发文处，然后由档案室档案员按文件排列有序后，登记目录装订成---------------------------------------------------------精品文档

册，要求完整、系统、准确。

（2）分类、编目、登记入库。成册后的资料按档案分类大纲由档案室进行分类、编目、登记入库，统计上报。

（3）划定保管限期。分永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。长期保存，一般是指档案须保存16—50年左右；短期保存，一般是指15年以下。后两者称为定期保存。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案，到保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。我院业务资料保管期划分如下：①永久：各种有价值的本底资料、发明创造、技术革新和科研成果。②长期：一般业务工作的各种本底资料、调查报告、专题材料、方案、计划、总结、科室会议记录等。③短期：除永久和长期以外的其他业务资料。

三、组织机构与责任人

为加强我院档案管理工作，特成立以下组织机构：①妇幼卫生档案管理领导小组，组长：***，副组长：***，成员：***、***、**、***、。②档案鉴定小组，组长：***，成员：***、***、***、***。③档案室管理员：***。具体责任人：***同志负责人事档案，***同志负责文书档案，***同志负责病案资料，***同志负责会计档案，***同志负责档案文件的收发，***同志负责图书资料管理。④设立科室档案信息员，信息员由各科室负责人兼任。

四、奖励与处罚

此项工作列入目标管理，为年终工作总结考评时的重要内容。凡对工作认真负责，成绩显著的科室与个人给予适当奖励；对资料保管不善，丢失、遗漏文件，造成不良后果者给予批评甚至处分。

**县妇幼保健院

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2013年5月23日

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