知识文档管理系统

知识文档管理系统知识文档管理系统知识文档管理解决方案，帮助企业对相关的知识资源进行高效、有序的管理，让所有人都能快速而方便地把自己掌握的经验技能以恰当的方式共享，同时访问到或学习到自己所需要的信息和知识，从而全面增强人员的技能素质和协同工作能力以获得企业整体的竞争能力。

知识文档管理解决方案提供了全面的知识文档管理框架，对知识文档进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档。

所有的知识信息都可以经由Web浏览器找到并获得。

同时，通过与信息门户相结合，针对不同的目标用户制订不同的知识内容，使用户通过Internet/Intranet快速获得完全个性化的界面和内容服务，实现用户友好性和灵活性的结合。

功能概述知识库管理系统主要实现知识浏览、知识检索、知识评价、知识管理、知识分类、知识审批、知识发布、知识导入、知识模版定制、知识整理、知识访问限制等功能。

1. 知识浏览通过知识库管理系统软件，用户能够按照不同的分类浏览查看知识。

知识浏览提供多种排序方式：标题排序、时间排序、热点排序，方便用户检索浏览。

系统提供个人知识收藏夹功能，用户可将常用知识加入收藏方便查看。

2. 知识检索知识检索是知识库管理系统的核心功能之一，知识库管理系统能够提供多种知识检索方式，包括编号检索、标题检索、全文检索。

知识检索支持模糊查询，检索结果中关键字高亮显示。

3. 知识评价知识评价知识库中所管理的知识的准确性以及可信度的重要保证。

知识评价体系分为客户评价以及专家评价两个部分组成。

客户能够对知识发表评论。

客户的评论可以作为知识的补充信息，也可以作为知识审批和维护的一个沟通渠道;专家组成员能够定期地对知识库中的知识进行整理、归纳，并对原有的解决方案进行审核与评议，给出知识评价分数。

4. 知识管理知识管理包括添加知识、修改知识和删除知识功能，知识支持添加附件、关联知识。

知识库维护人员、业务代表和知识库管理人员能够为知识添加附件、关联知识，以增加知识的可用性。

5. 知识分类知识的分类会随着业务的发展、新技术的采用等因素而变化，对知识进行合理分类是提高知识检索效率的前提。

知识类别维护提供了对知识库中的知识分类的管理。

知识库管理员可以对知识类别进行浏览、添加、编辑和删除等功能的操作。

6. 知识审批在创建和修改知识时可以使用审核功能。

使提交到知识库中的每一条解决方案都通过一个有效的核查管理环节，这样既可以保障知识库中解决方案的正确性，也可以规范知识库的管理和维护。

7. 知识发布知识经过审批后可以进行发布。

知识在正式发布后才能对用户开放，提供浏览和检索服务。

管理员在发布知识之前设计软件可以进行知识预览，检查发布知识的内容是否准确无误。

知识库中的知识或者解决方案可能由于一些原因而不再适用，如：内容本身变化、新政策法规的制定等。

此时可以对知识进行撤销发布操作，然后针对不同情况对知识进行修改或者废弃。

8. 知识导入在处理用户请求过程中，具有代表性的问题或常见问题在成功解决后，可以作为典型问题导入到知识库中供更多用户查看。

9.知识模版定制不同类别的知识根据要求不同，可以选择不同的知识模版指定创建时的规范。

知识库管理系统能够创建解决方案的模板，提供各种形式，从简单的提问/解答，到产品公告，FAQ，问题解决向导和产品文档。

知识服务档案管理知识服务档案管理模式主要是指对企业内部用户的档案进行合理有效的管理，这项服务管理模式最早是根据企业要求而产生的。

档案管理模式对于服务行业尤为重要，特别是像中国电信、中国联通、中国移动等信息服务行业，此类公司的用户量较大，而且信息保密性要求较高，日常档案管理工作尤为繁重，这就需要有更加合理科学的档案管理工作模式来满足客户需求，提高档案管理工作效率。

档案管理的优劣对企业的未来发展也会产生重大影响。

1 基于知识服务的档案管理模式的提出背景1.1 时代发展潮流提出的要求知识经济的兴起顺应了时代发展的潮流，是时代发展的重要标志。

知识经济不同于传统经济，它是知识、信息技术的结合体，直接依赖于知识和信息的生产、使用、分配。

知识管理充分发挥了知识在经济中的自身作用，通过知识创新、知识应用不断顺应知识经济对“空前关注知识的价值”的要求，进而成为重要的管理范式，顺应了时代的发展潮流。

想要实现知识管理战略，就需要各个部门，尤其是档案管理信息部门通过档案管理知识为企业提供各类信息服务，满足客户档案管理要求，发挥知识信息的价值。

在激烈的市场竞争条件下，想要获得市场优势，在激烈的竞争中获得可持续发展，就需要充分利用战略性、非模仿性、独特性的资源。

这种独特性的资源主要是指企业内部的知识。

这类知识是企业长期发展过程中产生的，通常和企业的战略、管理、文化密不可分，既有通过文档管理存在的显性知识，也有隐性知识。

因此，需要通过档案管理的不断创新优化来挖掘企业档案资源，利用档案知识促进企业的可持续发展，推动企业健康合理发展，最终实现企业的竞争战略服务。

1.3 用户不断增长的知识需求传统档案管理自身存在许多弊端，由于技术、管理等方面的落后，难以满足客户对档案信息管理的需求。

因此，要不断创新档案管理模式，提高档案管理效率，不断满足客户对档案管理的需求。

要以用户为中心，需求为导向，提高企业档案信息的重视度，要将档案信息、知识作为企业重要的无形资产，提高档案信息、知识的管理要求，不断积累企业档案信息、知识，通过档案知识积累、档案知识评价、服务、组织服务以及企业人力资源管理、制度完善、技术运用来满足用户对档案信息、知识的需求。

2 基于知识服务的档案管理模式与传统档案管理的区别由于知识服务性的档案管理模式以知识管理模块为编码进行的档案管理，能够通过知识编码进行科学合理的工作，进而建立完善高效的用户信息档案。

与传统档案管理不同，知识服务档案管理模式在管理过程中主要以知识性档案为主，以个人资料、信息文件、内部资料、外部信息为主要管理对象，而传统档案管理则是在企业经济活动过程中产生的各类文档、文案;另外，在资源管理方面，知识服务档案管理能够将各种资源进行科学合理的整合，而传统档案管理则将档案和资源进行分类整理，不能实现资源的有效整合;再次，在服务理念方面，两者也有很大的区别，知识服务型档案管理以用户为中心进行资源管理，而传统档案管理则主要以档案机构为主，简单的从事档案管理，知识服务型档案管理的目的是在提供知识信息的基础上满足客户需求，帮助客户解决问题，提供较为系统完善的档案管理知识，而传统档案管理主要是为用户提供信息开展工作;知识服务型档案管理的核心主体是专业团队，而传统档案管理的主体是单个员工。

档案管理的有效措施一、领导重视是做好档案工作的前提(一)爱岗敬业，争取领导的重视。

领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。

因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

(二)加强宣传，增强领导的档案意识。

单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。

这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。

首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、现代化管理是做好档案工作的途径随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。

管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

(一)掌握现代化管理技能，提高综合素质电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。

文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。

所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

(二)利用现代化技术整理档案纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。

而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。

在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的.，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。

而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。

真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、提高档案管理人员素质是做好档案工作的保障文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。

由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。