【建设工程档案管理办法】工程档案管理办法多篇

【建设工程档案管理办法】工程档案管
理办法多篇
工程档案管理办法3篇
工程档案管理办法1
第一条为加强__公司(以下简称“公司”)项目档案的归档整理工作，确保工程档案的齐全、完整、准确与安全，充分发挥公司项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本制度。

第二条工程档案是指公司开发房地产项目建设活动中直接形成的，具有归档保存价值文字、图表、声像等不同形式的历史记录，也可称为基建档案。

第三条建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程档案的形成和归档纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

第四条勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程档案立卷、整理后向建设单位移交。

第五条建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交;各分
包单位将本单位形成的工程档案立卷、整理后及时移交总承包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、立卷、整理其承包项目所形成的工程档案，并及时向建设单位移交。

第六条工程档案管理工作实行由行政办公室档案室集中统一、分级管理的管理制度。

工程档案管理工作由档案室负责管理、组织、协调、知道和监督，各业务部门负责分级落实工程档案的收集、立卷、整理归档工作。

第七条工程档案管理工作应建立档案管理网络。

各部门、各参建单位明确一位领导分管档案工作并指定一名或多名兼职档案人员，形成工程档案管理网络。

第二章基本术语和定义
第八条建设工程项目(construction project)工程档案管理办法
经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

第九条单位工程(single project)
具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

第十条分部工程(subproject)
单位工程中可以独立组织施工的工程。

第十一条建设工程文件(construction project document)
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

第十二条工程准备阶段文件(seedtime document of a construction project)
工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

第十三条监理文件(project management document)
监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

第十四条施工文件(constructing document)
施工单位在工程施工过程中形成的文件。

第十五条竣工图(as-build drawing)
工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

第十六条竣工验收文件(handing over document)
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

第十七条案卷(file)
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

第十八条立卷(filing)
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

第十九条归档(putting into record)
文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，
按规定移交档案管理机构。

第三章工程档案归档与移交
第二十条凡是记录和反映本公司工程项目建设活动中形成的具有保存价值的文件材料，均按归档要求向行政办公室档案室移交，实行集中统一管理。

任何部门和个人不得私自保存，擅自销毁工程档案或将工程档案据为己有。

第二十一条各部门要把工程档案资料的形成、积累、整理和归档工作列入工作计划、管理程序和岗位职责。

第二十二条有关人员在收集、整理工程档案时，应按照城建档案技术标准严格把好质量关。

第二十三条各部门在工程档案材料收集、整理、归档时，应做好以下工作：
(一)按照工程档案归档范围，将需归档工程档案资料收集齐全、完整;
(二)按照工程档案形成规律进行分类、立卷整理。

第二十四条工程档案具体归档范围及分类参见(附表：工程档案归档范围及分类表)。

第二十五条工程档案归档要求
(一)归档的工程档案应为原件。

(二)工程档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

(三)归档的工程档案应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章签字手续完备。

工程档案管理办法
(四)所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理。

签字要求填写清楚、齐全，不得代签。

第二十六条工程档案移交
(一)工程档案一般按照工程阶段进行归档移交。

对于形成周期过长，程序明显的工程档案，需要跨年度、需几年甚至多年完成的工程项目，因所形成文件数量较为庞大，通常可按照各项目的工作阶段将其移交归档。

(二)在项目完成综合验收6个月内，工程管理部应主动与当地城建档案馆联系，办理工程项目档案移交手续。

并配合城建档案馆对移交档案资料进行清点、核对、整理入库等工作。

(三)移交工程档案应如实填写《档案(资料)移交书》，移交书一式两份，并签字完毕，移交部门与保管部门各存一份，以备查考。

第四章工程档案立卷与整理
第二十七条工程档案立卷原则
工程档案的立卷应遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

第二十八条工程档案立卷方法
(一)工程文件可以按照建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。

(二)工程准备阶段文件可以按照建设程序、专业、形成单位等进行立卷。

(三)监理文件可以按照单位工程、分部工程、专业、阶段等进行立卷。

(四)施工文件可以按照单位工程、分部工程、专业、阶段等进行立卷。

(五)竣工图按照单位工程、专业等进行立卷。

(六)竣工验收文件按照单位工程、专业等进行立卷。

第二十九条卷内文件排列
(一)工程文件资料卷内文件的排列应按文件的内在联系及文件形成时间的先后顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、正文与附件不能分开，并按照批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，正文在前、附件在后的顺序排列。

(二)图纸按照专业进行排列，同一专业的图纸按照图号顺序进行排列。

(三)卷内既有文字材料又有图样时，文字材料排列在前，图样排列在后。

第三十条案卷编目
(一)案卷必须填写卷内目录、备考表、封面、脊背等项目。

(二)卷内目录的编制符合下列规定：
1、序号：以每份文件为单位，采用阿拉伯数字从“1”开始依
次标注。

2、文件编号：填写工程文件材料原有的文号或图纸的图号。

3、责任者：填写工程文件的直接形成单位或个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4、文件题名：填写文件标题的全称。

文件标题不详时，应重新拟写标题，简明概要。

5、日期：填写文件形成的日期。

6、页次：填写文件在卷内所排的起始页码。

7、备注：填写文件材料需说明的情况。

8、卷内文件目录在卷内文件首页之前。

9、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原来目录可代替卷内目录，不必重新编写。

(三)卷内备考表主要是说明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。

备考表置于卷内文件尾页之后。

(四)案卷标题的填写应简明概要，准确反映卷内文件的基本内容。

案卷标题应包括工程名称、专业名称、卷内文件内容概要。

(五)案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。

档号由保管单位进行填写。

第三十一条案卷装订
(一)案卷可以采用装订与不装订两种形式。

装订应采用线绳
三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和提供利用。

(二)案卷装订时必须剔除所有金属物。

工程档案管理办法
第五章附则
第三十二条本办法由公司行政办公室档案室负责解释和修订。

第三十三条本办法自印发之日起施行。

工程档案管理办法2
一、分管档案工作的局领导职责
1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收
集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案工作的各处(室)领导职责
1、配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作。

5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。

四、各处、室专(兼)职档案人员职责
1、坚持平时整理。

根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

工程档案管理办法3
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。

以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资
料移交综合管理部档案室。

部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

工程档案管理办法
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方
可办理调动手续。

第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。

阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。

需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。

过期由档案管理员催还。

需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

工程档案管理办法第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一
保存。

第七条本制度从二O 一四年十月一日起执行。

管理办法档案工程
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