为使市政府机关公文制发程序更加规范化
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为使市政府机关公文制发程序更加规范化、制度化、科学化,提高制发公文的质量和水平,根据邯郸市人民政府办公厅印发《关于进一步规范工作程序提高行政效率的若干规定》的通知(邯政办〔2003〕27号),现就把好起草关、审核关、审签关、复核关、校印关、分发关,进一步规范市政府机关公文制发程序通知如下:
一、起草关。属于部门主管范围内的工作需要政府发文时,一般由部门代拟文稿;涉及两个以上部门时,一般由一个部门牵头共同起草;综合性公文,一般由综合部门或者办公厅拟稿。草拟公文要做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。结构严谨,表述准确,字词规范,篇幅力求简短。
(二)公文的文种要根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系合理确定。
(三)拟制涉及国家秘密的公文要根据有关规定确定密级(秘密、机密、绝密)和保密期限。
(四)拟制紧急公文,要体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度(特急、急件)。其中电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(五)人名、职务、地名、数字、引文要准确。引用公文要先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(七)要使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,要先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,要在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。
(十)起草公文所依据的参考资料,要附在文稿之后,一并送审。
二、审核关。
(一)部门起草文稿后,一律报送到办公厅分管对口处室。
(二)分管对口处室负责对部门文稿的把关审核、修改。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合有关规定等。
(三)经审核,对不需要行文或可以由主管部门行文的,由分管对口处室提出意见报经领导同意后,退主办部门。
(四)属于地方性法规草案、政府规章和规范性文件的,须由市政府法制办公室先行把关,提出审查意见。
三、审签关。
(一)审核把关后的文稿由分管对口处室呈分管副秘书长(办公厅副主任)审核、审批。
(二)分管对口处室按照审核、审批意见修改后,呈有关领导人审核、签发。四、复核关。
(一)有关领导签发后,由分管对口处室到秘书二处复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核,需要对文稿进行实质性修改的,由分管对口处室按程序进行复审。
(二)复核后,由秘书二处负责登记、编号、填写承印单付印。
(三)秘书二处不得受理部门来编号的文稿。
五、校印关。
(一)公文登记编号后,由分管对口处室送印刷厂付印并校对。
(二)校对实行三校制,一是对领导修改部分的校核;二是交付印刷前的校核;三是文件下发和上报前的校核。校核内容包括公文的格式、结构、语言、字词、标点和人名、地名、时间、数字等,要做到准确规范,不出歧义和差错。(三)校对后,分管对口处室要及时将文稿原件送秘书二处存档。
六、分发关。
(一)公文成印后,特急、急件由分管对口处室取运,交秘书二处;一般件由秘书二处负责取运。
(二)公文取回后,由秘书二处根据密级和紧急程度及时封装发出。
拟制、修改公文和公文签批、书写一律不得用铅笔和圆珠笔