档案资料管理规范

档案资料管理规范

就公司档案资料管理的需求，特对公司档案资料管理进行规范如下：第一条归档范围

凡是反映本单位工作活动，具有保存、考查、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属归档范围。

1、行政综合类：包含公司召开的重要会议材料、公司制定的内部法规性、政策性文件，公司的请示报告与上级机关的批复及下级机关的请示与公司的批复，公司组织沿革、变迁、大事记、年报等文件材料，公司发展规划、工作总结汇报等重要材料。

2、组织人事、教育培训类：包括公司干部任免、奖惩、录用、调资、退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料，公司职员年度花名册，各种报刊、杂志上登载公司活动的报告，公司编发的各种业务宣传材料、刊物。

3、合同类：包括公司签订的相关销售、招商的合同及协议。

4、项目类：有关工程、项目的文书、文件。

第二条归档要求

1、将工作场所内任何物品区分为必要和非必要，将必要的进行整理摆放，非必要物品进行销毁或先行存档（参考要求第8条）。

2、文件资料应设专人专柜保管，严防丢失、损坏。

3、文件资料的保管应分门别类、有序存放，以便查阅，严禁乱堆乱放。

4、文件资料的书写应准确、规范、合理，严禁乱写乱画。

5、及时准确地收集、整理各类档案，材料必须做到真实完整，各种原始记录不得使用圆珠笔、铅笔填写。

6、按期归档，准确制定案卷的保管期限，按期提取保管期满的档案材料，登记造册，经主管领导批准后进行销毁。销毁时需两人以上参加，并在销毁清单上签字，销毁文件清单列入档案检索保存。

7、不许无关人员查阅档案，如确实需要，需由主管领导审批。查阅密级较高的档案时，原则上不准复制，如确因工作需要抄录复制时，须经领导批准，用后及时收回或销毁。

8、处理废文件、材料时，事先要全面细心检查，凡属带有机密性质的文件、材料必须抽出，按有关程序处理。

9、文件资料的存放方式可以是计算机光盘、软盘，也可以是纸张文字形式。

10、资料档案管理人员工作变动时，应组织档案文件及工作交接，并在有关交接清单上应有交接人、监交人三方签字署名以示负责。

第三条保密制度

1、公司工作人员及档案资料管理人员对经手的客户资料及公司往来业务资料要做到保密，不得随意外泄。

2、查阅、复制有关档案材料时，须经公司领导批准。