现代企业档案管理培训(上传)

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什么是档案管理
什么是档案
收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
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档案管理的作用

凭证作用 参考作用 档案工作
卷内目录用纸，上白边（天头）宽20±0.5mm 卷内目录用纸，下白边（地脚）宽15±0.5mm 卷内目录用纸，左白边（订口）宽25±0.5mm 卷内目录用纸，右白边（翻口）宽15±0.5mm
装订注意事项：
1、装订时文件格式须一致（如打孔时会把字打掉）。 2、活页文件存放时，多于2页的文件须标明页数，以防丢失。 3、不要用铁制文件夹；重要文件不要订，书钉会生锈。 4、装订时不要压着字体，不然可能会有腐蚀损坏。 5、卷内文件目录须含以下项：顺序号、文件号、责任者、题名、日期、页号、备注。
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文书档案案卷格式
Leabharlann Baidu
案卷卷皮格式
两种：硬卷皮、软卷皮。

硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）

封底尺寸同封面尺寸
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可 根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷 皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。（推荐使用 250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮）
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档案管理制度建设
《档案管理办法》
《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《整理（立卷）制度》
《档案利用制度》
《档案保管制度》 《档案保密制度》 《档案销毁制度》
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档案管理制度建设
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虫霉防治与除尘

档案库区必须配备适合档案用的消防器材，如干粉灭火器， 并按设备要求定期检查、更换。 安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装 置和使用电炉及存放易燃易爆品。 档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防 盗措施。 定期防虫，可每个季度放置一次卫生球。 若文件发霉，不能晒，以防破碎。可将其扫描、打印、保 存。 档案室除尘时需注意：昼量用干燥的抹布或拖布，不要用 含水太多的湿拖布拖地和用太湿的抹布擦拭文件柜，以便 防潮。档案室除尘最好使用吸尘器。



保管职工档案 收集、鉴别和整理职工档案材料 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续 登记职工工作变动情况 为有关部门提供职工情况 做好职工档的安全、保密、保护工作 定期向企业档案室移交档案 办理其它有关事项
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企业档案的一般分类



管理类—所有制度类档案 业务类—含技术类、研发类、营销类等 财务类—独立管理 人事类—所有人力资源类档案 其它类—不能归入上述四类的档案
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档案管理系统
• 档案管理系统包含 1、文件管理 2、文书档案管理 3、科技档案管理 4、会计档案管理 5、声像档案管理 6、系统配置模块 7、档案制作系统、档案查询系统等。 电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高 档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。
• 归档文件保管期限的界定
1、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期。 2、界定原则： A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管。 B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用价值地，列为 长期保管。 C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值地，列为短期保管。
• 排列：分年度、分保管期限、分类别。 • 编号：归档规格及填写要求；修整与装订。
档案管理是最基本地，须有有力的监督机制和有效的监督才行。监督机制必须是长期地， 看得见地，数字化地，且与绩效挂钩地。
案卷的规范化整理与编目
调整 定卷 卷内 文件 排列 拟写 案卷 题名 卷内 文件 编号 填写 文件 目录 填卷 内备 考表 填写 案卷 封面 装订 案卷 编制 案卷 目录 存档
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科技文件归档整理
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普通档案、文书档案 技术档案 音像档案 人事档案 综合档案 联合档案室，比如集团公司，有 些类似于服务中心、文件中心
档安室的类型
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企业档案的工作性质
管理性—对企业档案进行管理 服务性—为各单位提供查阅和参考
保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。 是否保密档案，在定义制度时须规定清楚， 并加盖保密章。
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部分名词释意和说明：
1、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。 2、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。 3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。 4、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。 5、档号：机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案 卷顺序编号。 6、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复、 折叠等工作。 7、档案装订打孔时，要在一条直线上。 8、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。 9、案卷排列时，一般先按保管期限，再按机构或问题，具体根据 分类方案。 10、购买时需注意，文件夹和文件柜要标准；档案室的文件夹最 好不要超过5种；排排档案之间应有30公分的距离，以防潮。 11、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。
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档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不 要超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫 外线进行过滤。

档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、 窗板等遮阳措施。
档案在任何情况下均应避免阳光直射。因为档案 纸是氯气漂白地，日晒后会变黄易碎。

照明管理
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档案保管状况检查
• 对库藏档案应该经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以 处理。 • 每年定期对库藏档案进行一次抽检检查，比例20%以内即可，掌握 档案保管情况，为科学地管理积累资料。
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企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交的归档资料 外单位转让或移交的资料 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或 转让资料 面向社会收集、征集的相关材料。
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文件材料的形成与归档
归档文件材料的范围
1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
各类文件材料的归档要求
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档案如何分类管理
分类的一般方法有：
A、时间分类法： 1、年度分类法 2、时期分类法。 B、来源分类： 1、组织机构分类法 2、作者分类法 3、通讯者分类法。 C、内容分类法： 1、技术分类法 2、文书分类法 3、媒体分类法 D、形式分类法： 1、按文件种类分类 2、按载体形态分类 3、按形状规格分类。
1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹要求 3、归档声像材料的要求。
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文件材料的形成与归档
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。
2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完 成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
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档案管理现代化的总目标


第一、是最大限度地延长档案寿命 第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准 确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。 第三、是在电子文件不断生成的情况下， 进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。
备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真 纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。
现代企业档案管理培训
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有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下 他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。

正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一 般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进 行标示。

一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜 外要清晰的标明其目录。
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文书文件归档的整理方法与步骤
1、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、档号、内容概要、日期、 页数、备注等。 2、档案盒盒脊项目填表，包括：全宗号、年度、保存期限、机构、起 止件号、盒号等。（文件夹均需编号，然后在文件柜的检索表上只 体现文件夹的编号即可） 3、档案盒封面填写。 4、备考表填写。备考表必须要有，档案如有变更，须在备考表上作好 记录。原稿文件不能丢，盖作废参考章保留。
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编制档案检索工具的基本要求

全，指信息存贮丰富，资料齐全 准，指检索准确，无歧意或重复 快，指迅速，快捷找到所需资料 便，指检索要方便，不繁琐
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文书文件归档的整理方法与步骤
• 文件材料的分类
采用复式分类法，主要形式为： 年度—问题（机构）--保管期限（=要求的保存期限+1年） 年度—保管期限
是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的 一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保 管、统计、编研和提供利用等。
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档案管理工作原则
• 档案工作的管理原则一般有两条： 1、统一领导。 2、分级管理。 为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须 要有相应的管理制度，并便于企业各单位的 利用。
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档案保管的基本要求

以防为主，防治结合 加强重点，照顾一般 自力更生，勤俭节约 立足长远，保证当前
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温湿度控制






档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24℃，有设备的库房日变化 幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超 过±5%。 保存母片的胶片库，温度应控制在13-15 ℃，相对湿度应控制在35-45%。（超 过此范围，会自然氧化，褪色掉了） 各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地区应配备除湿机；专门库房 应安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变 化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次 综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。 空调、除湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期 校验。 档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10cm，柜侧间距不小于 60cm），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。（柜内可根据需要放 置一些袋装石灰粉，用以防潮、消毒） 新建库房竣工后，应经6-12个月干燥后，方可将档案入库。
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企业档案概念的涵义

企业档案是企业各项活动的历史记录。 企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围 内形成。 企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多 样性和企业活动内容的复杂性所决定的。 企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案 所反映的事物或活动已经完成或告一段落。


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职工档案管理部门的职能
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案卷封面项目
• 封面项目包括：
全宗名称 类目名称 案卷题名 时间 内容提要 保管期限 件 页数 归档号 各项目具体位置/尺寸
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卷内文件目录格式

3.1 目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为 260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为 297mm×210mm）。

3.2 页边与文字区尺寸
1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作 部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的 份数、文件归档的要求与手续。
2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、 相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。
3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧 意。 4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装 订位置等。

科技文件以卷为整理单位
科研文件按课题组卷 基建文件按项目组卷 设备文件按型号组卷
案卷质量标准执行《科学技术档案案卷构成的一般要求， 编号GB/T118922-2000。