第六章档案登记与统计

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第六章档案登记与统计
6.1.4. 档案统计调查
• 6.1.4.1. 统计报表
▫ 统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向 上级机关以表的形式定期报送的文件
▫ 最基本、最常见 ▫ 报表制度的主要特点：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的
格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。
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第六章档案登记与统计
6.2.2.2.人员进出库房登记
• 登记本，放置在库房入口处 • 每次进出均应登记
• 登记项目：
▫ 日期、进出库人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、 出库时间（时刻）等。
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6.2.2.3.档案出入库登记
• 登记本，放置在库房入口处或库房中固定位置
• 目的：
▫ 查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符， 发现被损坏的案卷和字迹模糊需要修复，需要重新 装订、消毒和复印的文件。
• 检查工作要严格以全宗为单位进行
• 检查周期要根据全宗的重要程度来确定。
▫ 5年，10年，15年
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6.1.6. 案卷数量和状况检查
• 档案统计分析
▫ 是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究， 从中发现和总结出带有典型性的经验教训。
▫ 动态分析方法
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时间序列
• 也叫时间数列、历史复数或动态数列。
• 它是将某种统计指标的数值，按时间先后顺序排 到所形成的数列。
• 时间序列预测法就是通过编制和分析时间序列， 根据时间序列所反映出来的发展过程、方向和趋 势，进行类推或延伸，借以预测下一段时间或以 后若干年内可能达到的水平。
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6.1.3. 选定档案统计指标
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6.1.3.1. 确定档案统计指标的原则
• 必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起 • 统一性和稳定性 • 可比性 • 运用平均数，必须遵循总体同质性的原则
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6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
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2020/11/28
第六章档案登记与统计
▫ 一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的 工作记录性登记
如会客登记、出入库登记等等。
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6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记
▫ 对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、 现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作 的过程和状态。
• 统计
▫ 较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以 认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策 行为基础性信息支持。
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• 遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：
▫ 统计指标体系完整化 ▫ 统计分类标准化 ▫ 统计调查工作科学化 ▫ 统计基础工作规范化 ▫ 统计计算和数据传输技术现代化 ▫ 统计服务优质化
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• 从统计的对象来看，分为两方面：
▫ Ａ、对档案实体及其管理状况的统计； ▫ Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；
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6.2.2.1.工作日志
• 逐日记录每一天的工作内容及其进程和问题
• 一般采用簿册形式，按机构单位或按人，每月或每年用一册，每一页 用于登记一天或一周的工作情况。
• 登记项目：日期（年月日星期），时间（上午下午或具体时刻），工 作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统 计、小结等。
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查的总数量、目录中实有案卷数、目第六录章档所案登缺记与案统计卷数、
6.1.7. 档案统计标准化
• 建立健全统一的档案统计工作制度 • 统一报表的格式 • 统一计量单位
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6.2. 档案室的登记和统计工作
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6.2.1. 档案状况登记
பைடு நூலகம்
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6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记和统计工作的关系
▫ 登记工作是统计工作的基础。 ▫ 登记工作是统计工作的一部分。
• 档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事 实与数据。
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6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和 要求
• 清点、检查报告
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6.2.2.5.档案利用登记簿
• 教材P239
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6.2.2.6.利用者登记卡
• 档案馆，规模较大的档案室 • 初次利用
• 教材P239
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6.2.2.7.档案借出登记簿
• 教材P240
• 卷内目录 • 案卷目录 • 归档文件目录：分类方案和室编件号 • 总登记薄：档案收入、移出变化情况和实存数量
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卷内目录
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案卷目录
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归档文件目录
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6.2.2. 档案工作状况登记
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6.2.2.8.档案复制、摘抄登记表
• 提出申请，履行批准手续，确认复制、摘抄事实。 • 散页的表格，装订成册
• 教材P240
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6.3.档案馆的登记与统计工作
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
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第六章档案登记与统计
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
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6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
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6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
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6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
• 缺卷、编目上的错误和实际损坏，都要计入“案 卷数量和状况检查单”。
▫ 检查单在检查过程中要按每个目录分开填写。
▫ 检查案卷数量过程中，不允许在目录上随意做标记， 也不允许打乱案卷的排列次序。
▫ 检查以后在目录上加盖“××××年检查”的戳记。
▫ 作出案卷数量与状况的检查报告
其中注明全宗号、全宗名称和种类、检查日期以及检
• 登记项目： ▫ 出库的日期及时间（时刻）、档号及数量、原因（即用 途）、归入日期及时间（时刻）、经手人，等。
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6.2.2.4.档案清点、检查登记
• 登记表（本册或单页式）、笔记本 • 存入全宗卷中
• 登记内容 ▫ 清点、检查的日期，原因，清点、检查过程中发现的情 况及问题，清点、检查的结果（结论），从事清点、检 查的工作人员姓名
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第六章档案登记与统计
6.1.档案登记和统计概述
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6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记
▫ 一种是带有司法行为性质的认证性登记
如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记 等等；
• 任务：
▫ 对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计 分析， 提供统计资料，实行统计监督。
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6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和 要求
• 要求：
▫ 准确性
▫ 及时性
制度化并相互结合 档案统计网络
▫ 科学性
科学的标准和方法
全国通用的档案统计报表，统一的格式、口径和标准， 明确统计的范围、内容、项目和要求
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时间序列
• 其内容包括：
▫ 收集与整理某种社会现象的历史资料； ▫ 对这些资料进行检查鉴别，排成数列； ▫ 分析时间数列，从中寻找该社会现象随时间变化而
变化的规律，得出一定的模式； ▫ 以此模式去预测该社会现象将来的情况。
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6.1.6. 案卷数量和状况检查
• 6.1.4.2. 专门调查
▫ 专门调查是根据一定的目的要求，临时组织起来的调查，它是统计 报表的一种补充形式。
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6.1.5. 档案统计资料整理与统计分 析
• 统计分组
▫ 把档案工作中的各种现象分出不同类型的组，加深认识 档案工作总体构成与现象之间的相互关系。
▫ 分组的关键是分组标志
• 目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个 层次：
▫ 其一，全国档案工作基本情况统计；
▫ 其二，专业系统档案工作情况统计；
▫ 其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作 基本情况统计；
▫ 其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
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第六章档案登记与统计
档案统计工作的意义
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