邮件的规范撰写
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• 美国、台湾：2011年9月5日 • 英国、香港：2011年5月9日
• 避免：5/6’11, 5/6’11, 5/6’2011
• 虽然表明是2011年，却不清楚是5月6日还是6月5日
• 避免：5/6, 6/5
• 您谁能说清这是哪一天？
• 正确的写法：2011年4月7日，2011-03-25
• 或用英文：April 21st, 2011
在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中的“发送附件：”， 不要出现“发送附件：XXXX”
Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜
不要使用“万金油”邮件主题
• 主题的含义要具体且有意义 – 以下的主题不够具体，不方便收件人理解
5. 回复邮件时注意：主题与内容相符
• 主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮件时，要根据邮件 内容修改主题。 – 以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件
17. 附件-1
• 在邮件的正文中要提及所加附件的名称 – 杀毒软件可能删除带病毒的附件 • 在邮件的正文中要强调附件中的重点 – 节省收件人时间 • 压缩文档，文档通常不要大于5MB – 加快传输速度 – 附件大于5MB时要压缩 – 附件太大(大于10M)时，要分成多个邮件 • 发送邮件前应打开附件进行检查 – 确保所加附件是正确的文件和版本
•
•
思考： – 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管已经审核过了，而实 际上你的主管并不知情
2. 收件人、抄送和密送注意事项
• • • • 出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经理），出公司邮件， 必须抄送给分管副总或总经理 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 – 思考：内部讨论定价问题被客户知道了 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节省大家的时间 回复邮件时注意 – 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单，
17. 附件-2
• 文件名称 (Filename) – 文件名要易于理解，并且有唯一性，例如
• “2006WW14 艾博思周例会.doc”
– 不要把相同的文件名用在不同的版本中 – 遵循文件命名规则 • 文件内容 – 文件标题(Title)要清楚 – 总是显示作者姓名及日期(注:不要使用自动更新日期). – 如果超过1页，要设置“页码/总页数” – 预览文档，尤其是Excel文档(有时所见非所得)
6. 主题不是正文
• 不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有简单的一句话 – 以下是不恰当的邮件主题
7. 称呼
• 邮件要有称呼 • 称呼要和收件人清单一致，不含抄送人 • 当收件人为多人时，称呼可用：
– – – – 各位： 各位领导： 各位同事： Dear all,(如为英文邮件，要用逗号)
8. 邮件正文
• 除了“您好！”、“谢谢！”之外，都不要使用感叹号。 • 在书面沟通和电子邮件沟通中，使用感叹号就表示拍桌子、大声吼 叫、挥舞拳头、用中指指人 • 有的人甚至用一个感叹号还觉得不够，还用三个！！！，这是非常 强烈的咆哮。
12. 结尾
• Best Regards. • 祝 工作顺利，身体健康！ • 注意：
附件是XXX文件，请查收，谢谢！
好
16. 字体、颜色、缩进
• 商务邮件具有其严肃性 – 不要采用不同的字体，除非很必要 – 不要使用不同的颜色，除非你想用不同的颜色强调某些东西 • 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook – 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 – 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”，因为用另一软件 打开它们可能导致文本不对齐 – 发给公司外部的邮件，避免使用上述不兼容的格式
1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)
• 收件人(To List) – 需要回复或采取行动的人 – 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List) – 需要了解此邮件事项相关的人 – 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 • 密送（BCC List) – 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道
–
不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部”
3. 禁止使用“群发邮件”
• • • • 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡见不鲜 除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用群发邮件 通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主管负责传达(这是部 门主管的责任) 不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这样，你出错的机会就 多一次。
邮件规范撰写
• Email是目前日常工作中最为快捷便利的沟通工具，也是 我们平时沟通使用最多最广范的工具，所以很容易使人养 成随随便便的不良习惯，并影响到我们的工作。 • 有效的邮件可以提升工作品质，且提高我们的工作效率。 • 如何写好邮件非常重要。
为什么需要电子邮件礼仪？
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： • 专业特性： – 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专 业！” – 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 • 效率: – 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 • 严肃性 – 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性
– 回复或转发时，检查 “收件人”、“抄送”内的名单，加上那些必须包括的， 删除那些不需要抄送的
• 礼节性回复
– 如果你是主要的信息接收者(即表明你的名字在“收件人”中)，收到邮件时总 是答复“谢谢”、“我明白”以确认你收到邮件
– 对于礼节性回复，你可仅仅回复给发送者 (不要回复给所有人)
•
删除不必要的先前的邮件和/或附件
19. 如何更新邮件(update)
• 邮件发出后，发现内容有错，或情况有变化，则需更新邮件。 • 用原邮件转发，
– 原主题后加update 或—更新, 表明这是更新的邮件 – 转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为新的内容
20. 邮件沟通原则
• 跟进
– 对于紧急或重要的事情，应打电话给相关人员，以确定其已 收到邮件并明白要做的事
9. 避免错别字
•
• •
邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，由此判断一个人做事不认真。因 此，一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失
如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。如果写中文邮件， 则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对方。(自己的名 字按身份证上写，不要说“身份证是错的”，更不要按自己的喜欢来写) – 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青菁，林淋琳， 玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛
• 正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。 – 條理分明，避免長篇大論 – 字句段落要分明，不要擠在一起，眼花繚亂 – 語意須清楚連貫，避免跳躍性的思考 – 會議紀錄或報告，不只附上文件，還要加上重點與結論
• 不要只寫 “請看附件” !
•
•
•
按逻辑顺序安排邮件内容 – 首先：开门见山，点明问题 – 其次：细节描述，背景说明 – 接着：提供支持性材料或附件 – 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后 5W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，时因法） – 清楚表达你的观点 – 每个项目都需要有一个责任人和截止日期 注意 – 邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中
2011、3、25
2011.3.25
15. 语气
• 使用“请求”的语气以示尊重，不要用“命令”的语气。
不好 请各事业部将XX表于明天报上来，谢谢。 （你认为很客气？，其实存在着严重官僚） 请各事业部将XX表于明天发给我，谢谢。
好
不好
附件是XXX文件，请查收！ （除了“你好！”“谢谢！”再不要用感叹号）
• 正文纠错
• 签名标签: • 格式: • 附件:
– – – –
– 排版是否Hale Waihona Puke Baidu洁、清晰
您是否删除了先前的不必要的邮件和附件? 您是否压缩附件？(大于10MB). 图形附件是否正向？ 附件文档是否正确？
Q&A Thanks
– 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 – 不要直接贴上bmp文件
• 你知道吗？ – 现在常见的数码相机的像素为800万，1000万，1200万。用这样的相机拍的
照片，每张照片文件的大小是多大？这样的照片，一个邮件能发几个？
18. 回复(Re)或转发(Fw)
• “收件人” 和 “抄送”
10. 使用正确的标点符号-错在哪里
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以下的标点符号是不正 确的，你知道吗？
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (2)、日期：2011、7、12
(1) 会议时间：9:00~10:00 (2) 日期：2011.7.12
2.3.1.
2.3.2.
2.3.1
• 避免做邮递员
– “我发邮件了，他没看”(把责任推给别人) – “我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了” – 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完 成，不要只做邮递员
23. 发送之前先检查一遍
• 收件人/抄送:
• 主题:
– 收件人和抄送名单是否正确区分? – 是否反映了邮件内容? – 有没有打字错误、标点符号错误？ – 是否包括所有信息，尤其是您手机号码? (事先在模板中设置好)
•
不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责发送
4. 邮件主题
• •
主题一定要写，不能为空 主题必须具体，不含糊，且有意义 – 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录”
– 標題要簡潔明確，一目暸然 – 原則上不要超過15個字
•
当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容
•
•
邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、“ Re” 、“Fw” 等， 你要适当删除，保留最多两个。这样的例子就没有意义，如：
17. 附件-3
• 如果附件是图形文件：
– 不要使用bmp格式，要转换成jpg或pdf格式，以减小空间 – 长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片 – 图形文件要正向，不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横 向或倒向，请先进行图像旋转后再加上附件。
• 如果Office文档中包含图形：
2.3.2
一、要注意不要出现错别字；
二、要注意标点符号要正确。
一. 要注意不要出现错别字；
二. 要注意标点符号要正确。
11. 特别注意不要使用感叹号
感叹号：主要用在感叹句的句末，表示强烈的感情。感叹句 是以抒发感情为主的句子，它所抒发的感情有赞颂、喜悦、 愤怒、叹息、惊讶、伤悼等，句末都要用感叹号。 《百度百科》
18. 回复(Re)或转发(Fw)
• • 删除不必要的先前的邮件和/或附件 部门助理或联络窗口转发邮件
– 及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管 – 一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进
• 回复错发的邮件
– 由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到别人错发的邮 件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件？”当然，附上原邮件。
– 尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾，这显得不严肃。如：
13. 落款签名
• 让别人知道您是谁或如何找到您 – 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、手 机(紧急时别人可以联系你)、电子邮件地址。对外联系的人员，也可 以加上公司地址。例如：
14. 日期和时间格式
• 避免：09/05/11, 09-05-11 (究竟是哪年哪月哪日呢)
• 避免：5/6’11, 5/6’11, 5/6’2011
• 虽然表明是2011年，却不清楚是5月6日还是6月5日
• 避免：5/6, 6/5
• 您谁能说清这是哪一天？
• 正确的写法：2011年4月7日，2011-03-25
• 或用英文：April 21st, 2011
在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中的“发送附件：”， 不要出现“发送附件：XXXX”
Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜
不要使用“万金油”邮件主题
• 主题的含义要具体且有意义 – 以下的主题不够具体，不方便收件人理解
5. 回复邮件时注意：主题与内容相符
• 主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮件时，要根据邮件 内容修改主题。 – 以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件
17. 附件-1
• 在邮件的正文中要提及所加附件的名称 – 杀毒软件可能删除带病毒的附件 • 在邮件的正文中要强调附件中的重点 – 节省收件人时间 • 压缩文档，文档通常不要大于5MB – 加快传输速度 – 附件大于5MB时要压缩 – 附件太大(大于10M)时，要分成多个邮件 • 发送邮件前应打开附件进行检查 – 确保所加附件是正确的文件和版本
•
•
思考： – 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管已经审核过了，而实 际上你的主管并不知情
2. 收件人、抄送和密送注意事项
• • • • 出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经理），出公司邮件， 必须抄送给分管副总或总经理 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 – 思考：内部讨论定价问题被客户知道了 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节省大家的时间 回复邮件时注意 – 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单，
17. 附件-2
• 文件名称 (Filename) – 文件名要易于理解，并且有唯一性，例如
• “2006WW14 艾博思周例会.doc”
– 不要把相同的文件名用在不同的版本中 – 遵循文件命名规则 • 文件内容 – 文件标题(Title)要清楚 – 总是显示作者姓名及日期(注:不要使用自动更新日期). – 如果超过1页，要设置“页码/总页数” – 预览文档，尤其是Excel文档(有时所见非所得)
6. 主题不是正文
• 不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有简单的一句话 – 以下是不恰当的邮件主题
7. 称呼
• 邮件要有称呼 • 称呼要和收件人清单一致，不含抄送人 • 当收件人为多人时，称呼可用：
– – – – 各位： 各位领导： 各位同事： Dear all,(如为英文邮件，要用逗号)
8. 邮件正文
• 除了“您好！”、“谢谢！”之外，都不要使用感叹号。 • 在书面沟通和电子邮件沟通中，使用感叹号就表示拍桌子、大声吼 叫、挥舞拳头、用中指指人 • 有的人甚至用一个感叹号还觉得不够，还用三个！！！，这是非常 强烈的咆哮。
12. 结尾
• Best Regards. • 祝 工作顺利，身体健康！ • 注意：
附件是XXX文件，请查收，谢谢！
好
16. 字体、颜色、缩进
• 商务邮件具有其严肃性 – 不要采用不同的字体，除非很必要 – 不要使用不同的颜色，除非你想用不同的颜色强调某些东西 • 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook – 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 – 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”，因为用另一软件 打开它们可能导致文本不对齐 – 发给公司外部的邮件，避免使用上述不兼容的格式
1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)
• 收件人(To List) – 需要回复或采取行动的人 – 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List) – 需要了解此邮件事项相关的人 – 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 • 密送（BCC List) – 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道
–
不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部”
3. 禁止使用“群发邮件”
• • • • 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡见不鲜 除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用群发邮件 通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主管负责传达(这是部 门主管的责任) 不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这样，你出错的机会就 多一次。
邮件规范撰写
• Email是目前日常工作中最为快捷便利的沟通工具，也是 我们平时沟通使用最多最广范的工具，所以很容易使人养 成随随便便的不良习惯，并影响到我们的工作。 • 有效的邮件可以提升工作品质，且提高我们的工作效率。 • 如何写好邮件非常重要。
为什么需要电子邮件礼仪？
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： • 专业特性： – 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专 业！” – 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 • 效率: – 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 • 严肃性 – 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性
– 回复或转发时，检查 “收件人”、“抄送”内的名单，加上那些必须包括的， 删除那些不需要抄送的
• 礼节性回复
– 如果你是主要的信息接收者(即表明你的名字在“收件人”中)，收到邮件时总 是答复“谢谢”、“我明白”以确认你收到邮件
– 对于礼节性回复，你可仅仅回复给发送者 (不要回复给所有人)
•
删除不必要的先前的邮件和/或附件
19. 如何更新邮件(update)
• 邮件发出后，发现内容有错，或情况有变化，则需更新邮件。 • 用原邮件转发，
– 原主题后加update 或—更新, 表明这是更新的邮件 – 转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为新的内容
20. 邮件沟通原则
• 跟进
– 对于紧急或重要的事情，应打电话给相关人员，以确定其已 收到邮件并明白要做的事
9. 避免错别字
•
• •
邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，由此判断一个人做事不认真。因 此，一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失
如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。如果写中文邮件， 则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对方。(自己的名 字按身份证上写，不要说“身份证是错的”，更不要按自己的喜欢来写) – 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青菁，林淋琳， 玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛
• 正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。 – 條理分明，避免長篇大論 – 字句段落要分明，不要擠在一起，眼花繚亂 – 語意須清楚連貫，避免跳躍性的思考 – 會議紀錄或報告，不只附上文件，還要加上重點與結論
• 不要只寫 “請看附件” !
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•
按逻辑顺序安排邮件内容 – 首先：开门见山，点明问题 – 其次：细节描述，背景说明 – 接着：提供支持性材料或附件 – 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后 5W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，时因法） – 清楚表达你的观点 – 每个项目都需要有一个责任人和截止日期 注意 – 邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中
2011、3、25
2011.3.25
15. 语气
• 使用“请求”的语气以示尊重，不要用“命令”的语气。
不好 请各事业部将XX表于明天报上来，谢谢。 （你认为很客气？，其实存在着严重官僚） 请各事业部将XX表于明天发给我，谢谢。
好
不好
附件是XXX文件，请查收！ （除了“你好！”“谢谢！”再不要用感叹号）
• 正文纠错
• 签名标签: • 格式: • 附件:
– – – –
– 排版是否Hale Waihona Puke Baidu洁、清晰
您是否删除了先前的不必要的邮件和附件? 您是否压缩附件？(大于10MB). 图形附件是否正向？ 附件文档是否正确？
Q&A Thanks
– 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 – 不要直接贴上bmp文件
• 你知道吗？ – 现在常见的数码相机的像素为800万，1000万，1200万。用这样的相机拍的
照片，每张照片文件的大小是多大？这样的照片，一个邮件能发几个？
18. 回复(Re)或转发(Fw)
• “收件人” 和 “抄送”
10. 使用正确的标点符号-错在哪里
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以下的标点符号是不正 确的，你知道吗？
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (2)、日期：2011、7、12
(1) 会议时间：9:00~10:00 (2) 日期：2011.7.12
2.3.1.
2.3.2.
2.3.1
• 避免做邮递员
– “我发邮件了，他没看”(把责任推给别人) – “我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了” – 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完 成，不要只做邮递员
23. 发送之前先检查一遍
• 收件人/抄送:
• 主题:
– 收件人和抄送名单是否正确区分? – 是否反映了邮件内容? – 有没有打字错误、标点符号错误？ – 是否包括所有信息，尤其是您手机号码? (事先在模板中设置好)
•
不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责发送
4. 邮件主题
• •
主题一定要写，不能为空 主题必须具体，不含糊，且有意义 – 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录”
– 標題要簡潔明確，一目暸然 – 原則上不要超過15個字
•
当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容
•
•
邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、“ Re” 、“Fw” 等， 你要适当删除，保留最多两个。这样的例子就没有意义，如：
17. 附件-3
• 如果附件是图形文件：
– 不要使用bmp格式，要转换成jpg或pdf格式，以减小空间 – 长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片 – 图形文件要正向，不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横 向或倒向，请先进行图像旋转后再加上附件。
• 如果Office文档中包含图形：
2.3.2
一、要注意不要出现错别字；
二、要注意标点符号要正确。
一. 要注意不要出现错别字；
二. 要注意标点符号要正确。
11. 特别注意不要使用感叹号
感叹号：主要用在感叹句的句末，表示强烈的感情。感叹句 是以抒发感情为主的句子，它所抒发的感情有赞颂、喜悦、 愤怒、叹息、惊讶、伤悼等，句末都要用感叹号。 《百度百科》
18. 回复(Re)或转发(Fw)
• • 删除不必要的先前的邮件和/或附件 部门助理或联络窗口转发邮件
– 及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管 – 一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进
• 回复错发的邮件
– 由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到别人错发的邮 件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件？”当然，附上原邮件。
– 尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾，这显得不严肃。如：
13. 落款签名
• 让别人知道您是谁或如何找到您 – 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、手 机(紧急时别人可以联系你)、电子邮件地址。对外联系的人员，也可 以加上公司地址。例如：
14. 日期和时间格式
• 避免：09/05/11, 09-05-11 (究竟是哪年哪月哪日呢)