公文标准页与格式

计算机基础与应用技巧（七）

---Word中默认字体格式的设置

在日常的行政性材料（如公文、总结、讲话等）的编写与处理过程中，对字体格式的要求很严格，一般要求正文字体为仿宋_gb2312、大小为三号。但是新建一个Word文档时，字体默认为Times New Roman、大小为五号。如何将默认字体直接改为仿宋三号以方便使用，具体过程如下：

新建一个Word文档，在“格式”工具栏下选择“字体”选项（或使用快捷键Alt+O+F），在打开的对话框中按下图进行设置。

然后点击“默认”按钮，在出现的对话框内点“是”，再点“确定”按钮，即可完成设置。

重新打开一个Word文档，就会发现默认字体改为了“仿宋_gb2312”，大小改成了三号。

如果需要将默认字体改成其他格式，只需对应改动，具体过程同上。

公文处理与应用技巧（三）

---页码的规范设置

页码的规范设置

我们平时设置页码时，为了方便，总是将页码设成“居中”。其实，这种做法是错误的。

“新标准”规定：公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

下面我们来具体分析：

首先，单页码居右空一字；双页码居左空一字。意思为：公文双面打印，页码正面居右，空一个汉字；反面居左，空一格汉字。特殊情况，单面打印页码“居右”。

再次，页码数字为阿拉伯数字，大小为4号。页码左右各放一条一字线，所谓“一字线”，就是符号栏中的“—”符号（不是短的“－”符号），左右的“—”符号和数字之间都应有一个半角空格。

最后，页码应当连续编排，空白页不编排页码。

在Word文档中，公文页码的格式具体细节设置如下：

打开或新建一个Word文档，在在“文件”工具栏下选择“页面设置”

选项（或使用快捷键Alt+F+U），在“板式”选项卡下，将页眉和页脚设成“奇偶页不同”，点击“确定”。如图1。

图1

然后在“视图”栏目下打开“页眉和页脚”选项（或使用快捷键Alt+V+H），点击图2红圈内的按钮，从默认“页眉”转换到“页脚”。

图2

先设置奇数页的页码，按照图3点击红圈里的“插入页码”按钮，就会出现一个小阿拉伯数字“1”，将数字移动到右侧位置，将字体改成“宋体”，字号改成“四号”。然后在“1”的左面空半个字符“插入”“特殊符号”的“一”，

如图4；再在“1”右面空半个字符插入“一”。调整页码整体位置，使之右空一字。

图3

图4

然后图5点击右边红圈里的“显示下一项”按钮，转到偶数页。再点击“插入页码”按钮，按照上面的步骤进行设置。同时将页码左空一字。

图5

最后，点击“关闭”按钮，将“页眉和页脚”工具栏关掉，即生成了规范格式的公文页码。

特别注意，公文页码的设置尽量不使用“插入”“页码”“外侧”这种设置，因为此种设置页码是含文本框的，格式固定无法改动，不符合公文规范！（王志龙）

公文版记的规范设置

党政机关公文的版记，即公文格式的第三部分，包括抄送、印发机关和印发时间等。

版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于公文的最后一行。

新标准规定：

（1）版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35毫米），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25毫米）。首条分隔线位于版记中的第一个要素质上，末条分隔线与公文的最后一面的版心下缘重合。

（2）抄送机关：公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（3）印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。

（4）版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

分析上述规定，我们首先来看如何设定粗细分隔线，新标准规定粗线推荐高度0.35毫米，细线推荐高度为0.25毫米。我们可以换算一下：高度的一磅等于七十二分之一英寸，等于0.3527毫米；那么0.35毫米就约等于1磅，0.25毫米约等于0.71磅。下面我们来具体设置分隔线。

点击“绘图”工具栏的“直线”（如果看不到“绘图”栏，点击“视图”——“工具栏”——“绘图”），将鼠标移动到需要画分隔线的位置，按住shift键，同时按住鼠标左键拖动，就可以画出一条直线。选中直线，右键单击，打开“设置自选图形格式”，将线条粗细改为1磅（粗线），细线设为0.71磅，如图1；同时，在“大小”选项卡下，将宽度设为“15.6”厘米，如图2：

图1

图2

版记中的“抄送机关”和“印发机关与印发日期”都有明确规定，大家按照规定对应设置即可。下面给出版记的整体示例（图3），供大家参考学习。

发文机关署名和印章的设置

平时，我们接到市委、市政府等单位的文件时，有些是未加盖公章的，这让人很困惑，难道是他们工作的疏漏，忘记盖章了？事实则不然，通过下面对发文机关署名和印章设置的介绍，你会豁然发现，“噢，原来是这样！”

对于发文机关署名和印章的设置，新标准有着明确而又模糊的规定，我们一起来学习。

新标准规定：

（1）加盖印章的公文

成文日期一般右空四个字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。

（2）不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

下面笔者给出具体的实例：

加盖印章的公文