监理对合同、信息管理和组织协调措施

监理对合同、信息管理和组织协调措施

第一节、合同管理

一、合同管理的工作内容

（一）协助业主确定本工程项目的合同结构，合同结构是指合同的框架、主要部分和条款构成。

（二）协助业主起草与本工程项目有关的各类合同，参与各类合同的谈判。参加前述建设合同在签定前的谈判和拟订合同初稿，提供建设单位决策。

（三）合同管理和检查。在建设项目实施阶段，对上述合同履行、监控、检查、管理的全过程。

（四）处理合同纠纷与索赔事宜。协助建设单位秉公处理建设工程各阶段中产生的索赔；参与协商、调解、仲裁、法院解决合同的纠纷。

（五）合同的鉴证和合同涉及第三方等关系的处理。

二、合同管理的工作方法和措施

（一）弄清合同中每一项内容，对合同中的词义表达不清楚的要及时提出，正确解释，明确合同各方的责、权、利，正确处理各方关系。

（二）要求各方认真履行合同，对合同履行情况跟踪管理，并定期提交合同管理的各种报表，提出分析意见。

（三）协助业主处理与项目有关的索赔及合同纠纷事宜。为了维护业主的利益，保证业主与各方的合同顺利进行，避免索赔事件地发生，应努力做好以下工作：

1、在工程实施过程中，严格控制工程设计变更，尽量控制不必要的工程洽商。

2、收集完整的工程文件资料，一旦发生合同纠纷，监理工程使用此资料和记录作为调解合同纠纷的依据。

（四）专业监理工程师随时向总监理工程师报告工作，及时准确提供执行合同的有关信息。

（五）工程合同执行情况每月在监理月报中反映，及时与业主汇报沟通。

（六）专人负责合同管理工作，做好合同管理中的备案工作，是各种事件处理起来有据可依。

（七）做好合同纠纷的协调工作。

第二节、信息管理

一、信息管理的工作任务内容

（一）各类工作信息采用微机自动收集、整理及归档保存。

（二）定期整理各种监理报表。

（三）建立工程例会制度，整理各类会议记录。

（四）督促设计、施工、材料和设备供应单位，及时整理工程技术、经济资料。

二、信息管理的方法及措施

（一）项目监理部充分利用计算机及相关专业软件进行信息处理，达到高速、准确地处理所需要的信息，方便地形成各种报告。

（二）项目监理部负责收集和反馈信息。收集真实、可靠、准确、有用的信息，并保持其完整性。及时分类，加工处理后，迅速反馈，通过信息，找出当前各项目标偏离事项；加以总结，提出纠偏意见，保证目标得以实现。

（三）项目监理部设信息资料管理员；所有监理人员收集的信息及时报信息管理员，集中管理、立卷归档。

（四）信息资料管理员负责收、发、保管日常工作中往来的函件、通知、报表、图纸文件，按月整理监理日志、气象资料、会议纪要及有关技术资料，在项目竣工形成监理资料汇编。

三、信息资料的管理与归档

（一）信息资料的基本内容

1、合同文件：施工监理招投标文件；建设工程委托监理合同；施工招标投文件；建设工程施工合同、分包合同等。

2、设计文件：施工图纸；测量基础资料。

3、项目监理部编制的总控制计划等其他资料：监理规划；监理实施细则

4、工程变更文件：设计交底记录、纪要；设计变更文件；工程变更记录。

5、监理月报。

6、会议纪要。

7、施工组织设计（施工方案）：施工组织设计；分部施工方案。

8、分包资质：分包单位资质资料；试验室等单位的资质资料。

9、进度控制：工程开工报审表（含必要的附件）；季、月、周进度计划；停、复工资料。

10、质量控制：各类工程材料、构配件、设备报验；施工测量放线报验；施工试验

报验；检验批、分项、分部工程施工报验与认可；质量问题和事故报告及处理等资料。

11、投资控制：概预算或工程量清单；工程量报审与核认；预付款报审与支付证书；月工程进度款报审与签认；工程变更费用报审与签认；工程款支付申请与支付证书；工程竣工结算等。

12、监理通知及回复。

13、合同其他事项管理：工程延期报告、审批等资料；费用索赔报告、审批等资料；合同争议和违约处理资料；合同变更资料等。

14、工程验收资料。

15、其他往来函件。

16、监理日志、日记。

17、监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）。

（二）信息资料的日常管理

1、监理机构应督促承包人按有关规定或合同约定，做好工程资料档案的管理工作。

2、监理机构应按有关规定及监理合同约定，做好监理资料档案的管理工作。凡要求立卷归档的资料，应按照规定及时归档。

3、监理资料档案应妥善保管。

（三）档案资料的移交和管理在监理服务期满后，对应由监理机构负责归档的工程资料档案逐项清点、整编、登记造册，向发包人移交。

第三节、监理信息管理制度

监理信息资料是考核监理工作的重要依据，监理办应作为一项重要工作认真抓好。监理工程师与业主、承包人或指定分包人之间有关工程质量、进度和费用的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。为使监理办监理信息资料的管理有所依循，特制定本制度。

一、在施工监理服务过程中，必定有大量的函件往来，这些函件大都与工程质量，进度和费用有关，均应妥善进行保管。一切往来函件应分类编号、存档保存，以备解决工程延期、索赔、合同纠纷以及施工监理责任时使用，也是积累工作经验的重要方法之一。

二、监理文书分类

（一）行政档案；

（二）合同管理档案；

（三）工程进度监理档案；

（四）工程质量监理档案；

（五）工程费用监理档案；

三、监理文件的收发

（一）收文处理程序

（1）签收：文秘收到文件后先进行认真核对，无误后签收；

（2）登记：按来文单位、文号和函件性质分类，并将文件标题、编号、份数填写清楚；

（3）送审：根据文件内容附文件会签单送领导审批、阅处；

（4）传递：文秘根据领导批示，将文件送交承办人处理；

（5）承办：承办人应根据领导批示认真及时办理，对需要多部门或多人办理的文件，由主办部门或主办专业工程师牵头办理，其他部门或其他专业工程师会签。

（二）发文处理程序

（1）监理办的正式文件，文稿先经主管监理工程师审阅签字后，附全必要资料，送交总监理工程师签发。文秘根据领导批示对文件进行编号后打印；

（2）监理检测、试验及承包人申报材料按分工由承办专业工程师直接办理，需总监理工程师签认的，也先由专业工程师审签后再送总监理工程师签认；

（3）正式文件需加盖公章或领导签字后再行分发，同时文秘要将文稿原件和有关材料以及一份正本存档。

（4）正式行文要求在格式化、规范化，注意文风，主送、抄送、抄报单位要准确。

四、资料档案保管

（一）所有文件应按以上分类分别存档，并编写目录、索引，以便查阅，并按ISO9001管理规定编号，即HJ/MP-001（按分类编号）-001（分卷编号）-001（每个文件编号）。

（二）监理文件、资料档案应每半年归档整理一次，列出文件清单。一年进行一次立卷保存。立卷时按文件分类、按发文单位的文件序号排好，登记核实无误后，视文件薄厚分别立卷，一般小件50份，大件30份，特厚文件可单独成卷。

五、文档查阅

（一）专业工程师及其以上人员可直接查阅，其他监理人员需经专业工程师同意后方可查阅；

（二）监理办以外的人员查阅需经总监理工程师同意；