光伏发电项目档案文件管理制度

目文档管理制度

为加强玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度，请各参建单位严格执行。

一、工程档案资料生成的管理

1. 项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程；

二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理

1. 要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。

2. 需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。

三、项目文档的质量要求

项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：

1.项目文档实行闭环管理

文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。

文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。施工单位发现此类文件有权退回责任单位。要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。

2. 归档文件应为原件（正本）

热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。

3．报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。原件只有一份的应保存在负

责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。

4．项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。文件不能涂改，不允许用涂改液修改或橡皮擦改。要求编写页码，不能有断码，有附件时主文件中要注明附件的份数、页数。

5. 归档文件要求是最终的有效版本。

如：重大施工方案可以先报一份方案内容，待评审后专业人员出评审记录、参评人员签到表（原件）返回施工单位，按评审意见修改后正式报审。执行监督反馈程序，对报审的资质一定要在有效期内，工器具校验、检验记录要在检验有效期限内使用。

6．表格纸张要求70g以上纸，规格为A4（210㎜×297㎜），文件幅面为A4规格，文件装订边距一般要求：横排版心与打印纸的边距为25㎜（上、左）、20㎜（下、右），竖排版心与打印纸的边距为25㎜（上）、20㎜（下）、25㎜（左）、20㎜（右），页脚1cm，案卷内工程文件材料必须采用统一标准格式，标题为宋体，小二，加粗；正文为宋体，小四，1.5倍行距。填写必须规范，字迹清楚，签名必须手写、齐全，并标明日期，日期填写标准。

7．项目文档制成材料应利于永久保存。形成文件的设备要符合标准：打印必须是激光印字机。复印机、扫描仪符合质量要求。签字要用碳素墨水，杜绝铅笔、圆珠笔字迹。禁止用复写制成文件。

8．确保项目文档的准确性，做到图纸与实物相符，记录与数据一致，要求在填写验评记录、施工记录过程中，应该填写数据的地方必须如实填写数据，不得以“符合规范标准”、“符合厂家要求”之类的文字替代；要求填写试验报告的要填写报告的真实编号，并保证能查得到。

9．日期：日期应填写按四位年，两位月、两位日填写，如2008年05月16日，没有年月日标识的要求用8位数字表示，如2009.10.05。项目文档生成日期要注意与上报程序及工序相符统一，如：施工方案要先于开工报告日期，技术交底日期先于施工记录日期等。

四、项目文档管理要做到“三同步”和“三统一”

1．工程一开始就与编制竣工文件同步进行；各参建单位进场后就要求编制竣工档案工作计划，即向监理部填报单位工程数量，预计组卷数量，认真学习监理部下发的项目竣工档案管理细则，明确组卷的原则、方法。

2．工程进行中要与竣工文件的积累、整编、审定同步进行；按监理部管理程序规定，施工单位应在工程正式开工一个月前，分别完成施工组织总设计、专业施工组织设计、重大项目的施工技术措施、方案的编制工作；单位工程开工报告、施工作业指导书、施工质量验收项目划分表（首版可不写版本，升版后第一版为A版，二版为B 版，依次类推）由施工单位在单位工程开工前七天编完报审；供货商资质要在主要材料进场前报审；原材、主材必须在进场后一天内申报，施工前做好图纸会审；每个单位工程的6-8张工程照片要做好原始积累；施工记录、质量验评记录做到与工程进度同步，与进度付款报表挂钩；建立监督机制，使竣工文件的积累、整编、审定在可控之中。

3．工程竣工时与提交竣工资料同步进行；机组试运行完成之后30日内提交全部合格的竣工档案。

4．统一标准，按合同、标准、规定等的要求，建立和健全各项规章制度，使各项运作规范化。

5．统一管理，设置资料管理部门，归口管理项目文档，配备专职项目文档管理人员，建立项目文档管理体系。

6．具备条件统一软件，实现信息共享，提高工作效率。

五、对申报项目文档的具体要求

1．报批供货商资质；应包括：（1）营业执照；（2）生产许可证；（3）产品（典型产品）的检验报告；（4）企业质量管理体系认证或产品质量认证证书；（5）新产品应有试验报告、鉴定证书等；（6）特殊设备应有安全许可证。注：以上文件要求在复印件上加盖原单位公章。

2．原材、主材、半成品、加工配制件的报审：应包括：（1）监理单位现场见证取样单；（2）试验委托单；（3）材料出厂质量证明（加盖供货商公章）、出厂试验报告。（4）材料复验试验报告；（5）供货商资质报审的复印件。

3．设备缺陷通知单、设备缺陷处理报验单，要求附有照片作佐证资料。

4．单位工程开工报告要求附开工条件清单或佐证资料。

5．项目划分表编制要求按国家验评计划进行，其中有的项目不是编制单位施工范围，该项目在项目划分表中不体现，原项目编号空缺且不得被占用。新增的单位工程填加在相应专业的项目划分表之后，编号原则上顺延，具体由监理单位确定。

6．商品混凝土质量文件：水泥、砂、石、外加剂、粉煤灰等原材料出厂质量证明