离职面谈全记录(三)离职面谈内容要点

离职面谈全记录

（三）

员工离职面谈内容要点

员工离职面谈内容要点包括：

一、离职面谈形式的选择

二、离职面谈的决定权（尊重和善待离职者）

三、离职面谈的前期准备

四、离职面谈气氛控制

五、根据员工离职面谈内容和操作要点

六、离职面谈的分析与反馈

七、离职面谈防险技巧

一、离职面谈形式的选择

离职访谈最好以面对面的形式进行，这有利于双方的沟通和理解，也有利于更好地发现和从根本上消除敏感及抵触的情绪。然而，如果无法进行面对面的离职访谈，也可以通过邮寄离职调查问卷纸件或者电子件进行。在离职面谈的过程中，代表企业与离职者进行面谈的人员应多听少说。应给予离职人员合适的空间和足够的时间。适当的时候，应对离职人员进行善意引导或打消他的疑虑，而不是施加压力。对有些事情，你应进行必要的解释，并思考和理解离职人员说的话可以只是理解他的观点，但不一定要同意。保持冷静，要抵制自卫或反驳的情绪。要记住，你的目的是探出离职人员的想法、意见和对一些问题的答案，而不是进行说教或训诫。多问一些类似“什么”、“如何”和“为什么”等开放式的问题，而不是用“是”或“否”就可以回答的封闭式的问题，除非你需要对某个观点加以确认。当你用“何时”和“何

地”来询问大背景下的一些事件，而不是仅询问具体的时间或地理位置时，它们也可以是较为具体的问题。“谁”这类问题应该谨慎使用，以免有破坏名誉之嫌。许多离职人员在被要求指名道姓或指责某人时，都会觉得不舒服。离职面谈不是为“谴责”某个人而设的。除非是针对一些非常严重的抱怨或指控，指名道姓地进行攻击是毫无建设性的，应尽量避免。准备好面谈的问题和主题，尤其是你认为离职人员拥有良好的工作经验、鉴赏能力和理解能力时。记录面谈的内容，且根据离职面谈问卷发问。

在我们企业里，目前常见的离职面谈就是，直接上级与其进行面谈，或者主管领导与其面谈，但是往往达不到面谈的真正目的。虽然，对于离职员工来说，双方的地位是平等的，但是碍于往日的上下级关系，员工还是不太愿意讲真话、实话。直接上级与主管领导面谈固然重要，但是，如果在离职面谈中，人事部门的参与会更有效，因为对于离职员工来说，人事管理部门，即非直接上级，又非主管领导，对于他们来说，更愿意把真话、实话告诉第三方，这样，他们更愿意表达对企业的真实想法及看法，提出一些对企业有益的意见及建议。

二、离职面谈的决定权（尊重和善待离职者）

离职人员有权自行决定是否参加离职面谈，公司不要强迫他们参加。如果有人拒绝参加离职面谈，可以提供离职调查问卷，但对方同样有权自行决定是否接受。除了雇主可以正当要求离职人员归还的文件和材料之外，你不能强迫他转移自己掌握的知识。不管在何种情况下，一个积极、富有建设性且成熟的方法是确保最佳效果的“定海神针”，它可以使离职人员高高兴兴地转移出对公司有用的知识和客户联络名单。如果你听到公司里的管理者唠叨“没有人是不可替代的”，以此作为不向离职人员讨教重要知识的借口，这表明企业还要去发掘一切可以实现工作顺利交接的机会。因此，应鼓励组织成员去发掘这些机会，或亲自去发掘这些机会。理想状况下，企业应有成文的政策来阐述离职面谈的方式、时机和组织者。一些企业将这个责任交给

人力资源部经验丰富的人员。其实，也可由直线经理甚至主管组织离职面谈。代表企业与离职者面谈的人员需要接受过一般的工作面谈培训。任何面谈都具有其敏感和情绪性的一面，这就要求代表公司的一方能够成熟地管理面谈，尤其是当被约谈者容易焦虑或激动时。

在麦肯锡公司有个旧雇员关系管理，把旧雇员当作毕业生，并建立旧雇员数据库。这是一个人性化的管理。因为它是基于把离职员工当作自己的朋友看待，对于朋友，我们不是要经常联系一下，了解一下他的现状吗。当然在商品社会，没有利益的事情，大多数人不会干，人力资源部门提出这样的方案，老板也不会接受。实际上这也是一个潜在合作伙伴、客户、人才的管理问题。起码，在职的员工会看到自己的“下场”。所以要善待每位离职的员工。

三、离职面谈的前期准备

1、注重离职员工信息搜集“凡事预则立，不预则废”。要保证组织离职沟通的有效性，在进行离职沟通前进行必要的准备，进行与离职员工有关的信息的搜集，可以为进行高效、成功的沟通打好基础。

具体而言，搜集的信息应该包括三类。第一类为与所属离职员工有关的个人信息，包括职位信息、心理状况信息、阅历与经验信息、家庭背景信息、生活状况信息。第二类是指与员工有关的绩效和薪酬信息，包括所获得的荣誉和奖励信息、薪酬福利信息、绩效表现等内容；第三类是指员工离职信息，包括离职原因、离职后的目标单位、目标岗位。相比较而言，第一、二类信息的获取较为简单，第三类信息搜集难度较大，但是此类信息的有效获得会有助于把握员工离职的核心原因，促进离职面谈的成功。

2、加强员工离职的商业秘密管理

商业秘密和核心技术是企业重要的知识资产，在知识经济时代的今天，尤为重要，因此，必须注意员工离职时的商业秘密管理和保护。

①在企业，要建立严格的信息控制制度

上司有权定期检查下属的业务工作资料和电子档案等，下属应定期上报有关业务信息报表及资料，相关的资料应加强管理并入档。并严格规定信息使用的级别制度、设置信息管理中心和专职管理员加强保密工作，同时在办公场所设置加强保密措施。

②对于掌握商业机密和核心技术的人员要实行脱秘期和竞业禁止管理

对于去意已决的核心人才，首先就是停止其工作，进入脱秘期，同时对其所有资料，包括工作笔记等，全部收缴，并禁止其参加相关的研究。要注意的是脱秘期的操作程序，要让人可以接受。竞业禁止，则须考虑给予补偿，比如有些企业的合同说明在离职后不在同行中就业，如没有给予补偿，实际上是不合法的，也不具有操作价值。

3、慎重选择离职面谈的人选

一般而言，离职面谈通常应由企业人力资源管理部门负责实施。对于核心员工，由于其所处地位在企业举足轻重，对于非常之人需要选择高级官员主持面谈。离职面谈的人选有两种思路：一是可以由人力资源部门相关人员实施面谈；二是由企业管理人力资源业务的副总裁或者分管离职员工部门的副总裁执行。

当然对于最为稀缺的员工有时甚至需要企业最高领导亲自出马，以表示企业对该员工的重视和其离职行为的重视。根据二八管理的原则，对此类员工的离职面谈应该重点管理，对于非常之人由公司高层主持面谈可以大大提高离职面谈的效果。

4、正确选择沟通目标策略

在员工离职前，对于面谈策略的恰当把握，会有助于降低离职率以及缓解员工抱怨。通常面谈策略应根据面谈对象、面谈时机以及面谈原因的不同有所差别。

例如某些员工做出离职决定是因为工作中的某种突发事件为诱因，这类员工离职决定往往事前难以预见。因此，对于这类员工进行离职面谈首先更