第八章 会展项目的现场管理
展会策划的现场管理机制
展会策划的现场管理机制展会策划的现场管理机制1、营造展前的新闻报道氛围报道展会动态信息，营造整个气氛。
要宣传好一个展会，营造氛围至关重要。
展会策划的作用在于在展会还没有开始时，新闻媒体及时地跟进会展策划筹备工作，对它的动态信息随时报道可以让人们短时间内了解此次会展的大致进展情况。
通过报道一些会展主办方、承办方等的准备工作，来烘托氛围，将人们的眼球逐渐吸引到这个会展中来。
2、提供有关展会的全方位服务信息通过对展会动态信息的不间断的报道，人们的视线渐渐开始关注起此次会展。
于是，新闻媒体及时地为人们提供关于参加会展的服务信息，如当天参加会展的交通出行线路信息、会展门票销售情况、会展的历史背景、参加会展该注意的地方等等，这些都是人们在关注一个大型会展之后非常希望得到的信息。
3、预告展会的亮点所在，力在求新。
任何一个有亮点的新闻都是会吸引人的，会展报道也不例外。
在做足会展服务信息报道的同时，报道会展的亮点才更能够抓住那些潜在与会者。
很多人原本没有关注这个会展，很多时候是因为一则亮点十足的新闻报道才吸引了他们对这个会展的关注。
4、开设展会专题亚洲展会网的展会专题就是专门为展会组办方开通的一个新的网络媒体宣传方式。
专题是为展会进行全方位的报道，把展会介绍、前期工作、布展工作、展会现场、现场展品、展后报道做成一个页面进行展会的专题宣传。
通过这样的专题，让人们全面了解展会，在以后的展会开幕的时候能够真正融入其中。
5、大力宣传展会中的新闻策划与报道展会一旦开幕，关于这个会展的各方面信息就像暴风雨一样势不可挡地涌现。
此时就需要新闻媒体加强策划，充分发挥新闻策划的作用。
布展现场管理制度
布展现场管理制度第一章总则第一条为了保障展览现场秩序、确保展览项目顺利进行，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于所有展览项目的现场管理，包括但不限于摄影展、艺术展、文化展等。
第三条展览现场管理应遵循公平、公正、公开的原则，全面保障参展人员、观众和相关工作人员的合法权益。
第二章展览现场组织第四条展览现场应设立专门的组织机构，负责展览现场的各项管理工作。
第五条组织机构应包括展览总负责人、安保人员、工作人员等，各部门之间协作配合，共同维护展览现场秩序。
第六条展览总负责人应具备一定的管理经验和能力，负责整个展览项目的组织、协调和管理工作。
第七条安保人员应经过专门培训，具备处理突发事件、维护现场秩序的能力，负责展览现场的安全管理工作。
第八条工作人员应具备相关专业知识和技能，做好展览现场的导览、接待等工作。
第三章展览现场安全管理第九条展览现场应配备必要的安全设施和设备，确保展览现场的安全。
第十条展览现场安保人员应全天候值班，及时处理现场出现的安全问题，并配合相关部门进行调查处理。
第十一条展览现场应定期组织安全演练，提高安保人员的应急处理能力。
第四章展览现场秩序管理第十二条参展人员应按照相关规定提前办理登记手续，领取参展证件。
第十三条观众应按照相关规定购买门票，遵守现场秩序规定，并禁止携带易燃易爆物品进入现场。
第十四条展览现场不得吸烟、酗酒、打闹等行为，一经发现将予以劝导或制止。
第十五条展览现场禁止擅自改变展品摆放位置、损坏展品等行为，一经发现将承担相应责任。
第五章展览现场服务管理第十六条展览现场应提供足够的服务设施，包括厕所、休息区、接待处等，确保观众的基本需求。
第十七条展览现场应提供优质的导览服务，解答观众的疑问，引导观众参观展览。
第十八条展览现场应定期组织相关文化活动，丰富观众的参观体验，提升展览的影响力和知名度。
第六章展览现场卫生管理第十九条展览现场应保持干净整洁的环境，定期清洁地面、展柜等设施。
第二十条展览现场应配备专业的清洁人员，负责展览现场的卫生管理工作。
展会现场工作管理制度范文
展会现场工作管理制度范文展会现场工作管理制度第一章总则第一条为规范展会现场工作管理，提高效率，保证展会顺利进行，制定本制度。
第二条本制度适用于所有参与展会现场工作的人员，包括组织者、参展商、工作人员等。
第三条展会现场工作包括摆展、布展、安检、保安、导览等各项工作。
第四条展会现场工作的目标是确保展会现场的安全、秩序和顺利进行，满足参与者的需求，促进展商与客户的交流与合作。
第五条展会现场工作应遵守政府法规、行业规范和组织者的指示与决策。
第六条展会现场工作人员应具备专业素质和良好的工作态度，保证工作质量和效率。
第七条展会现场工作人员应遵守保密规定，不得泄露与展会相关的商业机密和个人信息。
第二章工作责任第八条组织者应负责制定展会现场工作计划和方案，安排工作人员，并对工作人员进行培训和指导。
第九条组织者应提供展会现场工作所需的设备、工具和材料，确保工作的顺利进行。
第十条组织者应组织现场工作人员进行统一着装，佩戴员工证件，并保持整齐、干净的工作形象。
第十一条参展商应按照组织者的要求进行摆展和布展，保证展位的整洁和展品的陈列效果。
第十二条参展商应熟悉展品的相关信息，并向观众提供准确的产品介绍和咨询服务。
第十三条参展商应积极配合组织者的工作安排，保持展位的安全和秩序。
第十四条展位工作人员应具备相关专业知识和技能，熟悉展位布局和展品陈列方式，能够对观众提供准确的咨询和解答。
第十五条展位工作人员应了解展品的特点和使用说明，能够进行演示和操作。
第十六条安检工作人员应熟悉安检设备的使用方法，能够进行有针对性的检查和排查。
第十七条保安工作人员应具备良好的沟通和处置突发事件的能力，保证展会现场的安全和秩序。
第十八条导览工作人员应了解展会的布局和参展商的特点，能够向观众提供准确的导览和解说。
第三章工作流程第十九条展会现场工作应按照组织者的工作安排进行，确保工作的有序进行。
第二十条展位工作人员应与参展商共同确定展位的布局和陈列方式，并按照计划进行布展。
展会现场技术管理制度
展会现场技术管理制度第一章总则第一条为了保障展会现场技术工作的顺利进行，提高技术工作效率，保障展会顺利进行，制定本制度。
第二条本制度适用于各类展会现场技术管理工作。
第三条技术管理工作必须严格按照本制度执行，任何单位和个人不得违反本制度进行操作。
第四条本制度解释权属于本单位技术管理部门。
第二章技术管理人员第五条技术管理人员应具备丰富的展会现场技术管理经验和技术实力。
第六条技术管理人员应具备良好的沟通能力和团队协作能力。
第七条技术管理人员应遵守展会现场的各项规章制度，服从组织安排。
第八条技术管理人员应每年接受一定的技术培训，不断提升自己的技术水平。
第三章技术管理工作第九条技术管理工作包括但不限于搭建展台、安装设备、布线、音响灯光调试等。
第十条技术管理工作要求高效、稳定、安全，达到良好的展示效果。
第十一条技术管理工作要按照展会组织要求和时间节点进行，保证展会按时开展。
第四章技术设备管理第十二条技术设备管理包括设备的采购、保养、维修和更新。
第十三条技术设备采购应根据展会需求和预算进行，需经过专业人员评估才可进行采购。
第十四条技术设备保养应定期进行，保证设备的稳定性和使用寿命。
第十五条技术设备维修应由专业维修人员进行，保证维修质量。
第十六条技术设备更新应根据科技发展和展会需求进行，经过专业人员评估才可进行更新。
第五章安全管理第十七条展会现场技术工作必须符合国家安全管理规定，保证现场安全。
第十八条技术设备必须符合国家标准，经过合格检测后方可使用。
第十九条技术管理人员必须具备相关安全知识和操作技能。
第二十条展会现场必须设置防火设施，并经常进行检查和维护。
第二十一条在展会现场禁止擅自改变设备设置和线路走向。
第六章质量管理第二十二条展会现场技术工作要求精益求精，只有高质量的技术工作才能提高展会整体形象。
第二十三条技术管理人员必须具备一定的质量检测能力和认知。
第二十四条技术管理人员应定期对技术工作进行检查和评估，及时发现和解决问题。
第8章 会展项目管理策划《会展策划》PPT课件
为了维护展览会的良好秩序，关管理规定，制定相关的安全规定，参展商和观众必须严格遵守执行，展览会现场设 立临时的治安管理中心有警察轮班值守，负责处理展览期间的治安事件。
（11）知识产权保护管理
展览组织者要保护参展商的合法权益，要根据中国商务部等部门联合发布的《展会知识产权保 护办法》的规定，博览会在现场设点接受知识产权权利人的投诉，暂停涉嫌侵犯知识产权的展 品在展会期间展出。
8.2会展物流管理策划
8.2.1 会展物流的概念及特征
1）概念
广义上来讲，会展物流展览前后展品的物流，会展活动期间向参展商和参展观众分发食物的物 流，以及与此相配套的会展设施的物流等 。从狭义来讲，就是以展品为主体所产生的物流过程， 而这也是我们要研究的重点。会展物流就是将展品，这种特殊的商品，为满足商品展览的特殊 需要，及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地、然后展览结束后再将展品从展览 地运回的过程，包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览 中的装卸、搬运、以及在此过程中所需要的信息流动。
8.2.2 会展物流的任务和目标
（1）最少的成本； （2）最便捷的方式，确保展览如期举行； （3）最方便的手段解决展品进口及展品出口所涉及海关问题；
8.2会展物流管理策划
8.2.3 会展物流体系的构建和管理
1）会展物流体系的构建
会展物流过程根据会展的不同性质也会有所不同。一般而言，构建会展物流所涉及的环节主要 有以下几个： （1）展览品从参展商所在地到展览场馆所在地之前的报关检验等。 （2）运输。如果展品的运输需要跨越国界，多式联运几乎成为必不可少的一环，各种不同形 式的运输方式结合在一起，共同完成货物从参展商所在地到异国的展馆。如果是同城展览或者 参照商到展馆的距离不是很远，那么大多会选择公路运输。 （3）展品从展馆外到展馆现场的搬运。 （4）货物的展后运输。
展会现场管理
博览会现场管理方案博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。
为了使本次博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。
尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。
现场管理的原则：•找出可能出现的问题并作精密分析。
•努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。
•要有预案和预备力量。
1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。
2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。
3、对于重点工作，实行双重核查制度。
4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。
5、重视对临时人员的短期培训。
A、系统的现场管理如下：一、观众登记和入场管理设观众登记处1、预先登记的观众;2、现场注册的观众;现场注册的观众分成有名片的和无名片的。
前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。
为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处设置了展览活动议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
二、博览会现场广告管理在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。
但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。
即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
三、对参展商的行为管理主要工作依据是参展合同。
在布展、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。
必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。
四、安全管理博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。
展会现场管理制度
展会现场管理制度一、展会现场管理的目的和原则展会现场管理的目的是保障展会的顺利进行，维护参展商和观众的利益，保障展品和设备的安全，提供良好的展会服务。
展会现场管理的原则是科学、严谨、公正、高效。
二、展会现场管理的职责和任务1. 展会组委会：负责整体的展会现场管理和指导工作，统筹协调各项工作，确保展会的顺利进行。
2. 安保部门：负责展会现场的安全保卫工作，制定和实施相关安保方案，保障展会现场的秩序和安全。
3. 现场服务部门：负责展会现场的布置、装修和搭建工作，提供展位租赁、搭建和布置等一站式服务。
4. 物流部门：负责展品和设备的运输、搬运和清关工作，保障展品的顺利进出展馆。
5. 场馆管理部门：负责展馆的日常管理工作，包括场地清洁、维护、维修等工作。
6. 现场卫生部门：负责展会现场的卫生和环境保洁工作，确保展会现场的清洁整洁。
7. 秩序管理部门：负责展会现场的秩序维护和公共秩序管理工作，处理现场纠纷和突发事件。
8. 紧急救援部门：负责展会现场的医疗救援和紧急处理工作，保障在展会现场发生突发事件时的应急处置。
三、展会现场管理的具体工作1. 展位分配：根据参展商的需求和展会规划，合理分配展位，确保每个参展商都能得到合适的展位。
2. 展品布置：根据展品的特点与规模，合理布置展位，提高展览效果，确保展品的展示效果。
3. 现场布置：根据展会的主题和风格，统一布置展馆的装修和搭建，提供统一的展会环境。
4. 安保保卫：加强对展会现场的安保巡查和监控，防范展品和设备的损坏与失窃，确保参展商和观众的人身安全。
5. 秩序管理：加强对参展商和观众的管理，维护展会现场的公共秩序，保障展会的顺利进行。
6. 紧急救援：建立完善的紧急救援机制，提供迅速有效的医疗救援和紧急处理服务。
7. 现场服务：提供周到、细致的现场服务，帮助参展商解决在展会期间遇到的各种问题和困难。
8. 现场卫生：加强对展会现场的卫生管理，保持展会现场的整洁干净。
第八章 会展项目的现场管理
二、会展现场管理的要求
展会现场管理是对展会期间各种工作的计划和管 理，现场服务是其最有表现力的环节，是展会成 功与否的直接体现。
1、会展现场服务的基本要求
基本要求可归纳为以下四点： ➢ 一是以客户为中心； ➢ 二是细节决定成败； ➢ 三是以真诚换取信任； ➢ 四是树立全程服务思想。
2、会展服务礼仪的基本规范
（4）适应参观人流的规律
一般来说，参观人流的形成和流动都一定的特点和规律。
（5）合理安排展览的功能服务区域
安排一些如登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等功 能服务区域。
（三）会展空间布设的人本化
1、人本化是最好的布展艺术
会展功能是人组织物、陈列物，物招引人、服务人的整 体活动。
会展的时效性是指会展空间设计受特定时间的制约，表 现为三维空间和时间的交集，构成“时—空”交融的多 维空间。如图8-2所示。
其次，展览现场的物流管理工作十分繁琐，涉及了展览 所需物品的包装、运输、装卸、搬运等众多工作，需要 规划专门的运输通道并进行引导。
另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场 的交通工具、停车场及线路的规划等。
掌握现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流
比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中。
第八章 会展项目的现场管理
第一节 会展项目现场管理的意义
1、会展现场
现场是执行或实施展示、展出各个环节的操作时段， 地点以主办方开始启用后的场馆为主，也包括其他相 关涉及的场所，如运输拆卸场地等。
现场包括室内外场馆及其配套活动场所与设施， 如会展场馆的门禁系统、馆区连接通道、贵宾接 待室、开（闭）幕典礼及相关活动场所、休息场 所、餐饮场所、卫生间、停车场等。
会展业展会现场管理与协调规范
会展业展会现场管理与协调规范第1章会展前期筹备管理 (6)1.1 市场调研与项目定位 (6)1.2 展馆选择与布局规划 (6)1.3 招展与招商 (6)1.4 宣传推广与观众组织 (6)第2章展会现场布置与搭建规范 (6)2.1 展台设计与搭建要求 (6)2.2 现场设施与设备配置 (6)2.3 展馆环境与氛围营造 (6)2.4 施工安全管理 (6)第3章展会现场服务与管理 (6)3.1 展商服务与管理 (6)3.2 观众服务与管理 (6)3.3 现场安全保障 (6)3.4 现场卫生与环保 (6)第4章展会物流与仓储管理 (6)4.1 物流运输规划 (6)4.2 仓储管理规范 (6)4.3 进出场馆协调 (6)4.4 物流成本控制 (6)第5章展会现场信息技术支持 (6)5.1 展会信息管理系统 (6)5.2 网络通信与信息安全 (6)5.3 展会现场多媒体技术应用 (6)5.4 展商与观众互动平台 (7)第6章展会现场活动组织与协调 (7)6.1 开幕式与闭幕式组织 (7)6.2 论坛与研讨会策划 (7)6.3 产品发布会与洽谈会 (7)6.4 现场活动安全管理 (7)第7章展会现场人员管理与培训 (7)7.1 工作人员招聘与培训 (7)7.2 志愿者管理 (7)7.3 管理层与团队协作 (7)7.4 人员绩效考核与激励 (7)第8章展会现场财务管理 (7)8.1 资金筹集与管理 (7)8.2 成本预算与控制 (7)8.3 费用报销与审批流程 (7)8.4 现场收入与盈利分析 (7)第9章展会现场危机管理与应对 (7)9.2 紧急事件处理流程 (7)9.3 媒体应对与舆论引导 (7)9.4 法律法规与合规管理 (7)第10章展会现场后勤保障 (7)10.1 餐饮与住宿安排 (7)10.2 交通组织与疏导 (7)10.3 医疗保健与紧急救援 (7)10.4 物资采购与供应 (7)第11章展会现场环境保护与绿色展馆 (7)11.1 环保法规与标准 (7)11.2 绿色展馆设计与施工 (7)11.3 节能减排与资源利用 (8)11.4 环保意识宣传与培训 (8)第12章展会现场撤展与总结 (8)12.1 撤展规划与实施 (8)12.2 展会现场恢复与验收 (8)12.3 展会总结与评估 (8)12.4 经验交流与分享 (8)第1章会展前期筹备管理 (8)1.1 市场调研与项目定位 (8)1.2 展馆选择与布局规划 (8)1.3 招展与招商 (8)1.4 宣传推广与观众组织 (9)第2章展会现场布置与搭建规范 (9)2.1 展台设计与搭建要求 (9)2.1.1 设计原则 (9)2.1.2 设计规范 (9)2.1.3 搭建要求 (9)2.2 现场设施与设备配置 (9)2.2.1 基础设施 (9)2.2.2 设备配置 (10)2.3 展馆环境与氛围营造 (10)2.3.1 环境优化 (10)2.3.2 氛围营造 (10)2.4 施工安全管理 (10)2.4.1 安全制度 (10)2.4.2 安全措施 (10)2.4.3 施工人员管理 (10)第3章展会现场服务与管理 (11)3.1 展商服务与管理 (11)3.1.1 展商报到与注册 (11)3.1.2 展位搭建与布置 (11)3.1.3 展商培训与指导 (11)3.1.5 展商意见反馈 (11)3.2 观众服务与管理 (11)3.2.1 观众报名与注册 (11)3.2.2 观众引导与服务 (11)3.2.3 观众安全保障 (11)3.2.4 观众意见反馈 (11)3.3 现场安全保障 (12)3.3.1 现场安全检查 (12)3.3.2 消防安全 (12)3.3.3 现场安全巡逻 (12)3.3.4 应急预案 (12)3.4 现场卫生与环保 (12)3.4.1 现场卫生清洁 (12)3.4.2 垃圾分类与处理 (12)3.4.3 环保宣传与引导 (12)3.4.4 节能减排 (12)第4章展会物流与仓储管理 (12)4.1 物流运输规划 (12)4.1.1 运输方式选择 (12)4.1.2 运输路线规划 (13)4.1.3 运输时间安排 (13)4.1.4 运输包装要求 (13)4.2 仓储管理规范 (13)4.2.1 仓储设施要求 (13)4.2.2 仓储空间规划 (13)4.2.3 展品入库管理 (13)4.2.4 展品出库管理 (13)4.2.5 仓储安全管理 (13)4.3 进出场馆协调 (13)4.3.1 进出场馆时间安排 (13)4.3.2 进出场馆路线规划 (13)4.3.3 场馆内物流协调 (14)4.3.4 场馆内安全管理 (14)4.4 物流成本控制 (14)4.4.1 运输成本控制 (14)4.4.2 仓储成本控制 (14)4.4.3 进出场馆成本控制 (14)4.4.4 物流服务商选择 (14)第5章展会现场信息技术支持 (14)5.1 展会信息管理系统 (14)5.2 网络通信与信息安全 (14)5.3 展会现场多媒体技术应用 (14)5.4 展商与观众互动平台 (15)第6章展会现场活动组织与协调 (15)6.1 开幕式与闭幕式组织 (15)6.1.1 确定开幕式和闭幕式的时间和地点，保证与展会整体日程安排相符。
会展策划第八章(展览现场服务管理)
至终保持充分的独立性，完善并保证职责有效执行。
6、独立客观 • 另外，在建立相关制度与体系的基础上完成服务，全面保障展览企
原则
业会展现场服务的顺利实施。
• 展览组织机构在实施会展现场服务时，要先理顺和优化展览活动组
织中的服务流程，建立考评岗位工作情况的定量指标体系。
7、激励机制
• 将会展现场服务有机的结合在各个工作流程中，同时将会展现场服 务的核心理念深入到员工心中，使其成为企业文化的一部分。
服务的人才能感觉到“利益”的存在。
2、不可分离性
•顾客只有而且必须加入到服务的生产过程中才能最终消费到服务。
•有效地引导顾客正确地扮演他们的角色，鼓励和支持他们参与生产过程， 确保他们获得足够的服务知识，以达成生产和消费过程的和谐进行。
•会展现场服务的质量管理，应当扩展至包含在服务过程中对顾客行为的 管理。
• 客户在购买产品时，会将自己付出的总成本与得到的价值进行比较，付出的成 本越小，得到的价值越大，客户就会满意；反之，就会认为展览企业“欺骗” 了他们。
• 企业销售的不是“产品”而是“满意”。使客户自认为问题已得到解决，并使 其产生企业为我提供了个性化服务的感受，这就是客户的价值得到了最大化的 体现。
• 在不满意的客户中，只有4%的客户提出投诉。但所有不满的人都会将自己的不满 告诉另外的10～20人；被告之者中13%又继续将这个坏消息传播给另外的10～ 20人。得到满意服务的客户会将他们的经历告诉2～5人。
• 网络时代，消费者已经成为媒体的主人，如果投诉的问题得到有效的解决，70% 的人会成为回头客；如果问题得到及时有效的解决，95%的会成为回头客。
• 会展现场服务企业应加强横向联合，应与各相关服务单位签订合同，保障交 通、住宿、餐饮和浏览等相关服务内容和标准符合接待计划。
第八章会展服务与现场管理方案
设计展会服务流程，使展会服务人员与客户之间能实行部分 的分离，减少展会服务的复杂性和对服务人员的过度依赖
从服务自助化、服务分离化和服务网络化体现
服务关系化
强调与客户建立良好的关系，及时沟通，重视客户口碑传播， 形成融洽的关系网络
从服务情感化、服务合作化和服务组织化体现
二、会展服务
有形环境：现场的环境布置、服务设施、服务人员及宣传 资料等的印象
4、会展服务质量管理 （4） “服务质量缺口”模型
期望感受缺口
服务提供与 交付缺口
认知缺口
沟通缺口 设计缺口
山东济南舜耕国际会展中心“细微服务”
舜耕国际会展中心就如何抓好会展中心细微服 务工作，结合会展业特点，开展了以下工作：
顺利进行和圆满结 做好善后工作，总结会展工作经验 处理相关的法律事务，承担相关的法律责任
一、会展管理
4、会展管理组织 （1）组织委员会 人员构成
主办单位人员：主体 相关单位人员：协助 专家和知名人士：支持
组织架构
决策层：主任(主席)、副主任(副主席)、秘书长 名誉层：名誉主任(主席) 顾问层：以知名度较高的专家或社会人士、领导干部组成 执行层：执委会、秘书处、办公室
二、会展服务
3、会展服务的策略 （1）针对展会服务“无形性”所采取的服务策略：
用服务有形化来克服其不利的一面，服务专业 化来发扬其有利的一面。
服务有形化
向参展商和观众提供展位分布图、参观指南等有形线索， 使其能形象地了解展会中的相关服务；从服务承诺化、服 务品牌化、服务展示化和服务便利化体现
服务专业化
2006年杭州世界休闲博览会的组织机构
二、会展服务
1、会展服务的内容 （1）会展服务对象 对参展商的服务
会展公司现场管理制度
会展公司现场管理制度第一章总则第一条为更好地管理和运营会展公司现场，规范各项操作流程，确保会展活动顺利进行，提高工作效率，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于会展公司的所有现场管理工作，包括但不限于场馆租赁、布展搭建、设备调试、现场协调等工作。
第三条会展公司现场管理工作应遵守国家法律法规，遵循市场规则，尊重合同约定，维护公司形象。
第四条会展公司应建立健全现场管理团队，明确各部门职责，建立科学有效的管理制度和工作流程。
第五条会展公司现场管理制度内容包括但不限于会场布置、设备调试、安保措施、紧急事件处置、现场沟通协调等方面。
第二章现场管理流程第六条会展公司现场管理工作应遵循以下基本流程：（一）接受委托：会展公司接受客户委托后，确认会展需求，确定会展方案。
（二）现场策划：根据会展方案，制定现场布置、设备调试、人员安排等计划。
（三）现场搭建：按照计划进行现场搭建，确保布展质量和进度。
（四）设备调试：对会展设备进行调试，保证设备正常运行。
（五）安保措施：采取必要的安保措施，确保现场安全。
（六）现场协调：负责现场协调工作，处理现场问题和紧急事件。
（七）现场清理：活动结束后，对现场进行清理整理。
第七条会展公司现场管理工作需由专门人员负责，明确责任分工，配合协调工作。
第三章现场管理要求第八条会展公司现场管理工作应遵守以下要求：（一）遵守规章制度：严格遵守公司规章制度，执行管理制度，确保工作顺利进行。
（二）保证质量安全：保证会展布置质量，保障参展商和观众安全。
（三）保持沟通协调：与客户、合作方、现场工作人员保持密切沟通，协调各方利益。
（四）处理紧急事件：如遇重大问题或紧急事件，能及时处理妥善解决。
（五）保护环境资源：保护会展场馆和环境资源，遵守环保法律规定。
第九条会展公司现场管理工作应遵守会场租赁合同约定，做好会场保护和维护工作。
第十条会展公司应建立完善的安全管理制度，确保现场设备使用安全。
第四章现场管理细则第十一条会展公司现场管理工作细则如下：（一）会场布置：按照客户需求进行会场布置，确保布置效果达到预期。
会展项目的现场管理
• 另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场 的交通工具、停车场及线路的规划等。
20
掌握现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流
• 比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）力图提高会展档次
• 展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象； 而划分不好，会认为它档次不高、不专业，印象也不会好。
（3）方便观众参观
• 给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高，提高会展在 观众心目中的地位。
10
（4）提高展出效果
• 展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响。因 此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到 展位的搭建装饰效果，还要考虑到方便观众参观和集聚。
（5）便于会展现场管理和现场服务
• 展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角，要注意展馆 消防安全，紧急时的人员疏散，方便展位的搭建和拆卸、 展品的进馆和出馆。
划分好展区和展位以后，要制作会展展位 平面图，并在图中标明各展区展位的具体位 置、展馆各出入口、楼梯以及现场服务点等， 使人一目了然。如图8-1所示。
2、会议场所的布置
• 包括与会登记区的布置、会场内座位的布局、主席台的 布置、同声传译室的布置、视听设备监控室的布置、新 闻采访拍摄区的布置、贵宾室的布置等。
• 合理布置会场主要考虑两大因素：
– 一是会议类型 – 二是会议规模
9
（二）展区和展位的划分
1、划分原则
（1）按专业题材划分展区
• 不仅可以使会展秩序井然，还有助于提高布展效率。
会展公司现场管理制度
会展公司现场管理制度一、总则会展公司现场管理制度是为了规范公司内部运营，确保会展活动的顺利进行，保障客户利益和公司形象而制定的管理规范。
会展公司所有工作人员都必须严格遵守本制度，不能有擅自变更或违反规定的行为。
二、责任部门1. 会展公司的现场管理工作由项目经理负责统筹协调，具体执行由现场主管负责。
项目经理需要全面掌握会展活动的各项情况，确保活动的顺利进行；现场主管负责具体执行现场管理工作，确保现场秩序井然，保障展览物品的安全。
2. 会展公司其他相关部门也需配合现场管理工作，比如市场部门、设计部门、财务部门等需要在现场配合协调，确保活动的顺利举行。
三、现场管理流程1. 活动前准备：在会展前，项目经理需要和相关部门一起制定现场管理计划，确保物料齐全、人员到位，现场布置符合客户要求。
2. 现场接待：会展公司的工作人员需要在活动现场负责接待客户，解决客户提出的问题，提供必要的协助和服务。
3. 现场安全：现场主管需要确保现场安全，防止任何事故发生，确保展品、设备等安全。
同时要定期进行现场安全检查，确保现场无任何隐患。
4. 现场秩序：现场主管需要保持现场秩序井然，确保工作人员和参展商遵守规定，不得有乱丢垃圾、乱堆物品等现象发生。
5. 现场协调：现场主管需要协调各个部门，确保各项工作有条不紊的进行，及时解决现场出现的问题，保障活动的正常进行。
6. 现场整理：活动结束后，现场主管需要对现场进行整理清理，确保没有任何遗留物品或垃圾，保持现场整洁。
四、责任追究1. 对于在现场管理过程中出现的违规现象，会展公司将严格追究责任，对有过失或者失职的工作人员进行相应处理，确保公司形象不受损害。
2. 对于严重违规的行为，会展公司将采取严厉措施，包括开除或者向相关部门通报，必要时追究法律责任。
五、附则1. 会展公司现场管理制度是公司内部管理的重要规范，所有工作人员都必须严格遵守，并随时接受公司的监督和检查。
2. 公司将不定期进行现场管理工作的检查和评估，及时发现问题并进行整改，确保活动现场的安全和顺利进行。
第八章-会展现场管理
4.确定致词人、剪彩人的次序、站位
5.音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调
6.检查嘉宾签到薄、胸花和剪彩用品、礼品
7.妥善安排新闻媒体采访报道
2．展会专题 会议策划
（1）专业研讨会 1.会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。 2.事先设计好会议议程。 3.邀请知名人士主持讨论会。 4.使主要发言人明白主办方希望他们做什么。 5.明确讨论会的性质。 6.合理安排讨论会的时间。 7.与主持人讨论议程要求。 8.请演讲者向主办方提交演讲大纲。 9.预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数。 10.计划最多的互动人数，准备分会场。 11.预计要用到的演示设备。
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
1．设立场地前台接待 （1）负责参展企业报到登记。 （2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 （3）派发参展企业在参会期间的参会指南。 （4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 （1）设立前台接待处。 （2）进行参展商住宿登记。 （3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
工具等要求？如果评价和看待这种学员的心态及 行动？在接下来的培训中导师应如何引导这类学 员？
• 总结：
• 当每个人经历一次黑暗中的摸索，在他人的引导下走出黑 暗时，那份感慨，是人生刻骨铭心的记忆。
• “人”字的结构就是互相支撑，人在工作中总会有孤立的 时候，迷茫的时候，你会有，别人也会有。体会到了你需 要什么，就会知道别人需要什么，就会知道你应该付出什 么。
B 自行修理
● 3 夜晚驱车在一条乡间小路上行驶，发现 一辆车停在铁路的交叉道上，车上载着人， 司机在设法发动车。你看到一辆快要驶到 的火车灯光，该怎么办？ A 通知那辆车的人离开 B 不予理会
展会项目现场管理目的与内容
灵硕展览
展会项目现场管理目的与内容
1）现场管理目的
展览项目现场管理的根本目的，是营造有序的展示、交流、洽谈的环境，保证展览的顺利进行。
围绕这个目的，主要应从两个方面着手。
一是为展览建构正常的秩序，保证展览有序的进行。
如严禁小商小贩进入展厅兜售商品；音响不得过大，避免影响客商的交流；参展商展台设计与搭建，不得影响周边参展商参与交流等。
一是为与会者的安全提供基本的保障。
如与会人员的人身安全、物品安全。
人身安全，义包括交通安全、食品安全、健康安全（如预防食物中毒、流行病防治）等。
物品安全包括展品安全、与会人员随身携带钱财、物品安全等。
2）现场管理内容
展览的现场管理内容，从空间来讲包括展厅管理、开幕式管理、配套活动管理、涉展洒店管理等四个方面内容。
这四个方面的管理虽然有一定的独立性，但他们之间存在内在的联系。
任何一个环节出问题都会影响其他环节，影响整个展览会的正常进行。
从管理对象看主要有人员管理、展品管理、秩序管理、安全管理、接待管理等。
展会现场管理计划
展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。
一、观众登记和入场管理观众登记处——为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。
为了消磨人们在登记处的等待时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
二、展览会现场广告管理在一次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。
即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
三、参展商行为管理参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。
在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。
必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。
四、安全管理1. 制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。
2. 防止危险品进入展场。
在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。
3. 安全责任实行问责制。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
（5）便于会展现场管理和现场服务
划分好展区和展位以后，要制作会展展位平面 图，并在图中标明各展区展位的具体位置、展馆各 出入口、楼梯以及现场服务点等，使人一目了然。 如图8-1所示。
11
第8章
展位平面图
12
第8章
2、应注意的问题
（1）注意统筹兼顾
最大限度地兼顾办展机构、参展商、观众以及社会服务商各方 面的利益和便利性。
（四）动态性管理原则
6
第8章
二、会展现场管理的要求
展会现场管理是对展会期间各种工作的计划和管 理，现场服务是其最有表现力的环节，是展会成 功与否的直接体现。
基本要求可归纳为以下四点： 一是以客户为中心； 二是细节决定成败； 三是以真诚换取信任； 四是树立全程服务思想。
7
1、会展现场服务的基本要求
一是会展的基本内容； 二是会展的简短介绍； 三是展区和展位划分与安排； 四是相关图表； 五是相关活动安排。
19
第8章
（六）加强人流物流的疏导
会展活动进展期间，是人流、物流异常密集的时期，容 易引发各种矛盾和冲突。 首先，会展在短时间内聚集了来自四面八方的人流，所 以，会展主办方需要制定相关的人流管理和疏导计划， 加强现场秩序的控制，安排人群有秩序地登记、参观和 购买。 其次，展览现场的物流管理工作十分繁琐，涉及了展览 所需物品的包装、运输、装卸、搬运等众多工作，需要 规划专门的运输通道并进行引导。 另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场 的交通工具、停车场及线路的规划等。
第8章
2、会展服务礼仪的基本规范
(1)热情周到、观察入微 (2)以人为本、礼貌先行 (3)坦诚相待、守时守信 (4)专业扎实、表达得当
3、会展服务礼仪人员的素质要求
(1)具备团队合作精神 (2)精力充沛 (3)自信进取 (4)解决问题的能力强
8
第8章
三、管理内容
（一）合理规划会展场地
1、展览场地的规划
28
第8章
现场观众控制的方法
(1)根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景 、展馆的条件来设计、布局、标志引导。 (2)通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类 为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望 的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。 (3)通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展 台的布局等。 (4)通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道 、绳索等。
5
（二）综合性管理原
第8章
（三）群体性管理原则
会展项目的现场管理综合性强，内容多，必须依 靠项目团队中每一位成员的合理分工及有效合作。 群体性管理的原则就是要求重视每一个人员、每 一个岗位，发挥每一个人的主观能动性。
由于会展项目所处的环境是复杂而不断变化的， 会展现场管理和服务具有不确定性的特征。因此， 应根据实际情况实行动态管理，以不断适应变化 理
撤展期间的主要现场管理工作
工作项目 拆除展台 工作标准 安全操作、恢 复场地原貌 具体描述 对于标准摊位或由参展商委托施工的展台，由指 定搭建商负责拆除；特装修展台则由参展商负责。 协调各方面的关系，帮助参展商及时将所租用的 展具退还场馆的相关服务部门或指定搭建商 展会结束后，参展商处理展品的常用方法有出售、 赠送、回运或销毁，必要时主办单位应提供协助
8-2
14
第8章
2、人本化对布展的要求
会展空间导向设计必须有效考虑四个方面要求：空间 尺度、空间时序、空间动线、空间的无障碍导向设计。
在会展空间实际布设中，主要有以下内容要求：
（1）展览空间的人本化布设
一是会展空间设计需要做到人性化 二是会展空间设计要以最有效的空间位置展示展品 三是要保证展示环境空间的安全性
16
第8章
17
第8章
（五）观众登记和参观指南
1、观众登记
（1）观众登记途径
网上预登记与现场登记结合，现场登记采用分类登记 方式。 观众登记表是观众登记的重要信息记载手段。
（2）观众登记的注意事项
专人负责观众登记工作，督促观众提交完整的客户资 料。
18
第8章
2、参观指南
参观指南是会展编印的、用来指引观众参观的一种小 手册。主要向会展的专业观众、媒体记者以及参展的 嘉宾发放，以便他们方便参观。 参观指南内容包括五大方面：
21
（3）好奇适应之后的观众流
（4）本能所形成的观众流
第8章
（七）保证安全清场撤场
一般情况下，许多参展商在会展最后一天下午一 两钟就开始进行撤展了，如果这个阶段管理不善， 很容易造成混乱。 一般在此之前召开撤展会议，将撤展的相关计划 和方案通知各方及各展位负责人，统一协调撤展 工作的展开。 在会展结束后，要做好善后工作，如有序疏散与 会人员、整理会议资料、检查设施设备、归还租 赁物品、清理会场等，使会展活动圆满完成。
为了确保会展项目顺利达到预期目标，需要对各 项计划的执行结果进行检查与考核。 检查结果与计划比对后，有偏差时要查明造成差 距的原因，以改进管理工作，提高管理效果。
（四）目视管理
目视管理是生产管理的重要手段之一，是利用形 象直观而又色彩适宜的各种视觉感知信息来进行 现场活动的组织和管理。 目视管理，也叫可视化管理，它是一种以公开化 和视觉显示为特征的管理方式。
（4）适应参观人流的规律
（5）合理安排展览的功能服务区域
第8章
（三）会展空间布设的人本化
1、人本化是最好的布展艺术
会展功能是人组织物、陈列物，物招引人、服务人的整 体活动。 会展的时效性是指会展空间设计受特定时间的制约，表 现为三维空间和时间的交集，构成“时—空”交融的多 维空间。如图8-2所示。 会展空间的布设还必须充分 考虑贯彻人本化理念，讲究 人本化艺术。
2、会议场所的布置
一是会议类型 二是会议规模
9
第8章
（二）展区和展位的划分
1、划分原则
（1）按专业题材划分展区
不仅可以使会展秩序井然，还有助于提高布展效率。 展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象； 而划分不好，会认为它档次不高、不专业，印象也不会好。 给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高，提高会展在 观众心目中的地位。
（2）力图提高会展档次
（3）方便观众参观
10
第8章
（4）提高展出效果
展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响。因 此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到 展位的搭建装饰效果，还要考虑到方便观众参观和集聚。 展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角，要注意展馆 消防安全，紧急时的人员疏散，方便展位的搭建和拆卸、 展品的进馆和出馆。
29
第8章
二、管理措施
（一）开展“6S”管理
“6S”管理是现代企业行之有效的现场管理理念和方 法，“6S”是指整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫 （ Seiso ）、清洁（ Seiketsu ）、素养（ Shitsuke ）和安 全（Safety）六项内容。
“6S”前五项起源于日本，其日语罗马拼音均以“S” 开头，简称“5S”。我国企业引入这一管理模式时， 加上“安全（Safety）”成为“6S”。 推行“6S”活动的作用：“现场管理规范化、日常工 作部署化、物品摆放标识化、展区管理整洁化、人员 素养整齐化、安全管理常态化”。
—— 收集两三张所在地展会参观指南等现场管 理资料，评析其不足及其理论依据。
24
第8章
第三节 现场管理的方法和措施
会展现场是最终检验会展项目前期筹备工作如何的场 地和场馆。因此，会展项目现场成为项目各相关部门 和相关任务高度交织和共同协作的特殊空间。
一、管理方法
（一）责任到岗
成立现场管理专门组织，责任到岗、责任到人。 一般而言，现场管理组设六个小组：物业组、施工管 理组、设备设施组、展具服务组、商务服务组和储运 组。如图8-4所示。
（2）回忆空间的人本化布设
为了保证良好的会议效果和给与会者营造一个舒适的参会 空间，会场空间的布设要贯彻人本理念，讲究科学性、合 理性和艺术性。
15
第8章
（四）加强施工现场检查
在会场布置、展览布展期间，从事会议设计、展台设 计搭建的企业成分复杂，因此，整个会展活动期间， 会展中心或主办方都需要有专人负责值班、巡视，做 好施工现场的监控和管理，保证施工安全，若发现事 故“苗头”要及时阻止、排除。 展台搭建施工管理具体内容如图8-3所示。
参展商退还 协助参展商顺 展具 利退还展具 处理展品 协助参展商妥 善处理展品
展品出馆管 严格执行出门 理 证管理制度
展场清洁 安全管理 加强安全和消 防保卫工作
参展商向主办单位申请出门证，场馆保安人员检 查放行
定时巡逻，及时消除各种安全隐患
23
第8章
【案例分析】：
德国科隆国际家用电器博览会的服务清单
（2）因地制宜
要充分考虑到展馆的场地条件，因地制宜设立合理的展位数量， 提高使用率，尽量使所有的展位都面向观众。 不能遮挡消防栓、赌塞消防和安全通道、遮挡配电箱等。
一般来说，参观人流的形成和流动都一定的特点和规律。 安排一些如登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等功 能服务区域。
13
（3）避免遮挡展馆的服务设施
现场包括室内外场馆及其配套活动场所与设施， 如会展场馆的门禁系统、馆区连接通道、贵宾接 待室、开（闭）幕典礼及相关活动场所、休息场 所、餐饮场所、卫生间、停车场等。 会展现场 就是从会展开始布展、开幕、开放展览、