浅谈项目管理在企业大型活动中的应用

浅谈项目管理在企业大型活动中的应用

作者：谢小华

来源：《经营者》2015年第03期

摘要项目是一个特殊的将被完成的一次性任务，是在一定时间内，满足一系列特定目标的多项相关工作的总称。本文以某企业与行业协会一起举办客户答谢会为例，论述了项目管理在大型活动组织中的应用，为今后工作提供了借鉴。

关键词项目管理企业大型活动项目组织

一、引言

项目管理既是一种集实践经验、管理知识、专业知识、计算机技术、文化素养和人文哲理于一身的管理艺术，也是面向工作活动过程的一种管理方法。项目管理正以一种新的思维方式和管理模式渗透到国民经济的各个领域。它是一种创新性管理模式，从根本上改善了管理理念，即运用特有的知识和技术提高工作的效益。由于项目管理的显著成效，已经被广泛应用到工程技术项目上。例如，建筑工程、国防工程、水利工程、电力工程、IT项目、新产品研发等，并且管理标准逐渐趋于国际化、规范化、分解模板化，管理模式也趋向世界统一化。

大型活动项目和公众人文活动也是一种项目，这在西方发达国家已有20多年的研究历史，但在我国还是刚刚起步。随着我国经济文化的发展，综合性的大型活动越来越多，人们在组织一项活动的时候要考虑诸多的因素，包括社会环境、法律环境、观众参与程度、收益状况等。

大型活动类项目在形式和内容上千差万别，组织方式也不尽相同，但是这些活动的组织者往往用一种相似的方法来管理这些不同的项目，学术界把这种相似的管理方法总结概括为大型活动项目管理。虽然如此，如何对大型活动按照项目管理的理念和方法，进行全过程、全方位的管理，在我国还是一个新型课题，理论上缺乏深入的探讨，大多数管理人员对大型活动项目的管理还是停留在实践经验积累阶段。

本文结合近期作者参与的大型活动体验，在项目组织、筹备和实施活动的过程中，就项目管理在大型活动组织中的应用进行了一些有益的尝试和探索。

二、项目概况

2014年11月某行业协会将举行第二十六届行业高峰论坛，与会嘉宾包括国家相关部委领导、国内著名经济学家、国内著名企业负责人、行业专家、行业领军人物等。某公司作为本次论坛的赞助方和承办单位，希望利用此次行业高峰论坛的契机通过举办客户答谢会的方式来扩大在行业内的影响，建立在行业内的品牌影响力。

为做好此次大型活动的组织、筹备和实施工作，某公司与行业协会共同组成了项目筹备委员会，就行业高峰论坛和客户答谢会进行系列策划。整个项目从筹备到结束历时6个月，参与人次达2000余人。

通过举办行业论坛和客户答谢会活动，公司加强了与政府主管部门、行业协会、专业院校、行业企业、行业专家、行业领军人物等的沟通，赢得了良好的口碑，在行业中的品牌影响力进一步增强，成功达到了“员工振奋、同行钦佩、客户欣赏、社会关注”的效果。

三、项目分析

筹备之初，对行业论坛和客户答谢会系列活动进行了较详细的分析，有着以下一些特点：

（一）项目数量多

行业论坛和客户答谢会系列活动经过多次讨论，结合实际情况经历各种反复和变化，最终确定为两大板块10个大项，共计18项活动，各自都由很多子项构成。如何使各板块在服从于总体目标的原则下各有侧重，突出各自特点，并形成每个板块独有的重点；如何对各板块和亮点活动进行整体的控制和安排，使整个活动筹备过程在每个时间都有阶段性的特色、小高潮，互相呼应，这对筹备工作提出了巨大挑战。

（二）时间跨度大

从2014年5月份提出活动的初步设想，到2014年11月底全部活动基本结束，整个活动前后经历了6个月。在此期间既要保证活动的顺利开展，又要保证公司日常工作有条不紊地进行；既要让活动的某些项目融入各部门工作中去，又要让各部门抽出更多精力协助筹办所需的各项活动。如何在这个长期的过程内把握好节奏感和层次感，始终保持良好的工作状态，这也是筹备工作面临的实际情况。

（三）活动规模大

此次行业论坛和客户答谢会是公司与行业协会合作以来第三次开展类似活动，并且是行业协会近几年最后一次在本地举行行业高峰论坛，如何办得更好、更优，无疑是为本次活动提出了更高的要求。在东方宾馆举行的行业论坛和客户答谢会活动，动用了高水平的舞台设计、灯光、音响及专业导播人员，实际上就是一台电视直播晚会。整台演出从筹划、彩排到正式演出历时3个多月，公司员工利用业余时间进行排练的时间累计超过300小时。与此同时，系列活动期间有许多国家部委、省市领导出席，接待任务极为繁重。所有这些无疑对筹备工作提出了前所未有的挑战。

（四）涉及人员广

系列活动同公司全体员工及公司对外主要关系网络息息相关，涉及人员之多，工作交叉部门之多是在筹备工作开始时无法想象的。参加11月25日、26日系列活动的国家部委、国内著名学者专家、省市领导超600人员，公司邀请客户超1500人，公司参与接待人员超300人，参加演出、主持、现场控制等人员超200人。在纪念册编撰、公司宣传片拍摄过程中，各分子公司及部门全力配合、收集整理历史资料，涵盖了公司有史以来的几乎所有人员和历史文献，所付出的人力物力也是巨大的。

（五）活动内容新

行业论坛的主题是“与主流同行”，公司客户答谢会的主题是“迎变革、顺趋势、同发展”，故此次活动的指导思想是要以“提升品质，做响品牌”为主线，以“隆重、节俭、求新、务实”为原则，充分展示“诚信、责任、创新、高效、卓越、结果”的企业形象，对内凝聚员工人心，对外提升品牌形象。同时，许多活动所涉及的领域是以往的工作中从未涉及的，就更需要不断通过学习、沟通，掌握并能迅速的开展工作。

四、项目计划

在项目范围（总体活动内容）明确及WBS分解后，对系列活动制定了整体计划：整个活动由“两大板块”组成，每个板块由若干个活动组成，各板块在服从于总体目标的原则下各有侧重，突出各自特点。筹备委员会对各板块和亮点活动进行整体控制和安排，使整个筹备过程在各个时间段都有阶段性特色、小高潮活动，并互相推波助澜呼应。

在此基础上，笔者对每个活动都分别制定了详细的计划，并按照项目管理的目标原则，对每个活动都制定了时间计划、质量计划、成本计划。同时，为了能较方便、较直观的体现，为实施、控制做准备，笔者对每个活动进行了提炼和归纳，将三大计划中的关键指标、节点在一张表上进行了汇总。实践证明，此种方式对于公司决策层（即公司活动领导小组）掌握总体情况，项目组（即活动筹备委员会）关键点检查、控制比较有利。

五、项目实施与控制

（一）项目组织架构

针对行业高峰论坛和客户答谢会筹备工作的特点，筹备领导小组提出了由各个筹备小组牵头，负责实施有关活动事项，筹备委员会为辅统筹协调的工作思路。

项目组织架构属于矩阵式组织。筹备委员会的定位就是协调、组织、控制，同时也承担了部门项目的实施，事实证明在组织中小型规模项目上这种形式是切实可行的。

与此同时，筹备大型的活动，比较成功的方式是由筹备委员会为主统筹各类资源、确定相关分子公司、各部门配合以确保落实。例如，行业分论坛和客户答谢会由市场部具体操作，筹委会协调其他部门提供支持，使行业分论坛和客户答谢会圆满完成。