档案移交制度及职责

档案移交制度及职责

1. 背景

企业内部的档案管理是保证工作有序进行的重要环节。为了确

保档案的安全保密和有效利用，制定档案移交制度是至关重要的。

2. 目的

本文档的目的是规范档案移交的程序和相关职责，以确保档案

的完整性和可追溯性。

3. 移交程序

3.1 定期移交

每年结束时，各部门应按照档案管理办法的规定，做好档案的

整理工作，并形成档案移交清单。清单应明确列出移交的档案种类、数量和移交人员。

3.2 特殊情况移交

在以下情况下，需要进行特殊的档案移交：

- 部门调整或解散

- 重大项目结束或终止

- 领导层更替

特殊情况下的档案移交应及时进行，且由相关职责人负责协调和执行。

4. 相关职责

4.1 档案管理部门

- 制定并完善档案移交制度

- 监督各部门的档案整理工作

- 指导和培训档案移交人员

- 定期检查移交档案的完整性和准确性

4.2 各部门

- 按时、按规定进行档案整理工作

- 提供必要的档案移交清单和相关材料

- 配合档案管理部门的检查和审核工作

4.3 移交人员

- 负责将档案按照清单进行整理和归类

- 确保档案的完整性和保密性

- 提供必要的移交报告和相关材料

5. 档案移交的注意事项

- 档案移交过程中应注意保密，确保档案不被泄露

- 移交清单和相关材料应存档备查，以备日后参考和审计

- 档案的接收方应进行及时和准确的验收，并签署相关文件以确认档案移交的完成

6. 后续管理

移交后的档案应由档案管理部门进行归档和管理，并提供必要的档案查询和借阅服务。

7. 其他

本档案移交制度及职责将根据实际需要进行调整和补充，并经相关部门审批后生效。

以上为档案移交制度及职责文档的基本内容，旨在提供一份简明扼要的指南。详细的操作步骤和细节应根据具体情况和需要进行进一步的制定和补充。