公章管理

印章管理制度

一、总则

1、为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，特制定本制度。

2、本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

二、本制度规定的印章种类

1、公司级印章

A、公章

B、合同章

C、财务专用章

D、法定代表人印章（财务类、非财务类）

E、其他能以公司名义证明其权威的印章

2、部门级印章

A、预算专用章

B、项目专用章

C、其他能以各部门名义证明其权威的印章

三、公司印章的申请、刻制与废止

1、因工作需要的各类印章的申请，应向总经办提交“印章刻制申请表”。申请表必须由部门经理同意并经公司主管领导批准。并在明确印章使用范围及印章管理各类权限后，报董事长审批，由总经办按相应流程进行刻制。

2、公司印章的刻制、改形、终止由总经办统一负责，经董事长审批后执行。刻制标准应符合国家相关规定。

3、公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各印章管理者应立即向总经办递交说明原因的报告书，报告书须经部门领导和主管领导的确认。总经办根据情况依本制度办理改制。

4、由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交总经办处理。除特别需要，由总经办将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。

5、申请刻制好的印章应在总经办进行登记。总经办应将每个印章登入“印章登记卡”内，建立公司印鉴档案，并保留印模，并将此档案永久保存。印章管理人应与公司签定《印章保管使用承诺书》。

四、印章功能及使用范围

1、公司级印章适用于公司对外公函及对内重要文件的使用。

①公章：适用于以公司名义对外重要商务类工作联系函件（协议、介绍信、法人委托书、工作汇报等）及对内发布规章制度、人事任免通知、重要会议决议决定、重要经济指标政策等各项重要文件。

②合同章：专项用于对外经济类合同。

③财务专用章：专项用于财务结算等相关业务办理。

④法定代表人印章：

A、财务类：仅限于财务部与银行相关业务的办理。

B、非财务类：主要用于对外招投标及相关法人委托书使用。

2、部门级印章用于与部门业务相关工作所涉工作事项的衔接与联系。

①预算专用章：适用于商务部工程类报价使用。

②项目专用章：适用于招商部在项目进行期间对外工作函件及信息传递使用。

③公司所有部门级印章：仅限于工作函件信息、资料的传递衔接，任何部门级印章均无权代表公司对内、对外作出任何决定或承诺，并无任何法律效力。

五、印章管理规定：

1、公司印章由总经办归口管理，其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用、收回、销毁；管理公司印章档案；管理公司公章；负责公司公章使用；制定公司和印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。

2、公司公章由总经办指定专人管理，财务专用章由财务部指定专人管理，各部门级印章由各部门指定专人管理，各印章管理人为印章管理的直接责任人，各直接分管领导为所管印章承担管理责任。

3、驻外机构印章必须按公司财务管理相关规定（公章按公司公章管理制度执行），严格审批，并建立印章使用台帐。公司财务部门及驻外机构应定期检查印章使用情况，驻外机构直接分管领导对印章使用全权承担管理责任。

4、公司不允许开具盖有公司印章的空白介绍信、证明、空白稿纸，如确因工作需要需开具的，必须经董事长书面批准，行政人力资

源部做好登记，方能开具，并对使用情况进行跟踪，未使用的空白信函应交回总经办。凡违反上述规定而造成的一切后果由当事人和管理人负责，公司有权追究当事人法律责任。

5、公司级印章不能随意带出公司，确因工作需要外带时，由用章人提出申请，填报外借申请单，经相关领导审批后，总经办派专人妥善携带印章与用章人一起外出盖章，用完后安全带回。

6、用章人在办理用章审批手续时，若审批人不在现场，不能立即签字的，应由用章人电话请示，印章管理人员向审批人进行核实后在登记表上注明审批情况后方可用印，并及时进行补签字。

7、凡有以下情形之一用章的，公司对所盖印章的文件一律视为无效，不认可其产生的法律效力，由此引起一切后果及责任全部由当事人自行承担。

①用章人未按规定申请用章，并未完善用章书面审批手续即使用者。

②用章人在用章使用登记簿上登记的内容与实际盖章文件内容不一致即使用者。

③用章人未经上级审批，也未登记，在印章管理人员不知情的情况下采取其他手段私自用章者。

④印章管理人员不按规定审核，在没有完善书面审批手续的情况下随意用印者。

⑤其他违反用章规定的用章行为者。

8、用章审批人员对自己同意用章的文件负管理责任。

9、各印章保管人员应严格妥善保管印章。印章管理人应坚持原则，工作细致，严格执行印章管理制度，对不合手续或不合法使用印鉴以及不正当的用章有权拒绝。

10、在印章使用过程中，用章人与印章管理人针对印章使用产生分歧的，应请示总经办，得到指示后行事。

六、印章使用细则

1、公司印章使用应严格执行用章审批和登记手续，填写《用章登记表》。并按规定完成审批手续后，总经办方能盖章。

2、日常用章流程

①日常公函、内部文件类、一般财务类公章：

②涉及到商务投标报价、付款等类别用公章

③合同专用章

3、印章使用审批权限

注：若需盖章文件归属于副总级及以上人员，即使委托其他人员办理时均须报请上一级领导审批；

七、相关责任

1、严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究法律责任。

2、违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。

3、本制度提请股东会审核后施行，由公司行政人力资源部负责解释。