文件管理培训PPT资料17页

合集下载

文件控制与管理培训课件

目的
文件控制与管理的目的是确保组织内部及外部使用的文件均为有效版本，防止使用失效或作废文件，确保文件的更改和现行修订状态得到识别，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，确保文件保持清晰、易于识别，确保外来文件得到识别，并控制其分发，防止作废文件的非预期使用。
文件控制与管理的重要性
确保工作效率
文件控制与管理能够帮助员工快速找到所需文件，提高工作效率。
文件安全保护措施
防病毒保护
安装可靠的反病毒软件，定期进行全面系统扫描，防止病毒、木马等恶意代码对文件进行破坏或
窃取。
备份与恢复
定期对重要文件进行备份，确保在文件丢失或损坏时能及时恢复，保障业务运行不受影响。
防火墙设置
配置有效的防火墙规则，阻止未经授权的访问和数据泄露，确保文件安全。
文件访问权限设置
文件控制与管理的基本原则
规范化管理
版本控制
制定文件管理制度，明确文件的命名规则、存储方式、审批流程等，确保文件管理规范化。
对文件进行版本控制，确保各使用部门使用的是最新、有效的文件版本。
权限管理
备份与恢复
根据员工职责和工作需要，设置不同的文件访问权限，确保员工只能访问其需要的文件。
定期对重要文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。同时，建立文件恢复机制，确保在发生意外情况时能够及时恢复文件。
避免使用特殊字符
文件名中避免使用特殊字符，防止在传输和存储过程中出现问题。
简洁明了
文件名应简洁明了，准确描述文件内容，便于搜索和识别。
文件存储路径规划
建立合理的文件夹层级结构
设定适当的文件夹层级，使文件存储结构清晰有序。
统一存储路径
确定各类文件的统一存储路径，方便管理和备份。

文件管理控制培训PPT

分管领导管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准；
DCC
管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权
/
部备案；受控文件需盖受控印章后下发；
编制部门
文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门；《文件分发回收记录》有作废文件的，同时收回作废文件；
PPT文档演模板
文件管理控制培训PPT
PPT文档演模板
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，
/
技术类文件提交技术部/知识产权部审核
/
知识产权部
企管部
知识产权部
企管部
企管部编制部门
企管部编制部门
PPT文档演模板
文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
PPT文档演模板
文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型

文件管理培训-PPT

受控文件
非受控文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
• Level1 质量手册
• Level2 程序文件
• Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录
3
Number QP-0000-INT-GEN
2级-程序文件是什么 Document Title
Management review
数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的缩写
c. 4-digit number:
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
QP-0201-INT-GEN
Colour development
ERA and Cleaner validation
QP-0202-INT-IS
procedure
Requalification testing in Interior
QP-0204-CN-IS
我们如何做？标尺-标准、统一、无差异
7
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
我们做了的证据呢？客户：看-问-听
8
3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
更改
• 各部门需增加、删减或变更记录表格，需经各部门经理批准
有效期内
1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 3 按规定编号标识 4 保存期内收集

《文件管理》PPT课件

第六章文件管理
h
1
本章要点（1/9）
• 目标：掌握文件系统的基本概念和实现过程 • 顺序文件、索引文件和索引顺序文件
– 顺序文件：什么是顺序文件？如何对定长记录的顺序文件进行读/ 写操作？这种文件形式有何优缺点，它主要用于何种场合？
– 索引文件：什么是索引文件？为什么要引入索引文件？索引文件采用何种文件组织形式？索引文件的优缺点是什么？
h
9
本章要点（9/9）
• 文件系统的数据一致性
– 链接计数的一致性检查：为什么要引入链接计数的一致性检查？一致性检查软件是通过什么和文件索引结点中的链接计数字段的比较来进行一致性检查的？在检查过程中可能会出现哪些异常现象，分别应如何解决？
h
10
本章内容
6.1 文件和文件系统 6.2 文件的逻辑结构 6.3 外存分配方式 6.4 目录管理 6.5 文件存储空间的管理 6.6 文件共享与文件保护 6.7 数据一致性控制
库文件：指由系统提供给用户调用的各种标准过程，函数和应用程序。
用户文件：由用户的信息所组成的文件。
按存取控制属性分类
只读文件：仅允许对其进行读操作的文件。
读写文件：有控制地允许不同用户对其进行读或写操作的文件。
只执行文件：只允许被核准的用户调用执行。
h
22
1、文件系统
按文件中的数据形式分类
源文件：是指从终端或输入设备输入的源程序和数据，以及作为处理结果的输出数据的文件。
h
6
h
7
h
8
本章要点（8/9）
• 文件系统的数据一致性
– 事务：事务的概念。事务是如何保证数据的一致性的？事务操作和原语操作之间存在着什么区别？在事物操作中引入检查点主要是为了解决什么问题？为什么多个事务的执行具有顺序性？如何实现事务的顺序性？

文件管理培训 PPT

QP-0209-CN-GEN
特殊特性管理程序
Guidelines for Specification sheets for
QP-0211-CN-GEN
fixtures
Guidelines on reception of raw
materials (chemicals and non-
chemicals) and NoC's (Notes of
的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的
缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的
我们要做什么？
镜子-查漏补缺！
Complaint) to suppliers原材料（化工
及非化工）入库管理程序以及供应商
QP-0300-CN-GEN 投诉（NOC）管理程序
发起人
Y 文件管
理员
各部门经理审
核 Y
文件发布
审批流程文件编号&版本修订：对于编号系统，，请参看这个程序的§ 2b 部分；版本修订的编号由系统自动生成。
Solutions
QP-0205-INT-IS Tooling and Substrate Development QP-0206-CN-GEN FMEA-失效模式和后果分析管理程序
采购
运输设计/生产销售经销商
MSA - Measurement System
QP-0207-CN-GEN

文件管理培训课程PPT课件

标识位置明确
标识应位于文件的显眼位置，方便查找和识别。
标识内容清晰
标识内容应简明扼要，准确反映文件的主题或内容。
标识与文件内容一致
标识应与文件内容保持一致，避免出现误导或混淆的情况。
文件命名规范
01
02
03
04
简洁明了
文件名应简洁明了，准确反映文件主题或内容。
避免使用特殊字符
避免在文件名中使用特殊字符，以免在不同系统或应用中产
02
对于文件管理中的问题，及时给出有效的反馈可以促进问题的
解决和改进。
倾听与理解
03
在团队沟通中，倾听和理解他人的观点和需求是至关重要的，
这有助于建立良好的合作关系并提升文件管理的效果。
提升团队协作和沟通能力培训建议
加强团队建设活动
通过组织团队建设活动，增强团队成员之间的信任和合作意识。
提供沟通技巧培训
数据恢复原理
简要说明数据恢复的原理及可行性。
常见数据恢复软件
介绍几款市面上流行的数据恢复软件及其使用方法。
专业数据恢复服务
阐述专业数据恢复服务的流程、费用及注意事项。
数据恢复后的文件验证
强调数据恢复后需要对文件进行完整性验证，以确保数据的可用性。
04
文件检索与利用
文件检索技巧分享
关键词选择
分类管理
根据文件的性质、内容和重要性进行分类管理，提高管理效率。
高效利用
通过信息化手段提高文件利用效率，促进知识共享和业务协同。
文件管理的历史与发展
历史
文件管理经历了从纸质文档管理到电子文档管理的转变，随着计算机和网络技术的发展，文件管理逐渐实现了数字化、网络化和智能化。

文件管理培训课件

文件管理的重要性
01
02
03
遵守法规要求
许多法规和标准要求组织对文件进行严格管理，以确保证明的义务得到履行。
提高组织效率
通过对文件的合理规划和管理，可以提高组织的整体效率。
保护组织记忆
文件是组织记忆和知识库的重要组成部分，良好的文件管理有助于保护和传承这些知识。
文件管理的原则和最佳实践
文件管理培训课件
目录
• 文件管理概述 • 文件类型和存储方式 • 文件管理工具和技术 • 文件安全和隐私保护 • 高效文件管理的技巧和方法 • 案例分析与实践操作
01
文件管理概述
什么是文件管理
文件管理定义
文件管理是对电子文件和纸质文件进行规划、控制和提供支持的过程。
文件管理意义
有效的文件管理对于组织的成功至关重要，它能够确保文件的完整性、准确性和可访问性，降低风险，提高工作效率。
XYplorer
一个高级的文件管理工具，具有多标签页、批量重命名、文件比较等功能，适合高级用户使用。
文件同步和备份技术
实时同步
通过使用同步软件，如FreeFileSync，可以在多个文件夹之间进行实时同步，确保文件的一致性。
定期备份
定期对重要文件进行备份，可以使用第三方备份软件，如Acronis True Image ，进行定时备份。
音频文件
包括MP3、WAV等，用于记录和播放声音。
安装文件
包括EXE、MSI等，用于安装软件。
压缩文件
包括ZIP、RAR等，用于将多个文件压缩为一个文件。
视频文件
包括MP4、AVI等，用于记录和播放动态影像。
文件存储方式的选择

文件管理培训ppt课件

: 文件是否可以借给外面的人呢?
4.14 文件的补发
◆ 补发时机 A.文件遗失. B.增加需求. C.文件损坏.
◆ 补发申请:需求者向文控中心申请. ◆ 补发批准:需求部门负责人或批准人. ◆ 登记发放:文件进行登记发放.
提问:文件补发与发行有什么区别呢 ?
4.15 外来文件管理
♂ 定义:是指由第三方制订的, 但公司必须参照执行的文件.
文件管理基础知识培训
目录
1、文件的定义 2、质量管理体系文件简介 3、质量管理体系文件类型 4、文件的控制 5、文件编写基础知识 6、文件的5S管理 7、文控的职责
讲演：龙景庭
2012-10-12
1.1 文件:信息及其承载的媒体 1) 信息可以是文字,符号,图片,声音等 2) 媒体可以是纸张,磁盘,光盘, 其它电子媒介,实物或其组合体等.
我如何知道文件需要修改呢?
4.12 文件的作废
★ 作废的时机 A. 新版文件发行时,旧版文件自动作废. B. 文件取消时,申请作废.
★ 文件的取消由文件编写部门申请. ★ 文件作废时作废版必须全部门收回. ★ 作废文件需进行标识 ,如盖作废章. ★ 作废版之副本可以销毁,但正本需保存.
作废文件需要保存多久呢 ? ?
◎ 保持文件干净/完整/可辩识。 6.4 文件清洁
㊣经常进行整理/整顿/清扫,并进行到底㊣保持其成果,并养成习惯.
提问:文件的清扫要注意哪些事项?
7.1 文控员的职责:
▲ 参与文件控制程序的制订. ▲ 公司文件的分类及文件格式标准化. ▲ 文件受控/更改申请的受理. ▲ 文件格式的确定. ▲ 文件编号与登记. ▲ 文件复印/分发/旧版回收/作废/销毁. ▲ 文件原稿的保存. ▲ 文件使用情况的定期审查.

文件管理培训资料

02
文件分类与归档
文件分类的方法
01
02
03
04
按业务类型分类
根据文件所属的业务类型，如财务、人事、市场等进行分类
。
按时间顺序分类
根据文件的创建或修改时间，将文件按时间先后顺序进行分
类。
按重要性分类
根据文件的重要程度，如高、中、低进行分类，以便优先处
理重要文件。
按项目分类
根据项目的不同，将文件归类到相应的项目文件夹中。
文件归档的步骤
整理文件
将需要归档的文件进行整理，去除不需要的文件，将相关文
件放在一起。
分类归档
根据文件分类方法，将文件归类到相应的文件夹中。
命名规范
对文件夹和文件进行命名，确保名称准确、简洁、易理解。
存储备份
将归档文件进行存储，并定期备份，以防数据丢失。
电子文件的归档
选择合适的电子文件管理系统
支持多用户在线编辑和共享文件，提高团队协作效率。
容量扩展
可根据需求灵活扩展云存储容量。
04
数据恢复技术及其应用
数据恢复原理
介绍数据恢复的基本原理和技术。
数据恢复成功率
分析影响数据恢复成功率的因素。
数据恢复工具
介绍常用的数据恢复工具及其使用方法。
数据安全防范
提供数据安全防范措施，降低数据丢失风险。
版本控制
保留文件的修改历史记录，防止误操作导致文件损坏或丢失。
审计跟踪
记录文件的访问、修改和删除操作，以便追踪和审查。
提高文件检索效率的技巧
优化文件命名规则
使用有意义的文件名和扩展名，方便识别和记忆。
建立合理的文件分类体系

文件管理专题培训 PPT

文件管理专题培训
目录
• 一、文件控制程序 • 二、记录控制程序 • 三、文件发布系统
一、文件控制程序
术语和定义
质量&职业健康安全&环境管理体系：简称QHSE管理体系。 QHSE体系文件：保障QHSE管理体系有效运行的需要控制和保持的依据、制度、准
则、记录等信息及其载体(如纸质文件、光盘、磁带、照片、胶片等)。程序：程序是为进行某活动或过程所规定的途径。本公司将较大过程的控制文件称为"程序"，而将较小过程或活动的控制文件称为"作业指导书"、"操作规程"“流程”等。制度：制度是针对整个企业的基础性文件，是对所有人的行为规范。本公司将各部门需共同遵守或通用的控制文件称为“制度”，如“考勤管理制度”、“绩效管理制度”、“薪酬管理制度”“安全责任制度”等；将其它各类制度称“办法”、 “规定”“实施细则”“规范”等，对约定俗成的制度类文件可按惯例编制，如部门职责、职位说明书、应急预案等。公文：是公司、各部门实施领导、履行职能、处理业务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达政府职能部门、公司方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。本公司将关于公司经营管理活动中通用的、具有强制约束力或倡导性的，而且具有一次性特点的文件称为“行政公文”。
部门通过协同系统发布。 QHSE管理部负责组织通过协同系统建立最新有效体系文件专区（包括最新体系文
件目录及文档内容），由第5.5.1条的归口管理部门指定专人对该专区进行管理，在最新文件审批通过后一个工作日内进行更新发布，确保通过信息化平台共享的所有体系文件齐全、完整、有效，公司员工可随时进入专区学习、阅读。

《文件管理》PPT课件_OK

3) 文件系统的接口
为方便用户使用文件系统，文件系统通常向用户提供两种类型的接口:
(1) 命令接口。这是指作为用户与文件系统交互的接口。用户可通过键盘终端键入命令，取得文件系统的服务。
(2) 程序接口。这是指作为用户程序与文件系统的接口。用户程序可通过系统调用来取得文件系统的服务。
21
第六章文件管理
文件系统的定义: 文件系统是操作系统中以文件方式管理计算机软件
资源的软件和被管理的文件和数据结构（如目录和索引表等）的集合。从系统角度来看，文件系统是对文件存储器的存储空间进行组织、分配和回收，负责文件的存储、检索、共享和保护。从用户角度来看，文件系统主要是实现“按名取存”，文件系统的用户只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而无需知道这些文件究竟存放在什么地方。
(1) 系统文件。这是指由系统软件构成的文件。大多数的系统文件只允许用户调用，但不允许用户去读，更不允许修改；有的系统文件不直接对用户开放。
(2) 用户文件。指由用户的源代码、目标文件、可执行文件或数据等所构成的文件。用户将这些文件委托给系统保管。
(3) 库文件。这是由标准子例程及常用的例程等所构成的文件。这类文件允许用户调用，但不允许修改。
• 掌握文件的逻辑结构，熟悉五种记录文件。 • 掌握文件控制块和多级目录结构，掌握UNIX树型带
勾连的目录结构和可装卸文件系统，了解Windows98 VFAT目录结构。熟悉目录查询技术，掌握内存的目录管理表，掌握文件操作与目录管理关系。 • 掌握基于索引节点的共享方式和利用符号连接的文件共享。 • 掌握文件的存取控制，熟悉分级安全管理，了解文件的转储和恢复，了解WindowsNT安全性。

文件管理ppt课件

（2）物理文件
物理文件是指文件在存储介质上的组织方式也称为文件的物理结构。通常的组织方式有顺序文件、链接文件和索引文件等。
文件的分类主要是为了便于系统对不同的文件进行不同的管理，从而提高处理速度和起到对文件的保护与共享的作用。
6. 1. 2 文件系统的概念
所谓文件系统是操作系统中负责管理文件的机构（一组软件和数据）。它负责为用户建立、撤消、读写、修改和复制文件，还负责完成对文件的按名存取和进行存取控制以及负责管理文件所使用的资源。
（b）中给定记录号i则记录R的逻辑地址为：
LA（R）=i×L ，其中L为每个记录的长度。
对于变长记录，要确定第i号记录的逻辑地址必须求出前面各记录的长度之和，如图 6-1（c）。
LA（R）= L+ L+···+ L
显然顺序文件是顺序存取的，如果要想读出记录Ri时，必须先读取R1，R2，···，Ri-1，这样花费了大量时间。为了节省时间,可以用预先缓冲技术加速文件的输入输出。
下图给出利用缓冲区加速文件存取速度的示意图。
缓冲区 1
缓冲区 2
缓冲区 3
缓冲区 n
利用缓冲区排队顺序读取示意图
如果用户程序正在处理记录R时，文件系统预先把R，R等读入主存中开辟的一个缓冲区中，这样当用户下次提出请求时，它的记录已在主存缓冲区中，从而节省了等待记录从文件存储器读入的时间。
第6章文件管理
目录
6.1 文件系统的概念 6.2 文件的逻辑组织与存取方法 6.3 文件的物理组织与存取方法 6.4 文件存储器存储空间的管理 6.5 文件目录 6.6 文件的安全性 6.7 文件的使用
在操作系统内增加了一组专门的管理软件——文件系统来取代用户自己管理外存和存储信息。文件是计算机系统中的重要软件资源，文件系统是操作系统中最直接可见的部分。计算机的重要作用之一就是能快速处理大量信息，从而信息的组织、存取和保管就成为操作系统中极为重要的内容。

文件管理知识培训

速找出所需文件。
• 例：
25
5、文件和记录的保管
➢妥善保管
• 防潮、防虫、防蛀、防晒、防丢失等，打包注明年、月份放置于指定标识
类别的贮存处。储存的记录要有标识<储存资料封面>以便于查找。
➢保存期限及作废
➢ 生效文件长期保存，修改后正本可留作参考，副本统盖作废章后可统一申请报废； ➢ 记录保存期限及报废处理：按《记录总览表》规定的保存期限执行，超过保存期限的记
21
4、文件发行、执行与使用
文件分发、执行及使用
分发
执行
使用
发文部门
核核准准确定分发份数
1、登记到《文件总览表》
2、更新文件夹《目录清单》
复印
受控正本
受控副本
旧版回收
发文部门
收文部门
现场签收文员或部门负责人
负责人组织培训
执执行行
文文件件修修订订
异常反馈
11、、现现场场获获得得有有效效版版本本文文件件 22、、按按文文件件要要求求操操作作 33、、禁禁止止复复印印//涂涂改改//随随意意丢丢弃弃
10
三、文件的内容
➢5、程序
操作步骤的内容。即工作执行的方法、过程和要求。在编写文件内容时，一定需注意5WIH(WHO，WHEN，WHERE， WHAT，WHY，HOW)结合：即由谁，在何时，在何地，做何事，为什么做，怎样做(HOW)，缺少任何一个，都有可能使文件的内容不易理解。
➢6、相关文件
13
四、文件的分类
体系文件
参考文件
暂时有效参考使用用完即废
受控文件
受版本版次更改限制。由文
控中心负责
14
外部文件客户资料国家标准国际标准行业标准

《文件管理》优质课教学课件

二、复制与粘贴
如图所示。
二、复制与粘贴
2、粘贴在空白处单击右键，单击左键选择“粘
贴”选项即可。如图所示。
三、重命名文件
单击右键选择目标文件，单击左键选择“重命名”选项。然后在方框内填写所要命名的名称。如图所示。
四、文件的删除
右键选择目标文件，单击左键选择删除选项即可。如图所示。
一新建文件夹打开d盘在空白处单击右键左键选择新建菜单里的文件夹选项
文件管理
教学目标：
1、能够新建文件夹。 2、学会文件的复制、粘贴、重命名和删除。 3、了解回收站的作用。
为什么要进行文件管理？
文件是计算机上宝贵的资源，合理的组织、存储、管理文件是十分重要的。
一、新建文件夹
打开D盘，在空白处单击右键，左键选择新建菜单里的“文件夹”选项。如图所示。
谢谢观看！

文件管理培训课程PPT课件

受控编号与版本号。
10
受控文件编号
一、公司文件代码质量环境手册：QEM 程序文件：QEP 管理类作业指导书：RA\WI 技术类作业指导书：SOP\SIP
二、部门代码:
MKC（业务部） DCC（文控中心） PUR（采购课） PMC（计划物控课）WAH（资材课） ADM（管理部） PRD（生产部）ENG（工程部） COQ（品质部） MGR（总经办） FID(财务部)
C. 外来人员、非本部门人员、本部门非授权相关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序要求向文控中心申请；文件管理人员应做好防盗、防晒、防雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁；文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内作业。
D.各部门文员针对文控中心发放的受控文件, 在本部门内部进行二级发放时应建立相应的《文件发放/回收表》和《受控文件目录》及《受控文件发放一览表》。
2、各文件接收人员在发放记录上签收。 3、文件遗失10元/份。
14
受控文件的使用
1、各文件使用部门必须确保在使用处获得有效版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时可组织培训。
2、任何部门或个人不得私自复印受控文件。 3、如各文件使用部门在文件使用过程中发现与
现行操作不符,应立即向主管单位以书面形式提出并传递给文控中心,以便于对文件及时进行修改。 4、各文件使用单位必须确保所使用的文件只能是文控中心发行的受控版本, 受控文件应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。
指导书。四级文件：指各种表单和记录。
6
文件分类
一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、通用的管理性作业指导书等。