特殊载体档案特点及分类探讨
特殊载体档案管理制度
第一章总则第一条为规范特殊载体档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度所称特殊载体档案，是指以非纸质材料为载体的档案，包括录音、录像、照片、电子文件等。
第三条特殊载体档案的管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。
2. 完整性原则：档案收集、整理、保管、利用等各个环节应保持完整，不得遗漏。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的物理安全和信息安全。
4. 规范化原则：按照国家和行业的相关标准进行管理，确保档案质量。
第二章管理职责第四条单位领导对本单位特殊载体档案管理工作负总责，应将档案管理工作纳入单位整体发展规划。
第五条档案管理部门负责特殊载体档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
第六条有关部门和人员应积极配合档案管理部门的工作，按照职责分工，共同做好特殊载体档案管理工作。
第三章收集与整理第七条特殊载体档案的收集应遵循以下要求：1. 及时性：及时收集反映本单位重要活动、重要事件、重要决策等内容的档案。
2. 完整性：收集的档案应完整无缺，包括档案的原始载体、说明书、目录等。
3. 准确性：收集的档案内容应准确无误，不得有遗漏或错误。
第八条特殊载体档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案内容、载体形式、时间顺序等进行分类。
2. 编号：对每份档案进行编号，建立档案目录。
3. 标识：在档案载体上注明档案名称、编号、形成时间等信息。
第四章保管与利用第九条特殊载体档案的保管应遵循以下要求：1. 安全保管：采取有效措施，防止档案载体损坏、丢失或被窃。
2. 技术保护：对电子档案采取加密、备份等技术手段，确保档案信息安全。
3. 定期检查：定期对档案进行清点、检查，发现问题及时处理。
第十条特殊载体档案的利用应遵循以下要求：1. 合法利用：档案利用者必须遵守国家有关法律法规，不得擅自复制、泄露或传播档案内容。
档案特殊载体管理制度
档案特殊载体管理制度一、总则为规范档案特殊载体管理工作，保障档案的完整性、安全性和长期保存，提高档案管理的科学化、规范化水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位涉密、特殊载体（如电子档案、光盘、光盘等）的管理工作。
三、责任主体1.全体单位工作人员都是档案管理的责任主体，要加强档案管理意识，维护档案的完整性和安全性。
2.单位负责人是档案管理的第一责任人，负责全面领导、组织和监督档案管理工作的开展。
3.档案管理部门是档案特殊载体管理的具体负责单位，负责档案特殊载体的分类、目录、整理、存储、借阅等工作。
四、档案特殊载体管理原则1.依法管理。
严格按照有关法律法规办理档案工作，确保档案的完整性和安全性。
2.科学分类。
根据档案特殊载体的种类、格式和内容，进行分类管理，提高档案检索的效率。
3.保密管理。
对涉密档案特殊载体，必须严格按照相关规定进行保密管理，确保信息安全。
4.定期检查。
定期对档案特殊载体的存储环境、存储设备等进行检查，及时发现和解决问题。
五、档案特殊载体管理程序1.档案特殊载体的接收：单位接收档案特殊载体时，要认真登记、分类和盘点，确保档案的完整性。
2.档案特殊载体的整理：对已接收的档案特殊载体，要进行整理工作，包括目录编制、标签贴附等。
3.档案特殊载体的存储：对整理好的档案特殊载体，要进行分类存储，根据档案特殊载体的要求选择合适的存储设备。
4.档案特殊载体的借阅：对有借阅需求的档案特殊载体，要进行审批、登记、领取和归还，确保安全借阅。
5.档案特殊载体的销毁：对已无用的档案特殊载体，要按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。
六、档案特殊载体管理措施1.加强档案管理培训，提高全体工作人员的档案管理意识和技能。
2.建立档案特殊载体管理档案，明确管理责任、流程和制度。
3.配备专门的档案特殊载体管理设备，确保档案特殊载体的安全性和可靠性。
4.加强对档案特殊载体存储环境的监控和管理，保证档案特殊载体的质量。
档案管理11章专门档案与特殊载体档案管理
专门档案一般是指文书档案和科技档案之外， 人们在一些专业领域的活动中所形成的档案。 专门档案的概念可以与专业档案等同，也可以 把专门档案和与之联系紧密的，同样产生于相 关专业领域的文书档案都包含在专业档案之内 。
第一节 列入《国家基本专业档案目录》的百种档 案
★2011年，国家档案局依照《全国档案事业 发展“十二五”规划》的部署，印发了《国
（三）会计档案的分类
（五）会计档案管 理环节
• 1. 会计文件的归档 • 会计文件的归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求、归档
手续等内容。 • 归档范围：会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类、其他会
计资料类。 • 归档时间：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会
计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移 交本单位档案机构统一保管。 • 归档要求：可根据有关规定和各单位的具体情况及会计文件的形 成规律和特点加以规范。 • 归档手续：会计档案在会计机构保管一年期满后向本单位档案机 构移交时，档案人员应根据移交清册，详细清点案卷，经认真核 对无误后，交接双方在会计档案清册上履行签字手续，双方各保 存一份。
• 人事档案材料鉴别的内容主要包括以下几个 方面：
• 1.是否属于人事档案；2.是否属于该人的人 事档案材料；3.查明材料是否处理完毕；4. 检查材料是否齐全、完整；5.是否有重复材 料；6.检查手续是否完备；7.确定材料是否 有保存价值。
二、会计档案管理的常见问题
会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位 经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并 归档保存的文字、图表等不同形式的会计文件。 主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和 其他会计资料等。
特殊载体档案概述
特殊载体档案概述卢晓峰【摘要】档案记载信息的手段是多种多样的,除了普通的纸质材料之外,还存在大量其他形式的载体,包括感光材料和磁性材料等。
这些载体不仅可以记录文字、图表,还可以记录声音、图像以及多媒体等纸质载体不能记载的形式,从而更加真实地记载和反映历史面貌。
一般来说,人们把非纸质材料的档案称为特殊载体档案,也被称为＂新型载体档案＂。
常见的特殊载体档案主要有：录音磁带、录像带、磁盘、光盘等,随着科学技术的不断发展,特殊载体档案的种类会不断增加。
【期刊名称】《黑龙江科技信息》【年(卷),期】2012(000)018【总页数】1页(P112-112)【关键词】特殊载体档案;特点;分类;管理【作者】卢晓峰【作者单位】绥化市北林区建工站,黑龙江绥化152000【正文语种】中文【中图分类】TQ577特殊载体档案记录信息的载体不是纸张，而是现代新技术条件下产生的新型材料。
例如，现代新型的磁盘贮存是应用磁技术制成的、光盘是利用在聚酯片基上覆盖不同的涂层来记录信息的。
另外，特殊载体记录档案信息的方式也发生了根本的变化，对于记录载体来说，有时是物理变化，有时是化学变化，有时是物理化学变化。
它们是以磁头、激光头，即电荷耦合器件)等新方式记录信息，根本区别于传统的笔和墨水的。
特殊载体档案在档案载体性质和档案信息记录方式上同传统档案根本不同，使得它只有不同于传统纸质载体档案的特点：1.1 信息载体质地脆弱。
特殊载体的成分比较复杂，易损坏、变质．保存年限低于纸张。
因此，对特殊载体档案的保管要求一般比纸质档案要求高，需要分库、分架或特殊保管。
1.2 信息表现形式多样化。
除了传统的文字图表外，表现档案信息的媒体还包括声音、视频、动画、多媒体等，特别是多媒体技术的出现，使得多种媒体信息能够高度复合和集成，达到传统信息表现形式所起不到的效果。
1.3 信息一般不能直接利用。
利用特殊载体信息，需要借助一定的中间工具才能实现。
1.4 信息载体和信息内客易分离。
特殊载体档案管理
一、序论 二、特殊载体档案收集 三、特殊载体档案整理
整理 鉴定 分类 排序 编 目 装盒
1、鉴定 • 存档与不存档 • 保管期限划定 2、分类 • 二级分类 • 三级分类 3、排序
4、编目 档案著录的过程，各种检索工具编制过 程 ，最终实现档案检索与利用的基础保障 工作。 册内照片档案目录 印章档案目录 录音、录像、光盘、实物档案目录
5、装盒 ①封面
╳╳档案
全宗名称：╳╳单位 年度： 保管期限： 问题(机构)：
全宗号
件号
盒号
②脊背
╳╳档案
பைடு நூலகம்
③备考表
全宗号
年度
保管期限 件 号
盒号
• • • • • • • • •
1—代表历史档案(包括革命历史档案) 2—代表现行档案 3—代表印章档案 4—代表照片档案 5—代表录音档案 6—代表录像档案 7—代表唱片档案 8—代表实物档案 9—代表光盘档案
特殊载体档案管理现状及对策分析
特殊载体档案管理现状及对策分析作者：关绍鹏来源：《祖国》2017年第07期摘要：特殊档案对于一个企事业单位的发展来说至关重要，尤其是在企事业单位举办大型展览、庆祝活动时，就需要这些特殊档案来对企事业单位的形象加以补充。
本文主要介绍了特殊档案管理的现状，并进一步分析了特殊档案管理的对策。
关键词：特殊档案企事业单位管理现状对策所谓特殊档案管理，就是指对照片、证书、奖状、录像等内容的管理。
在内这份工作对职工的工作思路教育大有裨益，对外也有助于宣传企事业单位的形象，有着直观性的特点，所以，特殊档案的管理是十分重要的，它的保存完善与否，也会影响到档案利用的成果，广大的档案工作者需要加强对特殊档案的管理，才能够切实、有效地发挥其价值。
当下我国的企事业单位档案信息化管理建设是一项系统的任务，无论是管理者还是相关的工作者，都需要有积极的态度来投入这项工作。
所以，这项工作需要较高的社会责任感、相应的理论和技术支撑。
一、特殊档案管理的现状（一）资料收集不全面一些来源于企事业单位重大活动、重要事项的录像以及照片档案，因为参与的人员较多，且规模较大，在这个时候，就容易出现职责不清的问题，摄像录影人员缺乏档案管理意识，收集工作普遍落后，这就导致录像以及照片的档案管理质量不高，且数量不全。
其次，一些重要的证书、获奖档案以及奖状的归档情况不主动，容易出现各种漏归的现象。
最后，因为录像带有重复利用的功能，所以它往往在多次利用之后，其资料的流失就较为严重。
（二）缺乏规范的整理没有一个规范的整理，主要表现在照片的拍摄时间、背景以及原因上，都不够详细，甚至没有充分的说明文字，这就从一定程度上降低了照片档案的可靠性，对于使用者来说，要想全面地了解照片的相关信息，更是难上加难。
（三）保存条件不好首先，在库房的硬件设施上，缺乏相关的防潮防湿的安排，库房通风条件不好，奖牌容易出现生锈、弯曲的问题。
其次，声像档案没有专门的防磁柜，录像盘有太多的消磁现象。
【精选】档案管理基础第12章 特殊载体档案的管理
3.电子档案的定义：是具有保存价值的，已归档的电子文件及相应的 支持软件产品和软硬件说明。
4.电子档案的特点： （1）保管位置比较分散 （2）保管技术程度高
3.各类实物档案的收集和保管
（1）收集
按年度，由单位的档案管理机构向各部门收集本年度的实物档案。 由移交部门编号并写清楚档案的时间、地点、责任者、事由及背景信 息等要素。
如果是证书类，要注明获奖的级别、颁奖单位等；如果是印章则要 注明印章中止或废止的时间、留取印模；如果是礼品档案，则要写明 活动或庆典的具体事由、赠送单位名称或个人姓名、获得的时间等。
二、照片档案的构成 传统的照片档案主要由底片、照片、说明词构成。 1.底片 底片是照片档案最原始的材料和最重要的部分，分为原始底片和翻
拍底片两种。
2.照片 照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象， 是人们利用照片档案的主体。
3.文字说明 文字说明是对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情 况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内 容具有重要的作用。
说明可另纸书写，与照片一同保存。
成套的数码照片应该编写总说明词，简要介绍活动的情况，套内的 每幅照片也要编写说明文字。
3.照片档案的立卷编号 （1）照片档案较少的单位，可以一年成一卷；照片档案较多的单位 可以按照内容立卷。
卷内照片一般按照重要程度或者时间顺序排列。
（2）照片档案的编号规则 “2006——15——1”
册等。 展览及编辑画册的步骤：
（1）选题 选择合适的主题
《档案种类及其特点》课件
档案利用需要遵守相关法律法规，保护个 人隐私，并确保信息的准确性和可信度。
档案数字化管理
档案数字化管理的 意义和目标
档案数字化管理有助于提高 档案的保护和利用效率，实 现信息的长期保存和便捷获 取。源自档案数字化管理的 方法和流程
档案数字化管理可以通过扫 描、存储和检索等步骤来实 现档案的数字化转换和管理。
档案数字化管理的 优缺点
档案数字化管理可以提高工 作效率，但也需要投入大量 资源和注意信息安全问题。
小结
档案种类和特点的简要概括
不同种类的档案具有不同的特点和管理需求，但都对信息保存和利用产生重要影响。
档案管理和利用的重要性
有效的档案管理和利用有助于保护历史记忆、促进社会进步和推动可持续发展。
档案数字化管理的未来展望
《档案种类及其特点》 PPT课件
这份PPT课件将为您介绍档案的种类和特点，以及档案管理和利用的重要性。 让我们一起探索这个有趣且关键的话题吧！
档案的定义和作用简介
档案的定义
档案是指用来记录和保存各种信息、事实和证据的文件、底片、磁带等多种形式的载体。
档案的作用
档案的作用包括提供信息支持、维护权益、促进决策制定和承担社会责任等方面。
档案数字化管理将进一步发展，以满足信息时代对档案资源保护和利用的需求。
档案的分类
档案可以按照所属单位、内容、形式等进行分类，这有助于档案管理和利用的有效实施。
档案种类及其特点
1
公共档案
公共档案是指由政府机关或公共机构管理和保管的档案，包括行政档案、法律档 案等。
2
个人档案
个人档案是指包括个人身份、学历、就业情况等个人相关信息的文件和记录。
3
企业档案
特殊载体档案管理现状及对策
实、直观 的特性 ，是其他任何载体 形式的档 案不能 替代的 ，保存的完 好 与否，将直接影响到档案利用的效果高低 ，广大档案工作者 ，必须 加 强 对 特殊 载 体 档 案 的管 理 ，才 能 充 分 发挥 其 应 有 的价 值 。 １特殊载 体档 案利用形式及 其效果 通 过 对档 案 利 用 形 式及 其 效果 的统 计 分 析 ，发 现 特 殊 载 体 档 案 的 利用频率越来越 高，在企业举办展览、庆 祝纪念活动 ，制作画册 、拍 摄 记录片 以及 编修史 志等方面都 大量地利用 了特殊 载体档案 ，而且 从利用形 式来看 ，多数是 以拍 照录像 、翻 拍 、扫描 、复 印的形 式加 以利用 。如淄矿集 团埠村煤矿庆祝建矿５ ０ 周 年活动 中，制作的大型画 册 《 大地作证 》及记录片 《 为 了新的掘起》，扫描、翻拍 照片档案４ ５ 张、拍摄 证书 、奖牌等各类集体及个人荣誉２ ３ 件 ，画册生动地再现 了 埠村煤矿 ５ Ｏ 多年 的沧桑 巨变 ，记录片的播放 更是引起广大干部职工强 烈共鸣，深感企业今天 的强大是多么的来之不易，立足本职 岗位 ，爱 岗 敬 业 、 踏实 工作 的豪 情 油 然 而 生 ，不 次 于 一 堂 生动 、深 入 的职 工 思 想教育课。淄 博煤矿展览馆重新布馆工程，复印、扫描 、拍摄各类档 案资料８ ５ 件，复６ Ｐ ４ ０ ０ 多页 ，截取新闻录像时长达２ ０ ０ 余小 时，翻拍照 片３ Ｏ 余张，仿真制作 荣誉奖牌２ ０ 余件 。依托丰富、真实的档案 资源布 置起来的ｌ ３ 个展厅 ，布局精美 、场面壮观、气势宏 大，吸引着广大干 部 职 工 及 社 会 各 界人 士 前来 参 观 鉴 赏 ，在 社 会 上 产 生 了深 远 的影 响 。 淄 博 市 委 办 公 厅 工作 人 员参 观 后 感 慨 地 说 ： “ 这 里 不仅 展 示 了淄 博 煤 矿 的发展历程 ，也是淄博 党建史 、革 命史 以及 改革发展 史的一个缩 影，我们要将这里作为爱国主义教 育和传统教育基地，让各级领 导干 部认真学习、借鉴”； 本单位职工观看展览馆后意犹未尽地说 ： “ 作 为淄矿的一员，在这里我用 心体会 了百年淄矿跌宕起伏、化蛹成 蝶的 难忘岁月，今后要勤奋工作 ，让淄矿变得更美好 ”。可见，特殊 载体 类档案 的感染力之强，影响范围之广 ，社会效益之大是其他任 何形式一 ）收 集不全 面。一是来 源于企 业重大事 项 、重大 活动 的录 像 、照片档案 ，由于参与活动的单位 较多，各 自职责不清 ，摄录人员 档案意识薄弱 、收集工作的相对滞后 ，导致录像 、照片档案归档质量 不高、数量不全 ；其二是重要的荣誉证书、奖状 、奖牌档案，领取单 位 归档不主动 ，漏归现象严重；三是录像 带重复利用等诸多因素 ，造
特殊载体档案整理
特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。
（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
档案管理课件 十 特殊载体档案
一、照片档案的管理
对已经确定类别的底片，要分别登记编目。底片目录的 内容主要包括：档案号、底片编号、主体内容、拍摄者、 拍摄时间、拍摄地点、底片数量、技术状况、来源、收 到日期、备注等。底片数量较多的单位，应设有总接收 登记薄，以便及时统计收入底片的总数量。
一、照片档案的管理
2.照片的整理。 （1）照片的分类及编号。对于照片档案不多的单位，通常 可以采用年度分类法或问题分类法。对于照片档案较多 的单位，则可以采用年度——问题或年度——拍摄者结 合的照片复式分类法。 （2）照片的编目。根据《照片档案管理规范》的要求，照 片档案的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、 摄影者、备注、参见号（参见号是指与本张照片有密切 联系的其他载体档案的档号）、册号、页号、组内张数、 分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、 类型、规格、档案馆代号、文字说明等。根据著录项目， 可将照片档案组成以下几种：基本目录、分类目录、主 题目录、摄影者目录等。
一、照片档案的管理
一、照片档案的管理
3.文字说明的内容及编写要求。文字说明的编写要综合运用 六要素（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者），概 括的揭示照片影像反映的全部信息；文字要简洁，语言要 通畅；一般不超过200字；用阿拉伯数字表示时间，年、 月、日间用“.”表示，如1953年3月2日写作1953.3.22。
一、照片档案的管理
④主题分类法，即根据底片所反映的主题进行分类。
⑤时间分类法，即按底片产生的时间顺序进行分类。 ⑥拍摄者分类法，即按照片的作者分类保存底片。
六种分类方法在具体运用时，可根据单位底片档案的具 体情况来选择。无论采用哪种方法，在分类保存底片时， 必须把建国前和建国后的底片分开、彩色底片和黑白底 片分开、机密底片和一般底片分开。还应注意底片设置 的类别层次不宜过多、过细，否则会造成整理工作复杂 化，不利用提供利用。
不同门类、载体或形式档案的分类方法
不同门类、载体或形式档案的分类方法档案作为重要的信息资源，对于组织和管理各种信息具有重要意义。
为了有效利用和保护档案，人们一直在研究和探索不同门类、载体或形式档案的分类方法。
本文将介绍几种常见的分类方法，并探讨其优缺点。
一、按门类分类按照档案所属的门类进行分类是一种常见的分类方法。
根据档案所属的行政、财务、人事等不同门类进行分类，有助于提高档案的检索效率。
例如，企业可以将财务档案、销售档案、合同档案等分别进行分类。
这种分类方法直观且易于操作，但缺点是分类过于细致，容易造成档案数量庞大，不利于整理和管理。
二、按载体分类按照档案的载体进行分类是另一种常见的分类方法。
档案的载体可以是纸质档案、电子档案、影像档案等。
将档案按照载体进行分类，可以方便地管理和存储不同形式的档案。
例如，将纸质档案放置在档案柜中，电子档案存储在云端服务器上。
这种分类方法适用于不同形式的档案共存的情况，但也存在管理成本高和存储空间限制的问题。
三、按形式分类按照档案的形式进行分类是一种比较灵活的分类方法。
档案的形式可以是文件、图片、音频、视频等多种形式。
按照形式分类，有助于提高档案的检索效率和使用价值。
例如，将文字类档案、图片类档案、音视频类档案分别进行分类。
这种分类方法能够满足不同形式档案的需求，但也需要相应的技术手段来处理和存储不同形式的档案。
四、综合分类方法除了以上几种常见的分类方法外，还可以采用综合分类方法。
综合分类方法结合了门类、载体和形式等多个因素进行分类。
例如，将纸质财务档案、电子人事档案、影像合同档案等按照门类、载体和形式进行分类。
这种分类方法能够准确地划分档案，但操作复杂，需要建立相应的分类标准和规范。
综上所述，不同门类、载体或形式档案的分类方法有多种选择。
根据实际需要，可以选择适合的分类方法来组织和管理档案。
无论采用何种分类方法，都要考虑到档案的使用价值和管理效率，确保档案的可检索和可维护性。
在实际操作中，可以根据具体情况结合不同的分类方法，制定合理的分类标准，以便更好地管理和利用档案资源。
特种载体档案管理
如：
建设单位一组关于拍摄竣工后绿化、道路、 亭台、连廊、小品等室外环境的数码声像资 料
○ 080-TZ.02.JJ01.ZH-050-01.jpg ○ 080-TZ.02.JJ01.ZH-050-02.jpg ○ 080-TZ.02.JJ01.ZH-050-03.jpg ○ …… ○ 080-TZ.02.JJ01.ZH-050-10.jpg ○ 080-TZ.02.JJ01.ZH-050-05.mp4
纸质 照片 档案
光盘 档案
将工程项目中归档的 纸质档案、纸质照片 档案、光盘档案等全 部按工程项目分类统 一编号，上架排列时 合在一起。
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某工程项目声像档案的汇总（2）
建设单位
纸质档案
将工程项目中归档的 纸质档案、纸质照片 档案、光盘档案等统 一拿出，按载体类型 进行合并，单独排列 上架保存。
13
6、归档照片需进行挑选，同一角度的只选一张， 编号正确，说明完整。
7、录音、录像档案归档前应进行筛选和鉴别， 选择声音、画面清晰、完整，图像稳定、色彩真 实，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要 因素的录音录像材料归档。
8、归档的录像素材内容完整、编目正确，所有 素材应为原始素材，画面不得打字幕，不得进行 除剪辑外的任何加工。
力混凝土施工等。 ○ （4）结构安装工程施工：起重机械、结构安装等。 ○ （5）钢结构工程施工：空间网格结构、网壳结构等。
3、反映工程采用的各种新技术、新材料、新工艺、新设备 等。
4、记录工程重大事故第一现场、事故指挥和处理措施、处 理结果等情况。
8
（三）工程竣工阶段
1、工程竣工验收情况，工程落成、贯通、通 车、竣工典礼等重大活动。
特殊载体档案整理
特殊载体档案整理第一篇：特殊载体档案整理特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。
（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
项目六特殊载体档案管理课件
采取加密和安全措施，确保档案信息 不被非法获取和篡改。
特殊载体档案的数
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字化管理
数字化管理的意义
便于长期保存
数字化管理可以减少对物理存储 空间的依赖，降低档案损坏和丢
失的风险。
提高检索效率
数字化档案可以通过关键词、日期 、主题等快速检索，提高档案的利 用率。
促进信息共享
数字化档案可以实现远程访问和信 息共享，促进档案价值的最大化。
整理原则与方法
整理原则
遵循档案分类、分级管理原则，确保档案的分类合理、标识清晰、易于查找。
整理方法
根、数字 化处理等。
档案的分类与编目
分类
根据档案的内容、时间、来源等因素进行分类，建立档案分类体系，便于查找和 管理。
编目
对档案进行编目，包括档号、题名、责任者、日期等，建立档案目录体系，便于 检索和利用。
特殊载体档案的保
03
管与维护
保管环境与设施
01
02
03
温度和湿度控制
特殊载体档案的保管需要 严格控制环境温度和湿度 ，以防止档案材料损坏和 信息丢失。
防尘和防有害气体
保持库房内清洁，防止灰 尘和其他有害物质对档案 造成损害。
防虫和防鼠
采取有效措施防止虫害和 鼠害，确保档案的完整性 。
维护要求与措施
光盘档案
包括CD、DVD等光盘介质， 用于记录和保存数据、文件等
资料。
特殊载体档案的重要性
历史价值
特殊载体档案是记录历 史的重要资料，具有不
可替代的历史价值。
文化价值
特殊载体档案是文化遗 产的重要组成部分，对 于传承和弘扬文化具有
重要意义。
法律价值
第十章 特殊载体档案管理
5.鉴定
6.保护
（1）保持适宜的温湿度 （2）磁带应卷绕平整 （3）磁带应定期复制与转绕 （4）磁带要竖放
（5）避开磁场
第二节 电子档案管理
一、电子文件与电子档案
随着信息传输技术、多媒体技术、数字库技术、
语音识别技术等的迅速发展，己经出现并形成了 数字化、网络化和信息化的大趋势，档案馆拥有 信息资源的形式，己不再只是“纸质文献”，而 是更利于采集、储存、保管、检索和开发利用交 流的数字化、虚拟化的电子文献。
8.定期清洗磁带，保持设备清洁。
9.磁带要定期倒带。 10.定期检查，对受损磁带及时修复。 11.正常保存的载体，10年复制一次。 12.建立电子档案的检测及保养卡。
六、电子档案的检索
1.应用WINDOWS的资源管理器功能 。
2.应用EXCEL查询电子文件 。
Hale Waihona Puke 七、电子档案的提供利用3.无病毒鉴定
五、电子档案的保管
1.实行电子档案与纸质档案统一归档，分库
保管。 2.电子档案一套封存，一套供用。 3.按保管单位顺序号排放，标签明确，以便 存取。 4.禁止来历不明的非法软件，以防病毒。 5.建立健全电子档案库房管理制度。 6.日常管理注意操作方法。
7.注意温湿度调控。
（5）本单位生产的各种名、特、优、新产品
和老字号门店特色的照片。 （6）本单位或本系统的劳模、先进人物及其 典型活动的照片。 （7）本单位历届领导班子成员的照片。 （8）本单位荣获的市级以上各种荣誉性实物， 如奖状、锦旗、证书等的照片。 （9）其他具有保存价值的照片 。
3.照片档案的收集
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特殊载体档案特点及分类探讨
丛艳茹
[摘要]一般来说，人们把非纸质材料文件称为特殊载体档案，也被称为“新型载体档案”。
常见的有：磁带、磁盘、光盘等，随着科学技术的不断发展，特殊载体档案的类型将增加。
[关键词]特殊载体档案；特点；分类
一、特殊载体档案的特点
（一）信息载体质地脆弱
特殊的载体组成复杂，易损坏，变质，保存年限低于纸张。
因此，特殊载体档案的存储要求比普通纸质档案的要求高，需要分库、分架或特殊保管。
（二）信息的形式多样化
除了传统的文字图表外，显示档案信息的媒体包括音频、视频、动画、多媒体等，特别是多媒体技术的出现，使多媒体信息可以高度集成，对传统的信息形式没有影响。
（三）信息一般不能直接使用
特殊载体的信息，需要使用一些中间工具才可以实现。
（四）信息载体和信息内容易于分离
结合特殊载体档案信息和信息含量比传统的纸质档案少。
特殊载体档案具有易于分离的特点，使它与传统的纸质档案有明显的特点：信息修改容易，不留痕迹；容易复制、加工和传播。
（五）文件管理和信息传播的成本相对较高
特殊载体档案记录和传播要求很高的技术含量，如：电子文件需要较高的电脑软件和硬件环境，以及更高的管理知识和技能。
（六）特殊载体档案之间可以相互转换
随着技术的发展，新型的记录载体不断产生，要保证原载体档案信息向新型载体上迁移，并保证信息的完整、准确、安全和可被人工识读。
二、特殊载体档案的分类
（一）按信息记录方法及载体材料进行分类
根据载体和信息记录技术类型的不同，特殊载体档案可分为：机械记录、磁性载体档案、光盘等。
机械录音档案是根据声音发声的原理，在载体材料中将通过显示声音的特殊载体档案；磁记录文件是利用电磁感应原理，将图像、声音以及数据转换成电信号，用磁介质磁化储存信息；光学记录档案是利用光学成像原理，记录信息而形成档案，包括感光材料和光盘两种形式。
（二）在实际工作中的分类
在实际工作中，人们根据特殊载体档案形成的领域、信息表现形式等特征，可以分为声像档案与电子档案。
声像档案包括音频文件、视频文件和图片文件，
它们是通过特殊的设备，如录音机、录像机和照相机，在载体上记录声音和图像；电子档案在数字设备和环境中生成，是存储在硬盘、闪存盘及光盘上的代码。
依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
事实上，音频和视频文件和电子档案不使用相同的分类标准及结果，声像档案是从媒体的角度区分事物；电子文件从信息技术的角度区分两个事物之间的交叉和重复，因此，与音像档案与电子档案记录载体之间的发展有越来越多的重复，在管理和利用实际工作中是越来越方便。
三、档案工作者面临特殊载体档案管理的挑战
特殊载体档案的产生，尤其是电子档案大量产生，将要求现代档案工作者不断学习新的理论知识和操作技能.转变观念，勇于面对新的挑战。
（一）掌握计算机、网络知识
档案信息网络化的管理和提供信息服务，给档案部门提出了新要求，档案工作者不仅要了解传统档案工作的理论和方法，而且要积极地学习和掌握现代计算机网络管理和档案信息资源管理的理论和方法，提高对档案信息网络理解，并积极拓展收集网络档案信息的渠道，扩大网络档案信息服务方式和服务手段。
提高质量和档案信息的管理和服务效率。
首先，计算机知识。
了解计算机硬件和软件知识。
在硬件方面，掌握了计算机的基本工作原理和结构；在软件方面，以掌握和操作的常用软件，如：格式化硬盘重装系统，常用办公软件的使用，常用的文件管理软件操作熟练，能够沟通和传递档案信息利用等。
其次，网络知识。
掌握现代计算机网络的分类，熟悉局域网的一般结构，网络安全知识的掌握，做好安全防范，防治计算机病毒和黑客的入侵和破坏，档案信息系统审计和文件信息的备份，应注意不期而至的事件对档案信息系统的损害，使文件信息管理系统始终是稳定的、安全的和有效的。
（二）掌握信息的收集、处理和信息服务技能
在本质上，档案信息管理系统是一个信息系统，具有档案信息输入、处理和输出等要素。
与传统的纸质载体档案相比，特别是电子档案，管理模式和方法具有与传统纸质档案很大差异，档案工作者应积极学习档案信息资源管理方面的知识，并结合本部门的实际情况，以提高自身的技能和水平，从而提高特殊载体档案的管理效率。
例如，电子档案，可以采取物理归档的方法，也可以采用分布式逻辑归档；电子档案的收集，可以以本馆的资源为主体，拓展网络档案信息资源和虚拟馆藏发展；比传统的纸质文件具有更加便捷、高效的作用，通过建立链接等多种方式，可以实现跨系统、跨平台、跨区域的档案信息资源的加工和处理，实现档案信息的集成度高；服务发展的方式和手段多种多样，形式灵活，并获得反馈的效果是及时的、准确的，可避免盲目的档案信息服务。
（三）转变观念
特殊载体档案是时代发展的结果。
更换档案载体，尤其是特殊载体的不断产生和应用，为档案工作的持续发展和新技术的应用提供了前提和保障。
在这样的背景下，档案工作者必须转变观念，建立管理和服务理念，在新型载体档案不断产生时，主动掌握好收集、管理理论和技能。
面对新型载体的不断增多，档案人员要建立两个观念：第一，随着科学技术的发展和特殊的载体的普及，特殊载体已经逐渐变得和纸质载体一样普通，该载体将成为档案工作的主要对
象；其次，档案人员要建立档案信息管理和综合思维，无论什么形式的档案信息，应积极采用新的理论和方法，提高管理。
四、结论
在新的理念指导下，档案工作者应积极把特殊载体档案管理和服务看成自己工作的重要组成部分，在档案管理规章制度的制定时，要把特殊档案管理放在重要位置上。
在归档制度中，规定特殊载体档案的归档问题；在利用制度中，提供了特殊载体档案不同的利用需要，等。
在条件允许的情况下，应逐步把传统载体档案转化成电子文件以数字形式存储，并保存和利用档案工，使得档案工作前后衔接与连贯。
参考文献：
[1]陈慧瑛，项爱玉.如何做好特种载体档案的整理归档[J].浙江档案，2008（08）.
[2]曲慧明，张秋燕.如何实现企业档案管理中小库房与大收藏的和谐统一[J].北京档案，2011（01）.
-全文完-。