公司文件审批管理规定

公司文件审批管理规定集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]

文件审批管理制度（试行）第一条为规范公司各项文件的签订、履行及档案管理，提高审批效率，有效地防范公司在各种对外商务性或非商务性活动中所引起的风险，确保公司的正常经营，特此制定文件的审查批准制度。

第二条本制度所指的文件，是指公司在对外经营中以及公司日常行政管理中所涉及的相关文件。

第三条公司以下文件，必须按照本规定审批流程审查批准后，方能正式生效。各机构、各部门在办理过程中按职责履行自己的权利和义务。

1、公司声明、合同等以公司名义对外的文件；

2、授权书、承诺书、意向书、招投标相关文件等各项与商务活动相关的证明文件；

3、在涉及公司的诉讼中产生的各类如授权书、证据材料、起诉书、委托代理书等文件和证明材料。

第四条文件的草拟

1、各类文件的草拟，实行归档管理、分级把关的原则，由涉及此项业务的部门负责起草。

2、所有文件在草拟时，必须确保符合国家法律规定和公司的相关规定，有规范文本的，要参照规范文本。

第五条文件的签字审批应当按照以下步骤进行：

1、部门主任审批。所有文件在草拟后，由该部门的主任签字审批。

2、副总经理审批。行政类文件副总经理直接审批，审批后提出整改意见；文件中涉及重大技术问题的，由技术部进行初审，初审后交由副总经理审批，提出整改意见。

3、总经理审批。文件的最终审批人为总经理袁总。文件的更改必须在最终审批人签批前全部完成，并按照以上流程重新进行报批。

4、印章管理部门审批。文件经由以上人员审批后，由申请人提出用印申请，经印章管理部门批准后加盖印章。并填写印章使用记录本。

第六条文件审批过程中，如果审批人员提出更改以前的审批意见的，正在审批的相关人员应当暂停审批，并将该文件退回提出更改要求的审批人员更改后，文件继续往下流转。

第七条文件审批过程中，审批人员对于不予批准的应当写明具体意见，并将该文件退回申请部门修改。文件经修改后重新按照第五条规定的流程进行审批。

第八条如果相关审批人员由于客观原因无法在文件审批表上签字审批的，则按以下规定处理：

1、审批人员将自己的审批意见以传真或者电子邮件的形式发送给随后审批人员，后一审批人员应当将传真或者打印出来的电子邮件附在合同审批表之后。

2、审批人员将自己的审批意见电话通知后一审批人员，后一审批人员经确认后，在相关意见栏内注明：“已予XXX电话确认，已审核该文件，同意审批。”事后再行补签。

以上规定仅适用于部门主任、副总经理、总经理。

第九条为保证审批流程的清晰、规范，申请人员、审批人员必须在亲笔签名后注明申请或批准的时间。

第十条文件的留存备案

1、文件与审批表的留档备案统一由综合部负责。文件如果有原件，则必须交由综合部留存。如果没有原件，则由申请人负责复印文件并将复印件连同文件申请表一起交由综合部存档。其中涉及价款问题的文件，至少要复印两份。在签章完毕后，一份交由财务部保管，一份交由综合部存档。

2、综合部负责对文件进行统一分类编号，以便于查找和检索。

第十一条其他

本规定自公布之日起执行，解释权归新疆研科节能科技所有。

附件《文件审批表》

文件审批表