工厂费用报销与付款管理制度

资金支付方式
RMB ≤ 1,000
费用报销
现金或备用金
RMB ＞1,000
支付给个人之款项
现金或备用金
支付给单位之款项
银行存款
资金支付方式的最后界定权在财务部
7.2 管理与审批权限
支付类别
填报单据 部门审核 财务复核 审核
批准
日常费用类 《费用报销单》 主管/经理 财务主管 财务总监 总经理
差旅费用类 《差旅费报销单》主管/经理 财务主管 财务总监 总经理
- 现金报销金额必须双方清点核实； - 及时清理费用报销额与暂时借款额，对不及时报销的暂时借款应从工
资中扣回； - 支票付款需复查支票金额与付款批准相符、支票填写是否规范、预留
印鉴是否完整与清晰； - 网银付款必须复查付款信息的准确性、及时更新付款账户资料文件。 相关会计岗位必须每日及时将费用报销或付款凭证及时维护到系统中。 出纳员必须每日清点库存现金，并与系统现金、银行存款日记账核对一致。 7.10 内部控制 7.10.1 财务部应不定期对库存现金进行盘点清查，及时发现与杜绝占用公
10. 流程图: N/A
保存部门 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 生管部
保存期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期
7.9 出纳付款规范 财务出纳员在报销支付款项时，必须审核： - 7.9.1 审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹。 7.9.2 审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符。 7.9.3 审核各项费用发生是否合理，有无虚报、多报。 7.9.4 审核签批手续是否齐全。 7.9.5 填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改，相关内容填写完整。 7.9.6 所附发票真实、合法，抬头正确。 7.9.7 票据粘贴平整，票据分类粘贴并方向朝上。 7.9.8 按费用所属各期间填写费用报销凭证，按不同项目填写差旅 报销单。 7.9.9 报销市内交通费需在车票背面写清时间、起止点、事宜。 7.9.10 招待费报销需在报销凭证的备注栏写清时间、会餐人员、 事宜。 7.9.11 在超市购买物品，除提供正式发票外，还需附电脑小票， 报销发票必须注明付款单位、品名、单价、数量，并且所采购物 品应属于财务报销范围及预算内的物品。 7.9.12，财务工作人员有权对不真实、不合法的报销凭证，不予 受理；对记载不正确、不完整的，有涂改痕迹的予以退回，要求 补充并重新填写。
7.7.4 支付货款填写《付款申请单》后附《供应商收款收据》。
7.7.5 每月工资发放：附《工资汇总表》，《工资明细表》、《银行代发（代扣） 业务清单》；
7.7.6 付业绩提成：填写《付款申请单》，附《提成明细表》；
7.7.7 支付资产类：包括固定资产、办公设备、办公家私等。填《付款申请单》， 附《请购单》、《采购单》和《固定资产收货单》发票等。
FI-002 B
2012-6-10
批准页 ：费用报销与付款管理制度和程序
部门
总经理 董事长 管理部
相关性
批准
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部门
研发部 冲压部 注塑部
相关性
批准
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财务部 采购部 业务部 生管部 IE 课
司资金现象。 7.10.2 每月定期盘点库存现金、编制银行未达账项调整表，确保现金实物、
银行存款额余额与财务现金、银行存款日记账的一致性。 7.10.3 各部门在费用的日常管理中按部门预算总额控制、严格把关。 7.10.4 财务部严格审核费用的日常报销状况，发现不合法、不合理、超标
准的开支及时向相关责任人与总经理室反映，并有权不予报销。 7.10.5 财务部根据年度业绩增长率审核年度部门预算与公司总费用预算、
7.7.8 境外汇款：填写《付款申请单》，必须提前 3 天通知。
7.8 单据填报规范 7.8.1 费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书针、 大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。 7.8.2 报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关 发票监制章或财政部门印制的收据，并加盖开票单位发票专用章或财务 专用章；发票或收据记载的各项内容均不得涂改。发票分增值税发票-普 通发票。 7.8.3 发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物 品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字 迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补，收款人应签字。 7.8.4 对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经 办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记 入经办部门账。 7.8.5 发生以上所有成本费用支出财务在审核时原则上要求一律提供发票。如 特殊情况提供不了发票，只能用收据或白条代替时需有情况说明，经相 关领导批准后方可报销，此部份费用需另行填单报销。
采购后， 需取得经双方确认签字的采购单或协议、合同与供应商 的《收款收据〉（盖公章或财务专用章）。如预付款需将其协议或合 同复印件附在《付款申请单》之后（预付款需与合同付款条件中的 预付款一致；如属货到付款需附《固定资产收货单》，需附〈收款 收据〉。 7.4.5 采购货物如属国内转厂或进口采购的货物，需同时提供经双方盖公 章的合同、形式发票、进口报关单（进口付汇联）供应商转厂的报 关单和出口收汇核销单的复印件。如收款账户抬头与合同或发票不 一致者还需提供《委托收款切结书》（需加盖收款方与委托方的公 章）。 7.4.6 员工借款类：原则上公司不批准员工个人借款，特殊原因需借款情 况按管理部《员工借款规定》执行。 7.5 付款审批程序 费用报销与非月结采购付款：需由当事人填写《费用报销单》或《付款申 请单》报经所在部门主管或经理以上人员审核、各部门负责人审核的内容 包括报销额度是否符合公司规定标准，报销情况是否符合报销范围，报销 票据是否真实，报销行为是否属实。付款金额是否准确。报送财务部门复 核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员报销付款。 月结计划付款：由财务部对账岗位编制付款计划并报送财务主管或经理以 上人员复核、对账员填报《付款申请单》、报送财务部门复核与审核、财务 部统一报总经理批准、财务部出纳员开据支票或网银付款。 7.6 报销或付款时间 费用报销日：每周安排两个工作日为报销付款日，即周二、周五。 月结付款日：每月 25 日。 补充付款日：每月 30 日（经特殊批准）。 货到付款日：随采购需求与送货日支付。 7.7 报销单据
跟踪各部门实际费用控制的执行情况，有权要求费用超预算的执行 部门提出控制与改进措施。
8． 记录:
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6
记录名称 费用报销单 付款申请单 差旅费报销单
借款单 报销单据粘贴单
请购单
9. 附件: 9.1 附件 1 费用报销单 9.2 附件 2 付款申请单 9.3 附件 3 差旅费报销单 9.4 附件 4 借款单 9.5 附件 5 报销单据粘贴单 9.6 附件 6 请购单
示不
1.
标题：
费用报销与付款管理制度与程序
2.
目的：
加强公司内部财务管理的制度化、严格控制公司经营费用支出、确保公司现金与
银行存款资金的安全性，结合本公司的经营活动等管理特点与要求，特制定本管
理制度与程序。
3.
适用范围：
本制度与程序适用于公司内部所有的现金、备用金和银行存款的款项支付和费用
报销支付等货币性支出。
7.4 费用报销与付款申请
7.4.1
7.4.2 7.4.3 7.4.4 7.4.4
日常费用类：各部门费用发生后，当事人应及时取得费用的相关税 务发票或财政收据。 - 属年度服务或技术维护类需取得合同或协议； - 属差旅费的车费、误餐费、住宿费的标准严格按照公司《差旅费
报销制度》执行。住宿费需附旅馆或酒店的电脑打印清单、的士 费需注明起至地点、误餐费需注明误餐日期； - 汔车费用的报销按照公司《车辆使用派车管理制度》执行，每项 费用的单据应附在相应的派车单上； - 业务交际应酬餐费与礼品支出需经部门经理核准，需在发票上注 明客户或对方单位名称、用餐时间与有餐人数等信息； - 员工工资支付统一由管理部计算与申请，出勤天数和加班工时的 计算按管理部工资核算规定执行； - 员工手机话费报销由各部门填报、管理部审核； 采购货到付款：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门《请购 单》采购后，需取得对方的税务发票、经公司收货部门签收的《送 货单》（收货人必须检查确认收货的数量、品种和质量）；原则上供 应商的发票为增值税专用发票，如属小额（小于 1000 元）采购可 为增值税普通发票，需附〈请购单〉。 采购预付款：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门〈请购单〉 采购后， 需取得经双方确认签字的采购单或协议、合同，并将其 复印件附在《付款申请单》之后；付款之后必须于 10 日内追索发 票原件后交财务部，需附《请购单》。 月结计划付款：月结结算方式支付的采购货款，每月月结日为 25 日 （年度末结算日具体确定）；每月必须于月初 26 日前取得供应商月 结对账单，并与系统进行核对一致；于对账后的每月 15 日之前取 得对方与对账额一致的税务发票，并与系统对账额进行匹配；供应 商必须于月结货款到期支付月的 10 日前将对应的《收款收据》（盖 公章或财务专用章）送至财务部门；财务部根据供应商的《收款收 据》每月 25 日申请支付上月 25 日到期需支付的月结款项，需附《收 款收据》。 固定资产类：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门《请购单》
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模具部 制造一部
品保部 资材部 生技部
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注意： 文件首发时，请在上表中注明与其相关的部门（“ / ”表示相关部门，“X”表 相关部门）并需该部门主管确认批准。
4.
定义：
现金：定义为公司总经理室保管、用于大额现金收支的货币资金。
备用金：定义为公司财务部出纳员保管、用于公司日常管理中费用报销与小额货
物采购支付的货币周转资金。
银行存款：定义为存放于公司开户银行内、用于结算公司日常经营活动的大额货
物采购、大额费用及其他往来款项支出、客户销售回笼资金的货币性资
金。
7.7.1 支付各种费用：填写《费用报销单》，附正式发票；发票等附件需呈阶梯状 粘贴在费用粘贴单上。
7.7.2 支付房租租金：填写《付款申请单》，附〈物业管理缴费通知单〉和发票；
7.7.3 支付差旅费：填写《差旅费报销单》，附车船票、机票、住宿清单及发票等， 出差期间发生的交际费用填写《费用报销单》。
5.
参考文件：
《采购管理程序》YP-004、《固定资产管理程度》FI-001、《现金管理暂行条例》
（中国人民银行公布）
6.
职责：
现金：总经理室与财务部相关核算岗位
备用金：财务部出纳员与相关核算岗位
银行资金：财务部出纳员与相关核算岗位
源自文库7.
管理程序：
7.1 款项与费用报销的支付方式界定
单次或单笔金额
资金范围
现款采购类 《费用报销单》 主管/经理 《付款申请单》 主管/经理
固定资产类 《付款申请单》 主管/经理 《固定资产收货单》
月结付款类 《付款申请单》 财务主管
财务主管 财务总监 财务主管 财务总监 财务主管 财务总监
-
财务总监
总经理 总经理 总经理
总经理
7.3 费用报销与付款管理原则
费用预算管理、部门分级控制、层层严审的管理原则
电子有限公司 公司操作程序
标题 : 费用报销与付款管理制度和程序
文件号 : FI-002
发布日期
2010-05-1 2012-06-10
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编写（修改）人 财务总监
批准人 总经理
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