设备物资业务档案管理办法

设备物资业务档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为规范设备物资业务档案管理，提升企业设备物资综合管理水平，依照企业现行设备物资管理业务流程，统一业务记录标准，建立设备物资业务档案管理标准化体系，制定本办法。

第二条设备物资业务档案是对业务活动记录、整理和归集的文字性资料，根据专业类别把设备物资档案分解为设备和物资两部分进行分类管理。

第三条各级设备物资部门均要建立健全设备物资业务档案，按照企业和项目部之间的业务分工分级建立。

第二章设备业务档案

第四条按照业务管理流程和工作内容等，设备业务档案主要划分为计划、采购、租赁、台帐、合同、技术、运转、核算、报表和其他十类档案。

第五条十大类设备业务档案包括的具体内容：

1 计划类业务档案包括单位设备配置计划、内部调剂计划、采购计划和租赁计划等，这些均可以表格的形式统计。

2 采购类业务档案包括下列内容：

2.1 设备采购请示主要包括“编报文字说明”和“设备采购计划表”两部分，属于向上级上报的资料，应以文件的形式编报；“编报文字说明”应包括项目主要工程量、工期要求、购置和租赁经济性分析、筹资方式和施工设备用途等；“设备采购计划表”应包括拟采购设备的名称、规格型号、数量、主要技术参数、市场价格、金额和进场时间要求等。

2.2 设备购置请示的批复文件。

2.3 市场调查资料。

2.4 设备供方评价资料包括设备生产厂商评价表、厂家资质、生产许可证、厂家信誉及近两年的销售业绩等资料。

2.5 招标采购资料：

⑴设备供方资格审查资料，投标方的选择和确定资料；

⑵投标邀请书；

⑶招标文件（按照货物招标采购规定的格式编写），其商务和技术部分必须完整准确，装订整齐美观；

⑷招标采购组织资料，包括招标采购领导小组和评标委员会等的文字性资料；

⑸投标文件；

⑹开标活动的相关资料；

⑺评标和定标活动资料包括评委的评标记录、计分表、推荐中标厂家和确定中标厂家等；

⑻中标通知书。

2.6 设计联络资料。对一些大型非标施工机械设备，制造前需要就技术等方面进行沟通和协商，研究确定设备生产方案。

2.7 大型专用设备和非标设备的加工制造过程要进行监造，监造过程包括的资料有设备加工相关技术标准、监造大纲和监造报告。

3 租赁类业务档案包括下列内容：

3.1 对相关设备租赁市场的调查资料，具体包括设备技术状况、市场供求量、租赁价格、价格走向和服务等；

3.2

3.3

3.4

4 台帐类业务档案包括下列内容：

4.1 机械设备台帐，具体包括自有、租赁和劳务作业队自配设备均应建立健全明细台帐；

4.2 单台套租赁设备结算台帐。

4.3

5 合同类业务档案包括下列内容：

5.1 采购合同；

5.2 租赁合同；

5.3 其他合同。

6 技术类业务档案是从设备购置、验收、建账、设卡、使用至报废过程的管理活动记载，每台设备必须建立技术档案，设备技术包括下列内容：

6.1 通用设备技术档案：

⑴设备购置的请示或调拨报告和批复文件（复印件）；

⑵设备采购合同或调拨通知单和发票（复印件）；

⑶《设备履历书》；

⑷设备出厂质量合格证，使用维护说明书，保修单，零件图册，安装技术文件，随机附属装置、工具和备品明细表等文件；

⑸装箱单及开箱记录；

⑹安装调试记录，技术试验记录，验收文件；

⑺设备技术改造和变更装置的报告、批准性文件、改造后的技术鉴定和调是记录；

⑻设备送修前的检测鉴定、大修进厂的技术鉴定、出厂检验记录及修理内容等技术资料；

⑼《新增机械设备验收记录单》；

⑽机械设备运转记录（复印件）；

⑾机械设备故障记录和事故报告；

⑿机械设备报废（报损）申请、技术鉴定记录及报废（报损）批复文件。

6.2 特种设备安全技术档案，除具有通用设备技术档案之外，还应建立如下技术档案：

⑴特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

⑵特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；

⑶特种设备的日常使用状况记录；

⑷特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

⑸特种设备运行故障和事故记录；

⑹高耗能特种设备的能效测试报告、能耗状况记录以及节能改造技术资料。

6.3 进口设备技术档案，除具有通用设备技术档案之外，还应建立如下技术档案：

⑴代理合同书；

⑵进口许可证；

⑶报关单；

⑷检验检疫证明；

⑸原产地证明；

⑹免税资料。

7 运转类业务档案包括下列内容：

7.1 设备使用管理制度、维护保养制度、交接班制度和设备操作规程等；

7.2 设备管理人员和操作人员名册和上岗证书；

7.3 设备管理人员和操作人员专业技能培训和安全作业培训记录；

7.4 设备的日常检查和维护保养记录；

7.5 设备作业交接班记录表；

7.6 设备运转情况记录；

7.7 备品备件管理记录；

7.8 机械设备实力及动态情况记录，即整个施工项目配置的设备实力，包括自有、租赁和劳务作业队自配设备等，记录进退场时间、技术状况、运转情况、内部调度情况和作业时间等。

8 核算类业务档案包括下列内容：

8.1 机械设备使用费核算制度等文件；

8.2 项目总的机械设备使用费预算资料；

8.3 单台（套）施工机械设备核算资料；

8.4 设备租赁费用核算资料；

8.5 劳务队伍自配设备使用费核算资料；

8.6 配件和其他材料消耗记录资料；

8.7 设备折旧费用提取和维修费用列支统计资料；

8.8 增列设备固定资产需要的资料（提供给财务部门）：设备购置请示和批复文件（复印件），采购合同、代理合同和运输合同，发票（原件）。

9 报表类业务档案包括下列内容：

9.1 机械动力设备资产综合情况统计表（SGB1）

9.2主要施工设备综合情况统计表(SGB2)

9.3 设备专业人员综合情况统计表(SGB3)

9.4机械动力设备招标采购情况统计表(SGB4)

9.5主要施工设备实力统计表

9.6客运专线专用施工设备台帐表

9.7路用车管理台帐表

10 其他类业务档案包括下列内容：除上述九类档案外的设备业务档案。

第三章物资业务档案

第六条按照业务管理流程、工作内容和其他因素，物资业务档案主要划分为计划、采购、租赁、合同、验收、台帐、凭证、核算、报表和其他十类档案。

第七条十大类设备（物资）业务档案包括的具体内容：

1 计划类业务档案包括下列内容：

1.1 工程项目物料总计划用量（物资总需用量计划）：概预算和施工预算用量；

1.2 物料需用量计划（物资需用量计划）：需用量计划分为年度、季度和月份计划，由施工技术部门负责编制，项目总工负责审核签批；

1.3采购（申请）计划：物资部门根据需用量计划编制年度、季度和月份物资采购（申请）计划，项目经理负责审核签批。

2 采购类业务档案包括下列内容：

2.1 市场调查资料；

2.2 供方评价资料及合格供方发布：

⑴供方质量、职业健康安全与环境体系认证情况；

⑵供方的营业执照、生产许可证、使用许可证等证明材料；