档案公布的含义

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就 公布! 字面的含义而言, 即 公开宣布! %。社会活动中使用公 布的通例有两种, 一是作为立法程 序的最后 一个环节 & , 通过 公布向
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社会颁发法律文告, 公布法律的内 容。二是指国家机关、企业事业单 位、社会团体等通过公布向社会公 开宣布自己的命令、通知或者其他 决定事项 ∋。从以上通例来看, 档案 公布并没有超出其范围的含义。档 案公 布 是档 案馆 作 为国 家设 置 的 集中管理档案的文化事业机构! ( 的行为, 显然应属第二种通例。从 这个角度讨论档案公布, 档案公布 的含义应有以下两个方面:
讨论档案公布必然溯及档案公 布的 概念。 档案 公布的 概念 是什 么? 现在至 少有三 种解释 。 其一 将档案公布表述为 档案馆 ( 室) 主 动 提供 利用 的一 种主 要方 式! ∀ , 其二是作为档案提供利用的宣传辅 导 # , 其三指通过出版物、印刷品或 传媒首次将档案内容向社会公开发 布 ∃ 。为讨论方便, 以上解释简称为
严格讲, 公布是一种契约, 构成 一定的法律关系。公布的表示是承 诺, 公布的知道是遵守。表示的意 思一经遵守, 双方的契约法律关系 即告成立。商家制订的有奖销售游 戏规则一经公布, 顾客只要遵守游 戏规则, 商家必须承担履行游戏规 则的责任。银行公开向客户承诺耽 搁一分钟, 赔偿一元钱。只要客户 在作出承诺 的银行办 理储蓄事 项, 客户与银行的契约法律关系立即成
馆公布的计划, 既要考虑维护国家 的利益也要考虑维护档案形成者的
利益。因此, 在什么情况下同意公 布档案, 对档案馆来讲是一个困难 的决定。档案馆公布档案即是向社 会承诺了公布的档案属本馆馆藏和 其内容可以任意处置的意思。一般
来讲, 档案是限制利用的。即使是 开放档案, 对档案的利用亦仅限于 持合法证件的个人பைடு நூலகம்这是由档案固 有的性质决定的。因此, 档案不能 随意公布。档案馆公布档案如符合
其法人地位或者公布档案的内容不 能在法律方面得到承认, 那么公布 的档案仍是既不合法又不可信。
在现代社会, 信息传递一般可 以 分为 书 面、 口头 和 电子 三种 形 式。因此, 公布档案信息的形式亦 可 分为 书 面、 口头 和 电子 传递 三 种。书面传递形式的依据性条件是 署名权。出版物、展览、文告等只要 具有经档案馆同意的署名, 即可认 为公布合法。口头传递形式的依据 性条件为法人代表的形象和必要的 记录手段。由于口头传递信息不易 保持和辨别真伪, 口头公布档案须 指 定专 人 , 并 增加 必 要的 记录 手 段。法人代表具有代表法人处理事 务的权力, 是最可靠的和最有权威 的档案口头公布人, 只是为日后保 存和鉴别, 须有录音、录像等作为后 备依据。电子传递形式的依据性条 件是授权, 其标志应是在电子传递 形式中打出经过备案( 法律上) 的授 权印记。
利用! 说、 宣传! 说、 首发! 说。 利用! 说的侧重点在 主动提供利 用!方面, 认为公布档案是档案利用 的一种方式, 与其他方式的档案利 用相比, 仅仅在主动提供上有所区 别。 宣传!说是将档案公布作为档 案利用的宣传辅导, 认为档案公布 的主要作用是提高人们利用档案的 认识。 首发!说则对档案公布作了 简单的界定, 使以前囿于利用之说 的档案公布有了较为明确的定义。
授权范围和经过 ( 征得) 同意, 即属 合法公布。社会组织和个人利用档 案馆公布的档案, 既可从其公布承 诺的合法性质认定所利用的档案来 自公布的档案馆, 同时也获得了在 档案馆外合法使用档案的权利, 包 括摘抄、复制、携带出境等。对过去 公布的, 其内容的载体如果现今少 见, 甚至可以赠送、交换、买卖。
立, 双方的权利义务受法律保护。 档案馆公布档案表示的意思是任何 人不须办理查阅手续都可以利用本
馆公布档案的承诺, 同时承担公布
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档案的内容源自本馆馆藏的责任。 公众有知道公布档案的权利, 档案 馆不得限制利用。公众只要遵守了 知道事实的真实性, 在利用公布档 案时亦有与查阅档案原件同样的效 力。
国家授权档案馆公布档案, 并 不意味着要求档案馆公布所有馆藏 档案, 公布档案须经同意。这里同 意的含义有三点。档案馆自身公布 档案须经馆长同意; 档案馆公布涉 及国家重大利益或属于个人隐私的 档案以及 所有权不 是国家的 档案, 须征得有关机关或档案所有者的同 意; 在档案馆利用档案的单位或个 人公布其查阅的档案须征得保管档 案的档案馆同意。同意公布的情况 比较复杂。就档案馆同意公布的意 思而言, 既涉及社会需要也涉及本
参考书目: ∀ 档案工作全书 , 中国人民 大学出版社, 第 121 页。 # 新编档案管理学 , 档案出 版社 , 邓绍 兴 、陈 智为 编 著, 第 354 − 359 页。 ∃ 中华人民共和国档案法实 施办法条文释义 , 档案出版社, 第 77 − 82 页。 % 汉语大词典 , 上海辞书出 版社, 第二卷, 第 51 页。 & 法学词典 , 上海辞书出版 社, 第 121 页。 ∋ 辞海 , 上海辞书出版社, 上 卷, 第 731 页。 ( 中华人民共和国档案法 第 八条。 + 学生辞海 , 教育科学出版 社, 第 106 页。 ,
通过以上讨论, 本文认为档案 公布是机构向公众有目的有依据地 公开传播档案内容。
顺便指出的是, 由于公布档案 是法人行为, 受法人地位和职能的 制约, 所以, 公布档案的意义不仅仅 局限在主动提供利用或利用宣传辅 导方面。档案公布与档案利用既有 联系也有区别。能否公布档案与能 否利用档案都是根据是否符合国家 利益的原则而定。但是, 公布后的 管理与利用后的管理不同。档案公 布后其信息传递的范围比利用档案
档案馆工作
) 本栏责任编辑 傅 华
档案公布的含义
本刊广东通讯员 ∗ 张平安
档案 公布权 是档案 馆拥有 的一 项神圣的法律授权( 这里的档 案馆含义为国家档案馆, 同时暂且 不讨论国家授权的有关机关和集体 或个人的档案公布权, 下同) 。目前 档案公布理论不够完善, 涉及档案 公 布的 有关 问 题不 是 很清 楚。 譬 如, 如何界定档案公布, 档案公布法 律授权的范围是什么, 档案公布形 式有哪些, 等等, 许多人心中无数。 这对档案馆正确行使档案公布权影 响很大。
第二, 档案公布是属于大众传 播行为。所谓大众传播, 即 社会 性! 地 传递信息! +。对大众 ( 也可 理解为公众) 来讲, 凡是预先不知道 的情况或消息都可以称作信息。因 此, 档案公布也可以认为是社会性 地传递档案信息。
社会性地传递档案信息是有条 件才能实现的。首先是传递的档案 信息作为信息源合法和真实。对公 布档案的档案馆来讲, 意即要公布 的档案是能够向社会公布的以及确 属本馆馆藏。其次是公布档案的档 案馆是国家档案馆。非国家档案馆 无权公布属于国家所有的档案。其 三是公开性条件。公布档案应当使 其 内容尽可能 广泛地在 社会传递 , 否则就不是公布档案。档案馆开放 档 案 以及 利用 者 到档 案馆 查 阅档 案, 虽然利用者能够知晓档案内容, 但对档案的利用是限于个体, 同时 这种利用还必须遵守档案馆利用档 案的规定, 这显然不符合公开性条 件。其四是依据性条件。公布档案 是要承担公布责任的。公布档案的 主体应有法人地位; 公布档案的形 式应能反映其法人地位, 并且能够 得到法律承认。无法人地位的主体 公 布 档案 既不 合 法又 不可 信 。同 样, 如果公布档案的形式不能反映
第一, 档案公布是法人行为, 公 布档案的档案馆承担公布后果的责 任。档案馆向社会公布档案内容法 人行为的意思有三层, 即授权公布、 同意公布和公布承诺。档案馆公布 馆藏档案是国家法律授权的职能行 为。国家设置档案馆便赋予档案馆 保管和利用档案的职能。档案馆为 集中管理社会各方面的档案亦要求 自身具备国家职能。因此, 档案馆 包括公布档案在内的工作是有授权 行使国家职能的意思。
档案馆工作
信息传递的范围大得多, 速度快得 多, 限制少得多, 而且向社会表明了 某种公布目的。因此, 档案公布具 有独立的意义。由于公布档案是对 公众接受档案信息而言, 只要公众 预先不知, 信息的接受就有意义。 档案馆是国家设置的永久保管档案 的机构, 而公众则是受生命规律制 约的人类群体。因此, 档案公布只 要求对公众是首次便可成立, 而不 要求对社会是首次。社会存在的时 间远远 大于人的生 命存在的 时间, 向社会首次公布档案只意味着当代 的公众接受档案信息, 以后的公布 只要 接 受档 案 信息 的群 体 发生 变 化, 档案的公布仍有意义。 ,