高效的时间管理讲义课件.pptx
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益和收益
14
分析二:你能支配你的时间吗?
见附件
《测试一:您了解您的节奏吗?》 《测试二:您能支配您自己的时间吗?》
15
分析三:时间清单分析
目标:分析每天(或每周/月)的法定工 作时间都是怎样用掉的
方法:运用《时间清单分析表》(附件) 内容:
计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费/超时多少 ……
计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项
18
分析六:每周时间分析
目标:分析一周时间使用状况 方法:运用附件《每周时间分析表》 内容:
各项工作每周总计用多少时间 用时排序,找出前三项 各项工作实际用时顺序,找出前三项 误差最大的前三项工作?分析原因 一周里,误差的总小时数
21
时间管理的原则
22
原则一:80/20原则
20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作
23
如何坚持这一原则?
列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力
常见误区: •面面俱到——都想做好 •完全主义——都想做完 •平均分配时间和精力
18.1
0.30
23.3
0.39
28.4
0.47
33.6
0.56
38.7
0.65
43.9
0.73
51.7
0.86
每天工作8小时,每年242个工作日
13
价值启示
你的每一天、每一小时、每一分钟都有 很大的价值
钱是一分一分挣来的,时间是一分钟一 分钟挤出来的
浪费多少时间,就会浪费多少钱 规划时间,让有限的时间产生最大的效
真正的再创造能力 自身能力的提升
C:造成干扰的访问、电话、 D:忙碌琐碎的事
信件、报告
处理文件等函件
某些会议
电话
迫在眉睫的急事
浪费性时间
符合别人期望的急事
逃避性活动
27
不要总是做灭火员,尤其是灭自己的火; B做得多了,A就自然做得少了; 寻求调整自己情绪的有效办法,提高工作
效率; 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把
高效的时间管理
上海图易经理人顾问有限公司
Shanghai 2eManager Consultant Co.,Ltd
郭巍
1
常见的问题
这个来电话,那个来请示、投诉
比谁都忙,到处救火,工作越做越多
计划赶不上变化,或计划从未兑现过
对什么都不放心,每天忙于事务性工作
工作抓不住重点,也没空去想何为重点
11
1. 老是在做别人喜欢你做的事; 2. 老是用同样的方式完成事; 3. 做你不擅长的事; 4. 做无乐趣可言的事; 5. 总是被打断的事; 6. 别人也不感兴趣的事; 7. 超出预计两倍时间的事; 8. 合作者不可信赖或没有品质保偿障的事; 9. 不可预期进行过程的事; 10. 煲电话粥。
12
16
分析四:工作清单分析
目标:分析一个工作日内都做了哪些工 作事项,用时如何
方法:见附件《工作清单分析表》 内容:
时间利用率 延误、浪费多少时间 寻找原因与对策
17
分析五:工作(活动)分项分析
目标:分析一个工作日内各项工作分别 花费了多少时间
方法:运用附件《工作分项分析表》 内容:
下属不断请示汇报 不放心下属工作,帮
不知道如何说“不”
对喜欢和熟悉的事尽 快做完,对棘手的事
下属做事
一拖再拖
事必亲躬
不授权,下属闲,自
工作没有程序
己忙
8
时间管理的障碍
障碍一:我的时间安排得挺好,我是一 个有序的人
障碍二:时间管理有什么用,计划赶不 上变化
障碍三:时间掌握在别人手中 障碍四:时间管理太麻烦 障碍五:习惯不同,我就这样,不好改
ຫໍສະໝຸດ Baidu
分析一:计算时间价值
年薪 15000 25000 35000 45000 55000 65000 75000 85000 100000
每天价值 62.0 103.3 144.6 186.0 227.3 268.6 309.9 351.2 413.2
每小时价值 每分钟价值
7.75
0.13
12.9
0.22
重要的事变成紧急的事去做; 勤于计划。好记性不如烂笔头,并学会分
19
分析七:工作分析
目标
分析自身职位在组织中的地位和作用,观察和分析 工作内容、责任、特征、必要条件等
了解自身职位与时间管理的关系
方法:运用附件《工作分析表》 内容
工作的时间、目标、概要、内容等 费用支出、失误造成的损失 内部接触、外部接触 监督、管理、能力要求
20
其他分析
工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析 低效益活动分析 授权分析 会见分析 会议分析 出差分析 干扰因素分析
做出改变
向时间要效益!
6
必须建立的观念
失去的时间是永远无法追回的 我们都有相同的时间,真正的价值在
于我们利用它做什么事 损失了时间就等于抵押你的未来 时间是经不起浪费的 时间一流逝,我们就一无所获
7
我们为何忙乱?
电话干扰
做事没有主次和轻重
会议没有计划和控制 缓急
上司召见太随意
太关注细节和小事
9
中层经理时间管理的特点
特点一:关联多,经常把时间平均分配给上下 左右,没有主次
特点二:难于抓住重点 特点三:没有自己可支配的自由时间,完全被
动应付 特点四:专注于小事,忽略对事件的预测,耽
误时机 特点五:不能很好利用零散时间 特点六:会议多。没有会议计划
10
时间哪里去了?
——对时间的分析
24
原则二:目标ABC
A:必须做的 B:应该做的 C:暂时可以不做的
25
原则三:排列优先次序
紧急
不紧急
重要
A:紧急 重要
B:不紧急 重要
不重要
C:紧急 不重要
D:不紧急 不重要
时间管理四象限
26
四象限原理解析
A:紧急状况 迫切问题 限期完成
B:准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立
突发事件
总无法说“不”,因此总要打乱时间计 划
……
2
您的问题是什么?
1. 2. 3. 4. 5.
3
您的解决办法?
无能为力; 尽量加班; 减少自己的休闲时间; 求助于老板; 把一些事情向后推迟; ……
4
格言
浪费他人的时间, 无异于谋财害命!
——鲁迅 浪费自己的时间呢?
5
学习目的
学会合理应用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理的技能,并在最差的方面
14
分析二:你能支配你的时间吗?
见附件
《测试一:您了解您的节奏吗?》 《测试二:您能支配您自己的时间吗?》
15
分析三:时间清单分析
目标:分析每天(或每周/月)的法定工 作时间都是怎样用掉的
方法:运用《时间清单分析表》(附件) 内容:
计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费/超时多少 ……
计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项
18
分析六:每周时间分析
目标:分析一周时间使用状况 方法:运用附件《每周时间分析表》 内容:
各项工作每周总计用多少时间 用时排序,找出前三项 各项工作实际用时顺序,找出前三项 误差最大的前三项工作?分析原因 一周里,误差的总小时数
21
时间管理的原则
22
原则一:80/20原则
20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作
23
如何坚持这一原则?
列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力
常见误区: •面面俱到——都想做好 •完全主义——都想做完 •平均分配时间和精力
18.1
0.30
23.3
0.39
28.4
0.47
33.6
0.56
38.7
0.65
43.9
0.73
51.7
0.86
每天工作8小时,每年242个工作日
13
价值启示
你的每一天、每一小时、每一分钟都有 很大的价值
钱是一分一分挣来的,时间是一分钟一 分钟挤出来的
浪费多少时间,就会浪费多少钱 规划时间,让有限的时间产生最大的效
真正的再创造能力 自身能力的提升
C:造成干扰的访问、电话、 D:忙碌琐碎的事
信件、报告
处理文件等函件
某些会议
电话
迫在眉睫的急事
浪费性时间
符合别人期望的急事
逃避性活动
27
不要总是做灭火员,尤其是灭自己的火; B做得多了,A就自然做得少了; 寻求调整自己情绪的有效办法,提高工作
效率; 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把
高效的时间管理
上海图易经理人顾问有限公司
Shanghai 2eManager Consultant Co.,Ltd
郭巍
1
常见的问题
这个来电话,那个来请示、投诉
比谁都忙,到处救火,工作越做越多
计划赶不上变化,或计划从未兑现过
对什么都不放心,每天忙于事务性工作
工作抓不住重点,也没空去想何为重点
11
1. 老是在做别人喜欢你做的事; 2. 老是用同样的方式完成事; 3. 做你不擅长的事; 4. 做无乐趣可言的事; 5. 总是被打断的事; 6. 别人也不感兴趣的事; 7. 超出预计两倍时间的事; 8. 合作者不可信赖或没有品质保偿障的事; 9. 不可预期进行过程的事; 10. 煲电话粥。
12
16
分析四:工作清单分析
目标:分析一个工作日内都做了哪些工 作事项,用时如何
方法:见附件《工作清单分析表》 内容:
时间利用率 延误、浪费多少时间 寻找原因与对策
17
分析五:工作(活动)分项分析
目标:分析一个工作日内各项工作分别 花费了多少时间
方法:运用附件《工作分项分析表》 内容:
下属不断请示汇报 不放心下属工作,帮
不知道如何说“不”
对喜欢和熟悉的事尽 快做完,对棘手的事
下属做事
一拖再拖
事必亲躬
不授权,下属闲,自
工作没有程序
己忙
8
时间管理的障碍
障碍一:我的时间安排得挺好,我是一 个有序的人
障碍二:时间管理有什么用,计划赶不 上变化
障碍三:时间掌握在别人手中 障碍四:时间管理太麻烦 障碍五:习惯不同,我就这样,不好改
ຫໍສະໝຸດ Baidu
分析一:计算时间价值
年薪 15000 25000 35000 45000 55000 65000 75000 85000 100000
每天价值 62.0 103.3 144.6 186.0 227.3 268.6 309.9 351.2 413.2
每小时价值 每分钟价值
7.75
0.13
12.9
0.22
重要的事变成紧急的事去做; 勤于计划。好记性不如烂笔头,并学会分
19
分析七:工作分析
目标
分析自身职位在组织中的地位和作用,观察和分析 工作内容、责任、特征、必要条件等
了解自身职位与时间管理的关系
方法:运用附件《工作分析表》 内容
工作的时间、目标、概要、内容等 费用支出、失误造成的损失 内部接触、外部接触 监督、管理、能力要求
20
其他分析
工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析 低效益活动分析 授权分析 会见分析 会议分析 出差分析 干扰因素分析
做出改变
向时间要效益!
6
必须建立的观念
失去的时间是永远无法追回的 我们都有相同的时间,真正的价值在
于我们利用它做什么事 损失了时间就等于抵押你的未来 时间是经不起浪费的 时间一流逝,我们就一无所获
7
我们为何忙乱?
电话干扰
做事没有主次和轻重
会议没有计划和控制 缓急
上司召见太随意
太关注细节和小事
9
中层经理时间管理的特点
特点一:关联多,经常把时间平均分配给上下 左右,没有主次
特点二:难于抓住重点 特点三:没有自己可支配的自由时间,完全被
动应付 特点四:专注于小事,忽略对事件的预测,耽
误时机 特点五:不能很好利用零散时间 特点六:会议多。没有会议计划
10
时间哪里去了?
——对时间的分析
24
原则二:目标ABC
A:必须做的 B:应该做的 C:暂时可以不做的
25
原则三:排列优先次序
紧急
不紧急
重要
A:紧急 重要
B:不紧急 重要
不重要
C:紧急 不重要
D:不紧急 不重要
时间管理四象限
26
四象限原理解析
A:紧急状况 迫切问题 限期完成
B:准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立
突发事件
总无法说“不”,因此总要打乱时间计 划
……
2
您的问题是什么?
1. 2. 3. 4. 5.
3
您的解决办法?
无能为力; 尽量加班; 减少自己的休闲时间; 求助于老板; 把一些事情向后推迟; ……
4
格言
浪费他人的时间, 无异于谋财害命!
——鲁迅 浪费自己的时间呢?
5
学习目的
学会合理应用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理的技能,并在最差的方面