高效的时间管理讲义课件.pptx
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高效的时间管理课件
•高效的时间管理
•26
“工作狂”的原因
➢ 勤勉等于成就？勤能补拙？ ➢ 天黑就吹口哨？ ➢ 欠缺时间管理的技能 ➢ 显示重要性 ➢ 满足烈士感 ➢ 不知休闲的乐趣 ➢ 逃避不愉快的家庭生活
•高效的时间管理
•27
时间管理的关键
优先计划管理
•高效的时间管理
•28
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒
意愿 (想要去做)
•高效的时间管理
•38
立即行动
•找出一件一直为你所忽略，但是 会对个人回事业产生重大影响的 事，写下来作为近程目标
•根据优先矩阵估计自己化在这四 类事务上的时间，然后连续三天 记录行事历，每十五分钟为一单 位，验证正确与否？你是否满意 自己运用时间的方式？有没有应 当改弦易张之处？
•高效的时间管理
•22
四代时间管理理 论
• 第一代时间管理 ----备忘录型
• 第二代时间管理----事先规划安排行程
• 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操 之在我
• 第四代时间管理----以原则为中心，以良知
为导向，创造高品质生活
•高效的时间管理
•23
什么是时间管理？
l 科学的选择 l 艺术的平衡
•高效的时间管理
•35
如何处理高价值活动
• 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于 做琐碎的小事。
• 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终 的结果。
• 设定最后期限，合理安排事情的进展。 • 将大项目分解，逐步完成。 • 高效运用自己的黄金时段 • 奖励自己，始终保持积极进取的态度。
高效时间管理教材(PPT 43页)
– 每天要做完所有 的事
按80/20原则
– 过滤/只接重要电话 – 出席80%作用的20%会议 – 听取20%下属80%的建议 – 阅读占80%信息量的20%文件
会见占销量80%的20%客户
– 先做完20%重要性是80%的事
–结果：忙碌
结果：充裕
时间管理的原则（3）
避免‘事事都想做完’, 学会取舍
打/回复电话清理议程 准备问题/ 聚焦讨论
事后想想紧急的原因, 找到避免的方法 有计划的主动授权
首先懂得尊重他人的时间
– 提醒自己 – 自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？ – 自己是否给他人发放太多的备忘录？ – 自己是否准时赴会/约？ – 自己是否经常干扰他人？ – 找他人谈话/汇报/开会时自己是否已做好准备？ – 自己说话是否切中主题/简明扼要？ – 自己每次占用了他人多少时间?
要的事
– 帮助你 拒绝干扰 ，有效控制时间
– 帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执 行适当灵活
如何做计划？
日常月计划的制定
是周计划的依据
本月内的重要事项 （某些活动） - 与之相关的准备工作
部门阶段目标 - 为完成目标的必要工作
确定优先顺序/ 里程碑 落实到各周
月计划 (销售经理)
S
M
T
W
价值80%的工作
事项1：2小时集中精力 事项2：1小时不受干扰 事项3：2小时高状态时间
事项4 事项5 事项6 …
价值20%的工作
事项4：授权下属做 事项5：选择时间做 事项6：没时间就不做 …
一般做法 vs 80/20
– 一般做法 – 接听所有电话 – 出席所有会议 – 听取所有建议 – 阅读所有文件 – 会见所有客户
按80/20原则
– 过滤/只接重要电话 – 出席80%作用的20%会议 – 听取20%下属80%的建议 – 阅读占80%信息量的20%文件
会见占销量80%的20%客户
– 先做完20%重要性是80%的事
–结果：忙碌
结果：充裕
时间管理的原则（3）
避免‘事事都想做完’, 学会取舍
打/回复电话清理议程 准备问题/ 聚焦讨论
事后想想紧急的原因, 找到避免的方法 有计划的主动授权
首先懂得尊重他人的时间
– 提醒自己 – 自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？ – 自己是否给他人发放太多的备忘录？ – 自己是否准时赴会/约？ – 自己是否经常干扰他人？ – 找他人谈话/汇报/开会时自己是否已做好准备？ – 自己说话是否切中主题/简明扼要？ – 自己每次占用了他人多少时间?
要的事
– 帮助你 拒绝干扰 ，有效控制时间
– 帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执 行适当灵活
如何做计划？
日常月计划的制定
是周计划的依据
本月内的重要事项 （某些活动） - 与之相关的准备工作
部门阶段目标 - 为完成目标的必要工作
确定优先顺序/ 里程碑 落实到各周
月计划 (销售经理)
S
M
T
W
价值80%的工作
事项1：2小时集中精力 事项2：1小时不受干扰 事项3：2小时高状态时间
事项4 事项5 事项6 …
价值20%的工作
事项4：授权下属做 事项5：选择时间做 事项6：没时间就不做 …
一般做法 vs 80/20
– 一般做法 – 接听所有电话 – 出席所有会议 – 听取所有建议 – 阅读所有文件 – 会见所有客户
高效时间管理 ppt课件
时间管理的秘诀：自我操练！
ppt课件
31
ppt课件
32
1.告诉被授权人，你想得到什么结果。
• 授权：尽可能在每一件不重要 的事情身上授权。
2.要挑选一个正确的人进行授权。
3.希望被授权人做什么，什么时候完 成，并要随时查核完成进度。
ppt课件
24
理念四：分批作业
运用学习曲线：同一时间做相同的事情。（累积、集中处理相同的事情）
• 如集中回复几通电话，集中批阅文件等。不要回一通电话，批一份文 件。授权一件事情，再回一通电话。
那我们应该如何有效益的组织会议呢？
第一：会议的目标要明确，要达到什么目的。
第二：一个小时以上的会议，必须提前下发会议议程。
第三：优先处理重要的事情。
第四：会议准时开始，准时结束。（我们发现往往浪费很多时间在等人的事情上）
第五：把会议当成是成本的投资： 会议成本=会议时间*参会人员*（参会人员的平均工资/每小时）
方 法
立刻行动
ppt课件
负面的拖延： 指的是不去
做重要的事情， 而总是去做那些 浪费时间的、不 重要的、无关紧 要的事情。
16
细节二：干扰事件
尽可能地避免被以下事件干扰： • 电话 （说要说的话、长话短说；一次回复多通电话；随时带笔，做
好电话记录） •人 • 突发事件
ppt课件
17
细节三：会议
有调查数据显示：50%-70%的会议时间是浪费的。
80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的财富集中在20%的人手中； …… 20/80定律给了我们一个很重要的启示：我们应该避免花费大量的时间在 那些琐事而且不重要的事情身上。 1.集中80%的精力做好20%的工作，用80%的时间处理会影响未来的事情。 2.投入20%的精力做另外80%的工作。
ppt课件
31
ppt课件
32
1.告诉被授权人，你想得到什么结果。
• 授权：尽可能在每一件不重要 的事情身上授权。
2.要挑选一个正确的人进行授权。
3.希望被授权人做什么，什么时候完 成，并要随时查核完成进度。
ppt课件
24
理念四：分批作业
运用学习曲线：同一时间做相同的事情。（累积、集中处理相同的事情）
• 如集中回复几通电话，集中批阅文件等。不要回一通电话，批一份文 件。授权一件事情，再回一通电话。
那我们应该如何有效益的组织会议呢？
第一：会议的目标要明确，要达到什么目的。
第二：一个小时以上的会议，必须提前下发会议议程。
第三：优先处理重要的事情。
第四：会议准时开始，准时结束。（我们发现往往浪费很多时间在等人的事情上）
第五：把会议当成是成本的投资： 会议成本=会议时间*参会人员*（参会人员的平均工资/每小时）
方 法
立刻行动
ppt课件
负面的拖延： 指的是不去
做重要的事情， 而总是去做那些 浪费时间的、不 重要的、无关紧 要的事情。
16
细节二：干扰事件
尽可能地避免被以下事件干扰： • 电话 （说要说的话、长话短说；一次回复多通电话；随时带笔，做
好电话记录） •人 • 突发事件
ppt课件
17
细节三：会议
有调查数据显示：50%-70%的会议时间是浪费的。
80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的财富集中在20%的人手中； …… 20/80定律给了我们一个很重要的启示：我们应该避免花费大量的时间在 那些琐事而且不重要的事情身上。 1.集中80%的精力做好20%的工作，用80%的时间处理会影响未来的事情。 2.投入20%的精力做另外80%的工作。
《有效的时间管理》PPT课件
时间 管理的概念 (shíjiān)
1、时间(shíjiān)管理的概念
什么是时间？
哲学家说：时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点(tèdiǎn)是一维性，是一
种特殊的资源。
时间的基本特性
1、供给毫无弹性
2、无法积畜 3、无法取代 4、无法失而复得
第六页，共52页。
✓ 时间的基本特性(tèxìng)——时间本身不是问 题，时间管理实际上是如何善用及分配你 的时间。
• 游戏： 道具：一只桶，一堆小石头，几块大石头，
一堆细沙，一杯水 问题：怎样的顺序(shùnxù)装会使这只桶里装
的东西最多
第二十三页，共52页。
三、象限(xiàngxiàn)原则：运用四象限方法排列你的工 作：
紧急
A（碎石型的事务） 危机
重
急迫的问题
要 有期限压力的计划
C（细沙型的事务）
不 不速之客的接待 重 某些信件、文件、电话的处理 要 某些会议的出席
✓ 4、制定规则，守纪律。
第三十一页，共52页。
七、精简法则——优化工作流程(liúchéng)和细 节
用SWOT分析法对流程(liúchéng)进行分析 化繁为简地优化流程 推倒重来也是流程优化 让工作环境理加简洁 善用网络提高效率
第三十二页，共52页。
以百杰招生 咨询为例 (zhāo shēng)
惩措施
第十五页，共52页。
目标管理(guǎnlǐ)与工作的计划性 ——工作方法三段论
计划
计划是从 目标到方法
的桥梁
目标(mùbiāo)
方法(fāngfǎ)
第十六页，共52页。
行动
二、计划管理(guǎnlǐ)原则
如何做计划
《如何高效利用时间》课件
4 缺乏自律
对时间的利用缺乏自律和控制，导致时间的 滥用和浪费。
克服时间浪费的方法
1
设置目标
明确目标和期望，以激励自己克服时间浪费的习惯。
2
制定计划
制定详细的时间表和计划，确保任务有条不紊地进行。
3
使用工具
利用时间管理工具和应用，提高任务管理和时间分配的效果。
实际案例分享
成功创业者
通过合理安排时间和高效管理任 务，成功创办了多家企业。
《如何高效利用时间》 PPT课件
时间管理的重要性
时间管理的定义
时间管理是指合理安排和有效利用利用时间的技巧
1 设定优先级
将任务按重要性和紧急程度划分，优先处理 重要且紧急的事项。
2 制定计划
制定详细的时间表和计划，合理安排每一天 的工作和活动。
3 集中注意力
高效学习者
专业运动员
通过科学的学习计划和时间管理， 取得了优异的学术成绩。
通过严格的训练时间和计划管理， 成为顶级运动员。
总结和要点
重要性
时间管理对提高工作效率和生活品质至关重要。
技巧和方法
设定优先级、制定计划、集中注意力、合理分 配时间等。
克服浪费
设置目标、制定计划、使用工具等。
实际案例
成功创业者、高效学习者、专业运动员等。
避免分心和干扰，专注于每个任务，提高效 率和质量。
4 时间分配
合理分配时间给各种任务，避免过度投入时 间或拖延。
时间浪费的常见原因
1 缺乏计划
没有制定明确的计划和目标，导致时间的浪 费和效率低下。
2 优先级混乱
没有准确判断和区分任务的重要性，导致时 间的错配和浪费。
3 分心和拖延
高效的时间管理培训课件(PPT 37张)
现在，你只有30秒！
29
用标准化来提高效率
环境标准化：保证办公环境的整洁有序 时间标准化：计算时间，保证守时 讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料 和若干种标准讲解方式 流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和 高速解决问题 操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标 准，并以此来培训员工 ……
克服拖延 有头有尾 重视今日
25
方法之一：
只做重要的事情——六项工作法：
请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：
1.
2. 3. 4. 5.
6.
26
如何选择？
对于所有要做和想做的事情，都要有 如下判断： 我内心深处的潜意识是什么？ 我真的必须做这些事吗？ 假如我不做，会发生什么事情？ 如果我拖延，会对我的生存环境有什 么影响？
21
原则四：制订计划
对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单
22
原则五：养成习惯
Watch your thoughts 注意你的思想 Watch your words 注意你的话 they become words 它会成为你的话 they become actions 它会成为行动
23
高效时间管理的方法
有效管理时间四大法则：
法则一：明确目标
法则三：制订计划表
树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理
六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标
法则四：立即行动
运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用
高效时间管理培训课件(PPT 84页)
高效时间管理
请大家闭目三分钟思考：
假如你的余生只剩下３天，你最想做的 ３件事是什么？
１.我想……………………………… ２.我想……………………………… ３.我想………………………………
培训大纲
1.时间管理的概念、特性。 2.时间管理的方法。 3.时间管理的５大步骤。 4.如何有效是自我管理最重要的方面。 时间管理就是做好事前规划和长远计划
。 时间管理是坚决执行和高效完成工作。
时机观念
时机观念就是要抓住时机的意思。 任何一项工作，在一定的时机内在做 就会产生非常好的效果，错过时机就 会适得其反。管理者只有抓住时机， 才能取得良好的时间效益。
方法二：日计划AB表
A表
B表
六项工作
未完成事项
每项工作开始 及结束时间
每项工作完成 情况
未完成原因
是否需要移到 明天继续做？
明天能否完成 ？
每天只要五分钟！
方法之三：
标准化操作
电梯测试：
由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你 精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。会议开始前， 客户决策人对你说：“实在对不起，我必须马上去参 加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样 ，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如 何？”
现在，你只有30秒！
用标准化来提高效率
环境标准化：保证办公环境的整洁有序 时间标准化：计算时间，保证守时 讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资
料和若干种标准讲解方式 流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通
和高速解决问题 操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作
如何找到原因
1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人
请大家闭目三分钟思考：
假如你的余生只剩下３天，你最想做的 ３件事是什么？
１.我想……………………………… ２.我想……………………………… ３.我想………………………………
培训大纲
1.时间管理的概念、特性。 2.时间管理的方法。 3.时间管理的５大步骤。 4.如何有效是自我管理最重要的方面。 时间管理就是做好事前规划和长远计划
。 时间管理是坚决执行和高效完成工作。
时机观念
时机观念就是要抓住时机的意思。 任何一项工作，在一定的时机内在做 就会产生非常好的效果，错过时机就 会适得其反。管理者只有抓住时机， 才能取得良好的时间效益。
方法二：日计划AB表
A表
B表
六项工作
未完成事项
每项工作开始 及结束时间
每项工作完成 情况
未完成原因
是否需要移到 明天继续做？
明天能否完成 ？
每天只要五分钟！
方法之三：
标准化操作
电梯测试：
由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你 精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。会议开始前， 客户决策人对你说：“实在对不起，我必须马上去参 加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样 ，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如 何？”
现在，你只有30秒！
用标准化来提高效率
环境标准化：保证办公环境的整洁有序 时间标准化：计算时间，保证守时 讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资
料和若干种标准讲解方式 流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通
和高速解决问题 操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作
如何找到原因
1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人
精彩课件高效的时间管理ppt
息的紧迫性
高效时间管理的前提
积极的心态 使命与目标
7不断更新
持
互赖我们
5知彼
6统合
续
解己 公众成功 综效
成
4双赢思维
独立我
熟
3要事第一
模
1主动 个人成功 2以终
式
积极
为始
依赖你
图
主动积极的理解
受
制 于
刺激刺 激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
良知
目标能唤起 你最高尚的 才能
• 让高价值活动充实每一天;剩余的时间再用于 做琐碎的小事
• 坚持重点;排除外界干扰;头脑中始终有最终的 结果
• 设定最后期限;合理安排事情的进展 • 将大项目分解;逐步完成 • 高效运用自己的黄金时段 • 奖励自己;始终保持积节约自己的时间 • 降低自己的标准;不要追求完美 • 学会放弃既没有价值;又浪费时间的事 • 将它们汇总;集中时间处理
钢铁公司管理顾问李爱菲
优先矩阵
重要
事关重大者不可受制于细枝末节 哥德
M2
重要;非 紧急
M1
重要; 紧急
M4
非重要; 非紧急
M3
非重要; 紧急
紧急
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ 重 ➢ 危 机
Ⅱ ➢ 防 患 于 未 然
➢ 急 迫 的 问 题
➢ 改 进 产 能
➢ 有 期 限 压 力 的 计 划 ➢ 建 立 人 际 关 系
➢ 勤勉等于成就 勤能补拙 ➢ 天黑就吹口哨 ➢ 欠缺时间管理的技能 ➢ 显示重要性 ➢ 满足烈士感 ➢ 不知休闲的乐趣 ➢ 逃避不愉快的家庭生活
高效时间管理的前提
积极的心态 使命与目标
7不断更新
持
互赖我们
5知彼
6统合
续
解己 公众成功 综效
成
4双赢思维
独立我
熟
3要事第一
模
1主动 个人成功 2以终
式
积极
为始
依赖你
图
主动积极的理解
受
制 于
刺激刺 激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
良知
目标能唤起 你最高尚的 才能
• 让高价值活动充实每一天;剩余的时间再用于 做琐碎的小事
• 坚持重点;排除外界干扰;头脑中始终有最终的 结果
• 设定最后期限;合理安排事情的进展 • 将大项目分解;逐步完成 • 高效运用自己的黄金时段 • 奖励自己;始终保持积节约自己的时间 • 降低自己的标准;不要追求完美 • 学会放弃既没有价值;又浪费时间的事 • 将它们汇总;集中时间处理
钢铁公司管理顾问李爱菲
优先矩阵
重要
事关重大者不可受制于细枝末节 哥德
M2
重要;非 紧急
M1
重要; 紧急
M4
非重要; 非紧急
M3
非重要; 紧急
紧急
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ 重 ➢ 危 机
Ⅱ ➢ 防 患 于 未 然
➢ 急 迫 的 问 题
➢ 改 进 产 能
➢ 有 期 限 压 力 的 计 划 ➢ 建 立 人 际 关 系
➢ 勤勉等于成就 勤能补拙 ➢ 天黑就吹口哨 ➢ 欠缺时间管理的技能 ➢ 显示重要性 ➢ 满足烈士感 ➢ 不知休闲的乐趣 ➢ 逃避不愉快的家庭生活
时间管理-高效时间管理讲义(PPT42页)
时间管理的十大实用策略
策略之六： 善用工具和网络
如何处理电话/ 电邮
• 如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说 明事情的严重性, 以确保对方回电
• 打电话之前, 要把事情重点写下来，言之有物 • 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对
方先看, 减少详细解释的时间 • 备有有关文件 • 自设时限
三、第二象限原则
紧急
工作价值矩阵分析
不紧急
重
危机 急迫的问题
要
有期限压力的任务 突发事件
M1
防患未然的工作 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、目标管理 主动休闲
M2
不速之客
烦琐的工作
不
某些电话 某些信件与报告
毫无内容的电视剧 无聊的小说
重
某些会议 必要而不重要的问题
浪费时间之事 上瘾的游戏
目标的意义
• 目标对个人的意义 • 目标引领人生的方向 • 目标是事业成功的指路明灯
• 目标对组织的意义 • 组织目标是组织成员的行动指南 •
剥洋葱方式
大目标 小目标 更小的目标 每日目标 即时目标 现在应该做什么 立即行动！坚持不懈！
多叉数分解法
• 小目标是大目标的条件 • 大目标是小目标的结果
谢 谢!
四、工作管理ABC原则
A=必须做的 B=应该做的 C=不值得的
ABC分析法基础
A 级任务
极其重要 数量占 20% 自己干，不授权
B 级任务
重要性一般 数量占 20% 策略性规划，规定限期
C 级任务
不太重要、不重要 数量占 60% 授权、删减
五、事前计划原则
事先对工作做出计划 按照计划去执行、去实施 留出处理不可预计事务的时间
高效时间管理精品PPT课件
24
一只铁桶的空间
• 水罐里的水倒完了，教授抬起头来， 微笑着问：“这个小实验说明了什么？” 一个学生马上站起来说：“它说明，你 的日程表排得再满，你都能挤出时间做 更多的事。”“有点道理。但你还是没 有说到点子上。”教授顿了顿，说：
25
一只铁桶的空间
• “它告诉我们：如果你不是首先把石块装进铁 桶里，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶 里了，因为铁桶里早已装满了碎石、沙子和水。 而当你先把石块装进去，铁桶里会有很多你意 想不到的空间来装剩下的东西。在以后的职业 生涯中，你们必须分清楚什么是石块，什么是 碎石、沙子和水，并且总是把石块放在第一 位。”
有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。
每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。
20
一只铁桶的空间
21
一只铁桶的空间
大石头法则： 总是做重要的事的人，常常有很多的
剩余时间。
22
一只铁桶的空间
• 吴教授在给即将毕业的ＭＢＡ班的学生上最后一次课。 令学生们不解的是，讲桌上放着一个大铁桶，旁边还 有一堆拳头大小的石块。“我能教给你们的都教了， 今天我们只做一个小小的测验。”教授把石块一一放 进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，教授停 下了来。教授问：“现在铁桶里是不是再也装不下什 么东西了？”“是。”学生们回答。“真的吗？”教 授问。随后，他不紧不慢地从桌子底下拿出了一小桶 碎石。他抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面， 然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿， 这一小桶碎石全装进了铁桶里。
23
一只铁桶的空间
• “现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？” 教授又问。“还……可以吧。”有了上一次的 经验，学生们变得谨慎了。“没错！”教授一 边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在 铁桶的表面。教授慢慢摇晃铁桶。大约半分钟 后，铁桶的表面就看不到细沙了。“现在铁桶 装满了吗？”“还……没有。”学生们虽然这 样回答，但心里其实没底。“没错！”教授看 起来很兴奋。这一次，他从桌子底下拿出的是 一罐水。他慢慢地把水往铁桶里倒。
一只铁桶的空间
• 水罐里的水倒完了，教授抬起头来， 微笑着问：“这个小实验说明了什么？” 一个学生马上站起来说：“它说明，你 的日程表排得再满，你都能挤出时间做 更多的事。”“有点道理。但你还是没 有说到点子上。”教授顿了顿，说：
25
一只铁桶的空间
• “它告诉我们：如果你不是首先把石块装进铁 桶里，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶 里了，因为铁桶里早已装满了碎石、沙子和水。 而当你先把石块装进去，铁桶里会有很多你意 想不到的空间来装剩下的东西。在以后的职业 生涯中，你们必须分清楚什么是石块，什么是 碎石、沙子和水，并且总是把石块放在第一 位。”
有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。
每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。
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一只铁桶的空间
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一只铁桶的空间
大石头法则： 总是做重要的事的人，常常有很多的
剩余时间。
22
一只铁桶的空间
• 吴教授在给即将毕业的ＭＢＡ班的学生上最后一次课。 令学生们不解的是，讲桌上放着一个大铁桶，旁边还 有一堆拳头大小的石块。“我能教给你们的都教了， 今天我们只做一个小小的测验。”教授把石块一一放 进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，教授停 下了来。教授问：“现在铁桶里是不是再也装不下什 么东西了？”“是。”学生们回答。“真的吗？”教 授问。随后，他不紧不慢地从桌子底下拿出了一小桶 碎石。他抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面， 然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿， 这一小桶碎石全装进了铁桶里。
23
一只铁桶的空间
• “现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？” 教授又问。“还……可以吧。”有了上一次的 经验，学生们变得谨慎了。“没错！”教授一 边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在 铁桶的表面。教授慢慢摇晃铁桶。大约半分钟 后，铁桶的表面就看不到细沙了。“现在铁桶 装满了吗？”“还……没有。”学生们虽然这 样回答，但心里其实没底。“没错！”教授看 起来很兴奋。这一次，他从桌子底下拿出的是 一罐水。他慢慢地把水往铁桶里倒。
高效时间管理(PPT页)
“人们一般每7-8分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少 需要3分钟，每天就是2.5小时。”
根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。
——凡事预则立，不预则废。
1、生理节奏法
❖ 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段 做最有价值的事；
❖ 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决 问题；
❖ 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息， 你每天清醒的时间，就多增加了1小时。
2、杜拉克时间管理法
❖ 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们 的任务开始，而是从他们时间开始。
➢ 记录时间：分析时间浪费在什么地方。 ➢ 分析时间：减少用于非生产性需求的时间。 ➢ 管理时间：在整段时问内工作效率大于在分散时间内的
工作效率之和，尽量利用大段时间进行工作。
3、柯维时间管理法
❖ 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性， 强调产品与产能的齐头并进；
❖ 管理四步骤：
“时间管理”一直是个重要的问题，但从来 没像今天这么重要过，为什么？原因如下：
*寻求学业与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息时代） *竞争的压力 *企业对人才的要求
看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业 人，减少时间浪费的现象，确非易事。那么，我 们的问题究竟在哪里呢？
时间管理的误区
我们探索克服时间浪费的途径便是“培 养 克服时间管理误区的技能”。
三、时间管理的方法和技巧
根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。
——凡事预则立，不预则废。
1、生理节奏法
❖ 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段 做最有价值的事；
❖ 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决 问题；
❖ 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息， 你每天清醒的时间，就多增加了1小时。
2、杜拉克时间管理法
❖ 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们 的任务开始，而是从他们时间开始。
➢ 记录时间：分析时间浪费在什么地方。 ➢ 分析时间：减少用于非生产性需求的时间。 ➢ 管理时间：在整段时问内工作效率大于在分散时间内的
工作效率之和，尽量利用大段时间进行工作。
3、柯维时间管理法
❖ 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性， 强调产品与产能的齐头并进；
❖ 管理四步骤：
“时间管理”一直是个重要的问题，但从来 没像今天这么重要过，为什么？原因如下：
*寻求学业与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息时代） *竞争的压力 *企业对人才的要求
看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业 人，减少时间浪费的现象，确非易事。那么，我 们的问题究竟在哪里呢？
时间管理的误区
我们探索克服时间浪费的途径便是“培 养 克服时间管理误区的技能”。
三、时间管理的方法和技巧
高效时间管理ppt
时间管理
掌握时间管理(guǎnlǐ)要诀 —找出问题的根源
找出时间失控的征兆(zhēngzhào) 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容
18
第十八页，共53页。
时间管理
陈经理工作(gōngzuò)分类
工作项目分类 浏览文件 处理邮件(拆阅及答复) 写会议记录 聊天（包括电话及同事） 接听电话 提点职员祖儿 个人事项及休息
• 时间管理的本质是选择(xuǎnzé)管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 • “我没有时间”，其实只是一个藉口
9
第九页，共53页。
时间管理
有效时间管理(guǎnlǐ) 的好处
提高效率
更高的工作满意度
人际关系的改善
减少(jiǎnshǎo)紧张与焦 虑
10
第十页，共53页。
时间管理
时间(shíjiān)管理的障碍
是否
• 您是先做紧急的事再做重要的事吗？
是否
• 您是按事情发生(fāshēng)的先后顺序处理它们吗？
• 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否
是否
24
第二十四页，共53页。
时间管理
处理(chǔlǐ)优先次序
分析工作的轻重缓急
重要(zhòngyào)
３
１
不急
急
４
２
不重要(zhòngyào)
25
认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排 轻重缓急
28
第二十八页，共53页。
时间管理
练 习—日工作(gōngzuò)计划
待处理事项
重要性 紧急性 优先排序 时间
29
第二十九页，共53页。
时间管理
改善管理(guǎnlǐ)习惯-组织及授权
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9
中层经理时间管理的特点
特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下 左右，没有主次
特点二：难于抓住重点 特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被
动应付 特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽
误时机 特点五：不能很好利用零散时间 特点六：会议多。没有会议计划
10
时间哪里去了？
——对时间的分析
高效的时间管理
上海图易经理人顾问有限公司
Shanghai 2eManager Consultant Co.,Ltd
郭巍
1
常见的问题
这个来电话，那个来请示、投诉
比谁都忙，到处救火，工作越做越多
计划赶不上变化，或计划从未兑现过
对什么都不放心，每天忙于事务性工作
工作抓不住重点，也没空去想何为重点
重要的事变成紧急的事去做； 勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分
21
时间管理的原则
22
原则一：80/20原则
20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作
23
如何坚持这一原则？
列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力
常见误区： •面面俱到——都想做好 •完全主义——都想做完 •平均分配时间和精力
24
原则二：目标ABC
A：必须做的 B：应该做的 C：暂时可以不做的
25
原则三：排列优先次序
紧急
不紧急
重要
A：紧急 重要
B：不紧急 重要
不重要
C：紧急 不重要
D：不紧急 不重要
时间管理四象限
26
四象限原理解析
A：紧急状况 迫切问题 限期完成
B：准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立
突发事件
真正的再创造能力 自身能力的提升
C：造成干扰的访问、电话、 D：忙碌琐碎的事
信件、报告
处理文件等函件
某些会议
电话
迫在眉睫的急事
浪费性时间
符合别人灭自己的火； B做得多了，A就自然做得少了； 寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作
效率； 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把
分析一：计算时间价值
年薪 15000 25000 35000 45000 55000 65000 75000 85000 100000
每天价值 62.0 103.3 144.6 186.0 227.3 268.6 309.9 351.2 413.2
每小时价值 每分钟价值
7.75
0.13
12.9
0.22
计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项
18
分析六：每周时间分析
目标：分析一周时间使用状况 方法：运用附件《每周时间分析表》 内容：
各项工作每周总计用多少时间 用时排序，找出前三项 各项工作实际用时顺序，找出前三项 误差最大的前三项工作？分析原因 一周里，误差的总小时数
益和收益
14
分析二：你能支配你的时间吗？
见附件
《测试一：您了解您的节奏吗？》 《测试二：您能支配您自己的时间吗？》
15
分析三：时间清单分析
目标：分析每天（或每周/月）的法定工 作时间都是怎样用掉的
方法：运用《时间清单分析表》（附件） 内容：
计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费/超时多少 ……
18.1
0.30
23.3
0.39
28.4
0.47
33.6
0.56
38.7
0.65
43.9
0.73
51.7
0.86
每天工作8小时，每年242个工作日
13
价值启示
你的每一天、每一小时、每一分钟都有 很大的价值
钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一 分钟挤出来的
浪费多少时间，就会浪费多少钱 规划时间，让有限的时间产生最大的效
做出改变
向时间要效益！
6
必须建立的观念
失去的时间是永远无法追回的 我们都有相同的时间，真正的价值在
于我们利用它做什么事 损失了时间就等于抵押你的未来 时间是经不起浪费的 时间一流逝，我们就一无所获
7
我们为何忙乱？
电话干扰
做事没有主次和轻重
会议没有计划和控制 缓急
上司召见太随意
太关注细节和小事
16
分析四：工作清单分析
目标：分析一个工作日内都做了哪些工 作事项，用时如何
方法：见附件《工作清单分析表》 内容：
时间利用率 延误、浪费多少时间 寻找原因与对策
17
分析五：工作（活动）分项分析
目标：分析一个工作日内各项工作分别 花费了多少时间
方法：运用附件《工作分项分析表》 内容：
11
1. 老是在做别人喜欢你做的事； 2. 老是用同样的方式完成事； 3. 做你不擅长的事； 4. 做无乐趣可言的事； 5. 总是被打断的事； 6. 别人也不感兴趣的事； 7. 超出预计两倍时间的事； 8. 合作者不可信赖或没有品质保偿障的事； 9. 不可预期进行过程的事； 10. 煲电话粥。
12
19
分析七：工作分析
目标
分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析 工作内容、责任、特征、必要条件等
了解自身职位与时间管理的关系
方法：运用附件《工作分析表》 内容
工作的时间、目标、概要、内容等 费用支出、失误造成的损失 内部接触、外部接触 监督、管理、能力要求
20
其他分析
工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析 低效益活动分析 授权分析 会见分析 会议分析 出差分析 干扰因素分析
下属不断请示汇报 不放心下属工作，帮
不知道如何说“不”
对喜欢和熟悉的事尽 快做完，对棘手的事
下属做事
一拖再拖
事必亲躬
不授权，下属闲，自
工作没有程序
己忙
8
时间管理的障碍
障碍一：我的时间安排得挺好，我是一 个有序的人
障碍二：时间管理有什么用，计划赶不 上变化
障碍三：时间掌握在别人手中 障碍四：时间管理太麻烦 障碍五：习惯不同，我就这样，不好改
总无法说“不”，因此总要打乱时间计 划
……
2
您的问题是什么？
1. 2. 3. 4. 5.
3
您的解决办法？
无能为力； 尽量加班； 减少自己的休闲时间； 求助于老板； 把一些事情向后推迟； ……
4
格言
浪费他人的时间， 无异于谋财害命！
——鲁迅 浪费自己的时间呢？
5
学习目的
学会合理应用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理的技能，并在最差的方面
中层经理时间管理的特点
特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下 左右，没有主次
特点二：难于抓住重点 特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被
动应付 特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽
误时机 特点五：不能很好利用零散时间 特点六：会议多。没有会议计划
10
时间哪里去了？
——对时间的分析
高效的时间管理
上海图易经理人顾问有限公司
Shanghai 2eManager Consultant Co.,Ltd
郭巍
1
常见的问题
这个来电话，那个来请示、投诉
比谁都忙，到处救火，工作越做越多
计划赶不上变化，或计划从未兑现过
对什么都不放心，每天忙于事务性工作
工作抓不住重点，也没空去想何为重点
重要的事变成紧急的事去做； 勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分
21
时间管理的原则
22
原则一：80/20原则
20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作
23
如何坚持这一原则？
列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力
常见误区： •面面俱到——都想做好 •完全主义——都想做完 •平均分配时间和精力
24
原则二：目标ABC
A：必须做的 B：应该做的 C：暂时可以不做的
25
原则三：排列优先次序
紧急
不紧急
重要
A：紧急 重要
B：不紧急 重要
不重要
C：紧急 不重要
D：不紧急 不重要
时间管理四象限
26
四象限原理解析
A：紧急状况 迫切问题 限期完成
B：准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立
突发事件
真正的再创造能力 自身能力的提升
C：造成干扰的访问、电话、 D：忙碌琐碎的事
信件、报告
处理文件等函件
某些会议
电话
迫在眉睫的急事
浪费性时间
符合别人灭自己的火； B做得多了，A就自然做得少了； 寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作
效率； 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把
分析一：计算时间价值
年薪 15000 25000 35000 45000 55000 65000 75000 85000 100000
每天价值 62.0 103.3 144.6 186.0 227.3 268.6 309.9 351.2 413.2
每小时价值 每分钟价值
7.75
0.13
12.9
0.22
计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项
18
分析六：每周时间分析
目标：分析一周时间使用状况 方法：运用附件《每周时间分析表》 内容：
各项工作每周总计用多少时间 用时排序，找出前三项 各项工作实际用时顺序，找出前三项 误差最大的前三项工作？分析原因 一周里，误差的总小时数
益和收益
14
分析二：你能支配你的时间吗？
见附件
《测试一：您了解您的节奏吗？》 《测试二：您能支配您自己的时间吗？》
15
分析三：时间清单分析
目标：分析每天（或每周/月）的法定工 作时间都是怎样用掉的
方法：运用《时间清单分析表》（附件） 内容：
计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费/超时多少 ……
18.1
0.30
23.3
0.39
28.4
0.47
33.6
0.56
38.7
0.65
43.9
0.73
51.7
0.86
每天工作8小时，每年242个工作日
13
价值启示
你的每一天、每一小时、每一分钟都有 很大的价值
钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一 分钟挤出来的
浪费多少时间，就会浪费多少钱 规划时间，让有限的时间产生最大的效
做出改变
向时间要效益！
6
必须建立的观念
失去的时间是永远无法追回的 我们都有相同的时间，真正的价值在
于我们利用它做什么事 损失了时间就等于抵押你的未来 时间是经不起浪费的 时间一流逝，我们就一无所获
7
我们为何忙乱？
电话干扰
做事没有主次和轻重
会议没有计划和控制 缓急
上司召见太随意
太关注细节和小事
16
分析四：工作清单分析
目标：分析一个工作日内都做了哪些工 作事项，用时如何
方法：见附件《工作清单分析表》 内容：
时间利用率 延误、浪费多少时间 寻找原因与对策
17
分析五：工作（活动）分项分析
目标：分析一个工作日内各项工作分别 花费了多少时间
方法：运用附件《工作分项分析表》 内容：
11
1. 老是在做别人喜欢你做的事； 2. 老是用同样的方式完成事； 3. 做你不擅长的事； 4. 做无乐趣可言的事； 5. 总是被打断的事； 6. 别人也不感兴趣的事； 7. 超出预计两倍时间的事； 8. 合作者不可信赖或没有品质保偿障的事； 9. 不可预期进行过程的事； 10. 煲电话粥。
12
19
分析七：工作分析
目标
分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析 工作内容、责任、特征、必要条件等
了解自身职位与时间管理的关系
方法：运用附件《工作分析表》 内容
工作的时间、目标、概要、内容等 费用支出、失误造成的损失 内部接触、外部接触 监督、管理、能力要求
20
其他分析
工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析 低效益活动分析 授权分析 会见分析 会议分析 出差分析 干扰因素分析
下属不断请示汇报 不放心下属工作，帮
不知道如何说“不”
对喜欢和熟悉的事尽 快做完，对棘手的事
下属做事
一拖再拖
事必亲躬
不授权，下属闲，自
工作没有程序
己忙
8
时间管理的障碍
障碍一：我的时间安排得挺好，我是一 个有序的人
障碍二：时间管理有什么用，计划赶不 上变化
障碍三：时间掌握在别人手中 障碍四：时间管理太麻烦 障碍五：习惯不同，我就这样，不好改
总无法说“不”，因此总要打乱时间计 划
……
2
您的问题是什么？
1. 2. 3. 4. 5.
3
您的解决办法？
无能为力； 尽量加班； 减少自己的休闲时间； 求助于老板； 把一些事情向后推迟； ……
4
格言
浪费他人的时间， 无异于谋财害命！
——鲁迅 浪费自己的时间呢？
5
学习目的
学会合理应用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理的技能，并在最差的方面