采购付款与审批管理制度

采购付款与审批管理制度

一、引言

采购付款与审批管理制度是企业为了规范采购流程、加强对采购付款和审批的

管理而制定的一套规章制度。通过建立科学、合理的制度，可以有效控制采购风险，防止内外部的腐败行为，并提升采购效率和质量。

二、适用范围

该制度适用于企业内部所有采购活动，并作为采购部门工作的基本依据。所有

与采购付款和审批相关的人员都应遵守本制度。

三、采购付款与审批程序

1.采购请求提交：各部门根据需求向采购部门提交采购请求，详细描述

所需物品、数量和预算等信息。

2.采购需求审核：采购部门对提交的采购请求进行审核，确认是否符合

采购政策和预算要求。如需修改或拒绝申请，采购部门应及时与申请部门沟通，并提出合理建议。

3.询价和比较：采购部门根据采购请求，在市场上进行询价，并比较各

家供应商的报价、产品质量和服务水平等。

4.采购合同签订：采购部门与最终选择的供应商签订采购合同，明确采

购物品的规格、数量、价格和交付时间等细节。合同应经过法务部门审核并在双方签字后生效。

5.付款申请：供应商根据采购合同提供发票或其他付款凭证后，采购部

门应按照企业财务流程提交付款申请。

6.付款审批：财务部门对付款申请进行审批，核实相关文件的合法性和

准确性。审批流程中可能包括预算批准、核对发票和合同等环节。

7.付款执行：财务部门根据审批结果，按照合同约定和付款条件及时完

成付款。

8.付款记录和归档：财务部门应妥善保存付款相关的文件、记录和凭证，

并按要求归档。

四、采购付款与审批的职责与权限

1.采购部门：

•负责审核和管理采购请求的提交，并提出合理建议；

•组织市场调查和比较，选择供应商，并与供应商签订采购合同；

•协助财务部门进行付款申请，提供相关凭证和文件；

•监督采购项目的执行情况，确保按照合同和付款条件履行。

2.财务部门：

•负责审核付款申请，确保合法性和准确性；

•核对发票和合同，核实价格、数量和付款条件等；

•控制财务风险，遵守合规要求；

•及时、准确地执行付款操作。

3.其他部门：

•提供准确的采购需求和预算信息；

•配合采购部门的工作，提供必要的支持和协助。

五、采购风险控制和内部控制

1.采购风险控制：采购部门应建立供应商管理制度，确保供应商具备合法资质、良好信誉和稳定的供货能力。同时，采购部门应加强对采购活动的监督和审计，发现并纠正任何违反采购政策和程序的行为。

2.内部控制：财务部门应建立健全的内部控制制度，加强对采购付款和审批环节的监管，确保相关操作符合法规要求和内部准则。同时，财务部门应加强对财务信息的保密工作，提高数据安全性和可靠性。

六、制度执行与监督

1.制度执行：各部门应按照本制度的要求严格执行，确保采购付款和审批过程的合规性和准确性。管理层应提供培训和指导，加强对实施情况的监控。

2.监督与改进：企业内部应设立独立的监督机构，对采购付款和审批活动进行监督，并及时提出改进建议。定期组织内部审计，发现问题并采取相应措施。