销售与收款流程风险控制及流程图 (2)

销售与收款业务流程

一、业务目标

1、经营目标

通过规范销售与收款业务流程,确保产品销售与收款业务按规定程序与适当授权进行,实现预期经营目标。

2、财务目标

确保销售与收款业务及相关会计科目的核算真实、完整、规范,防止差错与舞弊,保证财务报表合理揭示业务发生的折扣与折让。

3、合规目标

保证销售业务及其税金的处理符合国家相关法律法规及公司的规定。

二、业务风险

1、经营风险

由于产品销售与收款业务流程设计不合理或控制不当,可能导致产品销售及价格、信用政策等与目标要求不一致,或出现舞弊与差错。

2、财务风险

可能导致会计核算多记、少(漏)记或错记销售收入、应收账款及其她相关会计事项,造成核算与反映不真实、不准确、不完

整。

3、合规风险

可能导致销售业务违反国家有关规定而受到行政处罚与法律制裁。

三、业务流程步与控制点

1、受理订单与编制销售计划

(1)销售部门分析客户需求,受理客户订单,订单应按类别连续编号。

※(2)所有订单均由被授权人核准,并对客户信用状况进行初步核查。

销售部门依据客户信用状况及订单与生产计划、库存等情况,编制销售产品的品种、规格型号、数量、价格、货款支付方式等具体的销售计划与赊销方案,并经部门领导审核签字。

2、审定销售方案与信用政策

※(1)产品销售计划传送给分公司分管业务的领导审定,特别重大的产品销售计划报公司总经理办公会审定。

销售产品拟采用赊销方式的应对客户信用进行审核。销售部门应根据本部门已掌握或客户提供的信用资料,结合产品销售市场情况,提出准予客户赊销的期限与额度,经部门领导审核后连同有关信用资料等一并传送到信用管理部门。

※(2)信用管理部门依据客户信用资料及本部门已建立的客户信用档案与记录,对客户信用情况进行核查,评定信用等级,提出审核意见。

※(3)销售部门将销售计划/销售订单与赊销审核意见等资料传送给分管业务的领导与财务总监审批,特别重大的赊销方案报公司总经理办公会审定。销售价格未按规定政策执行的,应报价格领导小组或授权领导审定。

3、生产订单

销售部门及时将审批后的销售计划/销售订单传送给生产部门。生产部门依据生产计划与销售计划/销售订单情况,编制生产订单,安排生产。

4、签订销售合同

销售数量较大或批量销售业务应当签订销售合同。销售合同文本由销售部门拟定。

※(1)法律部门与财务部根据部门职责对销售合同进行审核,提出书面审核意见叫销售部门修改合同。

※(2)分管业务的领导与财务总监依据审核部门的意见审定销售合同,按内部授权交授权人员签订。

(3)销售部门将已签订的销售合同分送财务、法律、仓储等部门备查。

※(4)销售合同需要变更或提前终止时,应报分管业务的领导与财务总监同意,重大合同需报公司总经理办公会审定同意,并传送财务、法律等部门。

5、组织销售与收款

※(1)财务部门根据销售合同与销售实施方案/销售订单,查询核实客户预留资金与客户预付款的到账情况或客户信用额度使用情况,向销售部门传送核实信息或据实开具收款通知单。

(2)销售部门根据已签销售合同、销售订单想财务部门核实收款情况,确认无误后向仓储部门传送发货通知单,或销售部门根据已签销售合同与财务部收款单,开具销售发货通知单(连续编号)送仓储部门,并逐笔录入系统。

※(3)仓促部门依据销售发货通知单与销售合同、销售订单等组织发货。

①验货人员清点装货数量并与有效销售发货通知单核实一致。

②发货人员依据核准的发货单(实际发货量)对销售订单发货,系统自动生成相应会计凭证,将核准的发货单财务联传送到财务部,经会计主管复核后过账,或发货人员根据核准的发货单(实际发货量)录入系统,并将核准的发货单财务联送到财务部进行账务处理。

③门卫核实发货单准予出厂。

※④客户应按合同指定地点指定发货签收人员签收货物,货运人员对签收人员身份进行核对。

※⑤采用赊销方式的,销售部门及主管人员应负责货款的暗器回收,并对销售人员建立“谁销售,谁负责货款回笼”的责任考核机制。

6、财务开票与记账

(1)财务依据销售合同、核准的发货单与已办出库手续等有关原始单据传送到有关财税系统开具销售发票,并加盖印章。

(2)根据财税系统开具的销售发票数据系统生成收入与税金的会计凭证,或根据开具的销售发票。核准的发货通知单等有关销售单据确认收入与税金,编制/录入相应会计凭证。

※(3)会计主管复核会计凭证后记/过账。

7、销售折让或退货

※(1)销售部门受理客户提出的折让或退货申请,并依据折让或退货理由组织相关部门查验与审核,提出处理意见。属于合同规定的折让与退货,则有由售部门审核后,将销售折让通知书传送到财务部,将退货产品入库单与退货通知书传送仓储部门。

※(2)销售部门将折让或退货申请及核实处理意见报送分管业务领导与财务总监审定,设计法律纠纷的,还应有公司法律部门的审批意见。

(3)销售部门根据折让及退货审批意见,将销售折让或推后申请送给财务部,将退货产品入库单与退货通知单传送到仓储部门。

(4)仓储部门审核退货通知书后,将退货产品验收入库,系统生成相应会计凭证,将核实后的退货产品入库单财务联传送到财务部。

(5)财务部审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入库单后,编制/录入折让或退货会计凭证。

※(6)会计主管审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入库单,复核会计凭证后由会计人员记/过账。此外,需在会计报表中披露。

8、盘点对账

※(1)销售、财务、仓储等部门定期对产品销售及存货情况进行对账与实物盘点,核实产品库存,对差异情况应及时查明原因并按规定处理。

※(2)财务部应及时对赊销货款进行清结。未按合同清结的,要及时通知销售部门采取措施。要定期组织销售等部门与客户核对往来账款,发现差异及时查明原因并按规定处理。

※(3)期末财务部应对应收账款进行账龄分析,合理计提坏账准备,并提出追收措施与建议,报分管业务的领导与财务总监审核同意后实施。同时做好客户资信档案的记录。