会议管理的八大原则

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会议管理的八大原则

【工具解析】

会议管理的八项原则：主题要聚焦、人员要相关、事先要通报、程序要准确、时间要紧凑、记录要完整、纪要要及时、决策要检查。

【工具作用】

1. 有利于提高会议质量，减少各级领导会议时间。

2. 有助于规范公司会议管理，节约成本，实现效率倍增。

3. 便于合理安排公司级会议，也有利于公司各部门利用该工具进行会议管理。

4. 可以作为办公室系统人员和各部门会议管理人员的培训手册和操作工具。

【使用方法】

组织会议，一般是分为三个步骤，会前准备、会中管控、会后执行。会议管理的八大原则，有序穿插在三个步骤之中。在组织安排会议时，要按照八大原则按顺序进行，会议过程中也要用八大原则进行对照检查。

1.主题要聚焦

提前商讨，明确会议要解决的问题，聚焦当前关键的问题。如果没有目标，就不要开会。一般会议最好一个主题，综合性会议最好不超过三个主题。

2.人员要相关

开小范围的会，原则上，每次会议参会部门的参会人数为1人，会议牵头部门参会人数（不含汇报人）不超过3人。通过会前签到、会中议题相关人员管控等方式，拒绝“无关人士”参会。与会者与会议议题要密切相关，要能够深入开展交流和有针对性的解决问题。

3.事先要通报

重大议题应至少提前一天告知，会议议题、相关资料、发言次序应在会议通知中告知。在会议时间确定后，会议牵头部门应提前发出会议通知，准确写明会议名称、时间、地点、会期、参会人员、会议内容、注意事项，以及会务联系人等信息。会议通知发出后，会议牵头部门应通过电话或手机短信等方式，再次通知参会人员，进行确认。

4.程序要准确

提前准备会议议程，规定发言次序，会议主持人按事先议程控制会议的进程，避免临时性议题成为主角。

5.时间要紧凑

事先规定会议时间，且要有效控制会议节奏。可限定汇报人发言时间、议题讨论时间。安装计时软件或运用计时器，对汇报时间进行监督、提醒，会议主持人对讨论时间进行正确引导。

6.记录要完整

会议记录要完整、规范，从签到、讨论到会议决议、表决情况，都需详细记录。牵头部门应指定专人，使用专门的记录本，作好会议记录，必要时应对会议过程进行录音。

7.纪要要及时

会议纪要需在会议召开24小时内下发相关单位。牵头部门应根据会议情况整理会议纪要，并于会议结束后24小时内形成；对于重要会议，应根据领导讲话录音，形成文件下发。

8.决策要检查

会议决策要做到及时检查，定期落实和总结。牵头部门结合会议纪要，进行会议任务分解和督办。

【典型案例】——长安汽车半年工作会

2012年7月，公司召开了半年工作会。在会议召开前，提交会议申请，并拟定会议通知，包括会议时间、会议主题、参会人员等多项内容。并提前一周发送至参会领导。

其中，会议主题为半年的工作情况，会议材料内容分为三项：上半年主要指标的完成情况；对当前形势及存在问题进行分析；下半年要围绕狠抓营销、实施效率效益倍增计划、提升领导力等工作，制定工作思路和举措。

参会人员具体到指定人员。此次会议的参会人员为全体公司领导、总裁助理，各职能部门、二级单位和分（子）公司行政一把手。

会议准备中，根据会议议程，安排发言次序及发言时间，控制会议的进程。在会议进行中，通过计时软件、安排会议主持人等方式，有效控制会议节奏。

会中管控，有专人负责会议签到，专人使用专门的记录本，作好会议记录，并对会议过程进行录音。

会后根据会议情况整理会议纪要，并于会议结束后24小时内发出。同时，根据会议纪要，进行会议任务分解和督办，并及时检查，定期落实和总结。