水利工程资料整理规定

水利工程资料整理规定

前言

水利工程涉及到大量的资料整理和归档工作，规范和高效的整理方法是保证资

料安全有效利用的重要保障。本文对水利工程资料整理过程中需要注意的规定进行了。

资料分类

资料整理前需要进行分类，具体分类可以按如下六大类：

1.工程资料类，包括工程规划、设计、施工、变更、验收、监测、运行

等各类工程过程中的文件；

2.管理档案类，包括工程项目决策、管理、评价等各项工作过程中的文

件；

3.监测记录类，包括各类业务记录、监测记录、事故记录、运行记录、

统计报表等；

4.参考资料类，包括各类规程、标准、法规、图书、期刊杂志等；

5.档案信息类，包括档案库房管理、档案信息查询、档案外借及归还等；

6.其他类，包括员工个人档案、培训记录、年度工作、重大事件简报等。

资料命名规范

资料命名规范非常重要，方便资料检索。资料命名的规范可以按如下要求：

1.命名要精简明了，尽可能少用连续数字等无意义符号；

2.资料命名应采用时间+档案名+编号（或者用“第N号”，N表示序数）

的方式组合起来，例如2018年度水文资料第一份可以命名为“2018年水文资料第一份”；

3.对于多个版本或备份资料的，可在文件名后加入“VersionX”、“备份X”

等标识；

4.资料内部文件命名也需要规范。例如设计研究报告的文本可以用

SDRB作为文件名，其中SD表示“设计”、RB表示“研究报告”。

资料存储规范

资料的存储也是非常重要的，需要严格按照规定进行存储。资料存储的规范如下：

1.资料存储要考虑资料分类需要，可以采用虚拟或实际存储的方式，例

如文本类资料可以采用虚拟存储方式，而工程文件可以采用实际存储的方式；

2.资料库房应设备先进、管理完善，并在资料入库时做好档案管理登记，

严格按照安全、可靠、方便策略进行组织和管理；

3.对于备份资料的存储，应按照规定周期进行更新替换。对于纸质文献

的电子备份也应定期进行；

4.针对重要资料和涉及秘密的资料，应制定相应的存储和使用规定。

权责管理

资料整理管理过程中还需要考虑规范的权责管理，包括如下方面：

1.制定管理规定，对资料的整理、存储、借阅、查阅等环节进行规范，

保证资料安全使用；

2.资料的发放应据实完备，操作权限严格控制。对于保密资料，应按照

规定进行传递、接收、借阅等操作，确保资料不泄露；

3.严格按照资料权限进行查、阅、借、用；查阅记录可采用电子化方式

进行，以保证资料使用过程的可追溯性；

4.资料出库应符合规定的手续和权限，并在出库登记表上规范填写资料

名称、存放位置、出库时间、责任人签名等信息。

水利工程资料整理规定对于水利工程安全高效的运行非常重要，本文主要对资

料分类、资料命名规范、资料存储规范、权责管理等方面进行，希望能够对资料整理工作有所帮助。