(管理制度)公关管理制度

公关接待管理制度

第壹章总则

第壹条为了树立公司良好的外部形象，促进公共关系，扩大宣传效果，兼顾公司机密，特制订本制度。

第二条本制度适用于集团公司及所属各分（子）公司。

第二章具体内容

第三条来访种类：

（壹）按是否约定时间分为：

1．预约来访：先以公文、传真或电话预先约定了来访的时间、来访人员、来访的目的等。

2．临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。

（二）按来访的层次级别分为：

1．特级来访：指国家、省、部级领导的来访；

2．壹级来访：指厅级、市级领导、和公司有重要业务关系的客户的来访；

3．二级来访：指处级、区级领导的来访；

4．三级来访：指科级及以下的领导的来访。

5．四级来访：壹般客户、业务人员等来公司参观者。

（三）按境内外客人分为：

1．外宾

2．内宾

第四条接待原则：

（壹）凡是到公司来访者均是客人，我们必须热情接待，给客人以宾至如归

的感觉；

（二）所有的客人均必须及时提供茶水，且每隔十分钟添加壹次；

（三）不得以任何理由拒绝善意的来访者，若因人数太多不便壹次接待的，于条件允许的情况下，应通过分批形式接待；

（四）对于临时来访的客人，经认真核对身份无误后，给予热情安排；

（五）坚决拒绝恶意竞争的同行或间谍以来访为名窃取公司的机密；

（六）因工作需要安排客人用餐、住宿、订票的，必须提前壹天通知办公室；

（七）因工作需要安排客人于酒店用餐的，到经办公室洽谈可自备酒水的酒店用餐的，由负责接待人员于办公室领取酒水；否则由责任人承担超出部分费用；

（八）凡是用餐时领用香烟的，公司壹律不给报销，若确有必要，须提前于办公室（企管办）领用。

（九）入住酒店的客人，公司只负责其住房费用、早餐费；其间发生的洗衣费、小酒巴费用、有价电视费等其他费用，原则上公司不予支付；负责接待的人员需事先和客人交待清楚。

第五条接待环境要求：

（一）所有厂区环境必须干净整洁；

（二）附近社区的环境必须整齐有序；

（三）必须确保社区内的安全；

（四）必须确保厂区内部的安全；

（五）公司领导、员工行为符合规范，无不良行为；

（六）张贴欢迎标语牌；

（七）提前检查外部绿化、鲜花摆放是否按标准。

第六条会议室内部布置：

（一）按人数要求安排桌椅、茶水、水果、企业介绍资料；

（二）提前控制好室内温度；

（三）提前准备好企业录像片，且试放，确保无误；

（四）提前准备好产品展示；

（五）提前准备好需展示的材料幻灯片；

（六）提前于会议室准备好幻灯片欢迎标语；

（七）会议室内部的绿化、鲜花摆放。

第七条责任划分：

（壹）办公室（企管办）：负责掌握所有的来访信息：包括来访人名单、人员级别，人数的统计，来访目的，水果采购安排来访需做的准备工作；负责拟定接待日程通知关联部门提前做好接待准备且对接待安排进行考核；礼品准备，用餐安排、住宿安排、机票预订等；

（三）总务部（科）：负责厂区内环境和安全，保证所有通道畅通无阻；负责提前准备好接待室内开水，卫生，水果购买、摆放，室温，录相的试放及准备；重要接待时总务部第壹负责人必须于场，负责整个接待现场的协调安排工作；

（四）策划科（企管办）：集团总部公关接待由策划科负责联系产品展示，按办公室提供的文字资料制作欢迎标语牌，提供最新的公司宣传片；分（子）公司公关接待中产品展示和欢迎标语由该公司企管办负责。

（五）生产部（科）：负责所参观通道的安全、卫生、干燥，通道畅通；车间内部秩序井然有序（如有需要）；负责接待室内部卫生、空气新鲜，无异味，茶水供应，监控镜头播放；

（六）人资部（企管办）：负责来访事宜的文化宣传；包括拍照、摄像；和前来参和的新闻媒体认识，且索要音像资料保存。

（七）各联系接洽部门：来访预约负责接待部门必须安排专人负责和对方接洽，确定来访人数、具体到访时间及关联事宜且及时通知协助接待各关联部门，应提前拟定接待具体日程交办公室存档（含人员名单、职务、联系电话、具体日程、礼品安排等）；

第八条接待关联事项：

（壹）提前了解天气情况，如有雨必须准备好雨伞；

（二）提前将车辆安排好；

（三）安排好来访的随同人员，如司机、保卫、秘书等；

（四）其他突发事项。

（五）接待人员应注意个人的衣着及整体形象。

第九条按不同的分类确定接待级别：

（壹）特级来访：由集团公司总裁办公会成员负责接待，且提前于门口迎接，且全程陪同；

（二）壹级来访：指厅级、市级领导、和公司有重要业务关系的客户的来访；由集团公司总裁办公会成员（或分、子公司总经理级成员）负责接待，且提前于门口迎接，且全程陪同；

（三）二级来访：指处级、区级、银行领导的来访；由对口部门负责人负责接待，提前于门口迎接；

（四）三级来访：指科级以下的领导的来访；由对口部门负责人负责接待，提前于门口迎接；

（五）四级来访：壹般客户、业务人员等来公司参观者。由对口责任人负责接待。

（六）临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。

对于临时来访的客人，必须做好应对措施，由办公室（企管办）于第壹时间安排好接待室、了解来访目的、安排好接待人员、茶水等。

第十条接待工作流程

（壹）办公室（企管办）首先了解来访的基本情况：人数、姓名、性别、身份、级别、来访目的、乘坐的交通工具（车次或航班）、到达准确时间、是否需要接送、是否用餐等；

（二）各公司若有需要集团公司接待的客人，须提前壹天以书面形式（接待日程）通知集团办公室；

（三）特级和壹级的来访，办公室（企管办）根据来访客人的要求，请示关联领导，确定接待领导和整个参观的路线，且及时将关联接待信息（如来访目的、来访人员等）通报接待领导，提前做好接待准备工作，如需要准备材料，仍需提前准备书面材料，如有需要，由办公室（企管办）或具体负责部门组织召开关于接待的工作会议；

（四）确定是否需要安排车辆送客、是否需安排住宿、用餐（外部用餐、公司客餐）等，如有需要，必须提前做好预订工作，由机场或车站接到客人后，先安排客人入住酒店；如接待完后需请客人用餐，必须提前准备好车辆；

（五）根据具体情况，由办公室（企管办）提前安排适合的小礼品、公司食品等，以备赠送给来访客人；

（六）办公室（企管办）将客人来访的关联要求，需要关联部门配合做的工